I fogli elettronici Corso di Idoneità Informatica

Contenuto Introduzione Gestione dei file Celle e fogli Formato e Formattazione Grafici Elenchi Strumenti

Introduzione Sono programmi per la gestione di dati numerici e alfanumerici in forma tabellare, con possibilità di eseguire calcoli matematici, elaborare dati, costruire grafici e fornire strumenti per lanalisi dei dati Tra i primi fogli elettronici per PC si ricorda Multiplan e Lotus 1-2-3

Interfaccia di Excel

Foglio elettronico Un foglio elettronico è un insieme rettangolare di celle suddivise in righe e colonne Ogni riga è associata ad un numero progressivo e ogni colonna ad una lettera o una serie di lettere consecutive Una cella di un foglio è contraddistinta dalla lettera della colonna e dal numero della riga in cui si trova

Gestione dei fogli Una cartella è suddivisa in più fogli E possibile inserire, eliminare e rinominare dei fogli cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga di scelta dei fogli Cliccando con il tasto sinistro sul nome di un foglio questo diventa il foglio corrente

Contenuto delle celle Ogni cella può contenere a scelta –un numero, sia intero che frazionario –unetichetta (dato alfanumerico) –una data o un tempo –una formula matematica che coinvolge il contenuto di altre celle

Funzioni di editing Excel ha un cursore che rappresenta la cella corrente, il cui contenuto viene visualizzato nella barra di immissione Il cursore può essere spostato con le freccette, con i tasti PAGE UP-PAGE DOWN o con il mouse Si può annullare lultima o le ultime modifiche effettuate cliccando su

Inserimento di valori Si può inserire un dato o una formula solo nella cella corrente digitandolo nella barra di immissione Per inserire dati alfanumerici che contengono caratteri particolari (ad esempio il - ) è meglio inserire davanti al dato un apice Per inserire una formula si deve inserire davanti il segno = o il segno + Solo premendo INVIO il dato viene inserito nella cella, mentre premendo ESC si annulla la digitazione

Selezione di celle Per selezionare una cella basta cliccarci sopra Per selezionare una zona rettangolare di celle –una parte di una colonna (da A2 a A6) –una parte di una riga (da B3 a G3) –un rettangolo di celle (da B3 a G7) ci si deve posizionare allangolo in alto a sinistra del rettangolo e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse si arriva allangolo in basso a destra In modo alternativo ci si può spostare con i tasti cursore tenendo premuto lo SHIFT

Selezione di celle E possibile selezionare un insieme non rettangolare di celle, ad esempio la cella A1 e la cella C4, cliccando sopra ciascuna cella tenendo premuto il tasto CONTROL In modo analogo è possibile selezionare una parte di celle composta da più zone rettangolari E possibile selezionare unintera riga o unintera colonna cliccando sul numero di riga o sulla lettera della colonna

Taglia/Copia/Incolla In modo simile a quanto si trova su Word anche in Excel si può usare la clipboard per effettuare operazioni di editing avanzato Cliccando su si Copia, cioè le celle selezionate vengono memorizzate nella clipboard Cliccando su si Taglia, cioè le celle selezionate vengono cancellate dalla cartella e vengono inserite nella clipboard

Taglia/Copia/Incolla Cliccando su si Incolla, cioè le celle memorizzate nella clipboard vengono inserite a partire dalla posizione corrente (la clipboard rimane inalterata) La combinazione Taglia-Incolla serve per spostare delle celle La combinazione Copia-Incolla serve per copiare delle celle Si possono incollare più volte le celle copiate

Stampa ed anteprima Lanteprima di stampa, come in Word, si ottiene cliccando su La cartella corrente può essere stampata cliccando su Tra le opzioni di stampa più importanti –tipo di stampante –parte della cartella da stampare (celle selezionate o da selezionare) –intestazioni e piè di pagina –dimensioni e margini della pagina –stampa della griglia

Gestione dei file Ogni cartella di lavoro viene memorizzata in un file, con estensione.xls Le operazioni su file (cartelle di lavoro) possibili sono quelle già viste per Word –apertura di una cartella già esistente –creazione di una nuova cartella –salvataggio della cartella corrente –chiusura di una cartella

Apertura e chiusura di un file Con si può aprire una cartella già esistente Con File|Chiudi si chiude la cartella corrente E possibile tenere aperti più cartelle contemporaneamente, per passare dalluna allaltra attraverso il menù Finestra Con è possibile creare una nuova cartella

Salvataggio di un file Se si vuole registrare in modo permanente le modifiche bisogna salvare la cartella cliccando su o dando File|Salva Con File|Salva con nome si può salvare la cartella su un file diverso da quello di partenza: il sistema richiederà il nome da attribuire al file Anche quando si salva un file creato ex novo il sistema richiede il nome da attribuire al file

Inserimento di celle E possibile inserire una cella allinterno del foglio nel punto individuato dal cursore con Inserisci|Celle Ci sono due possibilità: - tutte le celle di quella riga verranno spostate a destra - tutte le celle di quella colonna verranno spostate in basso

Spostamento per inserimento a destra in basso

Eliminazione di celle E possibile eliminare la cella corrente con Modifica|Elimina Ci sono due possibilità: - tutte le celle di quella riga verranno spostate a sinistra - tutte le celle di quella colonna verranno spostate in alto Allo stesso modo è possibile anche eliminare le celle selezionate

Inserimento e cancellazione di righe e colonne Si possono inserire o eliminare unintera riga o colonna Linserimento si fa con Inserisci|Righe e Inserisci|Colonne Leliminazione si fa con Modifica|Elimina|Riga Intera o Colonna Intera Queste operazioni avvengono nel punto indicato dal cursore

Spostamento per inserimento di righe e colonne + riga + colonna

Cancellazione di celle E possibile cancellare le celle selezionate con CANC/DELETE In questo modo il contenuto delle celle viene svuotato e le celle rimangono sul foglio vuote La differenza con leliminazione consiste che con questultima operazione le celle vengono eliminate dal foglio

Creazione formule In una cella è possibile inserire formule matematiche che coinvolgono costanti, valori di altre celle, operazioni matematiche e funzioni Le operazioni fondamentali sono + (addizione)- (sottrazione) * (moltiplicazione)/ (divisione) % (percentuale)^ (elevamento a potenza) E possibile anche utilizzare espressioni con le parentesi (solo tonde)

Formule e riferimenti In una formula è consentito inserire un riferimento ad unaltra cella Il modo più comune di riferimento è quello relativo, fatto indicando la cella semplicemente con lettera di colonna e numero di riga Ad esempio nella cella A2 posso inserire la formula A1*2, che indica che il valore di A2 è il doppio di quello di A1: ad esempio se A1 vale 10, A2 varrà 20

Formule e riferimenti Quando si porta il cursore su una cella che contiene una formula –sulla cella nel foglio comparirà il valore attuale della formula –sulla barra di immissione comparirà lespressione della formula Se si cambia un valore riferito da qualche formula automaticamente la formula viene ricalcolata

Formule e riferimenti Ad esempio se in B1 cè la formula =A1* A B 1 cambiando il valore di A1 in 15 automaticamente il valore di B1 diventa A B 1

Riferimenti relativi Quando una formula contenente un riferimento relativo viene copiata su unaltra cella il riferimento viene modificato in modo da mantenere inalterata la posizione relativa della cella riferita rispetto a quella dove si trova la formula Ad esempio supponiamo che nella cella A1 ci sia la formula =B3+3 Se copiamo il contenuto di A1 su C6, in questa cella verrà inserita la formula =D8+3

Riferimenti relativi B3 si trova due righe sotto e una colonna a destra rispetto a A1 D8 si trova due righe sotto e una colonna a destra rispetto a C6: la posizione relativa è rimasta invariata, pur essendo le due formule diverse Altro esempio: se in B2 cè la formula =A4+C8 e se copiamo il contenuto di B2 in C1 otterremo in questultima la formula =B3+D7

Riferimenti relativi I riferimenti relativi sono molto utili per costruire tabelle del tipo A B C D

Riferimenti relativi Nelle celle della colonna D bisogna inserire le formule della spesa: in D2 la formula =B2*C2 in D3 la formula =B3*C3 in D4 la formula =B4*C4 in D5 la formula =B5*C5 in D6 la formula =B6*C6 che è la stessa formula se vista in posizioni relative: la cella due colonne a sinistra * la cella una colonna a sinistra

Riferimenti relativi Per cui è sufficiente 1. scrivere la formula corrispondente in D2 (=B2*C2) 2. selezionare D2 e dare Copia 3. selezionare il rettangolo da D3 a D6 e dare Incolla Poiché il riferimento è relativo in fase di copia verrà modificato nel modo desiderato

Riferimenti assoluti Talvolta invece ci si vuole riferire ad una cella fissa che non venga modificata durante la copia Per ottenere ciò bisogna usare i riferimenti assoluti che si ottengono indicando con un $ sia la riga che la colonna della cella riferita: $A$1 si riferisce alla cella A1 Se in una formula compare un riferimento assoluto e la cella viene copiata il riferimento rimane inalterato

Riferimenti assoluti Ad esempio se in A2 cè la formula =$D$7+4 e se copiamo il contenuto di A2 in B4, in questa cella sarà memorizzata la stessa formula =$D$7+4 Si noti invece che se la formula in A2 fosse =$D$7*A3, allora copiandola in B4 diventerebbe =$D$7*B5 Il primo riferimento ($D$7) è assoluto e quindi rimane inalterato, mentre il secondo riferimento è relativo (A3) è relativo ed è soggetto alla trasformazione vista precedentemente

Riferimenti misti E possibile creare dei riferimenti misti del tipo $D7 e D$7 Questi riferimenti sono modificati solo in parte quando viene copiata la formula Ad esempio se in A1 cè la formula =$D7*2 e A1 viene copiata su B2, allora la formula si muta in =$D8*2 In pratica il $ blocca la riga o la colonna del riferimento

Funzioni E possibile inserire delle funzioni nelle espressioni delle formule I tipi di formule più usate sono –finanziarie: interessi, rata, tasso, tir.cost, ecc. –matematiche: logaritmo, esponenziale, seno, coseno, somma, ecc. –statistiche: media, dev.st, mediana, quartile, ecc. E possibile inserire una funzione usando lautocomposizione funzione Ad esempio la formula =SOMMA(A1:A5)

Formattazione celle Con Formato|Celle è possibile cambiare la formattazione della cella corrente o delle celle selezionate Lopzione Numero indica come visualizzare il contenuto della cella, i modi più usati sono: –generale –numero, indicando quante cifre decimali –valuta, con scelta simbolo della monete –percentuale, con il simbolo % –data, in vari formati –testo

Formattazione celle E possibile selezionare il formato valuta con inserire la percentuale con aumentare di uno le cifre decimali con e diminuirle di uno con Si noti che si aumentano o diminuiscono le cifre visualizzate ma non quelle memorizzate

Formattazione celle Ogni singolo carattere ha i seguenti attributi che possono essere definiti o modificati –stile (grassetto, corsivo, sottolineato) –tipo (font) –grandezza in punti –colore Ogni cella ha i seguenti attributi di formattazione –allineamento (a sinistra, a destra, centrato): selezionabile cliccando su –bordo selezionabile cliccando su

Formato delle righe e delle colonne Con Formato|Riga si hanno le seguenti opzioni –altezza della riga –adatta riga –nascondi riga –scopri riga Con Formato|Colonna si hanno le seguenti opzioni –larghezza della colonna –adatta colonna –nascondi colonna –scopri colonna

Grafico E possibile creare un grafico con Inserisci|Grafico o cliccando su Nella finestra di dialogo dellautocomposizione grafico è possibile decidere quale tipo di grafico utilizzare e con quali dati creare il grafico

Tipi più usati di grafici Istogramma Torta Barre Dispersione Area

Istogramma

Torta

Barre

Dispersione

Area

Elenchi E possibile utilizzare una parte di un foglio elettronico, detta elenco, come un database per memorizzare un insieme di record omogenei La prima riga di un elenco contiene i nomi dei campi e le righe successive contengono i valori di ciascun campo per ogni record

Elenchi

Moduli Per gestire linserimento e la ricerca di dati nellelenco è possibile utilizzare un modulo, cioè un particolare tipo di finestra di dialogo che consente di inserire o modificare i valori dei campi dei vari record, inserire o cancellare un record, cercare se esistono record con particolari caratteristiche Per utilizzare un modulo entrare nellelenco, cioè selezionare una delle sue celle, e dare Dati|Modulo

Ordinamento Per ordinare un elenco dare Dati|Ordina e indicare rispetto a quale campo effettuare lordine, cioè cambiare la posizione dei record allinterno dellelenco E possibile fare un ordinamento sia crescente che decrescente, sia fare un ordinamento su più campi

Ordinamento per rappresentante

Filtri E possibile associare un filtro ad uno o più campi di un elenco Un filtro dà la possibilità di selezionare un valore di un campo attraverso una finestra e di escludere dallelenco tutti quei record che non presentano quel determinato valore nel campo in questione Il filtro si attiva con Dati|Filtro|Filtro automatico

Filtro Ad esempio cliccando su anno

Filtro Scegliendo 1998 come anno si avrà

Filtro Si noti che le righe escluse sono solo non visibili, ma comunque non sono state cancellate Si possono scegliere valori su più campi o attraverso lopzione Filtro Avanzato fare ricerche più complesse Per escludere il filtro su un campo selezionare Tutto come valore Per eliminare il filtro ridare Dati|Filtro|Filtro Automatico

Tabella pivot Una tabella pivot serve per riepilogare i dati provenienti da un elenco Si crea con Dati|Tabella pivot Nella forma più semplice una tabella pivot è composta da un campo riga, un campo colonna e un campo dati associato ad una funzione di raggruppamento, in genere la somma (per dati numerici) o il conteggio (per dati non numerici)

Tabella pivot

La tabella pivot ha per righe tutti i valori assunti dal campo riga (ad esempio i prodotti), ha per colonne tutti i valori assunti dal campo colonna (ad esempio i rappresentanti) Linterno della tabella è riempito con i dati aggregati ottenuti, ad esempio, sommando tutte le quantità per ciascun prodotto e per ciascun rappresentante

Tabella pivot

E possibile estendere luso delle tabelle pivot in vari modi Si può inserire un campo pagina che consente di selezionare i record da utilizzare come dati Si possono usare più campi nelle righe e nelle colonne Si può cambiare la funzione di aggregazione Si possono ruotare i campi e passarli da riga a colonna e viceversa (da cui il nome di tabella pivot)

Scenari e What-if E possibile definire degli scenari definendo dei valori per delle variabili cruciali del foglio elettronico e vedere cosa succede quando si cambia valore a quelle variabili Ad esempio unazienda che opera in Giappone deve tenere conto del cambio Euro-Yen e può essere interessata a vedere limpatto sui propri conti quando il valore dello Yen passa da un valore allaltro

Scenari e What-If Ad esempio si potrebbero definire tre scenari –Yen-alto –Yen-medio –Yen-basso e passare da uno scenario allaltro per vedere le differenze che si determinano Gli scenari si definiscono e si usano con Strumenti|Scenari

Analisi dati E possibile effettuare analisi statistiche dei dati presenti nel foglio con Strumenti|Analisi dei dati Tra le più importanti vi sono –Analisi della varianza –Covarianza –Correlazione –Statistica descrittiva –Test F e t per vari problemi statistici