Analisi delle risorse: budget Risorse economiche (budget) In linea teorica la formazione del budget dovrebbe seguire un percorso del genere: il bibliotecario fissa degli obiettivi, sulla base dei quali fa una previsione di spesa, da negoziare con lamministrazione.

Analisi delle risorse: budget Elementi da tenere presenti: prezzo dei libri che varia a seconda della tipologia editoriale e dellambito disciplinare abbonamenti in corso completamento di opere in continuazione dati sullutilizzo delle raccolte (quali ambiti sono stati più usati)

Analisi delle risorse: budget Il complesso di queste informazioni dovrebbe consentire di ripartire le somme a disposizioni secondo le priorità e le esigenze più pressanti.

Analisi delle risorse: personale Personale Due aspetti: le specifiche competenze di chi dovrà occuparsi della crescita delle raccolte la ricaduta che la stessa crescita ha sulla gestione complessiva delle risorse umane.

Analisi delle risorse: personale Rilevazione dei cosiddetti carichi di lavoro Significa analizzare i processi di lavoro, scomponendoli nella varie attività e misurare le ore lavorative necessarie per concludere un ciclo (ad esempio tempo medio impiegato per effettuare un prestito, per catalogare un libro, per condurre a termine un ordine di acquisto, etc.).

Analisi delle risorse: personale Esempio di un flusso di attività relativo alle procedure di acquisizione Nota Lesempio comprende le attività di tipo più tecnico e quelle gestionali e non tutta la fase preparatoria di analisi che abbiamo visto, né quella progettuale che come vedremo coinvolge in senso lato tutta la biblioteca.

Analisi delle risorse: personale Proposte Individuazione delle novità editoriali e/o documenti che possono interessare Raccolta delle eventuali proposte da parte degli utenti Eventuali altre informazioni (in una biblioteca universitaria, i programmi dei corsi) Raccolta di eventuali proposte di doni o cambi Verifica degli abbonamenti da rinnovare e dei cambi continuativi

Analisi delle risorse: personale Controlli Controllo bibliografico degli elenchi formatisi al punto precedente Controllo sul posseduto e nellarchivio degli ordini ancora pendenti

Analisi delle risorse: personale Valutazione Applicazione dei criteri di valutazione per la selezione del materiale Analisi dei doni ed eventualmente restituzione Risposta alle proposte degli utenti (registro dei desiderata, tradizionale o automatizzato)

Analisi delle risorse: personale Ordinazione Inserimento dati nellarchivio degli ordini Verifica delle disponibilità finanziarie Scelta del fornitore ed eventuale richiesta di preventivo Emissione degli ordini veri e propri

Analisi delle risorse: personale Gestione dellarchivio degli ordini Controllo periodico degli ordini Solleciti ai fornitori Eventuali disdette di ordini (abbonamenti)

Analisi delle risorse: personale Ricezione del materiale Controllo del materiale arrivato Aggiornamento dellarchivio Eventuali reclami Inventariazione Emissione delle fatture Inventariazione Timbratura e apposizione del numero di inventario

Analisi delle risorse: personale Smistamento Scelta delle priorità per la catalogazione Invio del materiale alla collocazione, cartellinatura, catalogazione Segnalazione a chi ha proposto lacquisto (uffici interni o utenti) dellarrivo. Raccolta dei dati a fini statistici e valutativi.

Analisi delle risorse: personale Una volta chiarito il flusso di attività relativo alla procedura di acquisizione, si tratta di calcolare i tempi per lespletamento e di conseguenza il numero di unità di personale necessario alla quantità di acquisizioni che si presume di poter effettuare. Ovviamente un parametro da tener presente è anche leffettiva disponibilità di risorse umane.

Analisi delle risorse: personale Competenze avere conoscenze specifiche in campo bibliografico conoscere la produzione editoriale e il funzionamento del circuito della distribuzione documentaria saper valutare la pertinenza e lutilità dei singoli documenti attraverso metodologie diverse (griglie di valutazione, recensioni, contatti personali con biblioteche che hanno le stesse caratteristiche) possedere una buona cultura generale in alcuni casi anche una buona conoscenza in singoli ambiti disciplinari.

Analisi delle risorse: personale Compiti Seguire la produzione editoriale nelle varie aree, e quindi conoscere e sapere utilizzare tutti i mezzi a disposizione (bibliografie, cataloghi, bollettini editoriali, segnalazioni nelle riviste specializzate, etc.) Curare materialmente gli acquisti, sulla base delle linee programmatiche decise dalla biblioteca

Analisi delle risorse: personale Verificare la correttezza e la congruità della collocazione assegnata al documento (nel caso di scaffali aperti) e della catalogazione Verificare lo stato di obsolescenza delle raccolte Promuovere iniziative per far conoscere le raccolte (percorsi tematici, vetrine con le ultime novità, etc.) Coordinarsi con i colleghi responsabili di altri settori, in particolare con il reference.

Analisi delle risorse: spazio Anche per il discorso sullo spazio si profilano sue tipi di problemi. Il primo di carattere tecnico pratico è quello relativo alla gestione dello spazio a disposizione e implica quindi una sua razionale divisione per assegnare a ciascuna attività della biblioteca uno spazio fisico adeguato, compreso quindi quello destinato ai documenti fisici. Il secondo ordine di problemi si riferisce invece alla scelta e alla gestione dellordinamento fisico delle raccolte, e quindi ai criteri di collocazione più adeguati al tipo di biblioteca e alla tipologia di servizio che intendiamo offrire.

Analisi delle risorse: spazio Sotto il primo profilo e dal punto di vista specifico che ci interessa, ovvero la sistemazione delle raccolte il problema di fondo è quello di evitare improvvise crisi di capienza. Questo significa programmare nel tempo una crescita compatibile con lo spazio a disposizione.

Analisi delle risorse: spazio In primo luogo la situazione si presenterà in modo diverso a seconda dellorganizzazione generale delle raccolte: Scaffale aperto (con o senza la presenza anche di un magazzino) Prevalenza del magazzino nella sistemazione fisica delle raccolte

Analisi delle risorse: lo spazio Lo spazio dei magazzini può essere sfruttato al massimo utilizzando ovviamente una tipologia di collocazione per formato e impiegando scaffali compact (relativamente facile il calcolo dello spazio disponibile).

Analisi delle risorse: spazio Il modello scaffale aperto richiede maggiore spazio: Deve garantire la facilità di accesso per gli utenti In alcune sezioni, come quella multimediale, si dovrà tenere conto dello spazio necessario alle attrezzature, oltre che di quello necessario alla conservazione ordinata del materiale.

Analisi delle risorse: spazio Il tipo di collocazione (per materia) utilizzato nel modello a scaffale aperto prevede inoltre linserimento di nuovi documenti non in coda allesistente, ma allinterno della sequenza: di conseguenza è opportuno che gli scaffali non siano completamente riempiti, per consentire piccoli spostamenti, via via che è necessario inserire nuovi documenti.

Analisi delle risorse: spazio Nella riflessione biblioteconomica italiana il problema della organizzazione fisica delle raccolte non ha mai avuto molta attenzione, considerato in genere un problema di carattere pratico, il cui obiettivo era essenzialmente quello di risparmiare spazio e garantire la conservazione dei documenti.

Analisi delle risorse: spazio La biblioteca è un sistema di comunicazione, che si pone e vive come organizzazione spaziale di oggetti (documenti) portatori di segni atti a trasmettere ai destinatari informazioni in forma prevalentemente scritta

Analisi delle risorse: spazio La soluzione che la biblioteca individua e applica per risolvere il problema spazio- documento ha ricadute anche nel rapporto fra chi utilizza la biblioteca e i documenti stessi. In altre parole il modo con cui un documento si colloca fisicamente nello spazio-biblioteca avrà ricadute preciso nel suo utilizzo da parte del lettore, inducendolo a comportamenti variabili a seconda delle scelte fatte

Analisi delle risorse: spazio La riflessione su questo aspetto è particolarmente importante nelle biblioteche che utilizzano il modello a scaffale aperto. Nella maggior parte dei casi, ci si è limitati ad organizzare le raccolte secondo il sistema di classificazione più noto e diffuso, la classificazione decimale Dewey, anche forse perché prospettava la possibilità di far coincidere lordinamento fisico con quello bibliografico, ovvero con il catalogo sistematico

Analisi delle risorse: spazio Fra collocazione e classificazione bibliografica esista un rapporto problematico, anche nel modello di biblioteca a scaffale aperto, in cui necessariamente deve essere adottato un ordinamento sistematico. La collocazione, infatti soddisfa lesigenza di assegnare uno spazio riconoscibile ad ununità fisica, mentre la classificazione bibliografica deve rappresentarne il contenuto concettuale, non necessariamente esprimibile con una sola notazione simbolica.

Analisi delle risorse: spazio Di conseguenza è altamente probabile che tra i due momenti possa non esserci perfetta coincidenza e sovrapposizione. In sostanza, se è scontato luso di uno schema per classi nellordinamento fisico dei libri in un sistema a scaffali aperti, meno scontato è che questo ordinamento debba necessariamente coincidere con i cataloghi semantici, che possono avere potenzialità più ampie.

Analisi delle risorse: spazio Le esperienze più recenti, sulla base anche della riflessione e del dibattito professionale, hanno sperimentato un nuovo approccio al problema, basandosi anche sulla consapevolezza che il sistema più diffuso per la collocazione a scaffale aperto (la Dewey) può risultare ostico a utenti alle prime armi o troppo rigido per collezioni con specifiche caratteristiche. Si stanno cioè cominciando ad usare sistemi di collocazioni pensati proprio in funzione delluso che gli utenti possono fare delle raccolte:

Analisi delle risorse: spazio Sistemi semiclassificati, che tendono a superare leccessiva rigidità della CDD che si fonda sul concetto di disciplina: in questi casi le raccolte vengono divise in grandi macroaree pluridisciplinari, mentre la CDD può servire, come secondo elemento della collocazione, per rendere più facile e semplice la progressione interna dei documenti. Una divisione delle raccolte per aree di interesse: è il modello che si richiama alla biblioteca tripartita, in cui larea di ingresso o di prima informazione conterrà le novità e alcune sezioni organizzate appunto per area di interesse e non per materie (hobbies, letteratura gialla, etc.).