Matteo Busnelli Prato 5 luglio 2012 Procedure, strumenti e suggerimenti per una buona gestione economica dei progetti finanziati GROW YOUNG Matteo Busnelli Prato 5 luglio 2012

Contratto, convenzione, adesione Contratto, convenzione, adesione e dopo la presentazione del progetto? Approvazione con erogazione parziale o condizionata Non approvazione Approvazione senza condizioni Si conclude l’iter Contratto, convenzione, adesione Rimodulazione Contratto, convenzione, adesione

Approvazione parziale o condizionata Contributo erogato inferiore a quanto richiesto L’ente erogatore richiede di rimodulare il progetto (ridefinizione di obiettivi, azioni ,risorse e budget) per poi approvare definitivamente Anche se l’ente non fa questa richiesta, in seguito ad una approvazione parziale è necessario che internamente si provveda alla rimodulazione

…dopo la firma del contratto

I passi per una buona gestione amministrativa del progetto Individuare il responsabile amministrativo Effettuare la programmazione finanziaria Assegnare le risorse Organizzare la tenuta della documentazione Monitorare in itinere l’andamento delle spese del progetto Predisporre ed inviare la rendicontazione finale

1. Individuare il responsabile amministrativo di progetto Dal momento della sottoscrizione del contratto occorre individuare chi sarà il responsabile della gestione economica del progetto. Nel caso in cui non sia la stessa persona che ha predisposto il budget o la rimodulazione occorre un immediato passaggio di consegna in cui si illustrano nel dettaglio le voci di costo previste.

2. Effettuare la programmazione finanziaria Gli enti finanziatori in genere erogano un acconto iniziale ed un saldo finale a seguito di verifica della corretta rendicontazione. Ciò significa che prima di ricevere il saldo dobbiamo dimostrare di aver speso l’intero contributo. Programmare significa trovare modalità per evitare di essere troppo esposti finanziariamente

Un esempio di scansione temporale entrate- uscite € t 70 € - 10 € 30 € In questo caso l’Ente eroga un acconto del 70% e il saldo al termine del progetto

Perché la programmazione finanziaria Conoscere la previsione di entrate e uscite può consentire di evitare tensioni di liquidità ad esempio prendendo accordi con fornitori e prestatori sui tempi di pagamento

Uno strumento per la programmazione finanziaria Un semplice file excel , da compilare assolutamente prima dell’avvio del progetto, può essere estremamente utile per una buona programmazione finanziaria

Cosa si prevede per GROW YOUNG L’erogazione dei finanziamenti è prevista con le seguenti modalità: 20% dietro comunicazione dell’avvio del progetto; 40% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che certifichino un importo pari al 20% del contributo assegnato al progetto; 20% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che certifichino un importo pari al 60% del contributo assegnato al progetto; 20% a saldo, a conclusione dell’attività, su presentazione della seguente documentazione: rendicontazione complessiva delle spese sostenute; relazione di valutazione progettuale illustrativa dei risultati conseguiti dall’iniziativa, in particolare, rispetto alle finalità di informazione e/o comunicazione, al grado di partecipazione, disseminazione pubblica dei risultati ottenuti e del raggiungimento dell’obiettivo, evidenziando le eventuali criticità materiale pubblicitario prodotto.

3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow Young? Le voci di spesa eleggibili sono quelle previste nel piano finanziario del progetto approvato. Spese relative a costi indiretti dell’Ente costi di funzionamento della struttura imputati pro quota al progetto sulla base di criteri omogenei e trasparenti definiti dallo stesso Beneficiario. Esempio: spese di condominio, pulizie; energia elettrica, telefono, posta, riscaldamento e condizionamento; assicurazioni, servizi finanziari, legali, ecc.; acquisti di cancelleria e stampati; personale interno. Tali costi possono incidere per una quota parte non superiore al 5% del contributo assegnato al progetto;

3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow Young? L’IVA può costituire un costo ammissibile solo se è realmente e definitivamente sostenuta dal Beneficiario L’IVA che può essere in qualche modo recuperata non può essere considerata ammissibile anche se non è effettivamente recuperata dal Beneficiario NON sono eleggibili le spese per: acquisti o ristrutturazioni immobiliari; attività lucrative.

3. Assegnare le risorse A questo punto occorre individuare coloro i quali forniranno servizi o prodotti. Occorre provvedere in sostanza a: Predisporre ordini di servizio (per dipendenti o assimilati) Predisporre lettere di incarico (per prestatori professionali o occasionali) Richiedere preventivi ed effettuare gli ordini per eventuali materiali e/o attrezzature

Prestare particolare attenzione a: 3. Assegnare le risorse Prestare particolare attenzione a: Indicazione, per prestatori e fornitori, dei tempi di pagamento; Iva, per quanto riguarda gli acquisti; Indicazione corretta della retribuzione lorda per prestatori, sulla base di quanto indicato nel budget

4. Organizzare la tenuta della documentazione Consigliamo di creare un dossier/faldone in cui inserire copia della documentazione contabile, organizzata così come da piano economico o da schemi di rendicontazione (per macrovoci, per azioni, ecc)

4. Organizzare la tenuta della documentazione Potrebbe essere utile, prima dell’avvio del progetto, elaborare una sorta di check-list per monitorare la presenza di tutta la documentazione richiesta

4. Organizzare la tenuta della documentazione Ma quale documentazione deve essere tenuta? e come? Spesso gli enti erogatori predispongono delle linee guida di rendicontazione in cui vengono illustrati i criteri. Qui di seguito diamo regole generali che, in caso di mancanza di precise istruzioni, possono ritenersi complete

4. Organizzare la tenuta della documentazione La documentazione deve essere intestata all’Associazione e fiscalmente valida: fatture, scontrini parlanti, cedolini paghe, notule prestatori, rimborsi spese. Nel caso in cui gli scontrini non siano parlanti (cioè non riportino il C.F. dell’Associazione) inserirli come rimborsi spese

4. Organizzare la tenuta della documentazione La documentazione deve: essere in copia conforme all’originale (con autocertificazione); riportare la denominazione del progetto; essere riferita al periodo progettuale (in alcuni casi anche emessa e quietanzata nel periodo del finanziamento)

4. Organizzare la tenuta della documentazione Infine la documentazione deve essere quietanzata. Ciò significa che fatture, scontrini, cedolini paghe, ecc. devono essere stati regolarmente pagati ci deve essere copia di valida documentazione attestante il pagamento: bonifici bancari, assegni con estratti conto, dichiarazione dei fornitori,ecc.

4. Organizzare la tenuta della documentazione Attenzione!!! I diversi enti erogatori possono considerare in modo differente la validità delle diverse forme di pagamento (non tutti ad esempio accettano dichiarazione di fornitori o pagamenti per cassa)

4. …per Grow Young Le fatture e le ricevute fiscali emesse da fornitori terzi devono: essere debitamente quietanziate dal fornitore stesso, con indicazione della data e della modalità dell’avvenuto pagamento (contanti, assegno, bonifico) riportare analiticamente la descrizione della spesa sostenuta. È ammesso lo scontrino cosiddetto “parlante” Salvo eccezioni motivate e di norma per importi di modesta entità non sono ammessi a rimborso gli scontrini fiscali.

4. Organizzare la tenuta della documentazione Oltre alla documentazione fiscale è opportuno produrre e archiviare documentazione che attesti l’effettiva realizzazione delle attività: registri presenze; copia di volantini; foto e video di eventi; eventuale materiale prodotto in laboratori; …..

Documentazione di spesa Voce di spesa Documentazione di spesa Personale dipendente o assimilato Ordine di servizio o lettera di incarico Cedolino paga (con indicazione costo a carico progetto o dichiarazione separata) Prospetto di calcolo costo aziendale dipendenti Prospetto di calcolo costo aziendale coll prog Time report Quietanza; Modello F24 Consulenti professionisti Lettera di incarico Fattura con indicazione del progetto Quietanza

Documentazione di spesa Voce di spesa Documentazione di spesa Prestatori d’opera occasionali Lettera d’incarico Richiesta erogazione compensi con indicazione progetto Quietanza Modello F24 Acquisti vari da fornitori di materiali e/o attrezzature Eventuali preventivi Fattura con indicazione del progetto Eventuale dichiarazione quota parte Spese di funzionamento e/o gestione Fatture, bollette, ecc Eventuale dichiarazione quota parte con indicazione del criterio utilizzato

5. Monitorare in itinere l’andamento economico del progetto Occorre dotarsi di strumenti che consentono in qualsiasi momento di conoscere l’andamento delle spese rispetto al piano economico presentato. Ciò consente di: gestire l’impegno delle spese ancora residue fare richiesta all’ente erogatore di eventuali modifiche da apportare al piano economico

5. Monitorare in itinere l’andamento economico del progetto Anche in questo caso un semplice file excel può essere di grande utilità. Questo strumento, debitamente compilato, dovrebbe essere oggetto dell’ordine del giorno di periodiche riunioni tra responsabile amministrativo di progetto e coordinatore o referente dello stesso

6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale In genere gli enti erogatori predispongono schede riassuntive in cui, suddivise per macrovoci o azioni, si riportano: le spese previste nel piano economico di progetto; le spese effettuate a consuntivo; l’eventuale motivazione degli scostamenti con indicazione dell’autorizzazione ricevuta; l’elenco della documentazione che si allega.

6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale Nel caso in cui non sia invece previsto alcun modello preciso si consiglia di predisporlo secondo lo schema visto Occorre organizzare la documentazione in modo tale che, per chi la riceve e la valuta, sia immediato il collegamento con quanto indicato nella scheda riassuntiva ( ad esempio numerando i diversi allegati ed indicando i numeri assegnati nella scheda riassuntiva)

6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale Ricordarsi infine di archiviare copia di tutto quanto inviato ed organizzato secondo le stesse modalità unitamente alla ricevuta di invio e ricezione della documentazione (R.R., ricevuta di un protocollo, ecc.)