Monitoraggio e valutazione Il monitoraggio e la valutazione che devono essere applicati a tutto il processo complessivo della gestione delle raccolte devono servire a misurare i risultati ottenuti, a validare o a modificare le scelte fatte, in modo che la politica documentaria della biblioteca e quindi la crescita delle raccolte risulti effettivamente congrua, organica e adeguata ai bisogni dellutenza.

Monitoraggio e valutazione Varie metodologie Valutazione centrata sul posseduto oppure sullutente Valutazione di tipo quantitativo o qualitativo

Monitoraggio e valutazione Alcune definizioni Dati = derivano della misurazione di qualcosa, risorse o attività (libri posseduti, personale in servizio, prestiti effettuati, volumi catalogati) Misurazione = fase di raccolta delle informazioni e di elaborazione delle stesse sulla base dei parametri prescelti. Indicatori = sono rapporti statistici che si ottengono incrociando dati disomogenei oppure elaborando un dato di partenza.

Monitoraggio e valutazione Nel caso di una valutazione centrato sul posseduto saranno utili dal punto di vista quantitativo la costruzione di indicatori relativi ad esempio al tasso di incremento e a quello di rinnovamento (percentuale dei documenti deselezionati), ma anche lindice di spesa (percentuale destinata al potenziamento delle raccolte), mentre dal punto di vista qualitativo sarebbero utili analisi comparative delle proprie raccolte rispetto a liste di riferimento (bibliografie, cataloghi di biblioteche simili alla nostra).

Monitoraggio e valutazione Nel caso invece di una valutazione centrata sullutente una valutazione di tipo quantitativo si baserà essenzialmente sugli indici di circolazione del documento, mentre dal punto di vista qualitativo occorrerà procedere ad indagini specifiche volte a stabilire la soddisfazione dellutente.

Monitoraggio e valutazione Indicatori duso Uno degli indicatori fondamentali è quello di circolazione, che si calcola dividendo il numero dei libri prestati e di quelli dati in lettura per il numero totale dei volumi posseduti. E possibile costruire lindicatore di circolazione sia rispetto allintera raccolta, che rispetto a sezioni particolari (la narrativa, la sezione ragazzi, etc.), così come è possibile costruire indici di circolazione diverse a seconda delluso (prestito interno, prestito interbibliotecario, lettura in sede).

Monitoraggio e valutazione Lindice di circolazione ci offre informazioni di massima, perché esistono una serie di variabili che possono influire: Biblioteche a scaffale aperto Concentrazione di prestiti e lettura in determinati settori (zone morte)

Monitoraggio e valutazione Al puro dato numerico offerto dallindice di circolazione è possibile aggiungere: osservazione diretta da parte del bibliotecario rilevazioni su settimane campione (periodi di massima e minima affluenza) Acquisizione di dati su settori della biblioteca (quantitativi) non utilizzata

Monitoraggio e valutazione Interpretazione dellindice di circolazione un alto valore dellindice di circolazione può essere interpretato positivamente, perché indica una buona rispondenza fra raccolte ed esigenze del pubblico, ma un indice eccessivamente altro potrebbe indicare un sovrautilizzo. un basso indice di circolazione può in genere essere letto negativamente, ma può anche indicare un uso diverso della biblioteca (lettura di libri propri, utilizzo di altri servizi, per esempio reference)

Monitoraggio e valutazione Indicatori di gestione Sono costituiti da dati statistici relativi alle procedure e alle risorse disponibili, letti come fonte di informazione sul peso assegnato alla crescita delle raccolte allinterno dellintera attività della biblioteca. Gli indicatori più importanti sono quelli relativi alla quota del bilancio destinata alle nuove acquisizioni e alla velocità delliter del processo di acquisizione.

Monitoraggio e valutazione Percentuale del budget complessivo comparata con i valori medi internazioni (Biblioteche universitarie 25%; biblioteche pubbliche 10%) Standard IFLA: per le biblioteche pubbliche lacquisizione di nuovi documenti allanno ogni mille abitanti

Monitoraggio e valutazione Altri indicatori utili sono relativi alle procedure di acquisizione e della messa in disponibilità del documento. Nel primo caso si tratta di misurare il tempo che intercorre tra la data di pubblicazione del documento e il suo arrivo in biblioteca: un tempo breve fra questi due momenti cronologici garantisce laggiornamento e indica buona capacità della biblioteca di raccogliere informazioni e selezionare il materiale utile al suo servizio.

Monitoraggio e valutazione Un tempo più alto può anche non dipendere dal bibliotecario responsabile degli acquisti (lincertezza del bilancio, lentezza del libraio a soddisfare lordine, etc.)..

Monitoraggio e valutazione Laltro indicatore misura invece il tempo che intercorre fra larrivo del libro e la sua completa disponibilità sugli scaffali: misura dunque i tempi medi in cui la biblioteca riesce ad esaurire tutte le procedure relative al trattamento biblioteconomico del documento. E dunque un ottimo indicatore per misurare anche lefficienza del lavoro in biblioteca e individuare i punti deboli delliter del libro.

Monitoraggio e valutazione Indicatori di qualità Sono sicuramente gli indicatori più complessi da utilizzare: sono pensati per misurare sia il valore della copertura bibliografica delle raccolte e il grado di profondità di informazione garantito, per consentire al bibliotecario di valutarne ladeguatezza rispetto alla mission della biblioteca.

Monitoraggio e valutazione I metodi per avere una valutazione sulla qualità delle raccolte possono essere diversi: Losservazione diretta del bibliotecario o di esperti nei vari settori delle raccolte. Questo metodo empirico, presuppone in chi osserva lo scaffale ed analizza la progressione dei documenti abbia una buona conoscenza dellambito/ soggetto che il segmento delle collezioni che sta esaminando rappresenta; non sia lo stesso che cura lincremento di quel segmento (potrebbe essere poco obiettivo).

Monitoraggio e valutazione Vantaggi facile da applicare in biblioteche piccole, a scaffale aperto (molto meno altrove) mette losservatore in condizione di vedere lo scaffale come lo vede il lettore Scopo far emergere la presenza/assenza di titoli importanti, laggiornamento, lo stato di conservazione e quindi di uso

Monitoraggio e valutazione Confronto del posseduto di un determinato segmento con bibliografie o liste di riferimento specifiche dellambito di copertura del segmento stesso.

Monitoraggio e valutazione La soddisfazione degli utenti Un altro approccio per la valutazione può essere la misurazione della soddisfazione dellutente (customer satisfaction). Solitamente è rivolta a rilevare la soddisfazione sul servizio nel suo complesso (quindi anche lo spazio, gli orari, lefficacia del catalogo, i servizi di prestito, reference, etc.) ma può anche essere utilizzata come parametro aggiuntivo ai precedenti per il monitoraggio e la valutazione del processo di gestione delle raccolte.

Monitoraggio e valutazione Fattori che possono influenzare il giudizio dellutente: catalogo non strutturato al meglio per lindividuazione di risorse che pure esistono lutente che non è sufficientemente autonomo nella ricerca

Monitoraggio e valutazione Per la verifica del livello di soddisfazione, dovremo quindi tener conto di una molteplicità di elementi Completezza delle raccolte varietà e aggiornamento facile disponibilità cortesia e competenza del bibliotecario facilità di uso del catalogo tempi di attesa chiarezza dei criteri di collocazione, soprattutto quando la biblioteca è organizzata a scaffale aperto.

Monitoraggio e valutazione Se facciamo valutare i vari aspetti allutente su base decimale, (da 1 a 10), per avere un risultato positivo le risposte dovrebbero collocarsi attorno ad un valore del 7.50.

Monitoraggio e valutazione Gli strumenti per rilevare e misurare la soddisfazione degli utenti sono vari: rilevazioni dirette, in genere questionari informazioni raccolte sul campo da parte del personale che lavora a contatto con il pubblico analisi dei reclami, dei desiderata, dei suggerimenti, delle richieste inevase e delle transazioni non andate a buon fine.

Monitoraggio e valutazione Interviste mirate Individuazione di un numero limitato di persone, che sia però rappresentativo delle categorie di utenti Ripetizione casuale delle interviste in più giorni, cambiando le persone, in modo da avere un campione statistico attendibile