52° Convegno Nazionale di Studio degli Economi di Comunità “CONTROLLO DI GESTIONE E MONITORAGGIO DELL’ATTIVITA’. INDICATORI GESTIONALI” Dr. ssa ROMINA REGOLI Roma, 24-26 Ottobre 2012

OBIETTIVI DELL’INCONTRO Acquisire spunti di riflessione sul controllo di gestione nella fase ordinaria e in fase di riorganizzazione delle opere. Interpretazione del proprio ruolo e la propria dimensione oggi. Dr.ssa Romina REGOLI

Potremmo partire da qui: STRATEGIE PIANIFICAZIONE Modificazione delle strategie revisione piano REPORTING E CONTROLLO BUDGETING Revisione budget Azioni correttive AZIONE E MISURAZIONE Dr.ssa Romina REGOLI

Potremmo partire da qui: Modificazione delle strategie PIANIFICAZIONE Modificazione delle strategie revisione piano REPORTING E CONTROLLO BUDGETING Revisione budget Azioni correttive AZIONE E MISURAZIONE Dr.ssa Romina REGOLI

Il tempo che viviamo ci chiede di guardare oltre o forse, di guardare indietro! … o forse, di GESTIRE? Dr.ssa Romina REGOLI

ECONOMIA GESTIONALE e VITA RELIGIOSA Il tema gestionale è stato poco popolare tra i religiosi e, tuttavia, non può essere estraneo alla Vita Consacrata; esso vi deve occupare il giusto posto. Sono molte le ripercussioni che esso ha nella missione delle congregazioni; la missione non può prescindere dalla gestione delle opere; l’economia la finanza non possono prescindere dalla GESTIONE. . Dr.ssa Romina REGOLI

Pertanto deve essere un’economia solidale, sana. L’ECONOMIA che intendiamo noi, deve essere un’ economia al servizio della missione. Pertanto deve essere un’economia solidale, sana. Dr.ssa Romina REGOLI

GESTIONE, professionalità e Vangelo. Un’opera professionalmente ben gestita può permettere  di ”Avere” per ”Dare” e di ”Avere” per ”Portare avanti” la missione del gruppo religioso. Solo così diventa possibile la solidarietà, una solidarietà accurata ed operativa. Nel Vangelo troviamo importanti criteri che non sono affatto contrari a una buona amministrazione, ma bensì offrono alla stessa orizzonti nuovi. Dr.ssa Romina REGOLI

GESTIRE Dr.ssa Romina REGOLI

DEFINIAMO LA GESTIONE “ATTIVITA’ OPPORTUNAMENTE SVOLTA VERSO IL CONSEGUIMENTO DI UN CERTO RISULTATO DESIDERATO, OVVERO ATTIVITA’ SVOLTA DA TUTTI COLORO CHE SONO PREPOSTI O CHE SONO CAPACI DI AGIRE IN MODO CONGRUENTE E CONSEGUENZIALE PER IL CONSEGUIMENTO DEGLI OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE” Dr.ssa Romina REGOLI

CONCETTO DI RUOLO ORGANIZZATIVO LO SPAZIO DI ATTIVITA’ AFFIDATO AD UNA PERSONA CHE OCCUPA UNA DETERMINATA POSIZIONE ALL’INTERNO DEL SISTEMA ORGANIZZATIVO E DEFINITO DA UN OBIETTIVO FONDAMENTALE. AREA INNOVATIVA PER SPAZIO SI INTENDE UN INSIEME DI AREE AREA DISCREZIONALE Obiettivo fondamentale AREA PRESCRITTA Dr.ssa Romina REGOLI

Il ”GESTORE” IL RUOLO DEL …GESTORE (O CONGREGAZIONE?) individua Le risorse impegna È colui che e coordina al fine del conseguimento di obiettivi, costi e tempi STABILITI Dr.ssa Romina REGOLI

Il “GESTORE” possiede CONOSCENZE TECNICHE CAPACITA’ GESTIONALI Indispensabili per la comprensione e conduzione delle attività del progetto CAPACITA’ GESTIONALI Per affrontare le complessità tipiche di ogni progetto

Le capacità gestionali servono in particolare per: IMPOSTARE UN’ATTIVITA’, UN’OPERA pianificando le tante variabili e controllando lo stato di avanzamento dei lavori fino alla conclusione; INTUIRE e ANTICIPARE LE RICHIESTE DEL MERCATO E DEI CLIENTI (OSPITI); INTUIRE e ANTICIPARE LE PROBLEMATICHE tecniche insite nella GESTIONE; COORDINARE LE RISORSE che sono tante ed eterogenee; COMPORTARSI DA LEADER; PRENDERE DECISIONI E RISOLVERE naturali CONFLITTI che possono sorgere.

CHI GESTISCE HA DELLE DIFFICOLTA’: Complessità della gestione delle varie opere Rischi (gestionali, finanziari, economici) Ristrutturazione organizzativa (flessibilità) Pianificazione e stima preventiva di prezzi Dr.ssa Romina REGOLI

CHI GESTISCE DEVE PIANIFICARE! COS’E’ LA PIANIFICAZIONE? PIAFINIFICAZIONE CHI GESTISCE DEVE PIANIFICARE! COS’E’ LA PIANIFICAZIONE? E’ IL LAVORO DI TRADUZIONE DEGLI OBIETTIVI INDIVIDUATI NELLA FASE DI PIANIFICAZIONE IN UNA STRUTTURA ORGANIZZATA IN MODO TALE DA CONSENTIRNE IL RAGGIUNGIMENTO. (Reperimento risorse- azioni da compiere – loro sequenzialità anche temporale – attribuzione di ruoli, responsabilità competenze) Dr.ssa Romina REGOLI

MATRICE DI RESPONSABILITA’ Rappresentazioni Temporali IL PIANO DI GESTIONE: STRUTTURA 1.OBIETTIVI DELLA GESTIONE Cosa deve essere fatto 2.ATTIVITA’ DA SVOLGERE Come deve essere fatto 3. COMPETENZE NECESSARIE Quali conoscenze, capacità 4.DEFINIZIONE ED ASSEGNAZIONE Chi lo deve fare 5.SCHEDULING DELLA GESTIONE Quando si deve fare 6.DEFINIZIONE ED ASSEGNAZIONE RISORSE ECONOMICHE DEL GESTIONE Quanto costa 7.SISTEMA DI CONTROLLO Come verificare 8.PUNTI DI ATTENZIONE E MODALITA’ DI RISOLUZIONE DEI PROBLEMI Quali fattori di rischio MATRICE DEGLI OBIETTIVI E DELLE ATTIVITA’ MATRICE DI RESPONSABILITA’ Rappresentazioni Temporali Tecniche e sistemi di supporto BUDGET DI GESTIONE SISTEMA DI REPORTING SISTEMA INFORMATIVO 17 Dr.ssa Romina REGOLI

CHI GESTISCE DEVE CONTROLLARE! CONTROLLI ED INDICI DI MONITORAGGIO PIAFINIFICAZIONE CHI GESTISCE DEVE CONTROLLARE! CONTROLLI ED INDICI DI MONITORAGGIO Dr.ssa Romina REGOLI

Controlli interni ed esterni I Sistemi di Controllo Il controllo interno I controlli esterni Collegio dei revisori Collegio sindacale Società di revisione Controllo manageriale Controllo strategico Controllo Gestionale Dr.ssa Romina REGOLI

I CONTROLLI GESTIONALI Devono puntare alla “verifica del grado di continuità GESTIONALE”. In questa prospettiva assumono significato e valore ANCHE le tradizionali verifiche: - di cassa (e delle altre attività finanziarie) DUNQUE STIAMO PARLANDO DI CONTROLLI - gestionali finalizzati a verificare l’esistenza e la sussistenza del patrimonio - organizzativi con particolare riferimento all’analisi del sistema di controllo interno. Dr.ssa Romina REGOLI

Controllo organizzativo Complesso di strumenti volti ad influenzare il comportamento dei soggetti che operano all’interno della organizzazione Sistemi di ricompensa/punizione; carriera, remunerazione, formazione Formali Informali Strumenti Variabili soft: Cultura, valori conoscenza, meccanismi di apprendimento Controllo amministrativo (rispetto regole, procedure) Controllo sociale (tramite gruppi informali) Controllo individuale Dr.ssa Romina REGOLI

Definizione di controllo interno Il controllo interno è un processo, svolto dalle diverse responsabilità “INTERNE” della struttura / istituzione, che si prefigge di fornire una ragionevole sicurezza sulla realizzazione degli obiettivi rientranti nelle seguenti categorie: efficacia ed efficienza della gestione; attendibilità delle informazioni di bilancio; conformità alle leggi e ai regolamenti in vigore. Dr.ssa Romina REGOLI

Commento alla definizione Dunque, il controllo interno è: un processo: un mezzo mirato ad un fine e non un fine per se stesso; svolto da persone volto a dare una ragionevole sicurezza (non assoluta) raggiungere gli obiettivi (o che si è in linea) Dr.ssa Romina REGOLI

La storia del controllo La fase iniziale… Controlli perchè? Sembrano necessari... E ciò senza particolari valutazioni. Sembra Che operare più controlli sia meglio che farne meno. I responsabili Della attività seguono il “business” altri i controlli Il “governo del controllo” ossia la ...perchè governo? Perchè abbiamo obiettivi da presidiare cui condurre L’organizzazione, perchè dobbiamo massimizzare l’efficacia E l’efficienza e conoscere i costi, perchè dobbiamo Garantire responsabilità e trasparenza ai vari portatori d’interessi Il “governo del rischio” Il “governo del rischio sostenibile” Dr.ssa Romina REGOLI

IL GOVERNO DEI RISCHI RISCHI INCERTEZZA La sopravvivenza di un’organizzazione è assicurata dalla sua capacità di creare valore per i portatori di interesse (stakeholder). Tutte le organizzazioni devono affrontare eventi incerti e la sfida di chi ha la responsabilità della conduzione è di determinare il “quantum” di incertezza accettabile per creare il valore. RISCHI VALORE INCERTEZZA OPPORTUNITA’ VALORE Dr.ssa Romina REGOLI

Un’opportunità da poter e saper sfruttare L’EVOLUZIONE DEL MODELLO: dai controlli al modello dei rischi Un’opportunità da poter e saper sfruttare La consapevolezza del “rischio” comporta la necessità di evoluzione da un modello orientato alla effettuazione dei controlli previsti dalle discipline di riferimento (controlli contabili, fiscali, giuridici …), ad un approccio finalizzato al governo dei rischi, in cui i controlli assumono un ruolo strumentale alla prevenzione dei rischi medesimi. Dr.ssa Romina REGOLI

Un mondo di controlli Codice di Autodisciplina Mifid, Basilea II, Funzione Compliance 2. D.lgs. 231/01 3. L. 262/02 Modelli organizzativi normativa di settore Vari ambiti: reati societari, market abuse, riciclaggio, sicurezza di lavoro, PA… Qualità, Sicurezza (D.Lgs 81/08), Controllo di gestione Affidabilità del reporting finanziario Disposizioni del settore bancario e finanziario Codice di Autodisciplina Borsa Italiana Corporate governance società quotate le principali… Dr.ssa Romina REGOLI

Un mondo di “controlli” Accreditamento e Joint Commision 2. Revisore esterno 3. Auditing di Qualità Standard internazionali Affidabilità dell’informativa societaria Corretta tenuta della contabilità Rispetto delle condizioni di “cittadinanza” Coerenza con le procedure di qualità Coerenza con i requisiti di funzionamento organizzativi e strutturali Collegio Sindacale Adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile le principali… Dr.ssa Romina REGOLI

Un mondo di “controlli” Verifiche “ispettive” 2. Progetti ONG MAE 3. Progetti FSE Authority Certificazione dell’inerenza della spesa …… Controlli della pubblica amministrazione Bilancio delle ONLUS Relazione di uno o più revisori le principali… Dr.ssa Romina REGOLI

Gli EFFETTI Proliferare di funzioni di controllo con diversi approcci Molteplici modelli di valutazione del Sistema di Controllo sia interno che esterno Carenza di coordinamento tra i diversi attori Dr.ssa Romina REGOLI

I rischi Efficienza Efficacia dell’azione di governance Oneri complessivi della gestione del sistema superiori ai benefici ottenuti in termini di contenimento dei rischi Copertura parziale o frammentata dei rischi Dr.ssa Romina REGOLI

Sistema di Controllo Interno Visione integrata Controllo di qualità Controllo Organizzazione Responsabile, Gestore Comitato per il Controllo Interno Organismo di Vigilanza Sistema di Controllo Interno Collegio Sindacale Società di revisione Risk Management Internal Auditing Dr.ssa Romina REGOLI

Conseguenze organizzative Maggiore integrazione nel senso di “convergenza parallela” tra strutture dedicate ad attività conseguenziali (compliance – internal auditing) Migliore dialogo e coordinamento tra gestori delle attività e gestori del rischio Creazione di uno STAFF UN TEAM DI FIDUCIA dove “OGNUNO FACCIA IL SUO E SECONDO LE REALI COMPETENZE” Dr.ssa Romina REGOLI

Progettare il “sistema” Politiche di Rischio Obiettivi di controllo Tempestività, costo/beneficio, affidabilità delle informazioni, qualità, prevenzione illeciti Adeguatezza Piano Funzionamento Efficienza Reattività Robustezza Pertinenza agli obiettivi Verifiche di anomalia Disponibilità risorse Verifiche conformità al piano Danno Costi del controllo Costi di risoluzione Dr.ssa Romina REGOLI

Elementi di valutazione… L'analisi e la valutazione del Sistema di controllo interno presuppone quindi di poter dare una risposta alle seguenti domande: esiste un sistema ufficiale di riferimento all'interno dell’ente? (regolamenti, direttive consolidate,procedure scritte,ecc.) il funzionamento effettivo segue le regole? Quali deviazioni e per quali motivi? le regole, nel loro complesso, sono in grado di garantire un adeguato controllo interno? Quali elementi di debolezza e di forza sono stati riscontrati (elementi di SWOT Analysis)

Tipologie di controlli Dr.ssa Romina REGOLI

Possibili esemplificazioni CONTROLLI GENERALI sulla STRUTTURA ORGANIZZATIVA

CONTROLLI GENERALI sulla PROTEZIONE DEI BENI Dr.ssa Romina REGOLI

Controlli sulla gestione Per attuare una efficace attività di controllo di gestione è fondamentale disporre di dati ed informazioni utili a monitorare le prestazioni del contesto “controllato”. Questi dati ed informazioni, per lo più di carattere contabile ed analitico, verranno aggregati in indici e rapporti che permettono la creazione di un “cruscotto di monitoraggio” da cui acquisire riscontri ed evidenze sull’effettivo andamento della gestione dell’opera. Dr.ssa Romina REGOLI

Controlli sulla gestione Se consideriamo, ad esempio, la gestione di una casa per ferie, i dati fondamentali da rendere disponibili per le successive analisi e aggregazioni potrebbero essere: Entrate e uscite (flussi finanziari attuali e futuri) Dettaglio dei costi mensili (utenze, biancheria, tovagliato, alimenti - divisi per pasti e colazioni, materiali pulizie e cortesia, materiali vari, manutenzione, etc.) Dettaglio dei costi del personale (distinti per reparto /centro di costo) Dettaglio dei ricavi (distinti per vendita camere e pasti erogati) Dettaglio delle prenotazioni già confermate e loro importo Numero di presenze Dr.ssa Romina REGOLI

Controlli sulla gestione Numero di camere Numero di pasti erogati Numero di offerte effettuate sul web Statistiche accesso sito web Numero di indirizzi e-mail acquisiti dagli ospiti con autorizzazione privacy Riscontri degli ospiti sulla soddisfazione e gradimento e segnalazioni Etc. Dr.ssa Romina REGOLI

Controlli sulla gestione Aggregando i dati in funzione degli aspetti che maggiormente si vuol tenere sotto controllo, è possibile strutturare, ad esempio su base mensile, i seguenti strumenti di monitoraggio: Cash flow previsionale: inteso come la differenza tra le entrate e le uscite monetarie previste per un determinato periodo Forecast: fatturato previsto per il periodo futuro sulla base delle prenotazioni già confermate. Andamento fatturato su budget: rapporto % di conseguimento dell’obiettivo di fatturato prefissato Andamento costi su budget: rapporto % di conseguimento dell’obiettivo riduzione/mantenimento dei costi in rapporto al fatturato di periodo Saturazione: rapporto % tra camere occupate e disponibili Ristorazione: rapporto % tra pasti erogati e ospiti presenti Dr.ssa Romina REGOLI

Controlli sulla gestione Costo pasto: rapporto tra costo ristorazione (alimenti, utenze, personale) e numero di pasti erogati; Costo presenza: rapporto tra costi riferiti a singola presenza (biancheria, prodotti colazioni, materiale cortesia, pulizie, costi generali) e numero presenze periodo; Costo camera: rapporto tra costi riferiti a singola camera (biancheria, prodotti colazioni, materiale cortesia, pulizie, costi generali) e numero camere vendute nel periodo; Ricavo medio per camera: rapporto tra ricavi da vendita camera e numero di camere vendute; Dr.ssa Romina REGOLI

Controlli sulla gestione Andamento costo per tipologia di acquisto: confronto mensile dei costi riferiti alle diverse tipologie di acquisto (alimenti, materiale pulizia e cortesia, utenze, manutenzione, servizi, etc.) L’analisi continua di tali rapporti ed indici consente un controllo sistematico sulla gestione della struttura dando ai Responsabili della Casa la possibilità di implementare tutte le azioni necessarie per correggere eventuali scostamenti rispetto ai parametri ed obiettivi gestionali stabiliti all’inizio dell’anno. Dr.ssa Romina REGOLI

Ci salva LA PROVVIDENZA! La Crisi? Ci salva LA PROVVIDENZA! Dr.ssa Romina REGOLI

QUANTO SPAZIO DIAMO ALLA PROVVIDENZA NELLA NOSTRA VITA E NELLE NOSTRE OPERE? Dr.ssa Romina REGOLI

La prima Provvidenza è il nostro lavoro. L’affidamento alla Provvidenza non ci esime da un nostro impegno produttivo. Noi dobbiamo IMPEGNARCI ma non PREOCCUPARCI. Dr.ssa Romina REGOLI

Ogni Fondatore ha saputo ben coniugare la fiducia nella Provvidenza e impegno operativo. I poveri, maestri per noi, ci insegnano a vivere con fiducia nella Provvidenza. Dr.ssa Romina REGOLI

Proviamo a definirla: La Provvidenza è l’impegno a collaborare con l’azione provvidente di Dio, di tale collaborazione fa parte anche una accurata gestione dei beni affidati. Dr.ssa Romina REGOLI

CONCLUSIONI Per questo la responsabilità è ancora più grande, per questo è importante GESTIRE ed ATTUARE UN CONTROLLO DI GESTIONE PUNTUALE SU OGNI OPERA … … perché Dr.ssa Romina REGOLI

Grazie per l’attenzione. … perché il mondo è la sfida del cristiano Grazie per l’attenzione. Dr.ssa Romina REGOLI