Il sistema informativo Provincia Autonoma di Trento Soprintendenza per i beni librari e archivistici Il sistema informativo degli archivi storici del Trentino Padova, 6 aprile 2005

Le ragioni di un processo di informatizzazione degli archivi ragioni generali ragioni istituzionali dell’intervento provinciale L.P. 17 febbraio 2003 n. 1 "Nuove disposizioni in materia di beni culturali“, art. 32, comma 1, lettera d (Funzioni specifiche della Soprintendenza): [provvede] alla realizzazione di un sistema archivistico provinciale, ivi compresi la formazione e l'aggiornamento di una banca dati del patrimonio archivistico, avvalendosi del sistema informativo provinciale di cui alla legge provinciale n. 10 del 1980 e prevedendo il necessario collegamento con il sistema archivistico nazionale. In premessa pare opportuno richiamare le ragioni che hanno motivato, fin dal 1996, l’attuale Soprintendenza per i beni librari ed archivistici della Provincia autonoma di Trento a muoversi decisamente verso l'informatizzazione degli archivi storici. Sono ragioni già illustrate in altre occasioni e qui riproposte ed aggiornate: 1. Le ragioni di un processo di informatizzazione degli archivi a) ragioni generali: - non emarginare gli archivi dai processi di innovazione tecnologica; - crescere insieme con settori culturali già informatizzati (biblioteche e musei); - aumentare le potenzialità della diffusione e dello scambio delle informazioni relative agli archivi storici; - consentire nuove e diverse modalità di accesso all'informazione archivistica, in particolare per venire incontro alla nuova utenza: studenti delle scuole medie superiori e università, associazioni di storia locale; - raccordarsi con i processi d'automazione in atto negli archivi correnti (protocollo informatico). - consentire relazioni strutturate fra i beni archivistici con gli altri universi dei beni culturali: beni librari, archeologici, storico-artistico, monumentali, toponomastica b) ragioni istituzionali dell’intervento provinciale: - le competenze provinciali in materia di archivi, ridefinite da ultimo con la pubblicazione del Dlg. 506 dd. 15 dicembre 1998, che integrando il DPR 691/73 porta a compimento la competenza primaria della Provincia autonoma di Trento in materia di "ordinamento, tutela, vigilanza, conservazione, custodia e manutenzione ….gli archivi della provincia, dei suoi Enti funzionali, dei Comuni e degli altri enti locali, degli altri Enti pubblici per le materie di competenza della Provincia nonché gli archivi e i documenti dei privati" - l'approvazione della legge provinciale 14. febbraio 1992 n. 11 "Disposizioni in materia di archivi e istituzione dell'archivio provinciale", ora rivisitata e confluita nel testo unico sui beni culturali (L.P,. 17 febbraio 2003 n. 1 "Nuove disposizioni in materia di beni culturali". L'art. 32 "Funzioni specifiche della soprintendenza" al comma 1 lettera d) recita: [provvede] "alla realizzazione di un sistema archivistico provinciale, ivi compresi la formazione e l'aggiornamento di una baca dati del patrimonio archivistico, avvalendosi del sistema informativo provinciale di cui alla legge provinciale n. 10 del 1980 e prevedendo il necessario collegamento con il sistema archivistico nazionale" - le due premesse portano alla necessità di una forte regia nei processi di informatizzazione, senza la quale la proliferazione di software e modalità organizzative e gestionali favoriti dall’informatica distribuita degli anni 90, non è possibile arrivare ad un sistema informativo territoriale degli archivi.

I primi passi verso un sistema informativo degli archivi fabbisogno generale di informatizzazione del Servizio Beni librari e archivistici Linee generali d'automazione (aprile 1997) adozione degli standard descrittivi internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF) (fine 1997- metà 2000) convegno su L'integrazione fra le banche dati archivistiche e gli altri universi culturali (dicembre 1998) 2. Tappe del processo di informatizzazione: - definizione di un fabbisogno generale di informatizzazione: "linee generali d'automazione, aprile '97, versione 02"., quale risposta alle esigenze delle attività dell'attuale Soprintendenza per i beni librari ed archivistici della Provincia autonoma e più in generale del comparto archivi: tutela e valorizzazione degli archivi storici (dal censimento all'inventario), raccordo con l'automazione degli archivi correnti, integrazione fra diversi (per tipologia e stato giuridici) istituti archivistici, , adozione degli standard descrittivi internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF). attraverso l’attività ( fine 1997- metà 2000) del Gruppo di lavoro di archivisti trentini; i risultati del lavoro sono stati condivisi con la comunità archivistica nazionale, sia negli incontri promossi congiuntamente dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali e dall'ANAI, sia attraverso la messa a disposizione dei documenti sul sito del Ministero. l'organizzazione di un convegno specifico sull'integrazione fra le banche dati archivistiche e gli altri universi culturali (dicembre 1998). Gli atti sono stati pubblicati nel 2001.

Sesamo acquisizione (1997) e adeguamento ISAAR (CPF) (1999-2000) l'acquisizione(1997), grazie alla disponibilità della Regione Lombardia, e l'adeguamento (1999-2000) di Sesamo allo standard ISAAR(CPF) con la visualizzazione dell'albero istituzionale e l'uso del medesimo quale programma per l'ordinamento e l'inventariazione degli archivi storici.

I primi passi verso un sistema informativo degli archivi analisi del sistema AMICUS (2001) presentazione e studio del progetto SIUSA (10 maggio 2002) pubblicazione nel portale Trentinocultura degli inventari (settembre 2003-) delle pergamene on-line (luglio 2004-) l'analisi del prodotto AMICUS (nuovo software per le biblioteche trentine), nel periodo 2001-2002, e della versione canadese per archivi, quale momento di verifica delle convergenze e divergenze fra area biblioteche e archivi in particolare le esigenze di una comune authority file per le intestazione. la presentazione e lo studio del Progetto -SIUSA-SESAMO (maggio 2002) e la definizione dei rapporti istituzionali Provincia - Stato, fra Sistema informativo territoriale degli archivi e Sistema informativo nazionale alla luce della Convenzione Stato - Regioni la sperimentazione della messa in rete degli inventari d'archivio (2001-2003): occasione rivelatasi preziosa per: a) verificare "toccare con mano" i problemi posti dalla cumulazione di dati di diversa provenienza (peraltro molto strutturati) in termini di "uniformità descrittiva" e integrazione delle informazioni" (es. Congregazione di carità del Comune di ) b) studiare e provare le modalità di interrogazione e ricerca, coniugando esigenze specifiche archivistiche (i molti livelli dell'informazione strutturata) con le esigenze di armonia con l'impianto dei siti e del portale Trentinocultura.

Inventari d'archivio on line messa a disposizione di un numero consistente di inventari, anticipando i tempi di sviluppo del Sistema informativo degli archivi opportunità di verificare e approfondire i problemi posti dalla cumulazione di dati di diversa provenienza studiare e provare le modalità di presentazione, consultazione e ricerca di dati archivistici

Inventari d'archivio on line inventari realizzati a cura della Soprintendenza a partire dagli anni’80 e riferiti ad archivi storici prodotti e tuttora conservati da enti diversi (comuni e altri enti pubblici, parrocchie, famiglie) redatti secondo criteri archivistici che si sono evoluti nel corso degli anni prodotti con l’ausilio di programmi diversi (dalla videoscrittura a Sesamo 2000)

Inventari d'archivio on line La revisione per la pubblicazione via web: verifica della rispondenza ai recenti criteri sulla protezione dei dati personali redazione di una scheda descrittiva dell’inventario conversione ai due formati: PDF (da videoscrittura) e HTML (dal programma Sesamo 2000)

Inventari d'archivio on line Il risultato: non si tratta di una banca dati unica, ma di un insieme di inventari separati e distinti (per quanto sia prevista una modalità di ricerca su tutti i dati) 130 inventari di archivi 8 provinciali, 62 comunali, 60 parrocchiali 66 Sesamo 2000/HTML, 64 Word/PDF

http://www.trentinocultura.net

Pergamene on-line Schedatura e digitalizzazione di pergamene al duplice scopo di: attuare una capillare ed efficace azione di tutela del patrimonio pergamenaceo conservato negli archivi trentini proporre uno strumento di accesso e conoscenza del medesimo allo stesso tempo semplice e completo

Pergamene on-line Riepilogo generale della produzione al 28 febbraio 2005: 9.432 pergamene sottoposte a lavorazione 9.960 schede inventariali realizzate 24.488 immagini digitali realizzate fruibili sul sito www.trentinocultura.net 6.932 schede inventariali e 20.157 immagini relative a 6.657 pergamene di: 21 archivi comunali 2 archivi di A.S.U.C 17 archivi parrocchiali 2 archivi di famiglia 15.000 ulteriori immagini disponibili entro fine anno

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Il sistema informativo degli archivi: le tappe In collaborazione con Informatica Trentina: studio di fattibilità del Sistema informativo degli archivi storici del Trentino (2003) analisi del Sistema informativo degli archivi storici del Trentino (2004) presentazione del sistema agli archivisti trentini e revisione dell’analisi (dicembre 2004-febbraio 2005)

Il sistema informativo degli archivi: gli obiettivi creazione di un sistema informativo territoriale degli archivi (SBLA e Istituzioni archivistiche): gestione e valorizzazione integrazione con gli altri universi culturali locali: beni librari, beni storico-artistici, toponomastica, all’interno del Sistema informativo trentino della cultura raccordo con SIUSA – sistema informativo nazionale degli archivi Obiettivi a) creazione di un sistema informativo territoriale degli archivi diretto, sia alla gestione , sia alla valorizzazione dei beni archivistici: non un semplice arcipelago di isole (Istituti) collegate, ma una banca dati integrata. b) raccordo con il Sistema informativo nazionale degli archivi [SIUSA]; c) integrazione con gli altri universi culturali locali: beni librari, beni storico – artistici, toponomastica, all’interno del Sistema informativo trentino della cultura;

Profilo istituzionale Contesto politico statuale La base informativa Struttura Strumento di ricerca Autore Profilo documentario Attività Danni Progetto Soggetto titolare Sede Dipendente Locale Unità arch Bibliografia Fonte Soggetto produttore Profilo istituzionale Ambito territoriale Contesto politico statuale

Approfondita strutturazione delle descrizioni e valorizzazione delle relazioni Esempio: Nel 1810 la Comunità di Caldes assorbe la Comunità di Samoclevo Correlazione Classificazione della relazione amministrativa/ gerarchica Descrizione assorbe Estremi cronologici data, 1810 specifica, validità Note Soggetto produttore Comunità di Samoclevo [1618 marzo 21] 1810 agosto 31 Soggetto produttore Comunità di Caldes [1399 marzo 2] [1810 settembre 21]

Rendere disponibili i dati ricavati dai censimenti Progetto Tipo di progetto vocabolario (“censimento”, “inventario”, …) Titolo testo 250 caratteri Autore testo 250 caratteri Data dell’intervento testo 50 caratteri Ente responsabile testo 1000 caratteri Note testo 4000 caratteri Struttura Questo è l’elenco degli indici possibili. C’è un parametro per ogni indice, il valore di default è NO per tutti e l’operatore cambia il valore in SI corrispondentemente agli indici desiderati.

Elementi descrittivi specifici per particolari tipologie documentarie Unità archivistica Atto singolo data topica testo 250 caratteri notaio testo 4000 caratteri tradizione testo 4000 caratteri azione giuridica vocabolario tipologia docum. vocabolario Epistola data topica testo 250 caratteri mittente testo 500 caratteri destinatario testo 500 caratt eri Questo è l’elenco degli indici possibili. C’è un parametro per ogni indice, il valore di default è NO per tutti e l’operatore cambia il valore in SI corrispondentemente agli indici desiderati.

Recupero progetti della Soprintendenza acquisizione ottica del patrimonio pergamenaceo trentino Sistema Informativo degli Archivi Storici del Trentino importazione dati da Sesamo 2000 riversamento da microfilm su supporto magnetico-ottico

Comunicazione con altri sistemi Sono definiti: tracciato e funzione di export verso il sistema informativo delle soprintendenze - SIUSA tracciato standard e funzione per import ed export da altre applicazioni

Controllo e validazione delle descrizioni gestione dati relativi agli archivi ricerche stampe esportazione dati Istituzione archivistica oppure rilevatore della SBLA operante presso l’Istituzione archivistica “rilevatore” o “lettore” esportazione dati (anche verso SIUSA) importazione dati da altri sistemi di inventariazione archivi controllo e amministrazione del sistema (gestione delle revisioni, … ) Soprintendenza beni librari e archivistici (SBLA) Provincia Autonoma di Trento “coordinatore” funzionalità utenti Il seguente schema elenca in sintesi le funzioni considerate (i servizi) e mette in luce da chi saranno usate tali funzioni. Il Sistema Informativo proposto consentirà l'inventariazione ed ordinamento delle strutture d'archivio, l'inserimento delle informazioni relative alle unità archivistiche collegate, permettendo di collegare le immagini delle stesse. Ad ogni struttura potranno essere associati i relativi soggetti produttori, conservatori e titolari. Potranno essere rilevate le attività (per esempio restauri, prestiti, ecc.), relative a strutture ed unità. Saranno gestite le informazioni relative alle sedi, dettagliando i locali di conservazione delle strutture e permettendo di rilevare lo stato degli stessi. Saranno disponibili stampe, ricerche, navigazioni per agevolare l'utente nella fase di fruizione dei contenuti presenti nella base informativa. Completeranno il sistema funzioni di esportazione ed importazione, per permettere la relazione del nuovo sistema informativo con SIUSA e l'inserimento dei dati rilevati con altri sistemi, attraverso funzionalità di controllo e revisione. Nel sistema le varie funzionalità saranno disponibili in base a diversi livelli di accesso e l'accesso al sistema sarà gestito attraverso opportune funzioni di validazione e riconoscimento. In una prima fase il sistema sarà accessibile alla Soprintendenza ed alle Istituzioni archivistiche facenti parte del progetto.