La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni Ludovica Baraldi Bologna, 25 maggio 2006

Indice visione strategica obiettivi percorso organizzazione interfaccia di navigazione strumenti e servizi conclusioni La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 2

Visione strategica Abbiamo in mente una intranet che… rappresenti un vero e proprio ambiente di lavoro virtuale condiviso e utilizzato da tutti i dipendenti offra servizi interattivi avanzati, per migliorare i processi e semplificare le procedure garantisca strumenti di dialogo e condivisione delle informazioni La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 3

Visione strategica “oggi le Intranet più evolute sfidano definizioni e preconcetti, estendendo il proprio ambito al supporto di processi ed integrandosi in modo sempre più profondo con i sistemi gestionali” Rapporto Intranet files 2005 Osservatorio sulle intranet in Italia del Politecnico di Mi La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 4

Obiettivi organizzativi trasparenza dell’organizzazione e semplificazione delle procedure gestione digitale dei documenti e riduzione della carta integrazione con i principali strumenti di lavoro normalmente utilizzati dai dipendenti La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 5

Obiettivi di comunicazione condivisione delle conoscenze distribuzione capillare delle informazioni interazione fra diversi uffici e settori motivazione e coinvolgimento del personale creazione spazi di relazione e collaborazione La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 6

Obiettivi tecnologici usabilità e rispetto degli standard di accessibilità spostamento dei sistemi applicativi dalla periferia al centro con conseguente semplicità di gestione personalizzazione dell’ambiente di lavoro open source La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 7

Percorso: il contesto La nuova Intranet è l’ambiente in cui si ricompongono in maniera coordinata e coerente tutte le iniziative di semplificazione delle procedure e dematerializzazione dei processi lavorativi: certificazione di qualità per tutti i servizi erogati strumenti di gestione della documentazione digitale dematerializzazione delle comunicazioni fra gli uffici (gestione risorse umane, procedure contabili, acquisti, manutenzione immobili, impianti e apparecchiature, ecc. ) La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 8

Percorso: a che punto siamo? Il percorso per la realizzazione della nuova Intranet avviato all’inizio del 2005 prevedeva le seguenti fasi: fase 1 – Progettazione fase 2 – Sviluppo e popolamento fase 3 – Rilascio L’avvio in produzione è previsto per giugno 2006 La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 9

Percorso: Fase 1 – progettazione incarico di progettazione ad una società di comunicazione e RP presentazione dell’iniziativa e audit del personale proposta di riorganizzazione dei contenuti proposta layout grafico La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 10

Percorso: Fase 2 – sviluppo adeguamento del CMS per la gestione dei contenuti sistema di autenticazione unico motore di ricerca formazione dei redattori (40, dei diversi settori) popolamento del sistema (contenuti) La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 11

Percorso: Fase 3 – rilascio rilascio e avvio armonizzazione grafica dei sistemi utilizzati gestione del sistema presidio dei contenuti La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 12

Organizzazione/1 Il gruppo di lavoro: servizio sistemi informativi ufficio qualità servizio personale La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 13

Organizzazione/2 Governance interna governo dello sviluppo della intranet gestione corrente definizione ruoli e meccanismi di coordinamento La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 14

Interfaccia di navigazione/1 Schema logico A portata di mano (rubrica, organigramma…) A portata di mano (rubrica, organigramma…) NEWS e COMUNICAZIONI (comunicazioni, brevi, eventi in provincia) SCRIVANIA VIRTUALE (menu personalizzabile) AREE TEMATICHE STRUMENTI DI LAVORO AREE TEMATICHE SCRIVANIA VIRTUALE (menu personalizzabile) STRUMENTI DI LAVORO (menu personalizzabile) NEWS e COMUNICAZIONI (comunicazioni, brevi, eventi in provincia) La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 15

Interfaccia di navigazione/2 Home page La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 16

Interfaccia di navigazione/3 Aree tematiche temi di particolare interesse e spazi dedicati a settori ed uffici La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 17

Interfaccia di navigazione/4 News e comunicazioni Comunicazioni ufficiali, notizie brevi, eventi in Provincia Inoltre… rassegna stampa, comunicati e bacheca sindacale La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 18

Interfaccia di navigazione/5 Scrivania virtuale Sistema integrato per la gestione documentale La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 19

Interfaccia di navigazione/6 Strumenti di lavoro Accesso ai principali applicativi e utilities La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 20

Interfaccia di navigazione/7 Personalizzazione home page Personalizzazione dei menu scrivania virtuale e strumenti di lavoro La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 21

Strumenti e servizi/1 La scrivania virtuale 22 La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 22

Strumenti e servizi/2 La scrivania virtuale 23 La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 23

Strumenti e servizi/3 Strumenti per la qualità: manuale della qualità schede processo gestione non-conformità e reclami gestione soddisfazione utente sistema gestione procedimenti (in corso di realizzazione) La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 24

Strumenti e servizi/4 Strumenti per la gestione documentale: scrivania virtuale protocollo informatico atti monocratici gestione della corrispondenza La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 25

Strumenti e servizi/5 Altri strumenti gestionali: mandato digitale gestione presenze gestione paghe contabilità (in via di sviluppo) La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 26

Strumenti e servizi/6 Strumenti per il knowledge management: datawarehouse repertorio dei regolamenti e delle comunicazioni ricerca delibere repertorio contratti normativa La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 27

Strumenti e servizi/7 Servizi di supporto: gestione sito internet gestione intranet gestione eventi in provincia La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 28

Strumenti e servizi/8 Utilities: ricerca rubrica telefonica agenda condivisa cambia password applicazioni firma digitale dei documenti convertitore pdf webmail (di prossima attivazione) La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 29

Conclusioni Autovalutazione Rilevanza: 77/114 Complessità: 51/103 Il corridoio La mia scrivania Il palazzo La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 30

Grazie per la pazienza! Ludovica Baraldi ludovica.baraldi@gmail.com 31