Sistema Bibliotecario degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani BIBLIOSAN Sistema Bibliotecario degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani Progettazione logica ed implementazione operativa del Sistema Bibliotecario degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani (BIBLIOSAN) Ministero della Salute Progetto di ricerca finalizzata 2003

BIBLIOSAN Roma, 15 Gennaio 2003: convocazione di IRCCS, IZS, ISS, ISPESL, ASSR definizione del gruppo di lavoro Irccs San matteo - pv Irccs Besta - mi Irccs S.Lucia - rm Irccs oncologico - ba IZS Brescia ISS ISPESL Ministero della Salute

BIBLIOSAN Il progetto, per fini organizzativi, è stato affidato dal Ministero della Salute ad un gruppo ristretto rappresentativo degli Enti interessati, ma è rivolto direttamente a tutti gli IRCCS(32), IZS(10), ISS, ISPELS e ASSR.

BIBLIOSAN Il progetto è nato con lo scopo di porre le basi organizzative per la creazione di un servizio in rete di collaborazione efficace ed efficiente tra le biblioteche e i servizi di documentazione scientifica degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani

BIBLIOSAN Attività svolta nel 2003: censimento delle biblioteche raccolta dati riviste correnti analisi opportunità stesura del progetto Inizio progetto: 15 dic.2003

Obiettivo principale: BIBLIOSAN Obiettivo principale: condivisione delle attuali risorse disponibili attraverso l’interscambio di documentazione Operativamente: creazione su web di un catalogo collettivo delle riviste; sua condivisione via rete (web); suo utilizzo al fine dell’interscambio di documentazione scientifica

BIBLIOSAN Altri obiettivi: razionalizzazione degli acquisti abbonamenti collettivi a riviste on-line allargamento della rete la realizzazione di questi obiettivi è dipendente dal raggiungimento del primo che rappresenta le fondamenta dell’intero progetto (nessuno smetterà abbonamenti a periodici se non sicuro dell’esistenza di efficienti fonti alternative).

BIBLIOSAN Il sogno: migliaia di riviste biomediche online consultabili in tempo reale direttamente al letto del malato o nello studio di ciascun medico e/o ricercatore

Le biblioteche (dati 2003): BIBLIOSAN Le biblioteche (dati 2003): 45 enti oltre 10.000 abbonamenti cartacei attivi circa 350 mila monografie oltre 20.000 abbonamenti online e 252 banche dati copertura disciplinare pressochè completa circa 250 pc nelle biblioteche e oltre 13000 nelle reti tutte hanno un indirizzo di posta elettronica 34 hanno pagine di presentazione su web 24 biblioteche svolgono attività di formazione Collaborazione interbibliotecaria in oltre 30 strutture: 15 sono in SBBL, 11 nel GIDIF,RBM e 19 in ACNP. Tutte hanno un catalogo dei periodici, svolgono un servizio di fotocopiatura e oltre il 95% il document delivery.

BIBLIOSAN Il personale (dati 2003): 174 unità di personale per lo più di ruolo e a tempo pieno 67 sono i laureati e 84 i diplomati 30 unità hanno svolto corsi di specializzazione in biblioteconomia e/o master ad indirizzo biblioteconomico.

Le riviste scientifiche (dati 2003): BIBLIOSAN Le riviste scientifiche (dati 2003): circa 10125 abbonamenti correnti con 3506 titoli € 7.898.873, il costo complessivo delle riviste Elsevier, Lippincott, Springer e Blackwell rappresentano circa il 40% dell’intero fatturato Elsevier da solo rappresenta il 26,8% sottoscrizioni multiple di uno stesso abbonamento: si va da un solo abbonamento (1842 riviste) tra tutte le biblioteche ai 47 abbonamenti di Lancet.

BIBLIOSAN Per la gestione del Catalogo Collettivo e del Documen Delivery ci si avvale del Catalogo Nazionale dei periodici ACNP (realizzazione congiunta di CNR ed Università di Bologna) e del network NILDE (CNR di Bologna). Queste scelte permettono di realizzare gli obiettivi di Bibliosan attraverso l’adozione di strumenti di condivisione ed interscambio già esistenti, testati, validati ed utilizzati su scala nazionale con il minor dispendio di tempo e di risorse

BIBLIOSAN Fasi per la realizzazione del Catalogo Collettivo: In tempi rapidissimi implementazione su ACNP del catalogo dei soli periodici attivi Entro l‘anno, implementazione di tutte le testate possedute dalle biblioteche Bibliosan.

BIBLIOSAN Nell’ambito di ACNP viene creato un sottoinsieme Bibliosan dove le biblioteche “BIBLIOSAN” potranno consultare il proprio catalogo collettivo. All’Istituto Zooprofilattico di Brescia viene demandato il compito di raccogliere i dati dei periodici correnti e di strutturarli come richiesto da ACNP per un caricamento con file batch. Ogni biblioteca deve garantire l’invio dei dati sul proprio posseduto entro il termine che verrà concordato con l’ IZS di Brescia. Dopo la fase del caricamento iniziale, ogni Biblioteca deve aggiornare sistematicamente il proprio posseduto. A tale fine verrà svolta adeguata attività di formazione sull’uso di ACNP

BIBLIOSAN Per il Documen Delivery ci si avvale del sistema NILDE (Network Inter-Library Document Exchange) È collegato al catalogo periodici ACNP Effettua il Document Delivery via web Già standardizzato, registra le transazioni Calcola la produttività e altre statistiche.

BIBLIOSAN Tutte le biblioteche di Bibliosan devono iscriversi a Nilde Lo scambio di documenti tra le biblioteche di Bibliosan avviene a titolo gratuito L’utilizzo di Nilde implica l’accettazione del suo regolamento in particolare la disponibilità di effettuare DD con tutte le biblioteche aderenti a Nilde (anche con quelle non BIBLIOSAN).

BIBLIOSAN E’ previsto entro i primi 10 giorni di Aprile un corso per l’uso di ACNP e di NILDE. Ogni Ente aderente a BIBLIOSAN si impegna a mandare ai corsi una delle persone che si occuperanno operativamente di usare ACNP e NILDE.

BIBLIOSAN I dati di produttività relativi al DD ed automaticamente estrapolati da NILDE, verranno proposti quale criterio di valutazione per l’assegnazione di una quota dei fondi di ricerca corrente vincolata al miglioramento dei servizi delle biblioteche e centri di documentazione scientifica di bibliosan.

BIBLIOSAN Lunedì, 3 maggio 2004: inizio fase sperimentale del Document Delivery Presentazione progetto e regolamenti ai Direttori Scientifici Sottoscrizione dei regolamenti Effettuazione dei corsi di formazione (fine Marzo) Aggiornamento dati su ACNP (riviste correnti) Iscrizione a Nilde Creazione mailing list

BIBLIOSAN IL REGOLAMENTO adeguamento agli standard minimi di personale adeguamento agli standard minimi di strumentazioni nomina di un referente operativo di Bibliosan formazione del personale all’uso di “Bibliosan” adesione ad ACNP ed accettazione suo regolamento adesione a NILDE ed accettazione suo regolamento accettazione indicazioni e regolamentazioni ministeriali relative a BIBLIOSAN

BIBLIOSAN La formazione: gestire il document delivery aggiornare i propri dati sul catalogo collettivo informatizzato aggiornare i dati anagrafici della propria biblioteca. ciascun bibliotecario/documentalista deve diventare fonte di formazione per i propri utenti medici e/o ricercatori:

BIBLIOSAN Altri aspetti: Il problema del copyright La visibilità su internet (link portale della sanità) La creazione di sottogruppi di lavoro Le banche dati Le riviste elettroniche La formazione in itinere Lo sviluppo interfaccie web personalizzate

BIBLIOSAN Il progetto non è dotato di risorse economiche per acquistare a livello consortile abbonamenti a riviste online Il Gruppo di Lavoro si impegna nell’arco del progetto (due anni) a formulare una proposta per trasformare il progetto stesso in un sistema permanente fornito di adeguati mezzi che gli consentano di garantire la continuità del servizio.