A cura di Enzo Chiarullo L'Officina della Comunicazione - Bologna

Ufficio Stampa Cos’è? Cosa comunica e a chi? Con quale scopo? L'Officina della Comunicazione - Bologna

Cos’è l’ufficio stampa Una struttura aziendale che:  trasmette informazioni in modo chiaro e inequivocabile  attraverso canali appropriati  nei tempi opportuni  raggiungendo i destinatari privilegiati del proprio messaggio L'Officina della Comunicazione - Bologna

Comunicatore, giornalista, informatore, addetto stampa, PR, press agent, spin doctor, portavoce, social-media manager… … una comunicazione integrata per raggiungere e soddisfare diversi tipi di pubblico con azioni sempre più interdisciplinari... L'Officina della Comunicazione - Bologna

Obiettivi – cosa comunica  Contribuire a creare e consolidare una buona immagine dell’azienda per cui si lavora, attraverso messaggi idonei.  Rendere proficua l’attività di chi li emette.  Diffondere notizie prossime all’interesse dell’impresa per cui si lavora. L'Officina della Comunicazione - Bologna

La cassetta degli attrezzi L'Officina della Comunicazione - Bologna

Gli strumenti  Comunicato stampa, conferenza stampa, cartella stampa, agenzie stampa, intervista, rassegna stampa, smentita/rettifica, deontologia, mailing list, recall, infographic…. : bisogna averli a disposizione, ma è opportuno anche conoscerli e saperli utilizzare nel modo corretto L'Officina della Comunicazione - Bologna

Il percorso della notizia Fonte   Mediazione   Destinatario L'Officina della Comunicazione - Bologna

Skill dell’ufficio stampa  Competenze interne  Conoscenza diretta dei media e specializzazione legata all’azienda  Capacità di interagire con l’organizzazione  Capacità redazionali  Doti umane: capacità di mediazione, riservatezza e discrezione L'Officina della Comunicazione - Bologna

Competenze generali L'Officina della Comunicazione - Bologna

Le 10 regole d’oro di Chris Meyer Ufficio Stampa dell’ex-premier inglese John Major 1. Siate accessibili (rispondere sempre) 2. Siate d’aiuto 3. Siate amichevoli 4. Non parlate a vuoto ed evitate i no-comment 5. Non dite bugie 6. Evitate favoritismi 7. Prendete sul serio i giornalisti 8. Create la notizia (per agevolare la copertura) 9. Rimproverare giornalisti solo per imprecisioni, non per mancata copertura 10. Siate sempre chiari presumendo che ogni singola parola potrà venir pubblicata L'Officina della Comunicazione - Bologna

Strumenti dell’ufficio stampa  Il comunicato stampa  La mailing list  La conferenza stampa (recall)  La rassegna stampa  La newsletter (e pubblicazioni istituzionali)  L’intervista …la relazione con i giornalisti! L'Officina della Comunicazione - Bologna

Giornalista vs Ufficio Stampa spalle larghe o schizofrenia  L’esperienza  Le relazioni  La tecnica  I target L'Officina della Comunicazione - Bologna

Costruire la notizia Notizia è tutto ciò che è nuovo, non ancora conosciuto, oppure aggiuntivo rispetto a ciò che è noto. Il percorso di costruzione e condivisione di una notizia coinvolge l’addetto stampa e il giornalista L'Officina della Comunicazione - Bologna

Rapporto con i giornalisti Diffondere la notizia in base all’interesse del singolo media, evidenziando:  Novità  Importanza pratica  Conseguenza sulla vita delle persone  Vicinanza geografica  Emotività  Possibili sviluppi  Esclusività L'Officina della Comunicazione - Bologna

Comunicato stampa VS articolo: obiettivi comuni: novità da comunicare  Informare e attirare l’attenzione del destinatario (lettore o giornalista) e tener viva l’attenzione fino alla fine.  Il giornalista cerca la notizia, la approfondisce cercando dettagli.  L’ufficio stampa favorisce questa ricerca presentando la news nella corretta prospettiva: offre il perché.  Il giornalista acquisisce informazioni sul contesto e ricerca pareri di esperti a commento L'Officina della Comunicazione - Bologna

5W ma anche 3C e ABC  Alcune regole di base per un comunicato stampa efficace: - Le 5 W (who, what, when, where, why) proprio come per un articolo giornalistico! - Le 3 C (clear, concise, contact name) - L’ABC (accuratezza, brevità, chiarezza) L'Officina della Comunicazione - Bologna

Da press-release a news- release  Non scrivere comunicati troppo lunghi  Evitare frasi non necessarie (siamo lieti con la presente di comunicare ecc.)  Mettere sempre la data (può essere letto in un giorno diverso dall’invio)  Inserire un occhiello attraente (una frase che dia il senso complessivo del comunicato) L'Officina della Comunicazione - Bologna

Costruire il comunicato stampa  Linguaggio chiaro e senza ridondanze  No agiografia e qualificazioni soggettive  Dare coerenza al testo ed evitare salti logici  Non dare troppo spazio a dettagli marginali  Evitare ripetizioni  Evidenziare graficamente (bold, neretto, sottolineature ecc.) la notizia e i protagonisti L'Officina della Comunicazione - Bologna

Lo stile I  Inserire sempre un titolo  Inserire una o più dichiarazioni (virgolettato)  Fare un buon editing (accenti, apostrofi, abbreviazioni, maiuscole)  Indicare eventuale embargo  Allegare immagini  Allegare info di contatto L'Officina della Comunicazione - Bologna

stile II Lo stile II  Scrivere i fatti principali nel primo paragrafo  Periodi brevi e attacchi brevi  Non inserire troppi dettagli  Evitare tecnicismi  Inserire una frase conclusiva di presentazione della persona, della società, dell’associazione che organizza l’evento (se non è molto conosciuta)  Le parole chiave (una ogni 100) e il SEO search engine optimization L'Officina della Comunicazione - Bologna

Due storie diverse nello stesso comunicato  L’esempio delle serie Tv L'Officina della Comunicazione - Bologna

Facilitare la lettura  Suddividere il testo in paragrafi separati da un doppio spazio per agevolarne la lettura, utilizzando il neretto per sottolineare le parti più significative.  La scrittura “a blocchi” agevola la cucina redazionale ed è apprezzata al desk L'Officina della Comunicazione - Bologna

Lo stile III 1. Evidenziare chiaramente e all’inizio qual è l'elemento notiziabile 2. Eliminare i toni enfatici, o promozionali; 3. Essere brevi e sintetici 4. Cercare di indirizzare il vostro comunicato al giusto interlocutore 5. Controllare l'effettiva ricezione del messaggio (recall) L'Officina della Comunicazione - Bologna

Lo stile della comunicazione  Immagine coordinata (scelta di colori, font, logo, stile ecc. per essere sempre riconoscibili)  Lo stile di scrittura  Lo stile di comportamento (si ringrazia dopo la pubblicazione)  Scegliere uno stile e conservarlo (no burocratese e sussiego)  Lo stile va condiviso tra quanti lavorano nello stesso ufficio (manuale di stile) L'Officina della Comunicazione - Bologna

In sintesi… I. Calvino - Lezioni Americane (1985)  Leggerezza (frasi brevi, non metafore, non la forma passiva)  Rapidità (attacchi e paragrafi brevi)  Esattezza (termini specifici e corretti ma non specialistici)  Visibilità (creare interesse)  Molteplicità (lavorare a moduli e su più livelli)  Coerenza (notizia giusta per il media giusto) L'Officina della Comunicazione - Bologna

Pausa? L'Officina della Comunicazione - Bologna

Conferenza stampa evento straordinario Obiettivi:  Comunicare evento importante per pubblico e giornalisti  Presentare nuovo prodotto o nuova sede  Si preferisce creare un dialogo con i giornalisti prima esca la notizia L'Officina della Comunicazione - Bologna

Conferenza stampa II Azioni:  Individuare giornalisti interessati e contattarli  Inviare convocazione indicando luogo, data, ora, argomento e ospiti (orario tra le 11 e le 13)  Far intervenire 1 o più relatori importanti  Non anticipare materiale e consegnare cartella stampa L'Officina della Comunicazione - Bologna

La cartella stampa  Pre e post Internet  I testi scritti  Gli allegati (foto, testi, video, audio ecc.) L'Officina della Comunicazione - Bologna

L’intervista Al presidente, a.d. o direttore generale … va preparata con grande attenzione  Profilo del media che richiede intervista  Profilo del giornalista e suoi interessi  Chiedere argomento, programma e rubrica di inserimento  Allenare intervistato con domande difficili  Concordare se registrare  Curare abbigliamento e gestualità (video) L'Officina della Comunicazione - Bologna

La rassegna stampa  Raccolta delle uscite  Quantitativa = monitoraggio  Qualitativa = impatto sul pubblico ed effetti  Le società specializzate (rapide ma a volte troppo meccaniche) L'Officina della Comunicazione - Bologna

Le nuove “redazioni”, il buzz e il lavoro di mediazione giornalistica  I blog  Le newsletter  Le Web Radio  Le Web Tv  Gli aggregatori di contenuti  I Social Network  User Generated Content L'Officina della Comunicazione - Bologna

L’ufficio stampa on-line (Web 2.0)  e social network  Data base online  Videoconferenza  Intranet, chat e condivisioni (aperte o chiuse) Tutto purché KISS Keep It Short and Simple L'Officina della Comunicazione - Bologna

La comunicazione di crisi  Il modo migliore per gestire una crisi è prevenirla (monitoraggio dei segnali e valutazione )  Le crisi possono anche essere per l’azienda un’opportunità per mostrare serietà, trasparenza e affidabilità  Coinvolgere terze parti autorevoli e credibili sul dato tema  Isolare e circoscrivere il problema con comunicazione mirata L'Officina della Comunicazione - Bologna

L’autorevolezza della fonte  Il comunicato stampa proveniente da una fonte considerata “autorevole” dai giornalisti ha più probabilità di essere trattato come notizia ed essere pubblicato  L’autorevolezza si ottiene anche attraverso il rispetto della deontologia e con un’impostazione professionale del lavoro e delle relazioni L'Officina della Comunicazione - Bologna

I tempi della comunicazione  Tempestività VS autorevolezza  Il traino ai trend del momento L'Officina della Comunicazione - Bologna

Il galateo dell’  Scrivete a chi è interessato  Siate informali come lo sareste al telefono (ciao, salve o egregio dottore?)  Siate sintetici  Scrivere in stampatello maiuscolo equivale ad alzare la voce  Virgolette e accenti possono non essere sempre leggibili  Mai spedire messaggi vuoti con allegato  Attenzione al peso degli allegati (foto e.pdf)  Inserire sempre un n. di telefono per un contatto diretto L'Officina della Comunicazione - Bologna

L’oggetto del messaggio  Con gli smartphone (blackberry, i-Phone ecc.) si leggono le sul telefono e si aprono solo se l’oggetto è interessante/intrigante L'Officina della Comunicazione - Bologna

Il web-writing  Valutazione dell’appeal tramite: home-page (+ eventuale secondo livello); look & feel (grafica e navigazione, colori, font, impaginazione).  Pertinenza, rilevanza, coerenza  Attendibilità  Correttezza grammaticale  Aggiornamento dei contenuti L'Officina della Comunicazione - Bologna

Le parole-chiave e il SEO  Nell’organizzazione dei contenuti e soprattutto dei link per approfondire l’ipertesto è utile utilizzare le parole chiave per favorire l’indicizzazione. L'Officina della Comunicazione - Bologna

La reputazione on-line  Un sito, un blog, l’attività sui Social Network fatta bene contribuisce alla credibilità e all’autorevolezza della fonte.  Un lavoro on-line fatto male o, semplicemente, non aggiornato conduce invece alla debacle mediatica (vedi criteri di misurazione).  Il lettore on-line è impaziente ed esigente, difficilmente torna su qualcosa che non ha gradito al primo approccio. L'Officina della Comunicazione - Bologna

La normativa  La Legge 150/2000 disciplina le attività di informazione e di comunicazione nelle pubbliche amministrazioni  All’art. 9 l’Ufficio stampa si intende “costituito da giornalisti, che curano i rapporti con gli organi di informazione assicurando trasparenza, chiarezza e tempestività”. L'Officina della Comunicazione - Bologna

Informazione e comunicazione Ovvero attività volte a conseguire:  1) informazione ai mezzi di comunicazione di massa attraverso stampa, audiovisivi e strumenti telematici  2) comunicazione esterna verso cittadini, collettività ed enti attraverso ogni modalità tecnica e organizzativa  3) comunicazione interna realizzata nell’ambito di ciascun ente L'Officina della Comunicazione - Bologna

L’addetto stampa è…  Una fonte ufficiale qualificata  Garantisce la veridicità di quanto comunica  Mediatore tra la fonte e il cittadino  Selezione delle notizie da diffondere  Fonte “asettica” con l’obbligo di rispettare leggi e codici di comportamento L'Officina della Comunicazione - Bologna

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Ma è molto meglio affidarlo ad un giornalista L'Officina della Comunicazione - Bologna

Senza dimenticare che… L'Officina della Comunicazione - Bologna

Grazie per l’attenzione L’Officina della Comunicazione