PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Dipartimento Affari Finanziari Servizio Bilancio e Ragioneria 10 giugno 2004

La liquidazione informatica le novità le conseguenze la firma digitale il processo le fasi ed i tempi di introduzione le figure coinvolte la formazione

Le novità La liquidazione cartacea è sostituita dalle informazioni del sistema informatico (liquidazione informatica) Il Dirigente firma digitalmente sul proprio computer le liquidazioni Le liquidazioni sono inviate alla Ragioneria solo in via telematica La Ragioneria: controlla che nella liquidazione sia richiamata tutta la documentazione necessaria per il pagamento effettuerà dei controlli a campione successivi per verificare la regolarità del processo di spesa ed in ottica collaborativa

Conseguenze: aspetti positivi Risparmi di tempo e di costo organicità e semplificazione della raccolta della documentazione (solo citata) accelerazione (nessuna spedizione cartacea alla Ragioneria) maggiore certezza e trasparenza del processo (conoscenza stato iter liquidazione e certezza firmatario)

Conseguenze: elementi di attenzione necessità di inserimento dei dati relativi alla documentazione, con il supporto di: preventiva predisposizione elenchi di documentazione possibilità di copia dei dati definizione di modelli facilmente compilabili informatizzazione programmi di spesa necessità che le strutture provvedano allarchiviazione ed alla conservazione della documentazione di riferimento per le liquidazioni

Il dirigente sceglie le liquidazioni che intende 3firmare 3sospendere 3annullare selezionandole singolarmente oppure in base ad elenco predisposto dai funzionari o dalle segreterie con un unico comando il Dirigente firma digitalmente le liquidazioni che vengono trasmesse immediatamente al Servizio Bilancio e Ragioneria La firma digitale

… la firma digitale al Dirigente viene fornita una smart card (con relativo lettore) che gli consentirà di essere identificato come soggetto firmatario ogni Dirigente comunica i dati dei propri sostituti a Informatica Trentina che gestirà il servizio di rilascio e gestione delle smart card (Registration Authority)

Il flusso di lavoro Registrazione documento di spesa ed evidenze documentali; emissione liquidazione Controllo e approvazione Liquidazioni; predisposizione Mandati Firma digitale Liquidazioni Dirigente Firma digitale Mandati Dirigente

Il processo digitale Il Dirigente firma digitalmente: 3la liquidazione 3leventuale integrazione di documentazione che fosse necessaria 3leventuale richiesta di annullamento del processo di pagamento 3leventuale storno della liquidazione non corretta

Le fasi di introduzione della liquidazione digitale Lintroduzione della liquidazione digitale avverrà in tre fasi: AGOSTO 2004: sperimentazione con 4 strutture pilota (Servizi Edilizia Pubblica, Turismo, Gestione Strade, Patrimonio e Demanio) OTTOBRE 2004: parallelo con una struttura per Dipartimento GENNAIO 2005: avvio per tutte le strutture

Le figure coinvolte La liquidazione digitale prevede la presenza di tre figure: FIRMATARI: Dirigente e relativi sostituti VISUALIZZATORI: 2 dipendenti per struttura che collaboreranno con i firmatari per la ricerca delle liquidazioni da firmare o firmate CONTABILI: predispongono la liquidazione nel sistema contabile

La liquidazione digitale prevede un nuovo modo di operare per tutte le figure coinvolte. E quindi importante la formazione che sarà differenziata per le varie figure: FIRMATARI: formazione per lutilizzo del sistema di firma (mezza giornata) VISUALIZZATORI: formazione per lutilizzo del sistema di firma (mezza giornata) CONTABILI: formazione per conoscere le nuove funzionalità del sistema contabile (due giornate) La Formazione

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