Queen

Queen è il software sviluppato per supportare il personale dell’azienda nella gestione delle attività nell’ambito del Sistema Qualità Aziendale. Viene installato sul sistema hardware esistente,eliminando l’aggravio di ulteriori costi. L’utente può effettuare, senza l’ausilio di esperti di Informatica, l’estrazione e la manipolazione dei dati al fine di realizzare visualizzazioni e stampe personalizzate sulla base di specifiche esigenze operative. Queen è costituito da moduli applicativi autonomi, al fine di consentire l’inserimento graduale in azienda delle diverse attività.

Architettura dell’applicazione Queen è disponibile in versione client/server. I dati sono collocati sulla macchina server e l’applicazione viene installata sulle postazioni client degli utenti della rete. Il sistema prevede la definizione di un amministratore che è l’unico in grado di assegnare, modificare e rimuovere i diritti di accesso agli utenti. Ad ogni utente Queen vengono assegnati i diritti di lettura e/o scrittura su dati e documenti del sistema di Qualità.

Accedere al sistema Ogni utente è dotato di codice e di password. Gli utenti sono gestiti dall’amministratore del sistema e possono compiere le attività per le quali sono abilitati.

Selezionare una attività Se l’utente viene riconosciuto come valido, Queen consente di selezionare e di accedere rapidamente ad una delle funzionalità offerte dal pacchetto.

Scadenzario Non Conformità Il sistema avverte immediatamente l’utente delle eventuali Non-Conformità ancora non risolte. Con un doppio clic si accede direttamente alla funzione di gestione delle Non-Conformità.

Il menu Tutte le funzioni sono raggiungibili tramite comandi di menu a tendina o a icona.

Iter Approvazione Documenti

Iter approvazione documenti Il responsabile di Qualità definisce il documento da approvare e il gruppo di lavoro che partecipa alla approvazione. Il responsabile rimane in attesa della valutazione che ogni componente del gruppo di lavoro. Quando tutte le valutazioni hanno esito positivo il processo di approvazione si chiude e l’Item nel Manuale della Qualità viene generato in modo automatico. Come esempio definiamo un processo di approvazione di un documento di Registrazione presenze.

Iter approvazione documenti Impostare un nome identificativo dell’iter di approvazione. Indicare il nome del documento che deve essere approvato dal gruppo di lavoro.

Iter approvazione documenti Indicare i componenti del gruppo di lavoro, specificando l’ente e la sequenza all’interno del flusso di approvazione.

Iter approvazione documenti Facendo clic su “Crea gruppo” si salvano le definizioni assegnate.

Iter approvazione documenti Dopo la creazione del gruppo ogni ente del gruppo di lavoro ha a disposizione una copia del documento da approvare, sulla quale può apportare le proprie modifiche. Il sistema gestisce in modo automatico queste molteplici versioni. Ogni ente opera sulla propria copia, modificandola, confermandola o rigettandola. Eventuali note possono essere aggiunte quale commento dell’attività.

Iter approvazione documenti Ogni ente verifica il documento e lo valuta, modificando lo stato e inserendo eventuali note. Il bottone “Salva” memorizza le stato e le note, mentre “Salva e Chiude” termina definitivamente l’attività di valutazione.

Iter approvazione documenti Il responsabile del Sistema Qualità può leggere le note di ogni ente e consultare i documenti modificati dai componenti del gruppo di lavoro.

Iter approvazione documenti Se tutti i componenti hanno chiuso la fase di valutazione, è possibile inserire il documento all’interno del Sistema di Gestione Qualità. “Crea Item” richiede il capitolo e la procedura di riferimento.

Sistema di Gestione Qualità

Sistema di Gestione Qualità La struttura del Sistema di Gestione della Qualità segue la classica gerarchia a piramide. Capitoli del Manuale (MQ) Procedure (PQ) Istruzioni Operative (IO), Moduli (MO), Etc…

Sistema di Gestione Qualità Il Sistema di Gestione Qualità richiede una serie di documenti compredenti capitoli, procedure operative, istruzioni operative e moduli che devono essere opportunamente organizzati secondo una precisa gerarchia. Queen permette agli utenti una facile e comoda gestione e redazione di tutti i documenti. Si accede all’indice del Manuale selezionando dal menu Manuale + Indice Manuale. Ogni documento viene corredato da una serie di infomazioni che lo qualificano con completezza.

Sistema di Gestione Qualità Anteprima documento Apertura Item Indice Filtri

Sistema di Gestione Qualità E’ utile poter visualizzare solo alcuni documenti che soddisfano particolari criteri. Ad esempio tutte le procedure operative del capitolo 1 del Manuale di Qualità. Risultato filtrato

Sistema di Gestione Qualità L’item mostra i dati essenziali di un documento del Manuale e la lista degli utenti che ne sono interessati.

Sistema di Gestione Qualità Queen controlla edizioni e indici di revisione dei documenti del Sistema di Gestione Qualità, 2) gestisce le liste di distribuzione dei documenti agli utenti del Sistema di Gestione Qualità, 3) consente l’archiviazione di versioni superate dei documenti memorizzando le revisioni precedenti in un archivio storico.

Sistema di Gestione Qualità Ogni documento può essere redatto con l’elaboratore di testi già utilizzato in azienda. Per abilitarne la funzionalità, è sufficiente configurare il sistema con la funzione Imposta Configurazione.

Documenti di Registrazione

Documenti di registrazione L’archivio dei Documenti di Registrazione Qualità consente un’agevole organizzazione di tutta la documentazione che è testimone del funzionamento del sistema di qualità aziendale. Ogni documento viene archiviato per tipologia ed è trattabile con ogni applicazione disponibile nel sistema informativo aziendale (Word, Excel, Paint, etc...). In questo modo vengono archiviati testi, fogli elettronici, immagini e quant’altro si desideri.

Documenti di registrazione Ogni documento di registrazione è identificato da un codice, da una descrizione e da una tipologia. I documenti possono essere raggruppati in cartelle per una organizzazione più razionale.

Documenti di registrazione Le tipologie dei documenti sono catalogate nel sistema con codifica a tre caratteri.

Documenti di registrazione Come si crea un documento di registrazione? Nella scheda di creazione si seleziona la tipologia del documento, si inserisce la descrizione specifica, si immette la data. Confermando, il modulo da compilare viene automaticamente reso disponibile all’utente.

Documenti di registrazione Modulo di riferimento Tipologia:SAC Documento:Modulo.doc Documento di registrazione (tipologia+anno+progressivo) SAC02001.doc

Documenti di registrazione Queen dispone di un motore di ricerca testuale su tutti i documenti del Sistema di Gestione Qualità. Inserendo una parola chiave e eseguendo la ricerca, viene visualizzato un elenco dei documenti contenenti la parola chiave.

Gestione delle Non Conformità

Non conformità Queen offre una funzione che provvede alla gestione delle non-conformità. Alla registrazione della non-conformità ed alla relativa azione correttiva devono contribuire più figure operative (al minimo coincidente con una sola figura nel caso di piccole realtà aziendali), ciascuna delle quali deve fornire le informazioni che gli competono. Ogni non conformità viene documentata con una numerazione progressiva che la identifica in modo univoco, dovra' riportare indicazioni complete relativamente alle caratteristiche fisiche, al luogo ed al tempo in cui e' stata rilevata, da chi e' stata rilevata. Viene analizzato il problema e vengono indicate le azioni correttive da intraprendere.

Non conformità La gestione di una Non-Conformita’ passa attraverso le seguenti 5 fasi: - segnalazione del problema - assegnazione delle competenze per il trattamento - analisi del problema - azione correttiva/trattamento quando necessario - chiusura del problema

Non conformità Numero e data registrazione sono assegnate automaticamente Data evento, origine, prodotto, tipo anomalia e note devono essere inserite dall’utente, la cui “firma” è automaticamente impostata.

Non conformità Compito del responsabile di Qualità è incaricare i responsabili per l’Analisi e per il Trattamento.

Non conformità Il responsabile della qualità deve identificare quali sono le figure che si faranno carico di analizzare la Non-Conformità e di compiere un trattamento su di essa.

Non conformità Il responsabile incaricato accede alla scheda per la registrazione dell’Analisi.

Non conformità L’analisi della Non Conformità richiede l’inserimento di -una causa -note descrittive -l’azione proposta -la data di chiusura

Non conformità Il responsabile incaricato accede alla scheda per la registrazione del Trattamento effettuato.

Non conformità Il responsabile del Trattamento indica in che modo l’azione è stata eseguita e quale esito ha avuto. Al termine conferma l’inserimento con l’opportuna “firma”.

Non conformità Con chiusura si intende il definitivo riscontro da parte del responsabile di qualità del trattamento della Non-Conformità. In caso di ulteriore problema riscontrato, il processo di trattamento può essere ripetuto.

Non conformità E’ disponibile uno strumento per l’interrogazione, secondo criteri personalizzati, delle non-conformità registrate. Al termine, a scopo statistico, viene prodotta una stampa e/o un diagramma di Pareto.

Non conformità Scegliere il criterio con cui estrarre un gruppo di Non Conformità. Ad esempio quelle riscontrate sul Reparto con codice 0002. Quindi fare clic su “Estrae”.

Non conformità Il risultato della estrazione dei dati compare nel riquadro di destra.

Non conformità Il diagramma di Pareto si ottiene scegliendo una variabile di raggruppamento, quindi premendo sul pulsante “Refresh”.

Vendor Rate / Customer Satisfaction

Vendor Rate e Customer Satisfaction La gestione del Vendor Rate consente di valutare il servizio offerto dai fornitori dell’azienda. Il sistema consente di definire una serie di prestazioni e di raggrupparle in profili di valutazione.

Vendor Rate e Customer Satisfaction Un profilo di valutazione fornitore è formato da un gruppo di prestazioni. Per inserire nuove prestazioni alprofilo fare clic su “Aggiunge prestazione”.

Vendor Rate e Customer Satisfaction Per il calcolo di un Vendor Rate: -selezionare il fornitore, -selezionare il servizio, -assegnare soddisfazione e importanza ad ogni prestazione.

Vendor Rate e Customer Satisfaction Sono disponibili stampe riepilogative per valutare la graduatoria fra i fornitori. Le graduatorie possono essere calcolate come media fra i vari servizi prestati da ogni fornitore… … oppure differenziando i profili di servizio.

Vendor Rate e Customer Satisfaction Il pacchetto offre anche la funzionalità di valutazione del Vendor Rate oggettivo. La valutazione non si basa più su giudizi personali, ma, ad esempio, vengono interrogati i dati relativi ai tempi e ai modi di consegna della merce da parte di un fornitore. Un algoritmo valuta il Vendor Rate oggettivo, relativamente a tutti i mesi dell’anno specificato, mostrando graficamente l’andamento dei valori calcolati per ogni trimestre (vedi figura seguente).

Vendor Rate e Customer Satisfaction I dati necessari alla valutazione del Vendor Rate Oggettivo possono essere caricati automaticamente dal sistema gestionale ERP oppure inseriti manualmente.

Vendor Rate e Customer Satisfaction Il calcolo del Vendor Rate Oggettivo avviene tramite interfaccia utente guidata.

Vendor Rate e Customer Satisfaction La gestione del Customer Satisfaction è uno strumento che consente di capire come la propria azienda è giudicata dai propri clienti. Il sistema richiede che vengano definite le prestazioni con le quali si desidera venire valutati.

Vendor Rate e Customer Satisfaction Per ogni cliente si sceglie il profilo di valutazione e i risultati del questionario vengono caricati in Queen per il calcolo della Customer Satisfaction.

Processi Aziendali

Processi aziendali La qualità secondo la VISION 2000 richiede all’azienda di gestire una serie di processi e non solo la semplice conformità ai requisiti della attuale ISO2000. Impegno che si traduce in una maggiore attenzione ai processi con lo scopo di favorire il miglioramento continuativo ponendo particolare attenzione all’aspetto di raccolta ed analisi dei risultati. Queen consente di descrivere i processi, realizzando un semplice diagramma di flusso ed evidenziando gli input e gli output del processo. Inoltre favorisce una facile consultazione, richiamando per ogni fase di processo documenti e moduli inerenti ad essa.

Processi aziendali La maschera di ingresso consente la creazione, la modifica, la cancellazione e la stampa di un processo. Evidenziare un processo in elenco quindi fare clic su uno dei bottoni.

Processi aziendali Per creare un processo fare clic sul pulsante “Crea Processo”. Queen richiede il nome del processo.

Processi aziendali Lista fasi del processo (la prima viene create automaticamente) Dettaglio della fase attiva

Processi aziendali Per creare una nuova fase fare clic sul pulsante “Aggiunge”

Processi aziendali Per la creazione sono abilitati solo i campi Fase e Attività. Al termine si faccia clic su “Conferma”.

Processi aziendali La fase è creata; ora si possono aggiungere le altre informazioni e i documenti collegati.

Processi aziendali Al processo definito è possibile associare una “Campagna di Misura” per ottenere riscontro oggettivo della bontà.

Campagna di misura La valutazione del buon funzionamento di un processo aziendale passa attraverso la misurazione di una grandezza oggettiva. Una campagna consente di definire la modalità con cui viene misurata una grandezza, cioè: variabili, frequenza della misurazione, durata della campagna, processo a cui è collegata.

Campagna di misura Risultato della campagna di misura è la carta di controllo che fornisce riscontro oggettivo sui valori della grandezza in questione.

Gestione strumenti di misura La gestione degli strumenti di misura consente di archiviare i dati anagrafici di tutta la strumentazione aziendale, memorizzando fra l’altro la data di ultima taratura e la frequenza temporale fra due tarature. Questo consente di gestire uno scadenzario.

Requisiti hardware software Versione client/server Il sistema richiede una configurazione hardware minima dotata di processore Pentium a 600 MHz, 30 Mbyte di spazio libero sul disco fisso e 64 Mbyte di RAM. Queen è compatibile con Windows 98, Windows NT Workstation o Server 4.0, 2000. E’ in grado di funzionare con database MsAccess, SqlServer o con database compatibili ODBC.

Queen – Web Edition La soluzione applicativa Queen è disponibile anche su piattaforma Web ed è denominata Web-Edition. Per l’utilizzo viene richiesto un normale browser attraverso il quale si accede alla consultazione e alla manutenzione dei dati del Sistema di Qualità collocati sul Web Server Intranet aziendale o Internet.

Queen – Web Edition Nella configurazione standard, Queen Web-Edition utilizza database MySql su piattaforma Windows o Linux, ma attraverso la tecnologia ODBC è possibile interfacciare altre basi di dati.