Access :Basi di dati Questo modulo riguarda: 1) la conoscenza dei concetti fondamentali sulle basi di dati usando un normale programma di database (Access). 2) la capacità di estrarre informazioni da una base datiusando gli strumenti di interrogazione L’esame è superato se almeno 80% dei compiti assegnati sono stati eseguiti in un tempo pari a 45 minuti.

Lezione n°1 Primi passi con un database Microsoft Access è un software integrato con altri programmi per l’automazione d’ufficio Microsoft Office. - Apriamo il menù START (o Avvio) e... - nel gruppo PROGRAMMI selezioniamo la voce MICROSOFT ACCESS

Quando Acces viene aperto presenta una finestra di dialogo che ci consente di scegliere se creare un nuovo database o aprirne uno esistente. E’ possibile aprire uno degli ultimi database utilizzati. La parte superiore della finestra è riservata alla creazione di un nuovo archivio tramite le opzioni: - Progetti, pagine e creazioni guidate di Access - Database di Access vuoto

Apertura di un database vuoto Una volta eseguita la procedura l’utente si trova di fronte alla finestra del Database che presenta tre schede: Maschere , Report , Query, Tabelle, Macro, Moduli

Aprire un database esistente Per aprire un database esistente esistono due procedure: 1) Attraverso il sistema operativo Windows agire sull’icona del database con clic tasto sinistro del mouse 2) Attraverso la finestra di dialogo selezionando il database dall’elenco

Chiudere un database Per chiudere un database per Access basta chiudere senza salvare Access provvede automaticamente all’aggiornamento degli archivi. La chiusura può avvenire: Attraverso il bottone chiudi Attraverso il menu File selezionando la voce Chiudi

Salvare un database sull’hardisk o floppy Microsoft Access aggiorna automaticamente i dati non è necessario salvare il database ad ogni modifica. Per salvare un data base cliccare sull’icona E’ necessario utilizzare il sistema operativoed esattamente Esplora risorse se l’utente desidera salvare il file con un nome diverso o su un dischetto. Individua la posizione nell’albero delle directory in cui è presente il file. E’ sufficiente cliccare con il tasto destro sullo stesso scegliere, dal menu contestuale la funzione copia ; successivamente, da Esplora risorse, scegliere la memoria di massa in cui salvare il file. Lo stesso risultato può essere ottenuto utilizzando le scorciatoie da tastiera per i comandi di Copia ed Incolla ( CTRL + C e CTRL + V)

Usare le funzioni di help Nell’ambito del pacchetto Microsoft Office è di notevole importanza la presenza delle funzioni di aiuto tramite l’ Assistente di Office che consentono l’accesso alla guida in linea L’assistente è raggiungibile cliccando nel menu sulla voce Mostra l’Assistente di Office o semplicemente premendo il tasto F1 Qualsiasi opzione scegliate genererà l’apparizione di una finestra che vi chiederà di inserire l’argomento da ricercare , cliccando su cerca si aprirà la finestra contenente l’argomento cercato

Modifica del modo di visualizzazione sullo schermo A differenza di altri programmi applicativi(Word, Excel) Access non necessita di particolari modalità di visualizzazione in quanto il contenuto delle finestre non è un testo. Comunque è bene sempre non utilizzare visualizzazioni troppo faticose per la vista e preferire sempre le dimensioni ampie. Per poter sfruttare tutta la superficie dello schermo sarà sufficiente agire sul bottone centrale presente all’estremità destra della barra del titolo. Se la finestra di Microsoft Acces è già a tutto schermo il bottone con il rettangolo è sostituito da un bottone che servirà per ridimensionare la finestra e a portarla in modalità non esplosa. E’ possibile modificare la visualizzazione delle barre degli strumenti attraverso l’uso del menu Visualizza selezionando la voce Barra degli strumenti attraverso la voce Personalizza.

Impostare e pianificare un database L’architettura concettuale dei dati ha lo scopo di astrarre gli oggetti dal mondo reale considerandoli solo per il loro significato e per le relazioni logiche esistenti tra essi, indipendentemente dalle azioni che su di essi vengono svolte. A tale scopo si utilizza il modello Entità – Relazione strumento di notevole importanza al fine di costruire un’adeguata rappresentazione del mondo reale. Il modello E – R introduce le seguenti definizioni: 1) Entità( qualsiasi elemento del modo reale che può essere distintamente individuato) 2) Insieme di Entità (un insieme cui appartengono entità dello stesso tipo che rispettano una regola di appartenenza) 3) Relazione ( legame logico che unisce entità di insiemi diversi)

Caso specifico (Entità – Relazione) Entità 1 : Operario Entità 2 : Turno di lavoro Relazione ( Quale relazione tra operai e turni di lavoro … partecipa a ) Partecipa a E1 :operaio E2 :turno di lavoro Esiste una relazione inversa tra due entità , infatti ciascun turno di lavoro comprende operai Comprende E1 :operaio E2 :turno di lavoro

Molteplicità Per poter usare un database relazionale non basta definire più tabelle con un campo in comune. Occorre poter definire in modo semplice ma rigoroso la natura della relazione fra le tabelle. Vuol dire che i programmi che lavorano sul data base devono sapere se per ogni riga della tabella A ci sono una o più righe nella tabella B con cui la tabella A è in relazione. Nel mondo delle imprese vi è: Un file (Tabella A) in cui sono riportati i clienti Un file (Tabella B) in cui sono riportati i dipendenti Un file ( tabella C) in cui sono riportati i prodotti Un file ( tabella D ) in cui sono riportati i fornitori Uno o più file di questo tipo costituiscono un database , le tecniche di progettazione dei file, i sistemi logici per organizzare i record prendono il nome di Data Base Management System ( DBMS) . Access è un potente DBMS

Relazione Uno a molti Relazione Uno a Molti

Relazione Molti a uno In un ordine ci sono più prodotti

Relazione Molti a molti

Relazioni in Access In access le relazioni possono essere: 1) uno a molti 2) uno a uno 3) molti a molti Un archivio è sostanzialmente una struttura logica che raccoglie ed organizza informazioni. La struttura deve essere concepita dall’utente definendo il numero dei campi che costituiranno i record dell’archivio definendo il tipo di dato o attributo che verrà inserito relativamente a ciascun campo.

Archivio anagrafe In un archivio anagrafe è presente un record per ciascun individuo Ogni record conterrà dei campi , ogni campo avrà un attributo: Il campo Nome , Cognome sarà del tipo Testo Il campo Data Nascita sarà del tipo Data Il campo Stato Civile sarà del tipo variabile binaria

Archivio Biblioteca Facendo riferimento all’organizzazione logica di un archivio definiamo i campi di una tabella biblioteca Titolo Anno di pubblicazione Autore Casa editrice Disponibilità Posizione negli scaffali

Archivio Biblioteca NOME Campo Attributo Titolo Testo Anno pubblicazione Numero intero Autore Testo Casa Editrice Testo Disponibilità Variabile binaria ( esiste non esiste) Posizione Testo ( scaffale 3 fila 6)

Creare una tabella con campi e attributi Il primo passo per la creazione di un archivio consiste nella definizione della struttura della tabella, all’interno della quale si attribuirà un nome ad ogni campo. Nell’archivio Anagrafe i campi saranno chiamati: Cognome, Nome, Data Nascita, Luogo Nascita, Paternità, Maternità, Residenza, Indirizzo, ecc. Nella colonna a destra del nome del campo si assocerà il tipo di dato ( testo,testo,data, testo,testo,testi, testo,testo, testo)

Creazione database Biblioteca Dal Menu File seleziona Nuovo La finestra di dialogo contiene una serie di oggetti incolonnati nella parte sinistra ( Tabelle, Querry, Maschere,…). In questa lezione impareremo ad utilizzare il primo oggetto: Tabelle

Creazione database Biblioteca Una volta che l’oggetto Tabelle è stato selezionato, nel box a destra appariranno una serie di scelte : Creare una tabella in visualizzazione Struttura; Creare una tabella mediante una creazione guidata; Creare una tabella mediante l’immissione di dati

Visualizzazione Struttura La visualizzazione struttura consente di definire i campi necessari alla strutturazione del database, il tipo di dato da associare al campo, un’eventuale descrizione della funzionalità del campo creato. Per creare una tabella in visualizzazione struttura è sufficiente fare doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla voce relativa a tabella struttura

Visualizzazione Struttura La colonna a destra chiamata descrizione consente l’inserimento di un testo descrittivo del campo. Nel database Biblioteca A questo punto creata la struttura sarà sufficiente cliccare per salvare Dare un nome alla tabella in questo caso assegnarle il nome Libri

Database Bibblioteca Dopo averli dato il nome cliccare sul bottone OK e si aprirà una finestra di notifica che richiede la definizione di una chiave primaria Offrendo tre alternative possibili : Si, No ed Annulla.Ora ci limiteremo a cliccare sul bottone No. Cliccandosul bottone Chiudi rappresentato dalla X sulla barra del titolo della finestra comparirà Biblioteca:Database c conterrà l’icona libri

Creazione tabella mediante creazione guidata Cliccando due volte con il tasto sinistro del mouse sulla voce Crea una tabella mediante una creazione guidata si aprirà una finestra di autocomposizione.

Creazione tabella mediante creazione guidata Si aprirà una finestra di autocomposizione che guiderà l’utente alla creazione di tutti i campi necessari Dopo una scelta iniziale che prevede la possibilità di creare un database in Ambito professionale i cui campi predefiniti sono relativi ad attività aziendali, o in ambito privato, i cui campi predefiniti sono relativi ad attività private , quali la gestione di un a rubrica, l’elenco dei propri CD, videocassette ecc

Creazione tabella mediante creazione guidata Effettuate le scelte si prosegue con il tasto sinistro del mouse sul pulsante Avanti

Creazione tabella mediante creazione guidata Proseguendo ancora si apre una finestra relativa alla creazione di eventuali Relazioni. Proseguendo si giunge alla finestra finale in cui l’utente può modificare ulteriormente la struttura della tabella . La terza possibilità prevede la creazione di una maschera in modo automatico.

Inserire i dati in una tabella Ricapitolazione operazioni Creazione Database vuoto Creazione tabella in visualizzazione Struttura Abbiamo creato un archivio vuoto che prevede l’inserimento di varie informazioni riguardo ciascun libro. Per giungere alla definizione dell’archivio si è fatta una considerazione logica sui dati indispensabili e sulla loro natura, in modo da stabilire la struttura dell’archivio. Fatto ciò possiamo attivare la procedura detta di Data entry ( inserimento dati) la più monotona di tutto il processo di informatizzazione degli archivi. Effettuando un doppio clic con il tasto destro del mouse sull’icona che rappresenta la tabella libri si apre una finestra che permette di aprire il file libri, oppure cliccando solo una volta e posi selezionando il bottone Apri, si aprirà una finestra che contiene i titoli dei campi assegnati

Spostarsi in una tabella Per scorrere le righe di una tabella , sarà sufficiente agire con il pulsante del mouse, sulla barra di scorrimento verticale presente sulla sinistra della tabella Ulteriori strumenti di navigazione all’interno della tabella sono i bottoni presenti nella barra inferiore Con il pulsante ci si sposta al primo record Con il pulsante ci si sposta al record precedente Con il pulsante ci si sposta al record successivo Con il pulsante ci si sposta all’ultimo record Con il pulsante ci si sposta all’ultimo record vuoto

Definizione chiavi Nell’organizzazione di un archivio informatizzato è importante definire in modo univoco le informazioni. La soluzione del problema consiste nell’inserire un ulteriore campo, il cui tipo di dato rispetti l’univocità dei record, questo campo è definito campo chiave. Nel caso della biblioteca , ci troviamo in presenza di un altro problema, rispetto all’impostazione precedente , le informazioni relative alla localizzazione dei volumi in eventuali scaffalature , non sono sufficienti a definire univocamente ( scaffale 5 fila 3 … volume ? ). Non è specificato il volume all’interno dello scaffale e della fila indicata. Sarà opportuno, anche in vista della gestione dei prestiti dei volumi, indicarli univocamente all’interno della biblioteca, attraverso una numerazione progressiva ( volume 140 scaffale 5 fila 3 ). In questo modo ogni volume è definito in modo univoco: non ci sarà nessun altro volume 140 se non quello contenuto nello scaffale 5 fila 3.

Definizione chiavi La definizione di una chiave primaria è l’inserimento di questa informazione In microsoft Access tale procedura può essere effettuata sia durante la definizione della tabella sia in fase di salvataggio. Come già visto quando si chiude la finestra della struttura di una tabella Access apre una finestra di dialogo all’interno della quale avvisa della mancanza della chiave. Attraverso tale finestra , cliccando con il tasto sinistro del mouse sul bottone Si verrà automaticamente inserito un campo di tipo contatore che è la più semplice delle chiavi che definiscono univocamente i record inseriti. Per archivi più complessi sarà cura del progettista definire il campo chiave , ad esempio nell’anagrafe tributaria questo campo chiave è il codice fiscale del contribuente. Tale codice è diverso per ciascun contribuente indipendentemente dal suo sesso, età, residenza. L’efficienza di tale chiave ha indotto diversi enti e strutture pubbliche ad utilizzare il codice fiscale come campo chiave all’interno dei loro archivi.

Definizione di una chiave primaria Per attribuire il valore di chiave primaria ad un campo , tra quelli definiti all’interno di una tabella, sarà sufficiente , operando in modalità struttura selezionare il campo ( la riga relativa) e cliccare sul bottone Per indicare l’avvenuta attribuzione apparirà al centro dell’etichetta

Definizione di una chiave primaria In alternativa è possibile , agendo col tasto destro del mouse sul campo desiderato, impostare la chiave primaria selezionando la relativa voce del menu

Impostare un Indice Una corretta gestione del database richiede la creazione di un indice che permetta di reperire ed ordinare i record più rapidamente. In Access gli indici sono utilizzati come quelli di un libro, per trovare i dati viene ricercata la posizione dei dati nell’indice. E’ possibile creare indici basati su un singolo o su più campi( indici multicampo). Gli indici multicampo consentono di fare distinzione tra record in cui il primo campo potrebbe contenere lo stesso valore ; una tabella anagrafica indicizzata per Cognome e Nome risulta ordinata nel modo seguente: Cognome Nome Cognome Nome Bianchi Umberto Bianchi Filippo Bianchi Filippo Bianchi Umberto Rossi Antonio Rossi Antonio Verdi Mario Verdi Mario Tabella indicizzata rispetto Tabella indicizzata rispetto Cognome e Nome Al cognome

Impostare un Indice Quando si ordina una tabella in base ad un indice multicampo, l’ordinamento sarà eseguito in base al primo campo definito per indice, se nel primo campo sono presenti record con valori duplicati, l’ordinamento è eseguito in base al secondo campo definito e così via. La praticità degli indici sta nel fatto che permettono di reperire rapidamente informazioni all’interno di un archivio La chiave primaria di una tabella è indicizzata automaticamente , mentre non è possibile indicizzare un campo tipo Memo, Collegamento ipertestuale. Per gli altri campi è consigliabile indicizzare se il tipo di dati del campo è Testo, Numerico, Valuta, Data/Ora Se molti valori nel campo sono identici è possibile che l’indice non renda molto più veloce l’esecuzione delle interrogazioni

Creazione di un indice a campo Procedura Aprire una tabella esistente nella modalità di Visualizzazione Struttura cliccando Nella parte superiore della finestra , selezionare, facendo un clic con il tasto sinistro del mouse sul campo per il quale si desidera creare l’indice Nella parte inferiore della finestra fare clic sulla casella della proprietà Indicizzato quindi selezionare Si ( duplicati ammessi) oppure Si ( duplicati non ammessi)

Creazione di un indice a campo La scelta implicherà la possibilità o meno, in fase di inserimento dei dati, di avere diversi record con il campo indicizzato contenente lo stesso valore; quindi, si selezionerà l’opzione Si ( duplicati non ammessi) per assicurarsi che in quel campo non siano presenti due record contenenti gli stessi dati.

Modifica degli attributi di una tabella Per attributi di una tabella si intendono i campi – colonne che costituiscono la tabella stessa secondo la seguente gerarchia: File  Tabella Record  Ennupla Campo  Attributo Per modificare gli attributi di una tabella bisogna agire sulla struttura apportando modifiche al numero di campi colonne Per eseguire tale procedura si opererà attraverso la finestra DataBase, selezionando la scheda Tabelle ed aprendo la struttura della tabella Per quanto riguarda l’eliminazione di campi anch’essa è una modifica di attributo di una tabella. Sarà sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sul rigo, posto alla sinistra della tabella del campo che si intende eliminare e procedere alla cancellazione con il tasto Canc o con la funzione Elimina dal menu Modifica.

Modifica degli attributi dei campi Per attributo di un campo si intende il nome, o l’etichetta che ad esso è associato. In un database non ha particolare rilevanza il nome che l’utente attribuisce ai vari campi, ma anche il loro tipo e l’eventuale indicizzazione e descrizione, l’utente seguendo la stessa procedura dovrà attivare la visualizzazione della Struttura della tabella. Per rendere effettive le modifiche si dovrà salvare la struttura in fase di chiusura della finestra. Per quanto riguarda le modifiche apportate ai tipi di dati va ricordato che si deve rispettare la corrispondenza tra tipi di dato e i dati effettivamente inseriti nella tabella.Se nella tabella Biblioteca il campo Anno pubblicazione risultava del tipo data e sono stati inseriti dati, la modifica del tipo dato non potrà essere del tipo testo, memo, numerico, ecc ma dovrà essere dello stesso tipo data.