Organizzazione del personale

Livelli organizzativi Nazionale Regionale Locale ASL Locale ambulatorio vaccinale La attuazione di nuove linee guida prevede che tutti i diversi livelli organizzativi siano coinvolti. Ognuno dei diversi soggetti attraverso la realizzazione di propri e specifici compiti consente che la linea guida diventi realtà operativa quotidiana dei servizi.

Livello nazionale Costituito da: Gruppo redazionale Ministero della Salute - CCM Istituto Superiore di Sanità - CNEPS Coordinamento delle Regioni e Provincie Autonome Compiti Predispone le procedure operative standard Legittima le procedure operative standard Garantisce la diffusione La definizione di procedure operative standard a sostegno di una attività, come l’attività vaccinale, che costituisce un livello essenziale di assistenza, è necessario sia definita in maniera univoca a livello nazionale. La legittimità di queste procedure operative standard e la loro diffusione a tutti i servizi viene assicurata dal coinvolgimento delle principali istituzioni nazionali. La redazione di queste linee guida è stata affidata ad un gruppo redazionale specifico.

Gruppo redazionale: Istituzioni e Società scientifiche coinvolte Dr. Mauro Calvani Società Italiana di Allergologia e Immunologia Pediatrica Dr.ssa Marta Ciofi degli Atti Istituto Superiore di Sanità – CNEPS Prof.ssa Elisabetta Franco Società Italiana di Igiene, Medicina Preventiva e Sanità Pubblica Dr. Giovanni Gallo Dr.ssa Rosanna Mel Network Italiano dei servizi di Vaccinazione Dr. Guido Castelli Gattinara Società Italiana di Pediatria Dr.ssa Maria Grazia Pompa Ministero della Salute – CCM Dr.ssa Laura Reali Associazione Culturale Pediatri Dr. Andrea Wolfler Società di Anestesia e Rianimazione Neonatale e Pediatrica Italiana Questo documento è stato realizzato, per iniziativa del Network Italiano dei servizi di Vaccinazione (NIV) che ha coinvolto per la sua redazione i rappresentanti delle Istituzioni di riferimento per il nostro Paese: Ministero della Salute, Centro per il Controllo delle Malattia (CCM) , Istituto Superiore di Sanità e CNEPS e alcune importanti società scientifiche di Area pediatrica: Società Italiana di Pediatria, Associazione Culturale Pediatri, Società Italiana di Allergologia e Immunologia Pediatrica. Società di Anestesia e Rianimazione Neonatale e Pediatrica Italiana. Il documento è stato completato nel maggio 2007

Livello nazionale Procedure operative standard definite a livello nazionale con il coinvolgimento delle principali Istituzioni e delle Società Scientifiche garantiscono gli operatori per gli aspetti: Professionali Etici Medico legali Il percorso redazionale delle procedure standard realizzato da alcune tra le principali società scientifiche, e la loro legittimazione nazionale da parte degli organismi nazionali (Ministero, CCM, ISS e CNEPS) e da parte del Coordinamento delle Regioni e Province Autonome permette che gli operatori dei servizi vaccinali abbiano un “sicuro” documento di riferimento che definisce il comportamento da tenere in caso di reazioni avverse a rapida insorgenza. Un documento univoco “accreditato” dalle Istituzioni nazionali e regionali garantisce l’operatore sia sul piano professionale ed etico, e soprattutto medico legale.

Livello regionale Valida e legittima le procedure operative standard Adatta le linee guida alla organizzazione del Sistema Vaccinale Regionale Garantisce la introduzione nel Sistema Vaccinale Regionale Supporta le azioni dei Servizi Ciascuna Regione all’interno del coordinamento interregionale delle Regioni e Provincie autonome ha valutato la validità di queste procedure operative standard e le ha legittimate come strumento utile ad offrire una omogenea modalità di intervento da parte degli operatori dei servizi vaccinali. Il sistema Sanitario Nazionale è costituito da un sistema coordinato di servizi regionali. Vista questa organizzazione è necessario, non sul piano degli orientamenti scientifici, ma per quanto riguarda gli aspetti organizzativi una rilettura regionale con il conseguente adattamento ad ogni specifica realtà organizzativa. Importante però che la Regione o la Provincia Autonoma sia attiva nel garantire la introduzione delle procedure operative standard nel Sistema Vaccinale, quindi è necessario una trasmissione formale delle procedure standard a tutti i servizi delle ASL. Ma dato che questo, come abbiamo appena descritto, non è necessario per garantire che delle linee guida entrino a far parte della operatività di tutti i servizi, la Regione o la Provincia Autonoma deve garantire che siano svolte anche tutte le altre azioni che consentono l’implementazione locale di una linea guida: formazione attiva (formazione iniziale, esercitazioni periodiche, ecc.) , visite da parte dei facilitatori, ecc.

Diffusione linee guida: interventi efficaci Sistemi di supporto decisionale Incontri educativi interattivi Visite di facilitatori Interventi integrati Una recente revisione sistematica degli interventi di formazione permanente e di miglioramento dell’appropriatezza ha identificato tre gruppi di interventi efficaci, probabilmente efficaci e inefficaci. Sono risultati efficaci i seguenti interventi Sistemi di supporto decisionale, incontri educativi iterattivi, visite di facilitatori, interventi integrati. Sono risultati non efficaci: incontri informativi tradizionali ( a tipo lezione frontale) la disseminazione delle linee guida ( la loro esistenza e la loro conoscenza non garantisce il loro utilizzo) proprio per questo è necessario che la predisposizione di linee guida sia sempre accompagnata da un programma e da strumenti che ne consentono una loro reale utilizzo. Questa è quindi un compito e una responsabilità innanzitutto, ma non solo, di chi predispone le linee guida. Bero LA, Grilli R, Grimshaw JM, Harvey E, Oxman AD, and Thomson MA. Getting researchfindings into practice: Closing the gap between research and practice: an overview of systematic reviews of interventions to promote the implementation of research findings. BMJ 1998; 317: 465-68.

Sistemi di supporto decisionale L’utilizzo di promemoria per il personale sanitario attraverso schede e flowchart è un efficace strumento di rinforzo. Tre pagine schematizzano le modalità di comportamento corrette e riportano, riassunti in una unica tabella, i dosaggi dei principali farmaci

Visite facilitatori Previste e predisposti: ceck list per le visite di facilitatori esercitazioni periodiche in ciascun setting clinico (ambulatorio vaccinale) Le visite di facilitatori (outreach visit): professionisti con training specifici incontrano nel loro setting gli operatori dando loro informazioni sull’applicazione delle linee guida

Interventi integrati Diffusione delle linee guida, Conduzione di un corso di formazione interattivo Visite di facilitatori Incontri con opinion leader per la discussione dei punti critici Esercitazioni periodiche pratiche Esercitazioni casi esemplari Diffusione line guida soggetti interessati indirettamente (es. PDF) Strategie integrate di intervento: programmi che usano due o più interventi hanno un impatto maggiore rispetto agli interventi singoli.

Medico Referente ULSS per le attività vaccinali Provvede l’acquisizione del manuale, protocolli d’intervento e schemi di posologia farmacologica Distribuisce a tutto il personale Definisce i compiti organizzativi del personale vaccinatore Predispone i vari modelli di incarichi e controlli Garantisce l’organizzazione e l’effettuazione di corsi periodici Verifica che tutto il personale sia stato addestrato Garantisce l’indirizzo e la gestione generale e omogenea

Medico Referente ULSS per le attività vaccinali Provvede all’acquisizione dei documenti di riferimento e distribuisce a tutto il personale Il referente deve accertarsi che tutto il personale vaccinatore sia a conoscenza e disponga dei documenti necessari.

LISTA DI DISTRIBUZIONE DOCUMENTI DOCUMENTO DISTRIBUITO data DESTINATARIO DATA FIRMA Utile documentare in una lista (modello). I moduli verranno distribuiti ad esempio.

Medico Referente ULSS per le attività vaccinali Ø      Definisce i compiti organizzativi del personale vaccinatore Ø      Adatta i vari modelli di incarichi, le check list e i modelli per i controlli periodici Il referente stabilisce in rapporto a figura professionale i compiti relativamente all’organizzazione. Le decisioni devono essere condivise con i superiori e con gli interessati. I modelli (o check list) sono strumenti indispensabili per garantire esecuzione completa ed omogenea su tutte le sedi vaccinali. Il modello distribuzione documenti è già stato presentato, gli altri saranno illustrati in seguito.

Medico Referente ULSS per le attività vaccinali Ø      Garantisce l’organizzazione e l’effettuazione di corsi periodici Ø      Verifica che tutto il personale sia stato addestrato E’ indispensabile oltre all’addestramento base anche un addestramento periodico. Il personale comunque difficilmente si sentirà in grado di gestire l’emergenza delle reazioni anafilattiche perché l’abilità deriva dalla consuetudine a fare una determinata cosa.

DESTINATARIO DATA FIRMA SCHEDA DI REGISTRAZIONE DELL’ADDESTRAMENTO Titolo del Corso: Argomenti trattati: Materiale consegnato: Docenti: DESTINATARIO DATA FIRMA Deve rimanere documentata l’attività svolta.

Medico responsabile di sede vaccinale Assegna gli incarichi al personale Verifica l’effettuazione corretta degli incarichi Individua le quantità di farmaci e dispositivi necessari Segnala al referente eventuali necessità Garantisce la corretta conduzione delle attività nell’ambulatorio vaccinale

Medico responsabile di sede vaccinale Assegna gli incarichi al personale E’ il medico di sede che conosce le abilità del proprio personale e decide gli incarichi. Può essere utile anche prevedere una rotazione

SCHEDA ASSEGNAZIONE INCARICO Il sottoscritto dott SCHEDA ASSEGNAZIONE INCARICO     Il sottoscritto dott. ______________________, Responsabile della sede ambulatoriale di ____________________incarica il sig. ________________ di provvedere a: Ø      controllo quadrimestrale della dotazione di pronto intervento secondo la scheda controlli Ø      di provvedere all’approvvigionamento del materiale mancante Ø      di informare tutto il personale della sede circa l’ubicazione e il funzionamento Ø      ………………………………………………   In caso di assenza sarà sostituita dal sig.__________________________________       Il Responsabile di Sede Dott.________ L’incarico deve essere formalizzato

Medico responsabile di sede vaccinale Verifica l’effettuazione corretta degli incarichi Individua le quantità di farmaci e dispositivi necessari Non basta incaricare. La documentazione della verifica può limitarsi ad una controfirma nelle schede verifiche che verranno illustrate più avanti. Il medico di sede individua altresì, per alcuni presidi, la quantotà necessaria in rapporto anche al volume di attività.

Medico responsabile di sede vaccinale Segnala al referente eventuali necessità Per rafforzare il concetto della comunicazione tra operatori

Personale sanitario addetto alle vaccinazioni (medico e infermieristico) Svolge gli incarichi assegnati Segnala eventuali necessità Partecipa alla formazione continua Viene garantito dalla “organizzazione” per gli aspetti scientifici, etici e medico legali

Lavorare in equipe!