La lettera aziendale: istruzioni per l’uso M. Zaccarello. Ottobre 2007

Struttura base INTESTAZIONE DATA (può comparire anche in basso) DESTINATARIO / DISTRIBUZIONE  RIFERIMENTO         OGGETTO         TESTO         FIRMA   ALLEGATI        

Via Luciano Bertarelli, 5/A Intestazione CucinArredo Srl Via Luciano Bertarelli, 5/A 24045 FARA GERA D’ADDA - BG Tel.: 0363 398599 Fax.: 0363 398533 Email: info@cucinarredo.it Web: www.cucinarredo.it

DESTINATARIO ragione sociale e l’indirizzo della ditta, alla quale si spedisce la lettera (destinatario), preceduta da alcune formule: Spettabile (Spett.le) per aziende; Egregio (per uomini) e Gentile (per uomini e donne), per persone fisiche; Non trascurare il titolo. Dottore, per tutte le persone laureate (Dott.); Avvocato (Avv.); Ingegnere (Ing.) Architetto (Arch.).

DISTRIBUZIONE Nome, cognome e indirizzo (se diverso da quello del destinatario) di quelle persone, che si intende informare sui contenuti della lettera, anche se esse non sono destinatari diretti della stessa. Il nome e cognome deve essere preceduto dalla formula E per conoscenza (e p.c.).

RIFERIMENTO Abbreviato (Rif.), deve comparire nella lettera, soprattutto se essa è una risposta ad una lettera precedente o si riferisce ad una lettera o un documento già esistente. Può bastare la data o, per corrispondenza commerciale, il numero di protocollo (Prot.) della lettera o del documento precedente Si può utilizzare una dicitura per esteso (“In riferimento alla vostra del 12 agosto scorso), oppure un’abbreviazione: Rif. Vs. (vostro) 12/08/2002; Rif. Ns. (nostro) 15/08/2002).

OGGETTO Deve indicare sinteticamente il contenuto della lettera (non oltrepassare la riga): es. “Riunione annuale del Comitato di rappresentanza X”; Ad esso si riferiscono espressioni quali “la riunione in oggetto”; “l’evento di cui in oggetto” ecc.

(CORPO DEL) TESTO. 1 Se il destinatario è una persona fisica, nel testo ci si dovrà rivolgere ad essa con il Lei; Se il destinatario è una ditta, si dovrà invece usare il Voi; In entrambi i casi tutti i pronomi e gli aggettivi possessivi che si riferiscono al destinatario devono essere scritti con la lettera maiuscola.

(CORPO DEL) TESTO. 2 Brevità: idealmente 2-4 paragrafi, distinti anche nell’impaginazione (salto rigo, rientro ecc.); Chiarezza: frasi brevi, con struttura modulare (soggetto bene individuabile); ridurre al minimo le frasi dipendenti, specie implicite (Avendo il nostro Ufficio ricevuto …) ; il tempo verbale più usato deve essere il presente; Precisione: verifica delle informazioni riportate.

(CORPO DEL) TESTO. 3a Desidero innanzitutto ringraziarla per la sua richiesta di informazioni sulla Sistemi Gem S.p.A. Le invio in allegato una presentazione della nostra azienda che include una descrizione dettagliata della nostra organizzazione, nonché dei servizi e prodotti da noi offerti.            La nostra azienda è specializzata nella fornitura di apparecchiature tecniche su misura, realizzate in base alle specifiche esigenze dei nostri clienti ed è questo il nostro punto di forza e l’origine del nostro successo.           

(CORPO DEL) TESTO. 3b Sarò lieta di contattarla nelle prossime settimane per un eventuale incontro e per fornirle ulteriori informazioni e dettagli ai fini di un’eventuale collaborazione. Ringraziandola nuovamente per l’interesse dimostrato, porgo distinti saluti.

ALLEGATI In questa parte della lettera devono essere indicati gli eventuali documenti (ad esempio le fatture) che si intendono unire alla lettera e la cui conoscenza è essenziale per la stessa; Gli allegati devono essere numerati (1, 2, 3…) o contraddistinti con lettere (a, b, c…)