Fascicolo E’ composto da una copertina (camicia) e dai documenti in esso contenuti. E’ l’unità base di un archivio e raccoglie tutti gli atti inerenti un determinato oggetto. Di norma i documenti vengono conservati in un archivio secondo l’ordine di protocollazione, il primo documento è quello più recente, l’ultimo è il più vecchio.

Un fascicolo si può suddividere in sottofascicoli, che a loro volta si possono ulteriormente articolare in inserti. Sulla copertina del fascicolo si indicano: - l’intestazione dell’amministrazione di appartenenza - l’oggetto dell’affare - l’indice di classificazione Sulla camicia vengono annotati anche gli estremi dei documenti che entrano a far parte della pratica.

La copertina va sempre conservata, e se deve essere cambiata si tiene sia la vecchia camicia che la nuova. Ovviamente quando un fascicolo esce dall’archivio corrente per la trattazione della pratica, deve essere segnato sulla scheda-memoria che viene collocata sullo scaffale dove si trovava il fascicolo. Tutti i fascicoli in uscita e in entrata devono essere registrati su un apposito registro di movimento dei fascicoli.

Strumento di corredo di un archivio corrente è il repertorio, compilato dall’ente produttore, sul quale vengono annotati i fascicoli con una numerazione progressiva e secondo la scansione cronologica di formazione.

Gli archivi di deposito Tutti i fascicoli degli affari conclusi vengono trasferiti negli archivi di deposito, poiché non devono essere necessariamente consultati con frequenza. I documenti restano di proprietà dell’ente produttore, in caso di necessità possono essere consultati dall’amministrazione e quindi è preferibile che vengano ubicati nelle vicinanze del luogo di produzione.

Un archivio di deposito deve avere due ingressi, due finestre, un locale blindato per la conservazione dei documenti segreti o riservati, sistemi di antincendio e spegnimento e controllo della temperatura e dell’umidità. In un’apposita sala si devono allestire tavoli e luci adeguate, visori per microfilm. Prima di versare nell’archivio di deposito i documenti, l’ufficio deve scrivere un elenco di trasferimento.

Procedure di scarto Scarto – vuol dire la valutazione e l’attività necessarie per decidere quale parte della documentazione prodotta debba essere conservata in maniera permanente e passata dagli archivi di deposito all’archivio storico o all’Archivio di Stato, e quale parte debba essere distrutta, cioè avviata al macero.

Un ufficio che vuole effettuare lo scarto deve redigere una proposta di scarto, cioè un elenco che deve comprendere: - numero delle unità archivistiche e le date estreme per ciascuna categoria - il peso approssimativo - una breve spiegazione dei motivi che avvalorerebbero lo scarto.

Lo scarto è normato dal Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e di rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (D.P.R. 8 gennaio 2001 n. 37). I documenti da proporre per lo scarto devono essere prima individuati dalle Commissioni di sorveglianza sugli archivi, quindi lo scarto deve essere approvato dalla competente Direzione generale sugli archivi.

Entro 120 giorni dall’arrivo degli elenchi il Ministero deve o concedere o non concedere il nullaosta, stabilendo anche se devono essere bruciati o macerati o ceduti in libero uso. Nel caso in cui trascorra il periodo senza che venga presa alcuna decisione, i documenti vengono automaticamente inviati al macero.

L’art. 7 del D.P.R. n. 37/2001 prevede una procedura semplificata, per cui ogni tre anni le categorie dei documenti da eliminare sono individuate dalle Commissioni di sorveglianza e al rilascio del nullaosta allo scarto provvedono – dietro apposita delega – il soprintendente dell’Archivio centrale dello Stato per le amministrazioni centrali, e i direttori degli Archivi di Stato per le amministrazioni periferiche, il quale decide entro trenta giorni dal ricevimento degli elenchi.

Decorso tale termine senza che avvenga il rilascio del nullaosta, l’amministrazione può disporre la distruzione degli atti. La cessione degli atti può avvenire anche tramite le organizzazioni di volontariato e la Croce Rossa Italiana, eventuali somme ricavate sono versate alla Tesoreria dello Stato.

Per lo scarto valgono le seguenti regole: - è vietata l’eliminazione di documenti anteriori al 1860, poiché le carte degli stati preunitari hanno importanza come fonti storiche; - è vietato lo scarto di atti conservati negli archivi di Stato scritti negli inventari; - sono vietati gli scarti di atti dell’ultimo periodo bellico (1940-1945).

Massimari di scarto È lo strumento che riproduce le categorie del titolario, che descrive la funzione e la natura dei documenti per categoria, indicando per ognuna i tempi di conservazione. La conservazione varia da un minimo di 5 anni alla conservazione perenne.

Archivi storici Dopo lo scarto il materiale che deve essere conservato viene trasferito negli archivi storici. A norma dell’art. 41 del D.Lgs. N. 42/2004 stabilisce che gli organi dello Stato devono versare all’Archivio centrale dello Stato oppure all’archivio di Stato i documenti esauriti da oltre 40 anni; le liste di leva e di estrazione sono versate 70 anni dopo l’anno di nascita della classe a cui si riferiscono.

Gli archivi notarili sono tenuti a versare gli atti ricevuti dai notai che hanno cessato l’esercizio professionale anteriormente agli ultimi cento anni. Il soprintendente dell’Archivio centrale dello Stato e i direttori degli Archivi di stato possono accettare versamenti di documenti in data anche più recente, quando vi sia pericolo di dispersione, o di danneggiamento, oppure siano stati definiti appositi accordi con i responsabili delle amministrazioni versanti.

Prima di ricevere qualsiasi versamento deve essere effettuato lo scarto. Sono esentati dall’obbligo di versare in Archivio centrale dello Stato: - Presidenza della Repubblica-Corte costituzionale-Camera dei deputati-Senato della Repubblica tutti dotati di propri archivi storici. Ministero per gli affari esteri, Stati maggiori della difesa, Esercito,Marina, Aeronautica, Comando generale dell’Arma dei carabienieri.

I documenti acquisiti negli archivi storici, sia Archivi di Stato che sezioni separate d’archivio, vengono ordinati nel rispetto del principio di provenienza, descritti in guide ed inventari che agevolano la ricerca, ammessi alla libera consultazione degli utenti.

Oltre al versamento il patrimonio degli Archivi di Stato si incrementa con: - deposito – effettuato da privati cittadini che offrono le loro carte conservandone la proprietà. Si parla di deposito coatto quando il deposito viene imposto dallo Stato, quando il proprietario non dà garanzie di buona conservazione; - donazione – da parte dei privati i quali donando le loro carte rinunciano a tutti i diritti, possono però imporre la non consultabilità degli atti per 70 anni;

- acquisto – che viene eseguito sulla base delle segnalazioni delle soprintendenze archivistiche o di altri organi ministeriali e pubblici non statali. Devono essere atti di pregevole interesse storico nazionale.

Archivi comunali In tutti i comuni esiste un archivio civico che testimonia l’attivitò amministrativa, ma non è raro che si conservino anche documenti di interesse storico (pergamene, codici, atti notarili, ecc.) che costituiscono l’archivio storico.

Riordinamento dei documenti Per gli archivi storici si parla di riordinamento che è il complesso delle operazioni richieste per dotare le serie archivistiche componenti un archivio di un’organizzazione sistematica; questo soprattutto per quelle carte che sono andate in disordine e che debbono essere riportate alla loro disposizione originaria. Per il riordino si è affermato il metodo storico, che consiste nel riordinare l’archivio attraverso la ricostruzione della sua organizzazione originaria.

Un altro criterio di riordino è il principio della provenienza liberamente applicato, che unisce il metodo storico a quello per materia, cioè si applica soprattutto ad un archivio prodotto da enti diversi.

Descrizione del materiale documentario Il lavoro di riordino comincia con lo studio del materiale e della sua formazione, vengono poi descritti i documenti mediante la compilazione di strumenti di ricerca o di consultazione. Guida è lo strumento essenziale per far conoscere l’archivio agli utenti.

Le guide si dividono in: generali – descrivono tutti i fondi archivistici di tutti gli istituti, particolari – descrivono i fondi di un determinato istituto, settoriali – descrivono tutti gli archivi appartenenti alla stessa tipologia tematiche – descrivono di un fondo i documenti riferiti ad uno specifico argomento topografiche – descrivono i fondi di un archivio secondo l’ordine in cui sono collocate nei depositi.

Inventario E’ la scrittura nella quale sono descritti gli atti componenti un fondo archivistico. Si distingue in: sommario – descrive la quantità del materiale analitico – descrive il contenuto

Un inventario deve contenere questi elementi: 1) un’introduzione nella quale sono spiegati i criteri adottati per l’inventariazione, con una descrizione essenziale delle vicende storiche occorse all’ente produttore; 2) un prospetto sintetico delle serie; 3) la descrizione delle unità archivistiche, articolate in serie e sottoserie; 4) indici di corredo che sono tanto più indispensabili quanto più è analitico l’inventario

Fase essenziale della compilazione di un inventario è la datazione dei documenti. Si deve indicare l’anno, il mese e il giorno. Per inventariare un fascicolo bisogna riportare l’oggetto tra virgolette, se manca il titolo viene indicato dall’archivista; bisogna però sempre verificare che i documenti contenuti nel fascicolo corrispondano al titolo attribuito. Dovendo ricostruire l’ordine cronologico all’interno di un fascicolo si terrà conto della data propria dei documenti per le minute e di quella d’arrivo per i documenti ricevuti.

L’inventario dovrà avere: - il numero della busta - il numero di corda del fascicolo - le classificazioni originali e il titolo del fascicolo - le date estreme - le eventuali annotazioni

Regesto E’ un riassunto di ogni atto che riveste un’importanza particolare dal punto di vista storico e diplomatico. E’ usato per i documenti medievali e deve riportare tutti gli elementi che consentono di riconoscere un documento: - la data sia topica che cronica - l’oggetto - i nomi degli attori, il destinatario e il mittente

Bisogna poi indicare l’ufficiale rogante per gli atti pubblici, il notaio o il giudice per quelli privati. Bisogna specificare se l’atto è in originale o una copia, se è redatto su pergamena o su carta, se ha un sigillo deve essere descritto il tipo e la forma.

Consultazione delle carte Oltre agli strumenti di corredo, un archivio storico deve avere un apposito luogo dove poter svolgere le ricerche, un regolamento che garantisca la protezione del materiale archivistico, una procedura utile per svolgere le ricerche per corrispondenza. La sala studio deve essere: - ben illuminata - dotata di comodi tavoli - provvista di scaffalature per il deposito temporaneo del materiale chiesto in visione.

Un regolamento deve disciplinare il comportamento degli utenti Un regolamento deve disciplinare il comportamento degli utenti. Prima di entrare in sala gli utenti devono depositare borse o libri in appositi armadietti chiusi; devono compilare appositi modelli di registrazione e prendere visione del regolamento interno.

Gli archivi privati Gli archivi che non appartengono allo Stato e ad altri enti pubblici sono archivi privati. Possono essere familiari, dei sindacati, dei partiti, imprese e società, banche, giornali ecc. Il D.M. 30 luglio 1997 prevede l’erogazione di contributi a carico dello Stato per gli archivi privati di notevole interesse storico, per gli archivi appartenenti ad enti ecclesiastici e ad istituti di culto.

I contributi vengono erogati: - per lavori di ordinamento e di inventariazione del patrimonio archivistico, deve essere predisposta una sommaria descrizione dell’intervento, - per l’acquisto di arredi e attrezzature (deve essere fornito un preventivo di una ditta specializzata vistato per congruità dal soprintendente archivistico, - per lavori di restauro: tre preventivi forniti da ditte specializzate e vistati per congruità dal soprintendente archivistico,

- Per lavori di disinfezione e disinfestazione: tre preventivi forniti da ditte specializzate e vistati dal soprintendente archivistico. Le domande devono pervenire entro il mese di gennaio dell’anno precedente a quello di riferimento al soprintendente archivistico, che entro il 31 marzo le invia alla Direzione generale per i beni archivistici, che poi approva il piano di spesa definitivo.

Archivi notarili Il notaio ha una duplice funzione: da un lato è un pubblico ufficiale istituito per ricevere gli atti tra i vivi e gli atti di ultima volontà, attribuisce all’atto pubblica fede, ne conserva il deposito, rilascia copie, dall’latro è un professionista iscritto ad un particolare albo cui si accede per pubblico concorso. Da sempre si è osservata particolare cura nella conservazione degli atti notarili.

Gli archivi notarili furono istituiti e regolati dalla legislazione napoleonica. Gli archivi notarili hanno una duplice funzione: - svolgono controllo ispettivo sulla cura del rispetto della normativa vigente da parte dei notai nella redazione o nell’autenticazione degli atti, - svolgono attività di conservazione degli atti che sono frutto dell’attività del notaio fino alla cessazione per trasferimento ad altro distretto, pensionamento o decesso prima del pensionamento.

Il materiale degli archivi notarili viene versato negli Archivi di Stato a distanza di cento anni dalla cessazione dell’attività. Gli archivi notarili dipendono dal Ministero della giustizia. La Corte dei conti effettua poi controlli di legittimità finanziaria e di gestione presentando ogni anno al parlamento il bilancio, che è allegato a quello della giustizia.

L’organizzazione dell’amministrazione prevede: - un ufficio centrale istituito presso il Ministero di giustizia che riguarda il notariato e le libere professioni che si occupa di servizi amministrativi e contabili - cinque ispettorati circoscrizionali che hanno sede presso gli archivi notarili di Milano, Bologna, Napoli, Roma, Palermo con funzioni di controllo - gli archivi notarili sedi di soprintendenze che si trovano a Torino Milano Firenze Roma Napoli che hanno funzioni di

coordinamento amministrativo - gli archivi notarili distrettuali che hanno sede nei comuni capoluoghi di distretti notarili che coincidono con la circoscrizione territoriale dei tribunali. Agli archivi notarili distrettuali competono: - compiti archivistici – conservazione per cento anni di tutti gli atti e i repertori dei notai cessati - attività di controllo sulla pubblica funzione notarile, gli atti dei notai vengono sottoposti – con cadenza biennale – ad ispezioni,

mentre i repertori vengono controllati mensilmente attraverso le copie che mensilmente i notai depositano in archivio, - attività di certificazione – rilasciano copie degli atti conservati - funzioni notarili relativamente agli atti depositati in archivio (es. pubblicazione di testamenti, regolarizzazione di atti di notai cessati) - funzioni amministrative e contabili – amministrano il personale e gestiscono i finanziamenti e il patrimonio dell’amministrazione.

Gli archivi notarili distrettuali sono guidati da funzionari direttivi detti conservatori. Gli atti esistenti negli archivi sono liberamente consultabili e può essere richiesta la copia, fatta eccezione per i testamenti almeno fino a quando il testatore è in vita. Per trovare un atto bisogna conoscere il nome del notaio che lo ha rogato, sono infatti in ordine di notaio e data.