Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008 Document Management System e Conservazione Sostitutiva Opportunità per le Imprese

Menù del giorno… DMS e Conservazione Sostitutiva Le aziende e: la carta le informazioni gli obblighi e le regole il business Come armonizzare tutto questo ?

I Processi Documentali

La carta Obiettivo: Processi documentali Gli analisti: il 60% delle informazioni in unazienda è racchiusa nei documenti il documento tradizionale è un insieme di informazioni non strutturate I sistemi informativi possono gestire solo informazioni strutturate E necessario trasformare il documento in una fonte di informazione: ottimizzata: evitando inutili repliche accessibile: il documento disponibile ovunque Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia integra: preservata nel tempo

La carta Obiettivo: Processi documentali l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali La consuetudine alla carta porta grosse dis-economie di scala e di filiera Le norme (civil Law) sono rigide, poco adattabili (controllo vs supporto) Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-digitalizzzata Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta Allinterno dellazienda Tra le aziende

La carta Obiettivo: Processi documentali linnovazione in azienda è relativamente semplice (volontà privata) Sistemi di gestione documentale Integrazione tecnologica e operativa: Internet, mail, ecc. Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc. Linnovazione tra le aziende è più complessa (volontà sociale) Norme Fiscalità Sistema tra comunità aziendali Stato: da controllo a supporto

La carta Tra ieri e domani Ieri Domani Supporto Controllo

Tra Ieri e Domani Strumenti per la Gestione dei Documenti Document Management Systems (DMS) Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index, foldering, storage, retrieval, …) Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow) Integrazione con la rete (connector) Documenti multimediali

IBM Enterprise Content Management

Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa sta facendo? Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici Certification Authority (Firma Digitale) Servizi di Marcatura Temporale (Time Stamping Authority) Carta Identità Elettronica (CIE) Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC ) Processi Protocollo Informatico (per la PPAA) Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le imprese Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.

Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa cè ancora da fare? Innanzi tutto: Cultura La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e legittimazione I processi cartacei sono quasi sempre non-razionali Frutto di tradizione, consuetudine, e orientata al controllo (Stato) I processi informatici disorientano sono neutri misurano lefficienza misurano lefficacia

Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa cè ancora da fare? Visione e strategia Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei documenti? Processi critici: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo? Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo limpatto legislativo sullorganizzazione? Tattica logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno allinnovazione) quali tecnologie per quali obiettivi diffondere motivazione al cambiamento ….. Cosaltro?: Proposte

Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa cè ancora da fare? Regole Dovrebbero essere chiare (poche, precise e ragionevoli) Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice versa) Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al business) La prassi non supporta le regole: le regole devono essere cambiate! La cultura del legislatore: Da controllo a supporto: quando? Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati dei Processi Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato Dalla norma specifica alla norma generale: semplificare!

Document Management System

Cosa si può fare con un Document Management System: Catalogare i documenti (protocollo) Creare associazioni logiche tra i documenti (folder) Definire eventi temporali (trigger) Definire processi (work flow) Definire ruoli e responsabilità (profili utente) Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output) Visualizzare documenti secondo le Permission Policy Document Management System Che cosè

Catalogare i documenti : Identificare univocamente ogni singolo documento Facilitarne il reperimento e la consultazione Creare associazioni logiche tra i documenti (folder) Costruire pratiche per aggregazione logica di documenti Associare un documento a più pratiche e vice versa Definire eventi temporali (trigger) Sollecitare leffettuazione di azioni associate ai documenti Registrare chi ha agito e quando DMS A cosa serve

Definire processi (work flow) Creare percorsi di avanzamento delle pratiche Definire processi approvativi autorizzativi o informativi Definire ruoli e responsabilità (profili utente) Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi invia,…. Chi può accedere a dati sensibili Integrarsi con il sistema informativo (input/Output) Acquisire documenti Fornire dati DMS A cosa serve

DMS Lo strumento anche se flessibile, potente, miracoloso è sufficiente? Siamo pronti per gestire i documenti senza carta? Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento? Come affrontare questo cambiamento? Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi? Quali vantaggi per le aziende

Gestire i documenti senza carta: Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti) Agire sugli ortodossismi consolidati Razionalizzare i processi e le procedure Coinvolgere il top management In sintesi: agire sulla cultura aziendale DMS Quali vantaggi per le aziende

Vantaggi del cambiamento: Ridurre i costi di gestione dei documenti Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei Aumentare lefficienza Evitare ritardi e omissioni Tracciare eventi e decisioni Aumentare la sicurezza sulle informazioni DMS Quali vantaggi per le aziende

Come affrontare il cambiamento: Valutare il vantaggio economico Valutare limpatto organizzativo Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale) Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale DMS Quali vantaggi per le aziende

Quali vantaggi?

DMS Quali vantaggi per le aziende Scanner/Fax/Print Documenti Elettronici Input: Acquisizione o Cattura DBMS Integrazione Ambienti Legacy (Siebel, SAP,..) Indicizzazione, Organizzazione, Archiviazione, Ricerca e Consultazione Conservazione Sostitutiva Output: Invio e Stampa DMS Eliminazione della carta Gestione elettronica Archivio storico elettronico

DMS Quanto costa gestire un documento Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato tra Euro 10,00 e 50,00* Costi fornitore: redazione della fattura invio della fattura archivio gestione degli incassi copie allegate dispute e controversie Costi cliente: ricevimento della fattura controllo e smistamento archivio gestione dei pagamenti copie allegate dispute e controversie *fonte: Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA

DMS Quanto si risparmia nella gestione elettronica dei documenti (#) costo stimato per documento al netto degli investimenti (*) lefficienza è stimata su organizzazioni di media complessità. Tipo di Gestione Documentale Costo Complessivo (1° anno) (#) Costo Complessivo (dal 2° anno) (#) Efficienza (*) Tradizionale: completamente cartaceo Misto: Invio cartaceo conservazione sostitutiva (no DMS) circa 96 circa 94 circa 65 Smaterializzato: DMS, fattura elettronica e conservazione sostitutiva circa 30 circa 25 intorno a 90

Aumento dellefficacia/efficienza Processi razionalizzati e orientati al business Economia nellintegrazione del business di scala e di filiera Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.) Relazioni con con la PPAA Solo se non in contrasto con i procsessi di business In sintesi Paperless company

Un caso concreto

Fast invoice tracking Improve document sharing Speed up invoice verification activities Eliminate low-added value activities Reduce paper storing to save space Business needs

Where we started.. 11 Invoices To be stored 12 Final archiving Incoming Mail 2 Invoice division 3 Purchasing department 4 Selection of Urgent Invoices 5 Urgent Invoices registration 6 Invoices To be registered 7 To be paid Invoices with Differences (NP e AC) Receipt missing Invoice to be approved(NN) Gerardina Annalisa Fiorella Simona 1

Where we arrived.. Gerardina Annalisa Simona Fiorella 2 Invoices with issues are separated, regular invoices are registered. All remaining steps are performed in the system. 4 Final archiving Invoice scanning and archiving Internal workflows to address issues 3 Incoming Mail 1

Process simplification On-line availability of invoices both from IBM content management and our ERP system Complete traceability of invoices Speed up invoice verification activities Eliminate low-added value activities Benefits achieved

Implementation of substitution archiving and elimination of paper Extension of content management to customer invoices and other legal documents Steps done for project completion

Companies involved: Ducati Motors Ducati Corse Invoices handled per annum Ducati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers) Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers) Break even: 9 months from go live Global project investment: about 70K Euro Project dimension and economic benefit

Document pass through: Before: 4 days After: 4 hours Efficiency index (estimated on reclaim document) Before: 4 hours After: 30 seconds Performance improvement (average)

Domande