L’organizzazione Progetto Sistema Moda Puglia Barletta, 6 Aprile ‘04 Putignano, 7 Aprile ’04 Bari, 7 Aprile ‘04

Agenda L’organizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente 2

Premessa Lo studio delle organizzazioni richiede un approccio interdisciplinare: antropologia, sociologia, psicologia, economia, ingegneria, giurisprudenza, … All’interno delle principali teorie manageriali, due popolari aree di studio sono state storicamente: La teoria del comportamento (Organizational Behavior) approfondisce lo studio del comportamento dell’individuo e del gruppo all’interno delle organizzazioni (orientamento micro-organizzativo o “soft”) La teoria dell’organizzazione (Organizational Theory) approfondisce lo studio della struttura e dei processi organizzativi (orientamento macro-organizzativo o “hard”) L’approfondimento proposto nel documento focalizza gli aspetti organizzativi hard, approfondendo le conseguenze e le opportunità connesse allo sviluppo dell’impresa all’interno di un contesto in fase di profondo cambiamento 3

L’organizzazione Le organizzazioni sono la naturale conseguenza della divisione del lavoro Laddove gli sforzi di molti individui sono propriamente organizzati e combinati per il raggiungimento di un obiettivo comune, si ottengono vantaggi in termini di efficienza ed efficacia Le organizzazioni rappresentano quindi al tempo stesso un limite all’iniziativa individuale in termini di regole, strutture, ruoli, ma sono al contempo la condizione necessaria per il raggiungimento di molti dei nostri obiettivi Il raggiungimento dell’equilibrio tra l’autonomia individuale, e la capacità di rapido adeguamento e la “disciplina” organizzativa rappresenta un obiettivo in continuo divenire al mutare degli obiettivi e delle condizioni di contesto 4

L’organizzazione Caratteristiche distintive delle organizzazioni sono: Lo scopo Il personale I piani Le organizzazioni sono quindi associazioni con uno scopo, formate da persone con piani, sistemi e strutture identificabili istituite al fine di perseguire tale scopo 5

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Le variabili organizzative L'organizzazione è un sistema composto da più variabili Queste variabili sono tra di loro interdipendenti Non esiste un modello organizzativo ottimale, ma una organizzazione è efficace solo se è coerente E’ possibile distinguere le diverse teorie organizzative in base a quali variabili, esterne e interne, vengono identificate come “dipendenti” o “indipendenti” Ruoli e Responsabilità Strategia Aziendale Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi Operativi Risorse Umane Tecnologie CLIENTE 7 Metodi e Metodologie

La struttura organizzativa Ruoli e Responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi di Controllo Modello organizzativo (funzionale, divisionale, …) Funzionigramma Organigramma aziendale Dimensionamento delle strutture Livelli gerarchici e sistema di deleghe Accentramento e decentramento Accorpamento e scorporo di Unità Operative Esternalizzazione di unità/funzioni (outsourcing, scelte di “make or buy”, …) ... Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie 8

Ruoli e responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Il concetto di ruolo Sistema di norme e di aspettative che convergono su di una persona in quanto occupa una determinata posizione in una rete di relazioni sociali Il concetto di ruolo organizzativo Lo spazio di attività affidato ad una persona che occupa una determinata posizione all'interno del sistema organizzativo e definito da un obiettivo fondamentale Cultura Organizzativa Meccanismi di Controllo Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie area Prescritta (posizione) obiettivo fondamentale area discrezionale area innovativa 9

Ruoli e responsabilità L'organizzazione ha già svolto una quota di analisi e razionalizzazione dell'attività di quel ruolo e regola i comportamenti delle persone che lo ricoprono Area Prescritta parte direttamente collegata all'obiettivo si formalizzano procedure, regole, mezzi, tempi ed attività il livello sovra-ordinato padroneggia i contenuti di questa parte di ruolo non è mai riconducibile a "zero" non è mai la totalità del ruolo 10

Ruoli e responsabilità L'organizzazione affida l'incarico di leggere ed interpretare fenomeni, situazioni, elementi, dati ed informazioni al fine di individuare quali comportamenti siano più adatti a perseguire l'obiettivo fondamentale di ruolo Area discrezionale non va confusa con il concetto di indipendenza non coincide con il potere decisionale del ruolo non è un'area "facoltativa" più è elevata quest'area più è necessario che chi ricopre il ruolo padroneggi e condivida l'obiettivo fondamentale e sia in possesso di un elevato livello professionale 11

Ruoli e responsabilità Consiste nella ricerca di come assolvere all'obiettivo fondamentale di ruolo modifican-do e riprogettando i "come" e le metodologie ha la caratteristica di non poter essere pre-scritta (al massimo incoraggiata e favorita la negoziazione e la delega vanno intese in senso limitativo, per fissare i confini ammes-si (fino dove si può arrivare) Area innovativa 12

Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato Situazione di normalità: I comportamenti di ruolo ef-fettivamente realizzati dalla persona sono, in sostanza, in linea con i comportamen-ti attesi dalla configurazione del ruolo organizzativo. Ruolo atteso Ruolo effettivo 13

Ruolo praticato < ruolo atteso Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato Ruolo atteso Ruolo praticato < ruolo atteso I comportamenti di ruolo non sono sufficienti a sod-disfare le attese dell'orga-nizzazione: o qualche altro ruolo sopperisce; oppure si avranno effetti ne-gativi sul resto del sistema Ruolo praticato 14 ISMO

Ruolo praticato > Ruolo atteso Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato Ruolo praticato > Ruolo atteso ruolo praticato Puo' generare co-munque delle di-sfunzioni: sovrapposizioni di ruoli; confusioni di ruolo (chi fa che cosa,...) inefficienze e ripetizioni; commistione di obiettivi di ruoli differenti ruolo atteso 15 ISMO

Procedure e processi operativi Ruoli e Responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi operativi Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie Modello dei processi aziendali, di business ed infrastrutturali Identificazione delle attività elementari e attribuzione delle responsabilità (chi fa cosa) Definizione delle metriche di misurazione dei livelli di efficienza e di efficacia Procedure operative (…e della qualità) Regole di funzionamento interne Processi di pianificazione 16

Modello dei processi per aziende tessili RAPPRESENTATIVO GOVERNANCE PIANIFICAZIONE E CONTROLLO AMM.NE CONTABILITÀ E BILANCIO TESORERIA E FINANZA RISORSE UMANE LEGALE E BREVETTI MARKETING VENDITE GESTIONE CLIENTE (CRM) ACQUISTI PRODUZIONE DISTRIBUZIONE ANALISI DI MERCATO ACQUISIZIONE CLIENTI POST-VENDITA PIANIFICAZIONE FABBISOGNO PIANIFICAZIONE PRODUZIONE PIANIFICAZIONE LOGISTICA DISEGNO COLLEZIONI GESTIONE ORDINI GESTIONE RELAZIONE ACQUISTO MATERIE PRIME - SEMIL. PRODUZIONE INTERNA GESTIONE ORDINI GESTIONE DEI BRAND FATTURAZIONE GESTIONE MAGAZZINO PRODUZIONE ESTERNA TRASPORO ADVERTISING PRODUZIONE ETICHETTE GESTIONE PTR LOGISTICI PACKAGING GESTIONE MAGAZZINO’ CONTROLLO QUALITA’ 17

Meccanismi operativi Ruoli e Responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi operativi Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie Insieme di strumenti e regole che supportano e disciplinano il funzionamento operativo dell’organizzazione Sistemi informativi Sistemi di formazione e addestramento Sistema premiante: criteri di valutazione criteri di promozione criteri di sviluppo criteri di incentivazione valori premianti Sistema di pianificazione e controllo … 18

Infrastrutture a supporto dei processi aziendali: Tecnologia Ruoli e Responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi operativi Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie Infrastrutture a supporto dei processi aziendali: Sistemi informatici (reti, database, PC, telefonia, …) Impianti produttivi (macchine, apparecchiature, …) Infrastrutture logistiche (mezzi, capannoni, …) 19

Specifiche di produzione Best practices interne Metodi e metodologie Ruoli e Responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi operativi Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie Know How distintivi Tecniche produttive Specifiche di produzione Best practices interne 20

Competenze distintive di business e di prodotto Valori Risorse Umane Ruoli e Responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi operativi Competenze distintive di business e di prodotto Valori Specializzazione Motivazione Esperienze Livello professionale Dimensionamento Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie 21

Cultura organizzativa Ruoli e Responsabilità Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Cultura Organizzativa Meccanismi operativi Risorse Umane Tecnologie Metodi e Metodologie Relazioni Stili di leadership Atteggiamenti (verso il rischio, verso il tempo, verso le norme, i risultati,...) Gestione dei conflitti Clima organizzativo Valori chiave dell’organizzazione Regole non scritte, miti, storie di successo, … 22

L'organizzazione come sistema sociale GRUPPO Motivazioni e atteggiamenti individuali e collettivi rapporti intergruppo rapporto impresa- società individuo individuo GRUPPO rapporti interpersonali rapporto individuo- organizzazione SOCIETA' - AMBIENTE GRUPPO ORGANIZZAZIONE 23

Interdipendenza delle variabili org.ve (sistema) Ruoli e Responsabilità ESEMPLIFICATIVO Parcellizzazione del lavoro Struttura per segmento Procedure e Processi Op. Struttura Organizzativa Unità operative accentrate Processi orientati al cliente Sistema incentivante sui risultati Orientamento al cliente Cultura Organizzativa Meccanismi Operativi Competenze specialistiche Networking Risorse motivate Risorse Umane Tecnologie Metodi specialistici 24 Metodi e Metodologie

Agenda L’organizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente 25

L’ambiente organizzativo L’organizzazione è un sistema aperto che interagisce continuamente con l’ambiente che la circonda Le variabili esterne impattano infatti direttamente l’organizzazione, comportando necessità di “ambientamento” MACRO-AMBIENTE Tecnologie Ambiente fisico Ambiente politico Infrastrutture MICRO-AMBIENTE Comunità Media Fornitori Concorrenti Clienti Operatori finanziari Operatori di marketing Intermediari commerciali Istituzioni … … Operatori pubblici Ambiente demografico Ambiente socio-culturale 26

L’ambiente e l’organizzazione Il cambiamento dell’ambiente esterno determina una continua necessità di adeguamento ovvero di evoluzione coerente delle variabili organizzative: coerenza interna e coerenza esterna Ricerca di coerenza delle variabili organizzative con il cambiamento di contesto Ricerca di coerenza interna delle diverse variabili organizzative 27