Dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete* Università degli Studi di Trento - Facoltà di Lettere e Filosofia BIBLIOTECONOMIA 2 APPLICAZIONI INFORMATICHE ALLE BIBLIOTECHE Dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete* - LAURA ZANETTE - (e-mail: laura.zanette@provincia.tn.it) Provincia autonoma di Trento Servizio Attività Culturali Ufficio per il Sistema Bibliotecario Trentino 4-31 Marzo 2004 * Gli standard OSI : dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete /Antonio Scolari. - Milano : Editrice bibliografica,1995

Sommario Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 1° lezione: Automazione e biblioteca: definizione e storia 2° lezione: Standardizzazione/organizzazione 3° lezione: Automazione del catalogo 4° lezione: Automazione Acquisti/Gest. Periodici/Inventario 5° lezione: Prestito/OPAC 6° lezione: Documenti digitali 7° lezione: Marketing e valutazione - Esercitazione 8° lezione: Esercitazione - L’automazione in Italia 9° lezione: CBT- Legge/Storia/Modello organizzativo 10° lezione: CBT- Servizi interni/servizi all’utente

Biblioteca ibrida: livelli di automazione/informatizzazione Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 Biblioteca ibrida: livelli di automazione/informatizzazione Riprodurre il processo manuale in automatico Integrare informazioni/servizi della biblioteca Integrare più biblioteche Interazione con soggetti esterni

2) Organizzazione e standardizzazione Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 2) Organizzazione e standardizzazione Organizzazione del processo di automazione 1) Analisi dei dati [bibliotecari e informatici] 2) Analisi dei processi di immissione, di recupero [“] 3) Verifica degli standard [bibliotecari, informatici] 4) Impostazione dei prodotti 5) Creazione modello [informatici] 6) Test [bibliotecari, informatici] 7) Correzioni (bug) 8) Rilascio in produzione 9) Manutenzione e sviluppi

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 4) Automazione dei servizi interni Acquisizione-Gestione periodici-Inventariazione Bibliografia: L’automazione in biblioteca / a cura di Susanna Peruginelli e Corrado Pettenati. – Milano : Editrice Bibliografica, 1987. – (Atti e documenti ; 11)

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 2) analisi della procedura Acquisizione - La procedura Scelta opere da acquisire Mission della biblioteca richieste dei lettori fondi integrazione mancanze Repertori Controlli patrimoniale in ordinazione in vendita Individuazione fornitore Ordinazione Redazione lettera d’ordine Verifica disponibilità Impegno di spesa Solleciti (eventuali) Altre comunicazioni Ricevimento Inventariazione Fatturazione

I livello di automazione - 1) analisi dati Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 1) analisi dati Acquisizione - I dati Scelta opere da acquisire Mission della biblioteca richieste dei lettori: informazioni bibl. fondi integrazione mancanze Repertori: informazioni bibl. Controlli patrimoniale in ordinazione in vendita Individuazione fornitore Elenco fornitori Ordinazione: Ordini Redazione lettera d’ordine Verifica disponibilità Impegno di spesa Solleciti (eventuali) Altre comunicazioni Ricevimento Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl Fatturazione: fattura

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 1) analisi dati Acquisizione - I dati “duplicati” internamente Scelta opere da acquisire Mission della biblioteca richieste dei lettori: informazioni bibl. Fondi: info economiche integrazione mancanze: info bibl. Repertori: info bibl. Controlli: ricerca info bibl. patrimoniale in ordinazione in vendita Individuazione fornitore Elenco fornitori Ordinazione: Ordini Redazione lettera d’ordine al fornitore con info bibl Verifica disponibilità Fondi Impegno di spesa sul fondo Solleciti (eventuali) al fornitore citando l’ordine e l’info bibl Altre comunicazioni al fornitore citando l’ordine e l’info bibl Ricevimento dell’ordine Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl Fatturazione: fattura, con imputazione spesa su fondo

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 1) analisi dati Acquisizione - I dati “essenziali” Informazioni bibliografiche Fondi: info economiche Fornitori Record informazioni bibliografiche autore, titolo, edizione, editore, ISBN Record fondo disponibilità iniziale, impegno, spesa, residuo Record fornitore nome, indirizzo, telefono, e-mail, URL, modalità pagamento, modalità pagamento, sconti, spese fisse, valuta, tempi di attesa (solleciti)

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 3) verifica degli standard Acquisizione - Gli standard Edifact EDI: Electronic Data Interchange= sostituisce lo scambio di documenti cartacei per attività e servizi di tipo commerciale con una serie di messaggi in formato elettronico - richiesta offerta (biblioteca) - presentazione offerta (fornitore) - ordinazione (biblioteca) - fatturazione (fornitore) - pagamento (biblioteca) * Gli standard OSI : dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete /Antonio Scolari. - Milano : Editrice bibliografica,1995

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 3) verifica degli standard Acquisizione - Gli standard Edifact EDI: Electronic Data Interchange= impatto sull’organizzazione amministrativa - valore legale del documento elettronico - concetto di firma elettronica - conservazione dei documenti Storia dello standard: sviluppo di standard di settore “isole EDI”, che non comunicano fra loro ISO-TC154: 1988 pubblica EDIFACT (ISO 9735, poi ISO 7372)

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 5) creazione del modello Acquisizione - L’automazione Scelta opere da acquisire Mission della biblioteca e analisi patrimoniale: analisi statistica del database richieste dei lettori: informazioni bibl.: interazione con gli utenti (Internet, e-mail, db per info bibl., stato richiesta, etc.) fondi integrazione mancanze Repertori: informazioni bibl. Controlli patrimoniale in ordinazione in vendita Individuazione fornitore Elenco fornitori

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 5) creazione del modello Acquisizione - L’automazione Ordinazione: Ordini Record dell’ordine Tipo di acquisizione Info bibl. (per ogni tipo di materiale) Quantità Prezzo + gestione tassi cambio Fornitore Date ordine/sollecito/ricevimento Verifica disponibilità fondo Impegno di spesa fondo Stato dell’ordine Ricevimento: è un’operazione (data) Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl + info dell’ordine Fatturazione: fattura con prezzo da pagare, identificazione info bibl, n. inventario

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 4) impostazione dei prodotti Acquisizione - I prodotti La reportistica Richiesta preventivo Lettere d’ordine Lettere di sollecito Mandato di pagamento Registro d’inventario Bollettino nuove accessioni

Organizzazione: economia di scala Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 Organizzazione: economia di scala Evitare di ri-creare informazioni già create Evitare di effettuare operazioni già fatte Chi fa le stesse cose? Info bibliografiche: utenti, fornitori, bibliotecari, amministrazione Info amministrative: fornitori, bibliotecari, amministrazione Info anagrafiche: fornitori, bibliotecari, amministrazione

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 II livello di automazione Acquisizione - Integrazione con altre funzioni bibliotecarie Informazioni bibliografiche Ricerca nel db Catalogazione> verifica iter controllo qualità del dato (info secondo le regole, ISBD, RICA) Utenti integrazione con sistema di prenotazioni prestiti avviso utente arrivo opera desiderata al ricevimento/alla catalogazione alerting Dati statistici Tempi di risposta fornitore Tempi dell’iter (inoltro desiderata, ordine, documento pronto per l’utente)

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 IV livello di automazione Acquisizione - Interazione con funzioni esterne Altre banche dati bibliografiche Ricerca fonti informative (Z39.50) Catalogazione derivata (Z39.50, MARC, regole adeguate) Fornitori (Erdifact; EDI= Electronic Data Interchange) Integrazione con gestione ordine dei fornitori (es. Amazon, Internetbookshop) Utenti extra-biblioteca info su opere in acquisizione db desiderata con possibilità integrata di recupero info bibliografiche da db esterni utente riconosciuto con user account integrato nella gestione Prestiti/Consultazioni sistema di alerting Amministrazione trasmissione info amministrative

I livello di automazione - 2) analisi della procedura Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 2) analisi della procedura Gestione periodici Sottoscrizione abbonamenti/rinnovo/annullo/gestione fatture/impegni Registrazione bibliografica Controllo dell’arrivo dei fascicoli - registrazione posseduto - solleciti per numeri in ritardo Gestione rilegature Inventariazione Avviso interessati

I livello di automazione - 1) analisi dei dati Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 1) analisi dei dati Gestione periodici Controllo dell’arrivo dei fascicoli - Elementi caratterizzanti - alta imprevedibilità degli arrivi - numerosi item non prevedibili (n. speciali, supplementi, n. doppi)

I livello di automazione - 1) analisi dei dati Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 1) analisi dei dati Gestione periodici Controllo dell’arrivo dei fascicoli Strumento manuale= schedone amministrativo

Gestione periodici - L’automazione Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 II livello di automazione - 3) verifica standard - 5) creazione del modello Gestione periodici - L’automazione - informazione bibliografica: integrazione con catalogazione/ricerca > ISBD(S) per descrizione > definizioni titoli secondo agenzia ISDS per identificazione > necessario sistema di correlazioni - fornitore: integrazione con Acquisizioni > EDIFACT - dati dei fascicoli arrivati (posseduto): integrazione con catalogo > Holding format (MARC 21)

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4 I livello di automazione - 5) creazione del modello Gestione periodici - L’automazione Controllo degli arrivi “Modello di previsione” (prediction pattern) basati su: periodicità “attesa” (= frequenza) data ultimo arrivo articolazione dei fascicoli (annata, fascicoli) obiettivo: rapidi strumenti di controllo per solleciti (politica solleciti)