Seminario NORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – PROGRAMMA STATISTICO NAZIONALE: PROBLEMI E OPPORTUNITA Impatto della normativa in materia di protezione dei dati personali sulla procedura di predisposizione del programma statistico nazionale Impatto della normativa in materia di protezione dei dati personali sulla procedura di predisposizione del programma statistico nazionale Mario Endennani Istat – Responsabile della predisposizione del Programma statistico nazionale

Il Sistan Istituto nazionale di statistica Uffici di statistica di Amministrazioni pubbliche e private Enti e organismi pubblici dinformazione statistica

PROGRAMMA STATISTICO NAZIONALE Fonte normativa Art. 13, d.lgs. 322/1989 Le rilevazioni statistiche di interesse pubblico affidate al sistema statistico nazionale ed i relativi obiettivi sono stabiliti nel programma statistico nazionale Le rilevazioni statistiche di interesse pubblico affidate al sistema statistico nazionale ed i relativi obiettivi sono stabiliti nel programma statistico nazionale

PROGRAMMA STATISTICO NAZIONALE Le ambiguità normative Rilevazioni statistiche ? Interesse pubblico ?

DECISIONE DEL COMSTAT DEL Interesse pubblico ? Il PSN accoglie la produzione statistica di interesse pubblico generale, che riveste cioè, interesse per lintera collettività nazionale o per sue componenti significative La produzione statistica di interesse locale è accolta occasionalmente nel PSN quando trattasi di: - lavori prototipali - lavori prototipali - rilevazioni che comportano obbligo di risposta da parte di soggetti privati, le cui informazioni non sono altrimenti reperibili - rilevazioni che comportano obbligo di risposta da parte di soggetti privati, le cui informazioni non sono altrimenti reperibili

segue: DECISIONE DEL COMSTAT DEL Rilevazioni statistiche ? Il PSN accoglie le seguenti tipologie di lavori: - Rilevazioni - Rilevazioni - Elaborazioni - Elaborazioni - Studi progettuali - Studi progettuali

segue: DECISIONE DEL COMSTAT DEL Rilevazioni statistiche ? RILEVAZIONE Processo finalizzato alla produzione di informazioni statistiche, consistente nella raccolta di dati presso altri soggetti e nel successivo trattamento Processo finalizzato alla produzione di informazioni statistiche, consistente nella raccolta di dati presso altri soggetti e nel successivo trattamento I dati trattati vengono raccolti sempre allesterno dellapparato organizzativo del soggetto titolare Problema dellobbligo di risposta !

segue: DECISIONE DEL COMSTAT del Rilevazioni statistiche ? ELABORAZIONE Processo finalizzato alla produzione di informazioni Processo finalizzato alla produzione di informazioni statistiche, da parte del soggetto titolare, consistente nel: statistiche, da parte del soggetto titolare, consistente nel: trattamento di dati derivanti da documenti amministrativi formati nellambito dellattività trattamento di dati derivanti da documenti amministrativi formati nellambito dellattività istituzionale dello stesso titolare trattamento di dati statistici derivanti da precedenti processi di rilevazione o di elaborazione statistica trattamento di dati statistici derivanti da precedenti processi di rilevazione o di elaborazione statistica Il processo viene sempre avviato utilizzando dati già esistenti

segue: DECISIONE DEL COMSTAT DEL R ilevazioni statistiche ? STUDIO PROGETTUALE Attività di analisi e ricerca finalizzata: allimpianto, alla ristrutturazione o al miglioramento di uno o più processi di produzione statistica allimpianto di sistemi informativi di supporto alattività statistica allo sviluppo di strumenti generalizzati di supporto allattività statistica

LA PROCEDURA DI PREDISPOSIZIONE DEL PSN I PASSI DELLA PROCEDURA SVILUPPATI IN ISTAT (i tempi indicati hanno carattere orientativo) Definizione linee guida (Comstat) Definizione linee guida (Comstat) dicembre n-2 Definizione dei programmi settoriali nellambito dei circoli di qualità Definizione dei programmi settoriali nellambito dei circoli di qualità entro 31/3 n-1 Presentazione alla Segreteria centrale del Sistan delle proposte di partecipazione al PSN da parte degli uffici ed enti Sistan e dello stesso Istat Presentazione alla Segreteria centrale del Sistan delle proposte di partecipazione al PSN da parte degli uffici ed enti Sistan e dello stesso Istat - procedura cartacea - procedura cartacea entro 28/2 n-1 - procedura automatizzata - procedura automatizzata entro 31/3 n-1 Analisi e selezione delle proposte Analisi e selezione delle proposte entro 14/5 n-1 Redazione del programma Redazione del programma entro 15/6 n-1 Discussione del documento con i rappresentanti delle regioni e delle province autonome Discussione del documento con i rappresentanti delle regioni e delle province autonome entro 20/6 n-1 Deliberazione del PSN (Comstat) Deliberazione del PSN (Comstat) entro 1/7 n-1 N.B. n = 1° anno del triennio di riferimento del Psn N.B. n = 1° anno del triennio di riferimento del Psn

segue: LA PROCEDURA DI PREDISPOSIZIONE DEL PSN I PASSI DELLA PROCEDURA SVILUPPATI IN ISTAT (i tempi indicati hanno carattere orientativo) Parere della Commissione per la garanzia dellinformazione statistica entro 15/7 n-1 Parere della Conferenza unificata Stato-Regioni- Autonomie locali entro 31/7 n-1 Parere del Garante per la tutela dei dati personali entro 31/8 n-1 Deliberazione del Cipe entro 15/9 n-1 DPCM di approvazione del PSN entro 31/10 n-1 DPR con elenco delle rilevazioni con obbligo di risposta per i soggetti privati Pubblicazione sulla G.U. dei due decreti entro 15/12 n-1 entro 31/12 n-1

INNOVAZIONI NELLA PROCEDURA DEL PSN Art. 6 bis decreto 322/1989 (introdotto dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281) 1.……………………………………….. omissis ……………………………………. 2.Il Psn: illustra le finalità perseguite e le garanzie previste dal decreto 30/7/99 n. 281 e dalla legge 675/96 indica i dati personali sensibili di cui agli articoli 22 e 24 della legge 675/96, le rilevazioni per le quali sono trattati e le modalità del trattamento è adottato sentito il Garante per la protezione dei dati personali 3.…………………………..………….. omissis …………………………………………

EVOLUZIONE DEL PSN CONTENUTI Da semplice inventario a effettivo strumento di programmazione

segue: EVOLUZIONE DEL PSN SOGGETTI PARTECIPANTI (oltre Istat) 1° edizione: amm.ni centrali 15 13° edizione: amm.ni centrali 14 - aziende autonome 1 - enti pubblici 14 - enti di informazione statistica 3 - regioni e province autonome 6 - province 2 - comuni 4 - camere di commercio 1 - soggetti privati 5

segue: EVOLUZIONE DEL PSN LAVORI PROGRAMMATI Istat Altri TOTALE RILELASTU Istat Altri TOTALE

La nuova procedura per il Psn FINALITA ASSICURARE LA LICEITA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELLAMBITO DEL PSN ASSICURARE LA LICEITA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELLAMBITO DEL PSN Vale a dire: OSSERVANZA DELLA NORMATIVA PREVISTA: Vale a dire: OSSERVANZA DELLA NORMATIVA PREVISTA: dal codice in materia di protezione dei dati personali (d. lg.vo 196/2003) dal codice deontologico dal d. lg.vo 322/1989

segue: FINALITA In definitiva ed essenzialmente Assicurare il rispetto dei diritti dellinteressato, delle misure minime di sicurezza, del segreto statistico Attestazione delle metodologie da parte dellufficio di statistica, nei casi in cui lUfficio incaricato sia diverso dallufficio di statistica Nei precedenti Psn avevano trovato applicazione le disposizioni sui dati sensibili e giudiziari, con evidenziazione in apposita scheda delle rilevazioni/elaborazioni interessate, della natura dei dati trattati e delle modalità del trattamento N.B.

segue: La nuova procedura per il Psn Le innovazioni nelle schede identificative Ufficio incaricato: ufficio di statistica altro ufficio ufficio di statistica altro ufficio Trattamento di dati personali si no si no Due nuovi quesiti

segue: Le innovazioni nelle schede identificative segue: Le innovazioni nelle schede identificative Attestazione del responsabile del trattamento sul rispetto della normativa, compreso il profilo della sicurezza Attestazione delle metodologie da parte dellufficio di statistica nei casi in cui lUfficio incaricato sia diverso dallUfficio di statistica Due attestazioni

segue: Le innovazioni nelle schede identificative: aspetti problematici Profonda riflessione sul ruolo dellufficio incaricato del trattamento previsto nel Psn Profonda riflessione sul ruolo dellufficio incaricato del trattamento previsto nel Psn Ufficio incaricato Incaricato di cosa ?

segue: aspetti problematici Ufficio incaricato Incaricato di un trattamento per scopi statistici, vale a dire: finalizzato alla produzione, con limpiego di tecniche statistiche, di dati da utilizzare solo in forma aggregata finalizzato alla produzione, con limpiego di tecniche statistiche, di dati da utilizzare solo in forma aggregata con riferimento al Psn, incaricato di con riferimento al Psn, incaricato di produrre e diffondere informazione statistica ufficiale di interesse pubblico

segue: UFFICIO INCARICATO Ufficio incaricato del trattamento per scopi statistici previsto nel Psn equivoco perdurante Ufficio incaricato del trattamento per scopi istituzionali

segue: UFFICIO INCARICATO Ufficio incaricato del trattamento per scopi statistici previsto nel Psn Corretto, nella maggior parte dei casi Ufficio di statistica perché?

segue: UFFICIO INCARICATO Incaricato di un trattamento finalizzato alla gestione della propria attività istituzionale Riflessione In tale ambito: Utilizzo puntuale di dati personali per la gestione del rapporto con ciascun utente del servizio Utilizzo di dati aggregati per la definizione delle politiche di gestione del servizio

INSERIMENTO NEL PSN DI UNA ELABORAZIONE SULLE CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO segue: UFFICIO INCARICATO segue: Riflessione Cambia lo scopo Nuovo trattamento per scopi statistici Trasformazione del dato amministrativo in informazione statistica di interesse pubblico Esigenza di ufficio incaricato con adeguata competenza statistica U.S. (art. 6 d.lg.vo 322/1989)

segue. UFFICIO INCARICATO Probabile evoluzione nelle schede identificative: Ufficio incaricato del trattamento per scopi statistici …………………………………. Ufficio incaricato dellattività istituzionale da cui derivano i dati trattati ……………….

TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI DERIVANTI DALLATTIVITA ISTITUZIONALE DEL SOGGETTO TITOLARE Caso A. Ufficio di statistica incaricato del trattamento per scopi statistici previsto nel Psn Natura del trattamento fatto dallUfficio di statistica Evidenziazione nel Psn di dati aggregati prodotti da altri uffici per finalità istituzionali Definizione e raccolta di sintesi, tabelle e dati aggregati, con procedure che impediscono laccesso ai dati personali Accesso ai dati personali per costruire sintesi e aggregazioni Trattamento di dati personali NO SI

segue: TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI DERIVANTI DALLATTIVITA ISTITUZIONALE DEL SOGGETTO TITOLARE Caso B. Ufficio diverso dallufficio di statistica, Caso B. Ufficio diverso dallufficio di statistica, incaricato del trattamento per scopi statistici incaricato del trattamento per scopi statistici previsto nel Psn previsto nel Psn Natura del trattamento fatto dallufficio incaricato Trattamento di dati personali Accesso ai dati personali per costruire sintesi e aggregazioni SI

LE ATTESTAZIONI ATTESTAZIONE DEL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO (da rendere sempre) IL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO Si attesta che il trattamento statistico, al quale si riferiscono le informazioni riportate nella presente scheda identificativa, verrà effettuato nel rispetto delle disposizioni contenute nel "Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi statistici e di ricerca scientifica effettuati nell'ambito del Sistema statistico nazionale" (Codice deontologico) nonché delle disposizioni previste dal decreto legislativo n. 322/1989 e successive modificazioni, in particolare per quanto riguarda: l'eventuale trattamento dei dati sensibili e giudiziari; l'informativa all'interessato, con la quale verrà specificato, nel caso di raccolta di dati presso l'interessato, l'eventualità che i medesimi dati vengano successivamente trattati per ulteriori scopi statistici; l'adozione di misure idonee a garantire all'interessato l'esercizio dei diritti di cui agli articoli 7 e 10 del decreto legislativo n. 196/2003, tenuto altresì conto di quanto disposto all'articolo 13 del Codice deontologico; i dati non tutelati dal segreto statistico ai sensi dell'art. 9, comma 4 del decreto legislativo n. 322/1989; la conservazione dei dati in forma identificativa nei limiti e secondo le modalità di cui all'art. 6-bis del medesimo decreto legislativo n. 322/1989 e all'art.11 del Codice deontologico; l'adozione delle misure minime di sicurezza di cui agli articoli 33 e seguenti del decreto legislativo n.196/2003 e al disciplinare tecnico ad esso allegato.

LE ATTESTAZIONI ATTESTAZIONE DELLUFFICIO DI STATISTICA (da rendere unicamente nel caso in cui l'ufficio incaricato della rilevazione sia diverso dall'ufficio di statistica) IL RESPONSABILE DELLUFFICIO DI STATISTICA Si attesta che le metodologie adottate nel trattamento statistico al quale si riferiscono le informazioni riportate nella presente scheda identificativa sono conformi agli standard minimi indicati dall'Istat.

segue: compiti dellUfficio di statistica ELEMENTI PER LATTESTAZIONE DELLA CONFORMITA DELLE METODOLOGIE AGLI STANDARD MINIMI INDICATI DALLISTAT Completezza delle schede identificative Sussistenza dell'attestazione del responsabile del trattamento statistico sul rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali Effettiva e tempestiva diffusione dei dati prodotti Rispetto del principio della "trasparenza" nella diffusione dei risultati N.B. La mancanza dell'attestazione dell'Ufficio di statistica comporta l'esclusione del lavoro dal programma statistico nazionale N.B. La mancanza dell'attestazione dell'Ufficio di statistica comporta l'esclusione del lavoro dal programma statistico nazionale

COMPITI DELLUFFICIO DI STATISTICA NEI TRATTAMENTI STATISTICI PREVISTI NEL PSN TITOLARITA DEL TRATTAMENTO AMMINISTRAZIONE DI APPARTENENZA - Esecuzione del trattamento - Attestazione delle metodologie adottate, se lesecuzione è affidata ad altra struttura ISTAT, ALTRE AMMINISTRAZIONI - Fornitura dati sulla propria amministrazione - Attività di organo intermedio - Vigilanza sulla corretta applicazione delle metodologie definite dal titolare, quando i compiti precedenti sono affidati ad altra struttura

segue: COMPITI DELLUFFICIO DI STATISTICA NEI TRATTAMENTI STATISTICI PREVISTI NEL PSN In sintesi Responsabile tecnico scientifico di tutte le fasi del trattamento, quindi delle metodologie adottate e in definitiva della qualità delle informazioni diffuse Riaffermazione del ruolo dellU.S. di garante della qualità dellinformazione statistica ufficiale

segue: La nuova procedura per il Psn segue: La nuova procedura per il Psn Modifiche alla modulistica e alle modalità di formulazione delle proposte di partecipazione al Psn –Soggetti non Istat Lettera circolare n del 19/12/2003 Riunione del 29/1/2004 – Istat Aula Magna Riunioni per la procedura Blues –Istat Nota n. 30 del 19/1/2004 –Seminario del 20/4/2004 Le azioni sviluppate

segue: le azioni sviluppate INTERVENTI DI SENSIBILIZZAZIONE Circolare Istat del Destinatari: Amministrazioni titolari di progetti statistici nellambito del Psn Amministrazioni titolari di progetti statistici nellambito del Psn Finalità: rinnovata consapevolezza del ruolo degli uffici di statistica del Sistan adeguata valorizzazione degli u.s. Indicazioni: adozione di idonee iniziative per una collocazione organizzativa di rilevanza adozione di misure organizzative e procedurali per favorire la più ampia collaborazione delle altre strutture dellamministrazione

segue: INTERVENTI DI SENSIBILIZZAZIONE Lettera del Presidente Istat del 24/2/2004 Destinatari: - Ministri -P-P-P-Presidenti di regioni e province autonome -P-P-P-Presidenti di amministrazioni provinciali -S-S-S-Sindaci dei comuni capoluoghi di provincia -S-S-S-Segretari generali CCIAA -P-P-P-Presidenti enti pubblici presenti nel Psn -P-P-P-Presidenti soggetti privati presenti nel Psn Finalità: Adozione di decisi interventi organizzativi atti a potenziare e ulteriormente qualificare lufficio di statistica

INIZIATIVE IN ITINERE -Direttiva sui criteri e modalità per la comunicazione di dati personali nellambito del Sistema statistico nazionale -Innovazioni nei contenuti del documento di programmazione per evidenziare nella Parte prima – obiettivi e progetti, destinata alla pubblicazione sulla GU: -Le variabili che possono essere diffuse in forma disaggregata (art. 4, c.2 del codice deontologico) -Un estratto delle schede identificative delle rilevazioni, ed elaborazioni programmate per evidenziare i soggetti che a vario titolo sono coinvolti in ciascun processo (titolare, compartecipanti, organi intermedi di rilevazione, rispondenti) e le principali caratteristiche di ciascun processo