Mercurio, il modello trentino di eprocurement - innovazione a favore del territorio -

Informatica Trentina – La Società Costituita nel 1983 su iniziativa della Provincia Autonoma di Trento e di altri Enti pubblici del Trentino. LA COMPAGINE AZIONARIA ALCUNI DATI al 31/12/2007: Valore della Produzione: oltre 46 milioni di Euro Numero dipendenti: 273 51,366% PAT 39,710% Tecnofin Spa 1,720% Regione Autonoma Trentino-AltoAdige 1,243% Comune di Trento 1,243% C.C.I.A.A. di Trento 0,393% Comune di Rovereto 4,323% suddiviso in parti uguali tra gli 11 Comprensori. OGGETTO SOCIALE: gestione del Sistema Informativo Elettronico Provinciale e progettazione, sviluppo e realizzazione di altri interventi affidati dalla Provincia Autonoma di Trento ai sensi della L.P. 6 maggio 1980, nr. 10 o comunque previsti da altre leggi provinciali.

Informatica Trentina – La Missione Informatica Trentina è diventata oggi strumento di sistema per il settore pubblico provinciale per fornire soluzioni globali nel campo dell’informatica e delle telecomunicazioni (I.C.T. - Information & Communication Technology). Siamo quindi il punto di riferimento delle Amministrazioni e degli Enti del territorio trentino come: strumento di sistema, in quanto concorriamo allo sviluppo del sistema trentino per la diffusione delle nuove tecnologie dell’informazione e delle telecomunicazioni nel settore pubblico; strumento di innovazione, in quanto definiamo progetti di innovazione tecnologica per l’ammodernamento della Pubblica Amministrazione; strumento di cooperazione con le imprese ICT del settore economico locale, per favorire la collaborazione e la crescita dei rapporti con le Aziende del territorio.

Informatica Trentina – I Servizi I principali servizi erogati dalla Società nei confronti della PAT: GESTIONE Servizi di SUPPORTO APPLICATIVO Esercizio SERVER CENTRALIZZATI (250 server) Servizi sui CLIENT E SU SERVER DECENTRALIZZATI (oltre 10.500 PC) Servizi di TELECOMUNICAZIONE (oltre 1.100 uffici collegati) Servizi di CUSTOMER SERVICE DESK ( CSD – circa 150.000 contatti/anno) SVILUPPO SVILUPPO E MANUTENZIONE DI SOFTWARE APPLICATIVO Servizi professionali di CONSULENZA Servizi professionali TECNICI Servizi professionali di SUPPORTO Servizi professionali di FORMAZIONE CUSTOMER SERVICE DESK punto di riferimento degli utenti per tutte le esigenze connesse alla fruizione dei servizi. Gestiti 150.000 contatti all’anno in entrata ed in uscita per tutti i clienti (Provincia Autonoma di Trento, APSS, Comuni, ecc.) di cui 130.000 in entrata e 20.000 in uscita. Tempo medio di risposta inferiore a 12 secondi. Oltre il 40% delle richieste di assistenza tecnica viene risolto al primo contatto. Desktop/Fleet Management per la gestione completa dei posti di lavoro (ivi compreso il noleggio operativo) operando sia presso la sede del cliente che da remoto con il supporto di una specifica infrastruttura tecnologica 6.032 pc per la Provincia Autonoma di Trento (con Biblioteche e Scuole dell’obbligo) e 4.497 pc per APSS ed altri Enti Data Center 250 server a supporto di soluzioni gestionali e sofisticate applicazioni del mondo web per il collegamento in rete tramite TELPAT di oltre 1.100 uffici degli Enti del territorio (di cui 319 della PAT, 248 dell’APSS medici di base compresi, 116 delle Scuole, 141 Biblioteche, 12 sedi dell'Agenzia del Lavoro, 12 APT di ambito, 13 Comunità di Valle, 223 Comuni, 27 sedi del Catasto e Libro Fondiario, 31 Sedi dell'Università di Trento, 2 sedi della Regione Autonoma Trentino-Alto Adige, l'Istituto Agrario di S. Michele, l'Opera Universitaria,la Fondazione Bruno Kessler) e di oltre 100 siti web Le sedi interconnesse in fibra ottica ad oggi sono: la sede di Informatica Trentina, 11 Ospedali e 45 Comuni grazie al Progetto Banda Larga CABLA, ulteriori 18 sedi PAT nella città di Trento tra cui il Comune di Trento, 14 Sedi dell'Università di Trento, la sede dell'Opera Universitaria, Istituto Agrario di San Michele, la Fondazione Bruno Kessler

Gli utenti del sistema Il Sistema Pubblico Trentino Poco più di 500.000 abitanti ed un sistema pubblico esteso ed articolato PROVINCIA ENTI FUNZIONALI: n° 14 AGENZIE: n° 8 ISTITUZIONI SCOLASTICHE: n° 79 ENTI PUBBLICI ECONOMICI: n° 1 FONDAZIONI: n° 3 (più altre minori) SOCIETA’ CONTROLLATE: n° 10 SOCIETA’ CON PARTECIPAZIONE MINORITARIA: n° 9 ENTI LOCALI: n° 223 (di cui 123 con meno di 1000 abitanti)

Il progetto di e-Procurement L’e-Procurement indica un’insieme di strategie d’acquisto abbinate a strumenti tecnologici, aspetti procedurali e organizzativi che consentono l’acquisizione di beni e servizi on-line, sfruttando le possibilità offerte da Internet Tecnologie Strategie di acquisto L’e-procurement rappresenta un approccio innovativo nella gestione degli acquisti. Consiste in un insieme di strategie di acquisto con impatti con impatti sugli aspetti: di Tecnologia: riguardo alle tecnologie abilitanti e cioè agli strumenti tecnologici che permettono l’applicazione/esecuzione delle strategie di acquisto; di Organizzazione: poiché il contenuto innovativo dell’e-procurement richiede cambiamenti di tipo organizzativo all’interno delle strutture deputate agli acquisti perché sono necessari nuovi skills/competenze/responsabilità e un diverso posizionamento; di Processo: poiché i cambiamenti organizzativi richiedono il disegno di nuovi processi di acquisto coerenti con i cambiamenti di tipo organizzativo. Occorre sottolineare che l’implementazione dell’ e-procurement è soprattutto gestione del cambiamento culturale e dei processi prima che un problema di tecnologia. Infatti le esperienze condotte relativamente all’adozione dell’e-procurement mostrano che i problemi principalmente riscontrati sono di: Atteggiamento: Come posso superare i malintesi e l’inerzia delle organizzazioni rispetto all’uso delle soluzioni di e-sourcing / e-procurement? Competenze: Quali sono le nuove competenze e capacità richieste e come posso assicurarmi che il team le consegua? Pianificazione: Quale è il miglior piano di introduzione e come controllo l’implementazione ed il successo delle iniziative Organizzazione Processi

Gli strumenti di e-Procurement Processo di e-Procurement Analisi della Spesa Strategia di acquisto Logistica e Contabilità Monitoraggio della spesa e dei fornitori Quanto acquistare Come e cosa acquistare Produrre/comprare Prioritizzazioni Scelta dei modi Aggregazioni Benchmark Misurazioni Interventi di miglioramento Ricevimento Magazzini Pagamento … Selezione e Negoziazione Gestione degli ordini Chi invitare Dinamica di negoziazione Quanto pagare Quando e come acquistare Richieste, approvazioni Emissione ordini Strumenti di eProcurement FOCUS della tecnologia Sistemi di supporto ERP Sistemi transazionali Attività prevalentemente manuali o con strumenti di office automation Data warehouse Gli strumenti di eProcurement sono delle tecnologie sostanzialmente a supporto della parte transazionale. Nell’ambito di un processo di sourcing gli strumenti di e-procurement permettono di velocizzare e automatizzare le fasi relative a: Selezione del fornitore e Negoziazione (cioè chi invitare ad una gara o con chi procedere ad una negoziazione); Gestione degli ordini (cioè velocizzazione delle fasi di Emissione delle Richieste di Acquisto, Approvazione interna e Emissione degli ordini); Logistica e Contabilità (cioè automatizzazione delle attività legate all’entrata merci; Gestione/Aggiornamento magazzino; Aggiornamento piano Pagamenti ecc) Tali tecnologie, quindi, permettono di conseguire una numerosa serie di obiettivi: Ridurre in modo significativo i tempi di negoziazione Liberare le risorse per le attività di marketing di acquisto Ampliare il mercato dei fornitori Gestire processi di pre-qualifica e qualifica in modo rigoroso ed efficiente Disporre di un data base di fornitori omologati e “misurati” sulle performance Realizzare risparmi sugli acquisti Diffondere l’utilizzo di tecnologie per contenere la soggettività nelle decisioni. Promuovere la collaborazione tra le varie funzioni coinvolte nel processo di acquisto Disporre di reportistica per favorire le decisioni Presidiare il processo di emissione ordine garantendo la corretta applicazione delle politiche di acquisto da parte delle varie unità organizzative. Aumentare l’efficienza del processo amministrativo di gestione ordini di acquisto Decentralizzare il processo di gestione ordini di acquisto Arricchire il quadro informativo dei sistemi esistenti (ad es. con indicazioni di ordinato per singolo codice prodotto) Diminuire gli errori nel flusso di gestione degli ordini

Componenti di e-Procurement I Componenti di e-Procurement Componenti di e-Procurement Negozi elettronici Strumento per effettuare acquisti sulla base di contratti predefiniti (convenzioni quadro): Consiste in una “vetrina su internet” in cui vi è la possibilità di ordinare direttamente prodotti e/o servizi sotto e sopra soglia, a condizioni economiche prestabilite e sulla base di contratti già stipulati (tradizionalmente o in via telematica) Gare telematiche Strumento per negoziazione e aggiudicazione di gare: Consiste in una procedura di selezione del fornitore basata su sistemi di negoziazione attraverso internet, applicabile ad acquisti di beni e/o servizi sotto e sopra alla soglia comunitaria, che possono essere valutati in base a criteri tecnico/economici di tipo quali/quantitativo Mercato elettronico (Marketplace) Mercato virtuale: Consiste in un mercato virtuale, accessibile quindi mediante Internet, in cui le Pubbliche Amministrazioni possono acquistare beni e/o servizi, al di sotto della soglia comunitaria, offerti da più fornitori tramite i loro cataloghi di prodotti abilitati attraverso apposita procedura Le tipologie degli strumenti di e-procurement sono molteplici: Negozi Elettronici Attualmente possono essere considerati come uno strumento per effettuare acquisti sulla base di contratti quadro predefiniti. Il negozio elettronico non è vincolato alla procedura di gara utilizzata (tradizionale o telematica). Gare telematiche Le gare telematiche si configurano principalmente come un nuovo strumento dove il processo di gara è in tutto simile a quello delle gare svolte con modalità tradizionali ma rispetto a queste si avvale di sistemi di negoziazione on-line Mercati elettronici Sono strumenti che consentono attraverso l’accesso diretto, mediante il catalogo elettronico, ad un’offerta multifornitore caratterizzata da garanzie di qualità, confrontabilità e trasparenza delle condizioni d’acquisto, ed alla completa automazione del processo d’approvvigionamento. Gli strumenti di e-proc offrono condizioni di vantaggio da valutare di volta in volta rispetto alla tipologia di esigenze da soddisfare. La scelta di un tipo di strumento dipende da fattori molteplici legati al valore e frequenza di acquisto per le diverse merceologie. I NEGOZI ELETTRONICI sono strumenti utili quando ricorrono le seguenti condizioni: Beni standardizzati Bassa volatilità dei prezzi Con lenta obsolescenza Domanda aggregabile (es. acquisto di servizi manutenzione e riparazione – telefonia ecc) Le GARE TELEMATICHE sono idonee per l’acquisto di: Beni Specifici Con alta volatilità dei prezzi Con rapida obsolescenza e con valori unitari non minimi (es. Consumi ad acquisto non ripetitivo; Apparecchiature mediche specialistiche ecc) Il MERCATO ELETTRONICO è uno strumento utilizzabile quando ricorrono le seguenti condizioni: Bassi costi Domanda e offerta altamente frammentati (es. materiale elettrico, cancelleria ecc)

Il modello di eProcurement per la Provincia di Trento Le variabili del sistema Al fine di delineare un modello di eProcurement della Provincia di Trento sono state analizzate un numero significativo di esperienze svolte in ambito pubblico da parte di alcune amministrazioni locali Tale approfondimento ha permesso l’individuazione di 6 variabili principali che riguardano aspetti socio-economici, tecnologici, istituzionali-normativi: Ambito di azione: ovvero portata geografico-istituzionale dell’ambito dell’iniziativa Approccio socio-economico: grado di intensità con cui l’iniziativa si pone nei confronti del tessuto economico del territorio Coordinamento istituzionale: tipologia di rapporto (facoltà ad aderire VS obbligo) tra la struttura di servizio e gli enti Ruolo della struttura di eProcurement: in termini di servizi svolti Copertura della spesa: percentuale della spesa totale per beni e servizi aggredita Tecnologia: quanto e come supporta i diversi processi di acquisto In base alle variabili definite nel modello è stata caratterizzata anche l’iniziativa di eProcurement della Provincia Autonoma di Trento nonché l’approccio di evoluzione ipotizzato

Il modello di eProcurement per la Provincia di Trento Tecnologia Ambito di azione EUROPEO NAZIONALE ZONE NAZIONALI REGIONALE PROVINCIALE MONOENTE INTEGRAZIONE DI BACK-END MARKETPLACE NEGOZI ELETTRONICI GARE TELEMATICHE DATABASE Approccio .... 6 Avvio > Regime APPROCCIO DI MERCATO APRROCIO SOCIALE 1 COPERTURA LIMITATA AMPIA 2 FACOLTA’ OBBLIGO CONDIZIONATO OBBLIGO FORTE Approccio socio- economico INFORMAZIONE SUPPORTO PROCESSI INDIRETTO SERVIZIO DIRETTO 5 Copertura spesa 3 4 Coordinamento istituzionale Ruolo struttura di eProcurement

Gli obiettivi e l’approccio al progetto Contribuire alla razionalizzazione della spesa per beni e servizi della Provincia di Trento coerentemente con orientamenti a livello nazionale, creando un attore locale al fine di valorizzare il territorio Obiettivi Offrire ai Fornitori Locali di piccole/medie dimensioni l’accesso al mercato della Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione canali digitali di vendita con un possibile ampliamento della base clienti Approccio Coinvolgere gradualmente gli Enti Pubblici Sviluppo graduale della spesa affrontata e delle categorie merceologiche considerate Coinvolgere i fornitori nello sviluppo delle iniziative di progetto Avviare parallelamente sviluppo piattaforma e gestione acquisti Contesto Normativo Nell’ambito della Provincia Autonoma di Trento l’e-procurement ha una serie duplice di obiettivi: permettere un contenimento della spesa attraverso la razionalizzazione degli acquisti di beni e servizi Ampliare le possibilità per le aziende di medie e piccole dimensioni di accedere al mercato alimentato dagli acquisti della Pubblica Amministrazione Locale Il progetto è stato impostato con un approccio di tipo graduale nel coinvolgimento degli Enti e dei Fornitori oltre alla gradualità di aggressione della tipologia e ammontare di spesa. Il progetto si sviluppa in un contesto normativo i cui riferimenti principali sono: La DIRETTIVA 2004/18/CE del 31 marzo 2004 relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi e che introduce la novità costituita dal sistema dinamico di acquisizione (di beni e servizi) Il dpr 101/02 dove si prevede esplicitamente e si disciplinano le gare telematiche ed I negozi elettronici con l’esplicita previsione che entrambe le procedure devono avvenire in forma elettronica, nel rispetto dei principi generali della parità di condizioni dei partecipanti, della trasparenza, e della semplificazione delle procedure, e nel rispetto delle norme comunitarie e nazionali in materia di appalti pubblici. La legge Provinciale n. 23/90 Il regolamento provinciale per l’esecuzione delle procedure di acquisto on-line Normativa comunitaria: la DIRETTIVA 2004/18/CE Normativa nazionale: Il D.P.R. n. 101/02 Normativa provinciale: la L.P. n. 23/90; il Regolamento provinciale.

I benefici e le opportunità per gli ENTI del territorio per i FORNITORI locali Risparmio della spesa Nuovi canali di vendita Semplificazione delle procedure e velocità Trasparenza, visibilità e competitività Da altre esperienze a livello nazionale ed internazionale è emerso che nell’ipotesi di gestione della spesa attraverso strumenti di eProcurement sono conseguibili risparmi medi di spesa pari a circa il 10%. La Semplificazione dei processi di acquisizione si estende dalla selezione del contraente ai processi operativi di gestione dell’ordine. La possibilità di avere in maniera semplice e rapida dei report sull’attività effettuata consente un continuo monitoraggio sulla spesa affrontata. L’adozione di nuovi canali per i Fornitori significa anche l’allargamento del bacino di utenza per imprese con strutture commerciali meno forti. L’utilizzo di strumenti telematici consente di aumentare la trasparenza e la visibilità dei processi dal punto di vista delle imprese che possono in tempo reale verificare i risultati di gara. Dal punto di vista dell’innovazione e della semplicità si deve sottolineare il fatto che i prerequisiti di natura tecnologica per accedere agli strumenti di eProcurement sono minimali. Innovazione e Controllo Innovazione e velocità ALFABETIZZAZIONE DIGITALE DEL TERRITORIO (ENTI E MERCATO DELLA FORNITURA)

L’organizzazione a supporto: il ruolo della Centrale Acquisti Il modello organizzativo individuato prevede Informatica Trentina quale Struttura di servizio volta a favorire la razionalizzazione della spesa Il modello di coordinamento della Struttura di servizio con i vari enti prevede un differente modello/approccio a seconda dei diversi livelli di complessità delle caratteristiche del sistema prodotto: - complesso SISTEMA PRODOTTO / CATEGORIA MECEOLOGICA + complesso CC SS SS ss MODELLO CENTRALIZZATO quanto più il sistema prodotto è semplice (es. carta, cancelleria, TLC ), tanto più può essere “conveniente” delegare lo svolgimento di fasi del processo di acquisto ad un’unica struttura di servizio MODELLO DISTRIBUITO in situazioni intermedie viene proposto un modello che possa coniugare la valorizzazione delle competenze del sistema prodotto sviluppate nei singoli enti (Centri di Competenza) con le competenze del processo di acquisto proprie della struttura di servizio MODELLO AUTONOMO quanto più il sistema prodotto è complesso (es. protesi e materiali specialistici vari), tanto più può essere “conveniente” lasciare che lo svolgimento delle fasi del processo di acquisto sia in carico agli enti in cui il fabbisogno si manifesta (ad es. cottimi fid.) Nell’ambito del progetto di e-procurement il ruolo di Informatica Trentina si configura come quello Struttura di Servizio il cui ruolo si modifica a seconda del modello di funzionamento considerato; a sua volata il modello di funzionamento è differente a seconda del “sistema prodotto”. I modelli di funzionamento sono i seguenti: Centralizzato (caso di sistema prodotto semplice) Distribuito (nel caso di situazioni di sistema prodotto intermedie tra il semplice e il complesso) Autonomo (nel caso di situazioni di sistema prodotto complesso) Nelle slide che seguono viene illustrata la dinamica dei processi e delle relazioni e i diversi ruoli degli attori coinvolti per ciascun modello di funzionamento richiamato.

Il modello di funzionamento centralizzato L’organizzazione a supporto: il modello centralizzato Il modello di funzionamento centralizzato SS MODELLO CENTRALIZZATO CENTRALE ACQUISTI Formazione e supporto Formazione e supporto Fabbisogni di acquisto Monitoraggio e Reportistica Sviluppo strategie di acquisto Gestisce il processo di selezione del fornitore CLIENTI Nel modello centralizzato l’attore principale è la centrale acquisti, che provvede direttamente alle fasi di pianificazione della spesa, sviluppo della strategia di acquisto e selezione del fornitore. FORNITORI AGENZIE Accedono ai servizi ENTI FUNZIONALI BENI PAT Ordinano beni e servizi BENI Forniscono bene/erogano servizio SERVIZI UNIVERSITA’ ENTI LOCALI EX-MUNICIPALIZZATE

I servizi della Centrale Acquisti I SERVIZI ATTIVI I SERVIZI DA ATTIVARE PIANIFICAZIONE SPESA GARE TELEMATICHE SOTTO SOGLIA (Beni, Servizi e Lavori pubblici) GARE TELEMATICHE SOPRA SOGLIA (Beni e Servizi e Lavori Pubblici) NEGOZIO ELETTRONICO ASSISTENZA E FORMAZIONE AGLI ENTI/FORNITORI MERCATO ELETTRONICO PORTALE INFORMATIVO FIRMA DIGITALE E POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Pianificazione della spesa I servizi attivi Pianificazione della spesa Le fasi del processo di pianificazione della spesa sono le seguenti: Raccolta fabbisogni Analisi e classificazione Elaborazione Piano Operativo di Gestione Gare telematiche Le attività necessarie per la realizzazione di una gara telematica possono essere distinte in 5 fasi, come di seguito riportato: Per Pianificazione della Spesa si intende il processo che ricomprende le fasi di: Raccolta fabbisogni Analisi e classificazione della spesa Pianificazione della spesa In tale ambito InfoTn raccoglie i fabbisogni che vengono manifestati dagli enti e procede alla loro analisi e classificazione per arrivare ad un piano operativo di gestione che definisce a livello macro le iniziative che verranno svolte dalla Centrale Acquisti nel corso dell’esercizio. Gare telematiche Nelle fasi di realizzazione di una gara telematica il supporto di InfoTN si estende alle seguenti attività: Definizione specifica dei fabbisogni: attraverso la distribuzione di questionari di dettaglio sulla singola categoria merceologica si arriva alla definizione della tipologia e delle quantità specifiche dei beni/servizi richiesti Definizione strategia di gara: analisi della domanda e dell’offerta, definizione del modello di gara, della documentazione, dei fornitori da invitare e della tempistica prevista; Predisposizione della piattaforma per la creazione dell’ambiente di gara; Predisposizione utenze per il training e la gara; Predisposizione del call center attivo durante tutte le fasi della gara; Coinvolgimento dei fornitori attraverso l’invio delle lettere di invito alla registrazione; Richiesta di eventuali autocertificazioni; invito a partecipare alla gara; formazione attraverso lo svolgimento di gare di simulazione; Realizzazione della gara: Assistenza telefonica agli utenti (Enti o Fornitori) e aggiudicazione a Sistema della fornitura Definizione strategia di gara Predisposizione documentazione Abilitazione fornitori Effettuazione negoziazione Stipula contratto

Assistenza e Formazione I servizi attivi Negozio elettronico Le attività necessarie per la realizzazione di un negozio elettronico possono essere distinte in 5 fasi, come di seguito riportato: Allestire negoziazione Abilitazione fornitori Effettuazione negoziazione Stipula convenzione Pubblicazione e gestione catalogo Assistenza e Formazione Le attività di assistenza e formazione possono essere distinte in 3 fasi, come di seguito riportato: Come già illustrato in precedenza, il Negozio elettronico è uno strumento di e-proc che si sviluppa per la gestione di un rapporto contrattuale tipo “accordo quadro”. Ciò significa che è necessario procedere ad una negoziazione preventiva per poter stipulare una “convenzione” di acquisto che contiene tutte le regole che disciplinano la fornitura. Il negozio elettronico si inserisce quindi a valle del processo di identificazione del fornitore e consente di prendere visione dell’intera gamma di prodotti/servizi a disposizione dell’utente, accedendo ad una vetrina virtuale (catalogo) che consente la selezione del prodotto e la successiva memorizzazione in un “carrello” che una volta confermato diventa un ordine e viene inviato on line al fornitore. L’introduzione degli strumenti di e-proc richiede necessariamente una attività di assistenza nelle fasi iniziali di utilizzo. Le attivita di assistenza di InfoTN si configurano come: Assistenza telefonica durante le fasi di esecuzione di una gara e/o comunque di utilizzo dei servizi offerti attraverso un servizio di Customer Service Desk; Formazione ai fornitori e agli enti mediante apposite sessioni di training, esecuzione simulazioni, distribuzione manualistica, ecc. Assistenza enti/fornitori (CSD) Formazione fornitori Formazione enti

I servizi attivi: il ruolo della Centrale acquisti SERVIZIO PROCESSI MODELLO CENTRALIZZATO MODELLO DISTRIBUITO MODELLO AUTONOMO Analisi e definizione della spesa Raccolta fabbisogni Analisi e classificazione Elaborazione Piano Operativo di gestione Gara telematica Definizione strategia di gara Predisporre documentazione Abilitare fornitori Effettuazione negoziazione Stipula Contratto Negozio elettronico Allestire negoziazione Stipula Convenzione Pubblicazione e gestione cataloghi Assistenza e Formazione Assistenza fornitori/enti (CSD) Formazione enti Formazione fornitori Portale informativo Abilitare enti al sistema Gestire e aggiornare il sito Mercurio Processo erogato completamente Processo erogato solo in parte Processo non erogato

Gli utenti del sistema I fornitori Fornitori registrati alla Centrale Acquisti Nr. ° fornitori registrati per anno (rilevazione I trim 2008)

Gli utenti del sistema I fornitori Fornitori registrati per categoria merceologica (rilevazione I trim 2008) Gli elenchi (primi 30) contenenti un numero di fornitori maggiore di 10

Risultati al 31/12/2007 Valore di transato e risparmio conseguito Aggiudicato Risparmio 2003 2004 2005 2006 2007 Transato totale 2.878 440 6.614 22.441 42.023 Risparmio 647 (22%) 93 (21%) 592 (9%) 3.055 (13,6%) 4.492 (10,7%) Nr. Iniziative 1 (EU) 5 (ST) 29=1 EU+28 ST 72=4 EU+68 ST 103=8 EU+95 ST

La scelta SAP SRM La scelta della soluzione SAP SRM, a supporto del modello complessivo di E-Procurement, è riconducibile ai seguenti elementi: ampia gamma di funzionalità supportate (gare e aste telematiche, cataloghi elettronici, self-service procurement, sourcing, spend analysis, gestione contratti) integrazione nativa con i sistemi SAP R/3 o mySAP ERP di backend per le attività amministrative/contabili e di controlling utilizzo di modalità di integrazione e comunicazione standard (architettura SOA, PDF, OCI) sicurezza nell’evoluzione della piattaforma a fronte di una roadmap evolutiva di lungo periodo soluzione stabile e diffusa a livello internazionale utilizzo di un brand di riferimento nel software come garanzia per i fornitori che accedono alla piattaforma Valorizzare gli investimenti PAT sulla piattaforma SAP (contabilità su sap 99 – CO-FI,delibere,determinazioni,mandato e liquidazione con firma digitale..ciclo passivo)

Team di progetto L’approccio organizzativo al progetto L’approccio organizzativo di tipo “partecipativo”, ha consentito al progetto di svolgersi con la presenza di tutte le componenti fondamentali, sia in termini di competenze che di sponsorship: Realizzazione della Centrale Acquisti Erogazione dei servizi Coordinamento e pianificazione, Program Management Competenze IT Comunicazione Team di progetto Conoscenza processi d’acquisto PAT Presidio degli aspetti normativi locali Valutazione degli impatti sul territorio Sponsorship di progetto Comunicazione Supporto nella definizione del modello di riferimento Attività di Project Management Implementazione della soluzione Competenze in ambito SAP SRM

Macro funzionalità della tecnologia di supporto soluzione completa Pianificazione e controllo della domanda Selezione e negoziazione Logistica e pagamenti Controllo e monitoraggio Procurement Definizione strategie d’acquisto Monitoring, Analysis e Reporting Strumenti e-Procurement >>> Sistema Gestionale degli enti Monitoring, Analysis e Reporting Gare Telematiche (Per ogni importo) Negozi elettronici (Convenzioni) Tracking ordini Gestione Magazzini Marketplace Registrazione e Conciliaz.ne Fattura Pianificazione e aggregazione della domanda Soluzione da approfondire Aggregazione dell’Offerta Pagamento Strumenti di supporto Knowledge Management (Document / Data e Workflow Management + Archiviazione) Comunicazione Inbound e Outbound e Formazione Posta certificata + firma digitale + marcatura temporale + conservazione sostitutiva Single Sign-on e Sicurezza Project e Program Management Sistema gestionale interno (ciclo passivo, ciclo attivo, amministrazione, finanza e controllo) Plug-in sistemi gestionali esterni

Fattori Critici di Successo Ruolo del Commitment Change Management (normativo e procedurale) Coinvolgimento e condivisione con i diversi attori coinvolti Copertura funzionale dell’applicazione scelta Ambiente tecnologico coerente con strategie di sviluppo PAT Logica dei Quick-Wins Scelta dei Partner strategici Committment: il progetto è composto non solo da tecnologie, ma da cambiamenti organizzativi e di processo, per questo è importante il ruolo dello sponsor, attore fondamentale del Change management: che deve esse introdotto come opportunità e non come imposizione, miglioramento del processo lavorativco, quindi è importante la Condivisione di obiettivi con i diversi attori coinvolti (Enti, Fornitori ecc.) Importante avere una applicazione che fornisca una copertura funzionale adeguata delle funzionalità di cui si necessita, in coerenza alle strategie di sviluppo generali della PAT Quick wins: è importante avere una visione generale di lungo periodo ma anche operare in ottica di risultati a breve termine, misurabili e tangibili da parte dello sponsor e delgi utenti

Grazie per l’attenzione www.mercurio.provincia.tn.it