La progettazione La carta delle collezioni Gli obiettivi della politica documentaria devono essere dichiarati in forma scritta in un documento programmatico, che prende appunto il nome di Carta delle raccolte o Carta delle collezioni. Si tratta in sostanza di un documento di intenti: da una parte garantisce la massima trasparenza nei confronti dell’utenza, chiarendo e precisando le ragioni delle scelte; dall’altra è uno strumento di lavoro, che serve ai bibliotecari come punto di riferimento per garantire nel tempo coerenza e continuità.

La progettazione La seconda fase, dopo quella dell’analisi, è quella relativa alla vera e propria progettazione, momento in cui, attraverso una serie di documenti, pubblici e quindi rivolti all’utenza, o interni, ossia veri e propri documenti di lavoro, si imposterà tutta la gestione delle collezioni. I documenti elaborati in questa fase sono La carta delle collezioni Il progetto di dimensionamento Il piano di sviluppo I protocolli di selezione

La progettazione La carta delle collezioni Schema di una carta delle collezioni (linee guida IFLA-AIB) Introduzione Scopo della carta e destinatari; Caratteristiche del contesto, utenza di riferimento e relativi bisogni; Collocazione istituzionale della biblioteca, con riferimento a regolamenti e leggi;

La progettazione La carta delle collezioni Programmi di cooperazione eventualmente attivati e/o programmati per il futuro; Gli obiettivi e le strategie che si intendono adottare rispetto alle diverse componenti delle collezioni. Una descrizione generale delle raccolte, sia di carattere quantitativo che tipologico (libri, periodici, DVD, CD, etc.), seguita dalla descrizione articolata delle varie aree tematiche coperte e/o delle varie sezioni tipologiche (Collezione per ragazzi, narrativa, consultazione, raccolte multimediali, etc.).

La progettazione La carta delle collezioni Linee programmatiche per lo sviluppo delle raccolte, ovvero: Criteri di selezione per le nuove acquisizioni; Criteri da adottare per particolari modalità di acquisizione (doni, cambi, etc.) Criteri nei confronti dei desiderata Criteri per la misurazione e la valutazione delle raccolte

La progettazione La carta delle collezioni Tutela, revisione e scarto Analisi più dettagliata dei diversi segmenti delle raccolte, con la specificazione delle linee di intervento che si intende adottare area per area. Tempi e modi della revisione della carta. Dichiarazione delle varie responsabilità a livello decisione e gestionale.

La progettazione Il progetto di dimensionamento Questo secondo documento ha carattere tecnico, che ha lo scopo di indicare in un arco di tempo dato il tasso di crescita della biblioteca. Quindi prende in esame esclusivamente criteri quantitativi, per stabilire quanto la biblioteca debba crescere, compatibilmente con le risorse a disposizione, per garantire il livello ottimale di servizio. (Documento interno che può basarsi su standard di dimensionamento, fissati per le varie tipologie bibliotecarie, dall’IFLA o da altri enti analoghi, a livello internazionale)

La progettazione Il progetto di dimensionamento Stabilire la dimensione quantitativa delle raccolte perché una biblioteca possa erogare un servizio accettabile è quasi una missione impossibile. Una raccolta troppo piccola non può sicuramente supportare un’azione efficace della biblioteca.

La progettazione Il progetto di dimensionamento Viceversa una raccolta che abbia raggiunto l’apice del suo dimensionamento ideale, è probabile che possa crescere solo operando una politica di selezione e di scarto (crescita qualitativa). Diverso ovviamente è il caso delle biblioteche la cui missione centrale sia quella di archiviazione e conservazione sistematica.

La progettazione Il progetto di dimensionamento Parametri di riferimento per stabilire le dimensioni delle raccolte Risorse economiche disponibili Indicazioni che provengono da standard e raccomandazioni Il contesto L’andamento demografico Le informazioni provenienti dall’analisi della circolazione dei libri, dai prestiti, etc., Lo spazio a disposizione.

La progettazione Il progetto di dimensionamento Le linee guida per il servizio bibliotecario pubblico dell’IFLA stabiliscono come parametro ideale una consistenza minima di 2500 libri, un numero di libri per abitante compreso fra 1,5 e 2,5, un incremento annuo di 250-300 libri ogni mille abitante, oltre dare altri riferimenti quantitativi (numero dei periodici minimo, quantità di libri per ragazzi rapportata alla percentuale dei ragazzi presenti, etc.

La progettazione Il progetto di dimensionamento Stabilire le dimensioni quantitative ideali per una biblioteca universitaria o dipartimentale è ancora più complesso Sono state elaborate diverse formule per stabilire parametri corretti per questa tipologia di biblioteca: si basano in genere sul numero complessivo dei membri della facoltà, combinato poi con la disaggregazione in professori, iscritti divisi per anni, insegnamenti impartiti, presenza di master e di dottorati.

La progettazione Il piano di sviluppo Carta delle collezioni e progetto di dimensionamento sono due documenti complementari: entrambi guardano allo sviluppo generale della biblioteca proiettato in un arco di tempo pluriennale. Il piano di sviluppo, generalmente annuale, è uno strumento operativo volto a realizzare quanto è stato delineato in linea generale nei due documenti procedenti.

La progettazione Il piano di sviluppo In esso troveranno spazio gli obiettivi prioritari e verranno precisati numero di documenti da acquisire e risorse da assegnare ai vari settori, ovvero Le priorità sulla base della carta delle collezioni e sui risultati degli anni precedenti; Quanti documenti si intendono acquistare, sia per aggiornare le raccolte, ma eventualmente anche per colmare lacune; La ripartizione del budget per aree tematiche e/o funzionali in relazione alle varie tipologie editoriali;

La progettazione Il piano di sviluppo Quali risorse si intende impiegare per i desiderata, sulla base ovviamente di quanto deciso a livello generale su questo aspetto; Decisioni riguardo ad esempio ad eventuali acquisti di doppie copie; Individuazione delle risorse da destinare ad eventuali operazioni di sostituzione, che potrebbero emergere dalla revisione delle raccolte.

La progettazione Il piano di sviluppo Si dovrà anche tener conto di eventuale continuazione di raccolte speciali formatesi in passato, impegni di specializzazione assunti all’interno di un programma di cooperazione.

La progettazione Il piano di sviluppo Ipotesi di divisione funzionale per la redazione del piano di sviluppo (Solimine) Informazione generale, consultazione e reference Lettura, divulgazione e studio Ricerca specialistica.

La progettazione Il piano di sviluppo Il primo livello, quello di orientamento e reference, dovrebbe essere collocato fisicamente vicino all’ingresso della biblioteca: è il livello destinato a introdurre l’utente alla biblioteca e ai suoi servizi; dovrà dunque essere dotato di strumenti di consultazione, di carattere generale, ma potrà comprendere anche materiale informativo sulle attività del territorio, sia su supporto tradizionale che digitale o on line.

La progettazione Il piano di sviluppo Il secondo livello avrà bisogno di una progettazione più attenta, che si raccordi con le caratteristiche della biblioteca e della propria utenza: occorre cioè stabilire dei paletti, dei confini ben chiari, all’interno dei quali potersi muovere.

La progettazione Il piano di sviluppo Il terzo è fortemente condizionato dalle caratteristiche della biblioteca, possedere ad esempio fondi storici, speciali o l’essere specializzata in alcuni ambiti tematici. E’ un livello quindi che per alcune biblioteche può essere fondamentale, mentre per altre del tutto marginale o privo di interesse.

La progettazione I protocolli di selezione I protocolli di selezione sono la naturale conseguenza dei documenti che abbiamo analizzato prima ed hanno un carattere più pragmatico, avendo l’obiettivo di accompagnare il bibliotecario nella fase operativa che segue quella progettuale. Non a caso si usa il termine al plurale, proprio perché potrebbe essere necessario stilare più protocolli (per ciascuna area tematica, per le varie aree funzionali: consultazione, ragazzi, etc.).

La progettazione I protocolli di selezione Essi devono contenere i criteri qualitativi e quantitativi che si utilizzeranno per la crescita, ma anche per la revisione delle collezioni; la ripartizione del budget (la specifica delle quote da destinare all’acquisto di materiale di consultazione, di monografie ed eventualmente di altre tipologie) le quote destinate all’acquisto di materiale corrente ed eventualmente retrospettivo;

La progettazione I protocolli di selezione la suddivisione degli acquisti anche per aree linguistiche (se è prevista la presenza di documenti in diverse lingue); l’eventuale accantonamento di quote per imprevisti o per soddisfare eventuali richieste degli utenti; gli strumenti che si utilizzeranno come fonti di informazione per la scelta; i criteri che ci guideranno nella scelta.