1 La fattura elettronica e il processo di informatizzazione delle procedure contabili di incasso e pagamento (Pisa, giovedì 9 luglio 2009) Università di Pisa Area Finanza e Fiscale di Aurelia De Simone

2 1) Migliorare l'efficienza della Pubblica Amministrazione I procedimenti amministrativi dovranno essere resi più semplici con l'attuazione del codice della PA digitale. La formazione continua del personale deve essere sostenuta anche con le tecnologie di e-learning. 2) Realizzare l'interoperabilità e la piena cooperazione fra le amministrazioni Il consolidamento del Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione,della gestione dei flussi documentali, dei sistemi di autentificazione e la firma digitale, deve fondarsi sull'operatività di un modello cooperativo. 3) Migliorare la trasparenza della spesa pubblica La trasparenza che i sistemi di e-procurement porteranno al momento dell'acquisto di beni e servizi e la più complessiva informatizzazione dei pagamenti permetterà un effettivo monitoraggio dei conti pubblici. 4) Costruire la cittadinanza digitale, dove ci sono barriere infrastrutturali e tecniche che devono essere abbattute: - Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione (direttiva Nicolais febbraio 2007)

3 5) Un approccio sistemico per l'efficacia e l'efficienza nella PA Le attività intraprese devono essere monitorate in termini sia qualitativi che quantitativi. La valorizzazione dei casi di eccellenza (attraverso una rete di Centri di competenza) potrà contribuire al miglioramento generale della PA. 6) Favorire la competitività delle imprese la crescita dell'industria ICT La PA può essere motore del l'innovazione tecnologica mediante la committenza di prodotti e servizi avanzati. In questo senso verranno sostenute iniziative di sviluppo del software Open Source. 7) Rendere l'Italia protagonista del processo di innovazione amministrativa in Europa Il sistema italiano deve essere sviluppato in linea con quello europeo attuando le strategie discusse a livello comunitario. Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione (direttiva Nicolais febbraio 2007)

4 La trasformazione e la modernizzazione della Pubblica Amministrazione tramite le tecnologie dell'informazione e della comunicazione necessarie a migliorare i servizi rendendoli efficienti e trasparenti Per questo è richiesta : la riorganizzazione delle strutture la ridefinizione delle funzioni assegnate lutilizzo di strumenti tecnologici evoluti In sintesi il MACROBIETTIVO è :

5 L'Informatizzazione è l'introduzione e l'applicazione di sistemi e reti informatiche di computer a un certo settore o attività economica / lavorativa;reti informatichecomputer L' informatizzazione prevede l' automatizzazione delle procedure d'ufficio mediante l'uso di computer e software computersoftware Informatizzazione della P A

6 La Dematerializzazione E stata introdotta dallarticolo 42 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dellAmministrazione digitale) Col termine dematerializzazione si intende la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, allatto della loro sostituzione con documenti informatici a cui la legge attribuisce pieno valore giuridico

7 VANTAGGI della DEMATERIALIZZAZIONE Svantaggi della gestione cartacea: eccessiva onerosità difficoltà di condivisione e archiviazione mancanza di trasparenza tempi di ricerca elevati facilità di errori, smarrimenti, perdite I VANTAGGI della dematerializzazione la semplificazione dei processi decisionali la riduzione dei tempi di lavoro necessari a condurli a termine lo scambio e la condivisione in rete delle informazioni e dei documenti. riduzione della spesa pubblica in termini di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.).

Entro il 2012 saranno ridotti i flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzati I progetti previsti: Casella elettronica per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le imprese e i professionisti: Fatturazione elettronica: consentire alle imprese di integrare la fatturazione elettronica verso la PA con le procedure di pagamento al fine di ridurre i costi di esecuzione delle attività amministrative/contabili e Finanziarie Pagamenti on-line: DURC on-line Operazione trasparenza Gestione documentale: Attuazione del CAD 8 La dematerializzazione:obiettivo n.20 delle-gov 2012

9 Attuazione dellobiettivo Il legislatore è intervenuto ripetutamente nellultimo decennio sostenendo con numerosi e significativi interventi normativi di diverso livello la creazione di strumenti informatici finalizzati a trasformare il sistema documentario e la sua gestione in un SISTEMA INFORMATIZZATO Tuttavia le PA hanno gestito con prudenza, quasi con diffidenza questi processi di trasformazione, tanto più per linformatizzazione dei sistemi documentari.

10 Attuazione dellobiettivo Tra le molteplici CAUSE dei ritardi accumulati si possono considerare: la mancanza di direttive operative chiare e concrete la mancanza di risorse la cautela nelladottare interventi di riproduzione sostitutiva e di dematerializzazione in assenza di garanzie per la conservazione digitale una insufficiente comprensione delle potenzialità la consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere

11 In questa situazione, non sono tuttavia mancati progetti innovativi e di successo che hanno debitamente valutato e trattato le criticità indicate e sfruttato le potenzialità connesse alla creazione di archivi digitali Attuazione dellobiettivo

12 Lobiettivo dellUNIVERSITA di PISA Informatizzare lintero processo delle entrate e delle spese

13 Le procedure per i pagamenti Procedura della spesa Ordinazione della spesa Prenotazione di pagamento (nota, fattura, etc.) Liquidazione Ordine di pagamento (Mandato di pagamento) Archiviazione e conservazione Progetti di informatizzazione Ordinativo Informatico ORDINI WEB FATTURA ELETTRONICA LIQUIDAZIONE ELETTRONICA ORDINATIVO INFORMATICO (EWS ) CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

14 Le procedure per gli incassi Procedura per gli incassi emissione fattura (attività commerciale) Ordine di incasso (Reversale di incasso) Archiviazione e conservazione Progetti di informatizzazione FATTURA ELETTRONICA ORDINATIVO INFORMATICO (EWS ) CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

15 Ordini WEB

16 I Progetti di UNIPISA: Ordini Web ORDINI WEB E un applicativo che consente: Ai titolari del potere di spesa di visualizzare tutti i fondi disponibili (sia di programmi che di cassa) in modo da fornire tutte le informazioni necessarie per il loro utilizzo Di emettere ordini sui fondi assegnati Di avere il supporto telematico da parte della segreteria amministrativa Di firmare digitalmente gli ordini e ad inviarli al destinatario Il collegamento al programma di contabilità per cui le operazioni contabili di annotazione dellobbligazione da effettuarsi in contemporanea con gli ordini sono direttamente registrate nellapplicativo di contabilità Il collegamento ai moduli aggiuntivi (missioni e notule professionali)

17 La Liquidazione Elettronica

18 La Liquidazione Elettronica È un modulo aggiuntivo della contabilità finanziaria che consentirà lemissione automatica della liquidazione (riportando i dati già esistenti e consentendo alloperatore di inserire quelli specifici) Alla liquidazione verrà apposta una firma elettronica I Progetti di UNIPISA: La liquidazione elettronica

19 LOrdinativo Informatico con Firma Digitale

20 LORDINATIVO INFORMATICO Lordinativo informatico è una disposizione di pagamento o di incasso emessa in forma elettronica dotata di validità amministrativa e contabile, che sostituisce a tutti gli effetti lordinativo cartaceo. Il conferimento della validità giuridica viene attribuito dalla firma digitale. La firma digitale permette lidentificazione del sottoscrittore e garantisce lintegrità del mandato di pagamento o della reversale dincasso I Progetti di UNIPISA: Ordinativo Informatico

21 Il Programma di gestione dellOrdinativo Informatico è Ente Web Signe che consente la completa informatizzazione del processo con: lapposizione della firma digitale la trasmissione telematica degli ordinativi di incasso e pagamento la produzione elettronica della lista di invio la gestione online delle ricevute dallIstituto Cassiere la gestione elettronica delle variazioni agli ordinativi informatici la gestione del ritorno degli esiti in contabilità I Progetti di UNIPISA: Ordinativo Informatico

22 La conservazione sostitutiva

23 La conservazione sostitutiva Permette di conservare documenti elettronici preservandone integrità, autenticità e intelligibilità nel tempo. Il processo garantisce il valore legale e fiscale dei documenti e può essere applicato a molteplici tipologie di documenti. La soluzione può essere applicata sia a documenti già disponibili in formato elettronico, sia a documenti in formato cartaceo per i quali si procede alla trasformazione in formato elettronico (smaterializzazione). I Progetti di UNIPISA: La conservazione sostitutiva

24 La fattura elettronica

25 La Fattura Elettronica Per fattura elettronica si intende una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dellemittente (che ne garantisce autenticità e integrità) inviata in formato elettronico al destinatario che la conserverà nel formato originale in modalità sostitutiva alla carta (conservazione sostitutiva) I Progetti di UNIPISA: La Fattura Elettronica