OBIETTIVI E PROCESSI NELLA LOGISTICA DEL FARMACO a cura di Viviana Cancellieri T&C MANUALE DI RIFERIMENTO PER IL PERSONALE SANITARIO DEGLI OSPEDALI a cura di V.Cancellieri- T&C srl

dr.ssa Viviana Cancellieri Obiettivi degli slide kit Gli slide kits sono stati costruiti per essere uno strumento didattico a diposizione del Farmacista che voglia sostenere, promuovendo azioni di Formazione e l’aggiornamento sui differenti aspetti legati alla gestione complessiva del farmaco di tutto il personale, laureato e non dei Reparti e dei Servizi della propria realtà organizzativa. Gli slide kits contengono, per ogni argomento trattato, la normativa più recente di riferimento, i metodi e gli strumenti validati a livello istituzionale e internazionale ed esempi di applicazione, che sono da utilizzare come strumenti ed esercizi didattici. Nella speranza che quest’iniziativa possa essere un valido aiuto per la diffusione in tutti i professionisti sanitari delle conoscenze sulla complessa realtà della Farmacia ospedaliera e territoriale, oltre che delle competenze necessarie per agire in sicurezza, auguro a tutti Voi buon lavoro dr.ssa Viviana Cancellieri 2

Disclaimer Gli autori e redattori del sito “Farmacisti Janssen Cilag” sono Medici, Farmacisti, Ingegneri esperti di rischio clinico e di management sanitario. Quanto riportato deriva da fonti ufficiali del Ministero della Salute, dell’Agenzia italiana del Farmaco e altre fonti istituzionali e da affidabili studi scientifici, accompagnato dai relativi riferimenti bibliografici, oltre che dalla esperienza maturata dagli Autori in oltre 10 anni di formazione rivolta al personale sanitario ospedaliero e territoriale in tutta Italia. In ogni caso, le informazioni fornite, gli esempi costruiti su procedure organizzative e gestionali, sono da intendersi come di natura generale ed a scopo puramente divulgativo ed illustrativo. Gli Autori declinano ogni responsabilità riguardo a possibili errori, dimenticanze o erronee interpretazioni presenti in queste pagine. a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Cosa troviamo in questo slide Kit FARMACIA OSPEDALIERA: MISSION E SUA ORGANIZZAZIONE PER AREE DI ATTIVITÀ LOGISTICA: OBIETTIVI E PROCESSI STRATEGICI E OPERATIVI processi di pianificazione gestione farmaco e gestione scorte processi di acquisizione farmaci processi di gestione del magazzino processi di preparazione farmaci processi di gestione farmaco in reparto - processi trasversali per il mantenimento della “salute logistica” a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Mission della Farmacia Ospedaliera Sperimentare e implementare modelli e strategie atte alla razionalizzazione e ottimizzazione dell’uso delle risorse in ambito di spesa farmaceutica Potenziare il coinvolgimento di tutti gli operatori sanitari Sperimentare e verificare la fattibilità di modelli integrati H/T in materia di appropriatezza prescrittiva e contenimento della spesa farmaceutica Identificare Pianificare Organizzare Gestire la propria rete di processi e interfacce (medici, tecnici, infermieri, ausiliari). a cura di V.Cancellieri- T&C srl

galenica tradizionale Funzioni tradizionali gestione prontuario e repertorio reintegro armadi farmaceutici informazione sul prodotto farmaceutico produzione galenica tradizionale approvvigionamento e stoccaggio a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Vigilanza FUNZIONI INNOVATIVE richieste alla F.O. Pianificazione e controllo dei farmaci Informa- tizzazione della logistica Galenica clinica Allestimento terapie personalizzate compounding dosi unitarie dosi pediatriche farmaci orfani Budget- Farmaco economia Controllo Qualità Supporto in fase di dimissione Sperimentazioni cliniche Farmaco- e Dispositivo vigilanza epidemiologia Informazione Dispensazione del prodotto farmaceutico Approvvigio namento e logistica Produzione galenica tradizionale Gestione prontuario e repertorio Vigilanza 7

Organizzazione della farmacia ospedaliera per aree di lavoro 1 U.O. FARMACIA INFORMAZIONE DELLA AREA sull’uso dei farmaci e documentazione informazione Centro di alle unità operative Consulenza e per la terapia supporto relative ai prodotti gestiti Informazione sulle norme di sicurezza APPROVVIGIO NAMENTI Documentazione Elaborazione per gli acquisti tecnica Approvvigionamento gestiti in transito dei materiali gestiti a scorta DELLA LOGISTICA Gestione dei depositi materiali ai centri di costo Distribuzione nate (RSA, carceri ecc) e strutture convenzio- Distribuzione diretta a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Organizzazione per aree di lavoro 2 FARMACIA PRODUZIONE GALENICA AREA DELLA magistrali e officinali Produzione galenici Allestimento miscele nutrizionali e antiblastici Soluzioni sterili farmaci orfani Produzione e sperimentali personalizzate Formulazioni AREA PER IL DI GESTIONE CONTROLLO Gestione di procedure per la contabilità analitica Predisposizione sistema di reporting per produzione farmaci dei consumi e dei costi dei centri di costo Analisi periodiche AREA DELLA VIGILANZA Controlli sui materiali gestiti Controlli su Gestione dei Farmaci in reparto Gestione Procedure di recall Gestione Farmaci in sperimentazione clinica a cura di V.Cancellieri- T&C srl

La “salute logistica” Significa la capacità di gestione coordinata della interfaccia tra: - medico prescrittore - logistica del farmaco - preparazione e distribuzione ai reparti della terapia/farmaco per paziente - somministrazione delle terapie Salute logistica: interfaccia tra processi di logistica, strumenti e risk management. L.Giuliani Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” ARSS Veneto: Governo del Farmaco elementi organizzativi e tecnologie. Pensiero Scientifico ed. 2009 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Obiettivi della gestione logistica per le strutture sanitarie Razionalizzazione della spesa sanitaria Riduzione scorte Riduzione costi di gestione Ottimizzazione delle risorse disponibili Contenimento dei rischi Prevenzione errori di somministrazione Monitoraggio in tempo reale delle terapie Rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario Rinaldi M. Cure virtuose nell’armadio. Il Sole 24 ore Sanità, 20-26 Novembre 2007, pag. 30. M.E.Amalfitano, L.Martelli, A.Racca, M. Rinaldi, F.Venturini “GESTIONE DEI MEDICINALI IN OSPEDALE ATTRAVERSO L’USO DELLETECNOLOGIE: ANALISI DELLA SITUAZIONE ESISTENTE E PROPOSTE OPERATIVE”. Documento SIFO giugno 2008 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Gestione delle scorte: le migliori pratiche possibili Gestione del magazzino, approvvigionamento e distribuzione presso un’unica struttura al servizio di diverse unità di cura ospedaliere e/o territoriali (ad esempio, magazzino di area vasta). Gestione unificata dei dati di codifica, inventario, pianificazione e movimentazione dei prodotti farmaceutici ed economali. Unificazione dei processi di richiesta, ripristino scorte ed evasione ordini tra le diverse strutture di cura e la Farmacia. ARSS Veneto: Governo del Farmaco elementi organizzativi e tecnologie. Pensiero Scientifico ed. 2009 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Logistica del farmaco: punti chiave Obiettivo tracciabilità Controllo in tempo reale dei farmaci disponibili in farmacia, laboratori e reparti ospedalieri, per confezione o dose singola. Obiettivo monitoraggio del fabbisogno Determinazione del fabbisogno puntuale e delle modalità d’utilizzo dei farmaci in reparto, tramite la gestione informatizzata del ciclo terapia-prescrizione- somministrazione. Obiettivo tracciabilità farmaco - paziente Verifica dell’associazione farmaco-paziente in fase di somministrazione e movimentazione dei farmaci. L.Giuliani Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera. Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” 2009 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Cosa gestisce la Farmacia Logistica del farmaco Gestione delle scorte Farmaci e Beni magazzini fornitori Reparti e pazienti L.Giuliani . Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera. Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” 2009 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processo di pianificazione degli acquisti Calcolo dei fabbisogni per il ripristino delle scorte e creazione di proposte di ordini, in base sulla situazione corrente dello stock, alle richieste in essere, alle previsioni e a eventuali forzature Proposte di ordini bilanciate su domanda reale e previsionale Rispetto di vincoli su tempi (calendari di spedizione e di ricezione), scadenze, lotti, listini fornitori, ordini multi-prodotto a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processi di pianificazione delle domanda e degli acquisti Pianificazione della domanda Calcolo di previsioni elaborate in base ai dati storici di consumo, alle giacenze attuali e agli ordini in essere, finalizzate a ridurre gli immobilizzi . Previsione garantendo al tempo stesso la disponibilità per far fronte alla domanda effettiva. Strumenti:Report di consumo, (trend, stagionalità, frequenze di consumo). Raccolta informazioni dal bacino di utenti (forzature, eventi non previsti, budget assegnato ai reparti) Pianificazione delle scorte Calcolo dei livelli ottimali di scorte per ciascun prodotto nei vari punti della rete distributiva, ottimizzando costi e livelli di servizio per gli utilizzatori finali. In base alle previsioni e agli obiettivi economici stabiliti, viene stimata la disponibilità richiesta a magazzino per far fronte alla domanda. Analisi quantitativa della relazione del costo delle scorte e livello di servizio per definire la politica di approvvigionamento del magazzino e dei punti di consumo a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processi operativi interni alla Farmacia Organizzazione consegne Invio richieste a fornitori in base a scadenze e livello scorte, solleciti, preparazione per il ricevimento Integrazione con fornitori Organizzazione spedizioni Raccolta richieste da unità ospedaliere Conferma, gestione urgenze, preparazione per la spedizione Collegamento con i sistemi clinici per il riordino Ricevimento Verifica quantitativa, controllo documentazione,verifica qualitativa, scarico ordine, carico a magazzino Preparazione merce, scarico magazzino, preparazione documenti, gestione ritiro merce, gestione urgenze Spedizione a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processo gestione magazzino Riordino Gestione delle richieste di beni e farmaci, a partire dal catalogo aziendale/di area vasta o richieste di beni non a catalogo. Le richieste sono soggette a un iter di validazione interno, definito sulla base della competenza del soggetto validatore (ad esempio l’ acquisizione di farmaci è validata dal farmacista ospedaliero) Strumenti: Matrice dei vincoli, stabilita in base alla classe merceologica, al centro di costo richiedente, alla quantità, all’importo Ricevimento Gestione di carichi, scarichi, giacenze, riordini,sulla base di politiche predefinite in base al materiale e al singolo reparto richiedente Strumenti:Tecniche generalizzate di gestione magazzini a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processi per la gestione delle scorte: gestione fisica del magazzino Gestione Fisica Magazzino - inventario movimentazione interna - etichettatura - gestione locazioni - gestione scadenze - abbassamenti di stock - visibilità scorte sull’intera rete logistica (magazzini centrali e periferici dell’ospedale, reparti) a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processi di preparazione del farmaco Gestione dei dati tecnici di composizione dei farmaci e del processo produttivo, con gestione dei residui e degli scarti Integrazione con sistema clinico per presa in carico delle terapie Controllo produzione Gestione delle preparazioni in base a calendario delle terapie. Movimentazione dei componenti e attrezzature in laboratorio Scarico automatico delle quantità di componenti al rilascio del prodotto Stoccaggio Confezionamento delle preparazioni in packaging adeguato Stoccaggio delle preparazioni in ambienti idonei (esempio: gas, esplosivi, farmaci ad alto rischio) a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processi di gestione del farmaco in reparto Movimentazione Registrazione dei movimenti e delle giacenze per qualsiasi locazione gestita nell’ ambito del processo logistico/produttivo (armadi di reparto, aree di lavoro, carrelli) Sistemi per multi-magazzino /presidio Sistema integrato con i magazzini di reparto e di area vasta, al fine di visualizzare i livelli di scorta complessivi costantemente aggiornati Somministrazione/consumo Integrazione delle terapie con liste di prelievo per la tracciabilità dei movimenti di farmaci Controllo della corrispondenza farmaco/terapia Scarico automatico dei farmaci consumati all’atto della somministrazione smaltimento Gestione dei contenitori e degli scarti di lavorazione. Gestione delle procedure di smaltimento in funzione delle tipologie di materiali e dei trattamenti richiesti Tecniche per l’ identificazione dei contenitori e il controllo a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processi trasversali alla logistica Supporto alla definizione della certificazione della qualità dei processi della Farmacia Definizione dei processi di certificazione della qualità, dall’ acquisizione del farmaco fino al suo smaltimento, con particolare attenzione alla gestione dei rischi clinico e chimico, consentendo un risparmio sulle polizze assicurative Gestione del rischio chimico Utilizzo di particolari dispositivi in fase di diluizione per garantire il personale da rischi di contaminazione Gestione del rischio clinico Durante tutti i processi operativi identificati (dalla prescrizione, alla diluizione, alla somministrazione) è fondamentale verificare che: I farmaci vengano prescritti nel modo corretto (principi attivi, ancillari, dosi, ordine di somministrazione, tempi) e vengano attribuiti al paziente corretto La preparazione dei boli deve avvenire in base alle indicazioni di prescrizione I farmaci devono essere somministrati al paziente corretto, nell’ ordine stabilito e con le modalità prescritte. L.Giuliani “Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera” Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” 2009 a cura di V.Cancellieri- T&C srl