Controlli documentali

2 Procedura

1)Compilazione telematica della rendicontazione di spesa lo strumento utilizzato è una piattaforma telematica realizzata dal CSI, a cui è possibile accedere per mezzo di credenziali “forti” (certificato di autenticazione digitale) il beneficiario o un suo delegato/incaricato indica per ogni spesa sostenuta, tutte le informazioni necessarie:  tipologia documento (fatture, cedolini,…)  dati del fornitore (denominazione, codice fiscale, P.Iva)  data di emissione del documento, data di pagamento e modalità di pagamento la piattaforma mette a disposizione strumenti specifici atti a fornire  una chiara visione delle fasi che il singolo progetto sta attraversando e  possibili forme di comunicazione con le Autorità di Controllo 3

4 Alcune videate esemplificative:

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2) Invio della documentazione cartacea corrispondente a quella telematica Il beneficiario invia a Finpiemonte la documentazione provante le spese sostenute ed indicate già puntualmente nella piattaforma telematica. Tale documentazione è costituita da: una dichiarazione sostituiva di atto di notorietà, attestante in particolare che, i dati esposti nella tabella allegata alla dichiarazione, corrispondono alle spese pagate e già indicate telematicamente la spesa indicata è documentata da fatture o altri documenti contabili equivalenti, acquisiti in contabilità nel rispetto della normativa fiscale le fatture elencate sono state sostenute per la realizzazione dell’intervento e conformemente alle disposizioni previste per l’attuazione del bando di riferimento la copia di tutte le fatture o dei documenti contabili equivalenti, già inseriti nella piattaforma telematica e già elencati nella dichiarazione sostitutiva la copia di tutte le contabili bancarie riferite al pagamento delle voci di spesa di cui al punto precedente. 6

3) Controllo della documentazione cartacea prodotta Finpiemonte, sul 100% delle rendicontazioni presentate, effettua: a)il controllo di tutta la documentazione cartacea prodotta b)una validazione puntuale sulla piattaforma informatica, della spesa ritenuta ammissibile 4) Erogazione dei contributi Conclusa la procedura di controllo e di validazione delle spese ammissibili, Finpiemonte autorizza il pagamento dei contributi ai beneficiari. 5) Campionamento del 10% delle spese certificate, per ispezioni in loco Finpiemonte, sul campione selezionato, a)effettua il controllo sulla veridicità di tutta la documentazione cartacea prodotta b)effettua un’attività ispettiva per verificare la realizzazione dell’intervento finanziato. 7

8 Documenti da produrre

ALLEGATO 1 – dichiarazione di spesa prodotta dalla piattaforma ALLEGATO 2 – spese per il personale (per ogni dipendente rendicontato)  Copia CV  Lettere d’incarico con l’indicazione delle attività da svolgersi, del periodo in cui le stesse devono essere svolte, dell’impegno massimo previsto sul progetto  Copia di tutti i time sheets mensili firmati dal dipendente e dal responsabile della rispettiva unità operativa coinvolta  Copia di tutti i cedolini rendicontati con dicitura del bando di riferimento e il numero di ore imputate al progetto  Calcolo per la determinazione del costo del lavoro  Tabella riassuntiva della spesa mensile rendicontata 9

ALLEGATO 3 – spese per servizi di consulenza (per ogni consulente)  Copia del contratto stipulato con attività da svolgersi  Copia CV/brochure aziendale firmato dal consulente impiegato  Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato  Ricevute di versamento della ritenuta di acconto e ricevuta di versamento INPS  Prova dei risultati ottenuti dalla consulenza (report o altra documentazione dell’attività prodotta) 10

ALLEGATO 4 – spese per l’acquisto di attrezzature Se di proprietà:  Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato  Eventuali verbali di collaudo/accettazione  Prospetto di calcolo dell’ammortamento imputabile al progetto  Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo applicata al progetto Se in locazione:  Contratto di locazione o leasing con descrizione del bene  Eventuali verbali di collaudo  Copia fatture dei canoni annullate sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato >> continua 11

 Prospetto di calcolo dell’ammortamento imputabile al progetto  Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo applicata al progetto Se per manutenzione:  Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato  Se effettuata con personale interno, dichiarazione per interventi eseguiti e tempi con i documenti per il personale (vedi “allegato 2”) 12

 ALLEGATO 5 – spese per l’acquisto di materiale di consumo Per materie prime:  Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato  Altri documenti per dimostrare l’adeguatezza del prodotto acquistato con il progetto Per materiali minuti:  Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato 13

ALLEGATO 6- Spese per pubblicazione  6a) Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato ALLEGATO 7 – Spese per viaggi e soggiorni Per riunioni tra partner:  Copia della convocazione del coordinatore, ordini del giorno, verbali Per partecipazione a seminari o convegni:  Copia del programma della manifestazione Per tutti i casi:  Copia delle autorizzazioni dei responsabili di progetto allo svolgimento della missione  Copia delle note spese firmate dal personale con dettaglio delle spese stesse corredate dalla copia dei documenti di viaggio e soggiorno 14

ALLEGATO 8 – Spese per opere edili  8a) Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato ALLEGATO 9 – spese generali  Dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante l'ammontare delle spese generali sostenute nel primo periodo di rendicontazione ALLEGATO 10 – dichiarazione di cui alla sezione II - punto 1 della “Guida alla determinazione, imputazione e rendicontazione dei costi “ ALLEGATO 11 – certificazione antimafia (se l’agevolazione concessa > ,07 Euro) ALLEGATO 12 – attestazione antiriciclaggio (da fornire una sola volta, anche in caso di più rendicontazioni) ALLEGATO 13 – D.U.R.C. 15