La disseminazione di strumenti di ricerca archivistici nel web

Strumenti di ricerca: una definizione definizione Termine generico con cui si indicano i vari tipi di strumenti messi in opera per rendere possibile o facilitare l'accesso alla documentazione archivistica ed il suo controllo. Vi sono strumenti appositamente predisposti per la ricerca storico archivistica quali gli inventari, le guide e i censimenti descrittivi. Altri strumenti quali gli elenchi, le guide topografiche ecc. hanno funzioni prevalentemente interne e amministrative. (Lombardia Beni Culturali -

Strumenti di comunicazione Gli strumenti di ricerca archivistici, indipendentemente dalla loro tipologia e dalle loro caratteristiche specifiche, sono innanzitutto strumenti di comunicazione. A prescindere da ogni valutazione di ordine metodologico il lavoro sotteso alla loro complessa elaborazione è “filosoficamente” finalizzato a sostenere e agevolare l’individuazione e la comprensione del materiale documentario conservato negli archivi

La stratificazione degli strumenti Gli strumenti di accesso sono frutto di una elaborazione concettuale, scientifica e culturale che ne fa prodotti originali e fortemente legati ai contesti di produzione e utilizzazione In linea generale per una loro prima classificazione si può fare riferimento al modello proposto nelle Linee Guida dell’ICA

Lo schema delle Linee guida per l’elaborazione dei sistemi di ricerca: un modello stabileLinee guida A Strumenti di ricerca che includono descrizioni a livello di fondo e/o di sub-fondo. B Strumenti di ricerca che includono descrizioni di materiale archivistico a tutti i livelli, fino al livello del fascicolo. C1 Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come ultimo livello della descrizione di un fondo nel suo complesso. C2 Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come singole entità senza il contesto gerarchico di cui sono parte

Il caso italiano Nello specifico caso italiano ferma restando questa distinzione si possono individuare anche macro categorie su base cronologica, assumendo come cesure (per quanto molto elastiche) la diffusione degli standard di descrizione e l’uso diffuso di ICT nella descrizione stessa

Una sommaria distinzione “cronologica” Una sommaria distinzione potrebbe essere questa, fermo restando l’alto livello di reciproca contaminazione tra i diversi modelli: – Prima degli standard (“passato”) – Dopo gli standard (“presente”) – Nell’archivio digitale

La tradizione descrittiva e gli strumenti di corredo prima degli standard La lezione del metodo storico: il contesto come chiave di accesso e “decodifica”: Cencetti e il ruolo dell’introduzione nell’inventario La centralità dell’inventario : la circolare 39/1966 Formalismi redazionali e tipografici come elementi di rappresentazione di strutture complesse Il modello della Guida Generale

Dagli standard alla rappresentazione degli archivi in ambiente digitale Gli standard di descrizione come elemento di codifica della descrizione I presupposti per la costruzione di sistemi “articolati” e (ipoteticamente) integrati di strumenti di ricerca che sono essi stessi strumenti di nuova generazione (finding aids system) Il rapporto con la produzione pregressa: strategie di selezione, acquisizione e restituzione

L’impatto dei software: dall’inventario alla banca dati di descrizioni archivistiche Data structure standard e data content standard L’analisi dei requisiti e dei modelli di restituzione delle descrizioni archivistiche L’esigenza di definire adeguate politiche di pubblicazione (stampare o immettere on line?) Il potenziamento delle funzionalità di ricerca

Il web e gli archivi Internet e il web rappresentano risorse altamente strategiche per conferire un più alto livello di accessibilità agli strumenti archivistici una efficace disseminazione degli strumenti di ricerca, cioè delle “informazioni” archivistiche qualificate è il punto di partenza per ogni possibile potenziamento della mission archivistica Il web è quindi esso stesso uno strumento (anche) archivistico

Un approccio equilibrato Detto questo bisogna anche sottolineare come, ovviamente, la rete, intesa come ambiente di pubblicazione e consultazione di strumenti di corredo, sia solo uno dei “luoghi” della comunicazione archivistica, per quanto si avvii ad una sempre più massiccia frequentazione. Su un altro versante, per quanto i dati che provengono dagli istituti non siano sempre confortanti, gran parte della ricerca archivistica continua a svilupparsi nelle sedi fisiche che le sono più consuete, supportata da strumenti non sempre particolarmente efficaci. Quando ci affacciamo - e con entusiasmo – alle opportunità del web non dobbiamo dimenticare questo dato quantitativo.

Il web come strumento di comunicazione archivistica Il web è assolutamente funzionale a garantire un’efficace circolazione dell’informazione archivistica codificata La rete può divenire l’habitat naturale e per certi versi ineludibile per gli strumenti di ricerca archivistici Il web come opportunità strategica per ovviare ai deficit comunicativi che in senso ampio hanno da sempre penalizzato il lavoro archivistico

I problemi di fondo peculiarità degli oggetti della descrizione peculiarità degli strumenti di mediazione e dei modelli di rappresentazione Rispetto delle esigenze di utenti non sempre e non necessariamente consapevoli della complessità (usability test e user study dimostrano la “sofferenza” degli utenti) effettiva fruibilità, in termini di visibilità, reperibilità e “usabilità”

Il web avvicina agli archivi Il processo di delocalizzazione digitale degli strumenti non penalizza ma anzi incentiva la frequentazione fisica degli archivi, conferendo loro una visibilità ed una familiarità che nel contesto tradizionale non sono forse mai esistiti, malgrado i grandi sforzi di mediazione da sempre sostenuti dagli archivisti. Soprattutto in un contesto come quello italiano dove, per una serie di motivi, la disponibilità di fonti primarie on line è ancora limitata, il web non è una tecnologia che allontana gli utenti dagli archivi reali, ma anzi li incoraggia a frequentarli

Evoluzioni Il significato di “strumento di ricerca” nel contesto digitale Tipologie e finalità nuove rispetto ai paradigmi cui siamo abituati a fare riferimento. La “contaminazione” digitale influenza e potenzia la metodologia archivistica, almeno sul fronte comunicativo Chiunque abbia provato a illustrare ad utenti non specializzati il sistema di relazioni che costituisce l’archivio muovendo ad esempio da una sua rappresentazione cartacea bidimensionale non potrà nascondere il sollievo provato a svolgere lo stesso compito appoggiandosi su una restituzione digitale e, per certi versi, tridimensionale, dello strumento descrittivo capace di rendere immediatamente percepibile la profondità strutturale e il potenziale informativo delle relazioni tra gli oggetti della descrizione. La tradizionale rappresentazione ad “albero” non è però l’unica soluzione Il rapporto tra modelli di rappresentazione e modalità di ricerca

Le descrizioni prima delle soluzioni A prescindere da ogni altra considerazione resta comunque il fatto che senza adeguati strumenti descrittivi gli archivi rimangono conglomerati di informazioni inanimate e di difficile utilizzazione, qualunque sia l’uso che di queste informazioni si vorrà fare. Necessità di descrivere gli archivi nella loro fisicità, indipendentemente dai mezzi impiegati. Il digitale nelle sue molteplici declinazioni è solo un veicolo più potente, non una scorciatoia.

Archivi e archivi nascosti “Libraries, archives, and cultural institutions hold millions of items that have never been adequately described. These items are all but unknown to, and unused by, the scholars those organizations aim to serve (…). Reducing archival backlogs and exposing once-hidden collections will likely require that archives revamp their workflows, but software can play a role in making archives more efficient and their collections more visible”. Lisa SpiroLisa Spiro

Opportunità La scelta digitale e telematica genera insomma almeno due opportunità recuperare il pregresso descrittivo (che è comunque imponente), contribuendo a dargli maggiore visibilità incentivare descrizioni e riordini di quanto è ancora davvero “nascosto” nei diversi depositi.

Gli strumenti del futuro Quali possono essere gli “inventari” degli archivi informatici o almeno di quella parte di archivi informatici che riusciremo a conservare nel tempo. Un tema di grande interesse e complessità intorno al quale con ogni probabilità si dovrà ridefinire gran parte del bagaglio tecnico e culturale della disciplina archivistica, con conseguenze che al momento forse non sappiamo neppure immaginare

Standard e comunicazione Nell’ambito dei processi di descrizione archivistica la dimensione comunicativa è stata a suo tempo enfatizzata dagli standard di descrizione e assume un rilievo ancora maggiore quando si parla di descrizioni archivistiche sul web e della loro rappresentazione

Eterogenità e bisogno di normalizzazione Forti e diversificate peculiarità della descrizione archivistica, che si traducono nella eterogeneità degli strumenti e dei modelli di rappresentazione generati nel tempo e nello spazio, quasi sempre senza prestare troppa attenzione ad una visione d’insieme. La tradizione descrittiva italiana, per quanto non siano mancati in passato tentativi di sintesi anche di un certo interesse, si è avvicinata solo di recente al concetto di costruzione di quel finding aids system che sembra uno dei contributi più significativi che scaturisce da una valutazione attenta delle linee guida ICA per la normalizzazione degli strumenti di corredo. In questo senso un tentativo interessante di lettura sinottica degli strumenti di ricerca relative agli archivi di Stato italiani è l’ Atlante storico degli archivi italiani e in particolare la sua rappresentazione entro una tavola diacronica.Atlante storico degli archivi italiani

Le linee guida ICA “Uno degli aspetti innovativi delle Guidelines è l’affermazione del concetto di finding aid system, cioè della realizzazione di sistemi in cui ogni strumento (dalle tradizionali descrizioni di fondi alle liste d’autorità, gli indici, i tesauri, ecc.) sia progettato in raccordo con gli altri così da completarsi, accrescersi e supportarsi reciprocamente, al fine di rendere completamente accessibili in tutti i loro dettagli e tutti i loro aspetti, i fondi conservati” (Francesca Ricci)

Sistemi e particolarismi Storicamente invece il concetto di strumento di corredo archivistico e in particolare quello di inventario nascono, si sviluppano e si perfezionano in un contesto culturale e all'interno di modelli di comunicazione che non conoscono le potenzialità integrative e le urgenze comunicative che sono tipiche di questo tipo di approccio e risultano enfatizzate dalla rete, privilegiando piuttosto approcci fortemente legati allo specifico sostrato archivistico e istituzionale di riferimento

Particolarismi e peculiarità informative L'intenso dibattito del secolo scorso, incardinato intorno alle denominazioni, alle finalità, alla struttura e alla definizione dei contenuti informativi sta lì a dimostrarcelo e ad imporci un’attenta riflessione in merito quando si valutino le modalità di restituzione web dei “vecchi” strumenti di ricerca che non sacrifichi queste peculiarità (che costituiscono esse stesse valore informativo) al nuova format comunicativo.

I codici comunicativi del web e i valori informativi degli inventari Su un altro versante sta invece la constatazione che Internet e il web, indipendentemente dagli specifici domini cui si applicano, sono governati da codici comunicativi altrettanto peculiari, che influenzano inevitabilmente i modelli di trasmissione dei contenuti informativi che essi veicolano. Non è esattamente la stessa cosa pensare ad un inventario cartaceo in una sala di studio o alla sua trasposizione on line Ma, al tempo stesso l'inventario on line, soprattutto se frutto di una trasposizione, non deve dimenticare la sua origine culturale e scientifica. I contenuti informativi possono essere in ultima analisi gli stessi ma cambiano – anche in ragione dei profili genericamente culturali degli utenti – le strategie di interrogazione e lettura, si modificano i tempi, crescono le aspettative.

Le tipologie degli strumenti di ricerca tra analogico e digitale

Modelli diriferimento Sulla natura, le tipologie, le finalità e le denominazioni degli strumenti di accesso come è noto l'archivistica si è interrogata a lungo. A più riprese si è tornati sulla questione, sia dal punto di vista concettuale e metodologico che da quello che potremmo definire applicativo. Sotto questo punto di vista la tradizione descrittiva italiana è solida e circostanziata e può fare affidamento su altrettanto solidi e circostanziati punti di riferimento. Al tempo stesso il panorama italiano è caratterizzato da una forte eterogeneità dei modelli descrittivi, naturale conseguenza della specificità istituzionale e archivistica dei contesti di produzione cui alludevamo sopra Per una sintesi del dibattito, anche in una prospettiva “storica” e per uno stato dell’arte aggiornato si veda P. Carucci, M. Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008 pp. 91 – 124. Al di là dei molti esempi concreti in termini di inventari pubblicati resta di sicura rilevanza in questo senso la circolare 39/1966 che fissa appunto le norme da seguire per la pubblicazione degli inventari sia sotto il profilo dell’organizzazione della struttura che sotto quello della normalizzazione dei contenuti (cfr. Circolare Ministero dell’Interno n. 39/1966, Direzione generale degli Archivi di Stato, Ufficio Studi e Pubblicazioni)..39/1966

Il pregresso Nella loro eterogeneità tipologica, qualitativa e quantitativa questi strumenti rappresentano un capace serbatoio da cui attingere le risorse da trasferire sul web, il cosiddetto “pregresso” che descrive una mole davvero significativa di fondi archivistici, allo stato attuale solo in parte individuabili compiutamente attraverso il web. Nella maggior parte dei casi questi strumenti sono cartacei, prodotti all’interno di un intervallo cronologico molto ampio, talvolta manoscritti, talvolta dattiloscritti, talvolta stampati ma disponibili anche come file di word processor, talvolta infine pubblicati a stampa.

Le banche dati di descrizioni archivistiche In misura crescente esistono poi banche dati di descrizioni archivistiche che a loro volta possono aver generato elenchi, guide o inventari destinati alla consultazione cartacea ovvero possono essere interrogate ricorrendo a diverse tipologie di sistemi di restituzione digitale. Nel caso in cui le banche dati siano state esportate in formati per la stampa si rientra sostanzialmente nella fattispecie degli strumenti analogici e i problemi maggiori sono quelli di eventuali successivi aggiornamenti della banca dati che imporranno (o che dovrebbero imporre) l’inevitabile allineamento del prodotto cartaceo. Nel caso invece in cui le banche dati non prevedano output cartacei ma siano gestite, utilizzate e conservate solo in ambiente digitale la principale preoccupazione è innanzitutto quella di garantire a questi oggetti un’adeguata conservazione e un’attenta gestione. Questo non solo per ovvie ragioni di obsolescenza ma anche per la tendenza (che emerge dal confronto con la dimensione pratica) a rimaneggiare, ritoccare e in definitiva non stabilizzare le banche dati, con il risultato talvolta di disallinearle rispetto alla realtà degli archivi che descrivono.

I software per la produzione di banche dati Nella fase attuale gran parte dei lavori di censimento e riordino si sviluppa utilizzando software di descrizione il cui prodotto finale è proprio una banca dati Quando gli interventi si dispieghino in seno a progetti che tengano conto delle problematiche di aggiornamento e conservazione l’uso dei software è comunque positivo ed anzi propedeutico ad una più semplice utilizzazione dei risultati anche tramite il web Quando invece il controllo sistematico sulle banche dati prodotte è più debole, i rischi reali di dispersione o di cattiva gestione devono sempre essere messi in conto.

L’esigenza di linee guida Nella dinamica situazione attuale un compito precipuo dell’amministrazione archivistica dovrebbe essere quello della pubblicazione di circostanziati (e diffusi) criteri qualitativi sulle modalità complessive di organizzazione e gestione degli interventi, cui magari subordinare anche eventuali finanziamenti. Di fatto questo avviene però solo in alcune realtà, mentre in molti casi le indicazioni sono assai meno solide e affidabili. La carenza di coordinamento oltre che sulla qualità si riflette poi anche sulle modalità di restituzione dei prodotti, incoraggiando per certi versi il proliferare di ambienti e strumenti non di rado in competizione tra loro.

Un quadro generale Gli strumenti di ricerca e le eventuali riproduzioni di documenti, cioè gli oggetti della ricerca, possono essere allocati all’interno di diverse risorse. Il quadro italiano è al riguardo particolarmente articolato

I “nuovi” strumenti In questa direzione si possono individuare tre categorie essenziali e per certi versi complementari: i portali archivistici, i sistemi informativi archivistici e i siti web archivistici In misura non quantificabile e con diversi livelli di analiticità ognuna di queste tipologie offre descrizioni archivistiche e informazioni di supporto alla ricerca

I sistemi dell’Amministrazione archivistica: un possibile punto di partenza per la costruzione di una rete efficiente SAN e portali tematici Patrimonio archivistico statale – Guida Generale/Sistema Guida Generale – SIAS/ Sistemi “locali” Patrimonio archivistico non statale – SIUSA Siti web AS Siti web soggetti produttori/conservatori Sistemi informativi regionali

I portali Portale: “un sito web che costituisce un punto di partenza, una porta di ingresso, ad un gruppo consistente di risorse di Internet” (wiky) In Italia negli ultimi anni si sono moltiplicati i portali archivistici Un punto di sintesi nel portale della Direzione Generale per gli archivi e nel SANDirezione Generale per gli archivi SAN

La rete dei portali archivistici SAN il portale dei portali SAN I portali tematici – Archivio storico multimediale del Mediterraneo Archivio storico multimediale del Mediterraneo – Antenati. Archivi per la ricerca anagrafica Antenati. Archivi per la ricerca anagrafica – Archivi di impresa Archivi di impresa – Archivi della moda Archivi della moda – Archivi della musica Archivi della musica – Archivi per non dimenticare Archivi per non dimenticare – Catasti Catasti – Polvere di stelle Polvere di stelle

SAN Risorsa per certi versi innovativa si pone come punto di sintesi rispetto alle risorse esistenti “Il Sistema Archivistico Nazionale offre un punto di accesso alle informazioni sul patrimonio archivistico italiano pubblicate in web dai diversi sistemi di descrizione archivistica che vi aderiscono” Le informazioni più rilevanti per la ricerca risiedono nei singoli sistemi

Portali tematici I diversi portali rispondono all’esigenza di valorizzare anche di risorse documentarie tradizionalmente lasciate sullo sfondo Possono avere un ruolo importante nel processo di valorizzazione Rispetto ai contenuti effettivi lasciano ancora a desiderare

Sistemi informativi archivistici Patrimonio statale – SIAS – (Guida Generale)/Sistema Guida Generale – Sistemi informativi locali (a livello di singoli istituti) Patrimonio vigilato – SIUSA – Sistemi locali (di solito su scala regionale)

I siti web archivistici Per un sito web la definizione di strumento di corredo archivistico è sostanzialmente impropria, almeno alla luce dei canoni secondo i quali questa espressione è stata tradizionalmente (e correttamente) recepita Il sito web archivistico è infatti un collettore di informazioni più o meno strutturate, finalizzate alla comunicazione archivistica anche di alto livello scientifico e solo in questo senso diviene uno strumento di accesso e valorizzazione, soprattutto quando i suoi contenuti siano costruiti in maniera organica a sostegno e nel rispetto delle molteplici esigenze degli utenti.

Digitalizzazione di fonti primarie La costituzione di vere e proprie digital library archivistiche rappresenta un’esigenza avvertita come prioritaria da buona parte della comunità degli utenti e a cui si dovrà tentare di dare risposta nel prossimo futuro, sia pure nella consapevolezza delle complessità che la digitalizzazione di fonti archivistiche porta con sé

La qualità e la quantità degli inventari on line

Valutare l’offerta Oggetto della nostra indagine saranno tutti gli strumenti di descrizione che sia pure con modelli piuttosto diversificati, si spingono in verticale attraverso la struttura dei fondi fino ad individuare le singole unità archivistiche. La precisazione è dovuta in quanto, come vedremo, in rete ci si imbatte in una gamma piuttosto ampia di strumenti di questo genere che solo in parte corrispondono appunto al concetto che a lungo abbiamo avuto di inventario archivistico.

Quantità e qualità Il numero degli inventari in rete è in crescita costante e ammonta ormai a cifre che per quanto difficilmente quantificabili sono nell’ordine delle migliaia. Ciò che invece lascia ancora a desiderare, malgrado il problema sia stato individuato ormai da tempo e nessuno più lo ignori, è il livello di visibilità e di integrazione delle singole componenti informative in un sistema complessivo. Se guardiamo agli inventari e non ci limitiamo alle descrizioni dei livelli alti, alla gran mole di contenitori apparentemente disponibili non sembra innanzitutto corrispondere una soddisfacente ricaduta in termini applicativi, quantitativi e qualitativi sul piano dei contenuti

Visibilità e reperibilità Il principale problema al riguardo, anche dando per accettabile il dato quantitativo, è, appunto quello di garantire visibilità e reperibilità agli inventari disseminati sul web. All’interno di un modello conservativo come quello italiano, tenacemente fedele al policentrismo della conservazione, l’unica garanzia in questo senso sembra risiedere nell’efficacia dell’interazione tra le risorse locali (che potremmo definire anche analitiche) e quelle centrali (che potremmo invece definire nazionali o, se vogliamo, “sintetiche”).

Cooperazione La capacità che i diversi sistemi hanno di “vedersi” e di cooperare riveste un ruolo decisivo per rispondere in maniera efficace alle richieste degli utenti A questo riguardo occorre tornare a ribadire l’importanza dell’interazione tra sistemi centrali intesi come ambienti di raccordo, di visione di insieme, e sistemi locali, intesi invece come approfondimento “verticale” e analitico Magari cercando di evitare, nella progettazione complessiva, sovrapposizioni e fenomeni di incomunicabilità tra i diversi soggetti che operano su questi temi (regioni, soprintendenze, province, reti di comuni).

Un prezioso strumento di sintesi Per quanto concerne gli archivi di Stato e le Soprintendenze archivistiche una preziosa risorsa relativa agli strumenti di ricerca non editi è quella resa disponibile dall’ICAR nella sezione biblioteca digitale del suo sito. Pur senza indulgere a particolari raffinatezze tecnologiche i due file pdf cui si accede da queste pagine offrono una efficace sguardo di insieme sui diversi strumenti disseminati sul web con soluzioni diverse dalle rispettive istituzioniarchivi di Stato Soprintendenze archivistiche

L’architettura complessiva Stando ai dati di cui ad oggi disponiamo la situazione è ancora molto fluida. Se guardiamo al sistema dall’alto possiamo intanto prendere atto, dell’esistenza dei grandi sistemi centrali (SIAS, SIUSA, Guida) che, ognuno con le sue caratteristiche, costituiscono in qualche modo lo scheletro dell’intero edificio ed un inevitabile punto di riferimento, almeno laddove il loro popolamento e la loro utilizzazione sia quantitativamente significativa. A prescindere da ogni altra considerazione tali sistemi non possono quindi essere ignorati da chi progetta “dal basso” e ogni ipotesi di restituzione di descrizioni archivistiche deve o dovrebbe tenerne conto. I sistemi informativi centrali costituiscono il reticolato di riferimento per la costruzione di un modello di ricerca archivistica digitale ma, per loro natura, soddisfano solo parzialmente le esigenze di utenti che vogliano entrare davvero nel merito dei contenuti informativi dei singoli fondi

I sistemi Coerentemente a quanto detto fin qui il punto di partenza non può essere che l’analisi di ciò che al riguardo offrono i sistemi informativi centrali, lasciando da parte la Guida generale che non offre contenuti informativi rilevanti ai fini del nostro tipo di ricerca, se non laddove individua l’esistenza di strumenti di corredo cui però non è poi possibile accedere direttamente

SIAS In SIAS compare innanzitutto un nutrito catalogo degli strumenti di ricerca che individua e descrive, in un’ottica appunto catalografica, quelli disponibili nei diversi istituti ma risulta di un’utilità relativa quando si ragioni in termini di ricerca on – line.catalogo SIAS, come è noto, dispone poi di un modulo inventario che consente agli istituti di “trascrivere” in formato digitale i propri strumenti di ricerca. In questa forma tramite SIAS sono stati pubblicati nella sezione inventari on line “inventari” da parte di 46 istituti archivisticiinventari

“Inventari”… Le virgolette nel parlare degli strumenti di corredo pubblicati in SIAS come di inventari sono d’obbligo perché spesso ciò che SIAS restituisce non si allinea esattamente al concetto più compiuto che abbiamo di inventario Questo può dipendere da molti fattori, dalla qualità degli strumenti che si è deciso di pubblicare ai modelli descrittivi, conservativi e organizzativi tipici degli specifici contesti geografici e archivistici. Molti di questi strumenti fanno riferimento a fondi o a porzioni di fondi di dimensioni relativamente contenute e in diversi casi si è privilegiato l’immissione on line di descrizioni dei fondi diplomatici.

Siti web degli istituti Restando sul terreno degli archivi di Stato bisogna poi prendere in considerazione la disponibilità di inventari sui siti web dei singoli istituti, secondo strategie di pubblicazione piuttosto diversificate e tutto sommato rarefatte Uso del web da parte degli istituti piuttosto diversificato e in qualche caso abbastanza estemporaneo, ancora segnato da ampie lacune e in qualche caso decisamente poco allineato agli standard qualitativi (e normativi) cui ormai siamo abituati in altri contesti In linea generale il web archivistico per quanto in crescita sembra, soprattutto nel caso italiano, ancora fermo a modelli per certi versi arcaici o comunque molto rigidi, caratterizzati da un basso livello di interazione tra l'ambiente telematico e gli utenti

Scelte diversificate Scelte diversificate per la restituzione. Si può dire che tutte le soluzioni possibili sono rappresentate Alcuni istituti scelgono il pdf (Catania, Milano, Treviso), Altri optano per pagine in html di diversa complessità di strutturazione e qualità di restituzione (Ancona, Prato, Firenze). In altri casi, ad esempio Siena, si adotta il modello XML/EAD. C’è poi chi propende per una massiccia digitalizzazione statica come Venezia. In diversi casi si assiste anche a soluzioni ibride, che combinano diversi modelli di restituzione. Non mancano neppure soluzioni che prevedono la generazione di “nuovi” strumenti di accesso piuttosto che la trasposizione di vecchi inventari. Ecco quindi che ci si imbatte in diverse banche dati di descrizioni archivistiche (Milano, Piacenza) o in sistemi informativi cui si agganciano le descrizioni delle unità (Roma, Cagliari). I n qualche caso - e anche qui secondo soluzioni di volta in volta diverse - agli strumenti sono associate le riproduzioni digitali come per esempio nel caso di Firenze, di Prato (archivio Datini)

SIUSA Lasciando il mondo sostanzialmente circoscritto e più facilmente monitorabile degli archivi di Stato, occorre ora andare a verificare cosa offra in termini di strumenti di ricerca l’altro grande sistema centrale SIUSA è un altro punto di accesso sotto molti punti di vista privilegiato, che consente di allargare l’ottica al panorama molto più articolato degli archivi vigilati, uscendo dal “recinto” certo molto ampio ma più stabilmente delineato degli archivi di Stato.

Catalogo e inventari on line Come SIAS anche SIUSA dispone di un modulo catalografico che descrive gli strumenti di ricerca esistenti e nei casi in cui sia possibile rinvia alla consultazione dello strumento che può risiedere fisicamente nel sistema stesso ovvero come più spesso accade essere collocato in risorse esterne. Più recentemente è stata inoltre creata una nuova componente del sistema informativo che nel momento in cui scriviamo è ancora in qualche modo “nascosta”. La si raggiunge infatti solo passando dalle schede descrittive degli inventari che vi sono pubblicati ma le caratteristiche del modulo lasciano presagire che sia destinato ad ampliamenti e sviluppi futuri La sezione Inventari on line di cui si tratta ed è raggiungibile a costituisce una componente autonoma del sistema, come si deduce anche dall’impostazione grafica rispetto a quella Inventari on line cui attualmente si accede dalla home page di SIUSA.

SIUSA e gli inventari Come SIAS anche SIUSA dispone di un modulo catalografico che descrive gli strumenti di ricerca esistentistrumenti di ricerca La sezione inventari on line disponibile nel portale descrive gli inventari realmente disponibili sia all’interno che all’esterno del sistemainventari on line Più recentemente è stata inoltre creata una nuova componente del sistema informativo che nel momento in cui scriviamo è ancora in qualche modo “nascosta”. La si raggiunge infatti solo passando dalle schede descrittive degli inventari che vi sono pubblicati ma le caratteristiche del modulo lasciano presagire che sia destinato ad ampliamenti e sviluppi futuri La sezione Inventari on line di cui si tratta ed è raggiungibile a costituisce una componente autonoma del sistema, come si deduce anche dall’impostazione grafica rispetto a quella Inventari on line cui attualmente si accede dalla home page di SIUSA.

Possibili sviluppi Un efficace sviluppo di questa componente aggiuntiva di SIUSA potrebbe rivelarsi di decisiva importanza in vista della definizione di progetti di pubblicazione di inventari in quegli ambiti territoriali che non hanno l’opportunità di creare autonomi sistemi informativi.

I numeri di SIUSA Tornando però a ciò che è attualmente disponibile in SIUSA, il numero maggiore di inventari, per quanto percentualmente basso rispetto alla quantità di soggetti produttori e conservatori che rientrano nella sfera della vigilanza, si può recuperare passando invece dalle schede descrittive degli strumenti di corredo che come dicevamo rinviano in massima parte a risorse esterne.

Prospettive Questi numeri davvero piuttosto esigui vanno letti come provvisori e auspicabilmente in crescita e non esauriscono (né sostanzialmente possono esaurire) la realtà delle risorse disponibili per gli archivi vigilati, i cui strumenti sono presenti in misura ben più significativa anche in altri sistemi descrittivi. Il problema che si pone in prospettiva è allora sempre il solito: capire se è possibile attraverso SIUSA - o più verosimilmente attraverso il SAN - realizzare un punto di accesso e monitoraggio di tutte le risorse ovvero se ci si deve arrendere alla deregulation e sperare – dal punto di vista dell’utente – nell’efficacia dei motori di ricerca generalisti. (ovvero nella capacità di rendere visibili gli strumenti ai motori di ricerca) La questione non è banale perché non sono banali i numeri e la complessità del quadro conservativo. Quello che è certo è che se esiste una ragionevole speranza di tenere sotto controllo tale complessità questa risiede nella costruzione di un sistema federato di risorse locali compatibile con SIUSA e/o con le sue evoluzioni. Lo dimostrano già, del resto, i casi di Lazio, Lombardia, Umbria ed Emilia Romagna, dove una diversificata ma sostanzialmente rigorosa e attenta programmazione locale crea condizioni assolutamente favorevoli ad un accesso più efficace agli inventari.

I vantaggi di una rete di sistemi La costruzione di sistemi locali – a ben guardare neppure troppo dispendiosa se se ne considerano le possibili ricadute positive- è quindi la prima risposta davvero sostenibile da fornire. L’esistenza di sistemi locali dotati di opportuni comitati scientifici e redazionali garantisce infatti non solo una maggiore visibilità agli inventari ma anche un più alto e affidabile livello qualitativo dei dati, soprattutto in termini di manutenzione delle risorse. Lo dimostra quanto avviene con alcuni inventari descritti da SIUSA e pubblicati al di fuori di sistemi archivistici strutturati, spesso sui siti dei rispettivi soggetti produttori o conservatori. Indipendentemente dalla qualità e dalle scelte operate in sede di restituzione, il problema principale che si manifesta al riguardo è proprio quello del mantenimento costante dell’accessibilità della risorsa.

SIUSA e i progetti tematici: alcuni esempi Proseguendo nella valutazione dell’offerta di SIUSA bisogna poi segnalare l’apporto, stavolta non indifferente, di alcuni progetti che orbitano intorno al sistema delle soprintendenze. Il progetto “Ecclesiae Venetae” descrive fino al livello di unità 520 complessi archivistici, per un totale di oltre unità, utilizzando le risorse descrittive messe a disposizione da SIUSAEcclesiae Venetae Il progetto “Archivi di personalità. Censimento dei fondi toscani tra ‘800 e ‘900” rende invece disponibili 59 inventari, individuati in questo caso in risorse esterne pubblicate in massima parte sui siti degli archivi storici dell’Unione Europea e dell’Istituto Vieusseux.Archivi di personalità Altro progetto tematico è il “Censimento degli archivi inquisitoriali” che però si ferma, coerentemente ai suoi fini, al livello di guida. Vanno infine segnalati i “percorsi tematici” che in sostanza filtrano risorse disponibili a livello generale nel sistema sulla base appunto di istanze tematiche progettuali. A questo riguardo sono attualmente disponibili “Gli archivi dell’architettura contemporanea” da cui si può accedere a un certo numero di inventari di architetti e “Carte da legare” censimento degli archivi degli ex ospedali psichiatrici.

Una valutazione In definitiva, quindi, SIUSA ha nella sua progettazione e nei suoi recenti sviluppi buona parte dei requisiti per porsi come punto di riferimento in merito alla disseminazione di inventari archivistici sul web Resta tutto sommato piuttosto basso però il popolamento del sistema, fatte salve alcune eccellenze, e, con ogni probabilità, restano ancora da sviluppare in pieno le politiche complessive che rendano davvero centrale questo tipo di risorsa.

Fuori dai sistemi: le soprintendenze Mano a mano che ci allontana dal centro e da sistemi archivistici più facilmente monitorabili diventa d’altra parte sempre più complesso tentare di controllare la granularità e la profondità del web archivistico In questo senso si possono intanto prendere in considerazione i siti di alcune soprintendenze archivistiche. Fino a qualche tempo fa assolutamente deficitari, oggi, almeno in alcuni casi, questi siti cominciano a svolgere un ruolo importante a sostegno dell’attività degli uffici e, sia pure in misura diseguale, si avviano a diventare strumenti di riferimento non solo per quanto riguarda aspetti “gestionali” più direttamente collegati al profilo istituzionale ma anche per il supporto che offrono alla ricerca Alcune soprintendenze con soluzioni e livello di dettaglio diversi, si prendono cura di fornire accesso o quanto meno visibilità ad una parte degli inventari archivistici disponibili sul loro territorio di competenza.

Emilia Romagna Il sito della Soprintendenza Emilia Romagna si pone come strumento di mediazione e sintesi in relazione all’attività istituzionale ma con un’attenzione particolare alle esigenze della ricerca. Nella sezione Servizi e risorse è possibile consultare “Siusa Emilia Romagna” un’altra applicazione tematica, o, meglio, geografica, di SIUSA. Al momento in questa porzione di sistema informativo, oltre alle descrizioni dei livelli alti, ereditati e filtrati dal SIUSA nazionale (e relativi a 882 soggetti produttori e a 204 soggetti conservatori), è possibile anche consultare le schede descrittive di cinque inventari, peraltro pubblicati nell’ambito del progetto IBC Archivi, di cui ci occuperemo più avanti. Il dato quantitativo rispetto agli inventari ancora non è certamente significativo ma l’impostazione conferita al progetto e la collaborazione con IBC lasciano intravedere significativi margini di sviluppo.Siusa Emilia Romagna Altro progetto tematico sviluppato dalla soprintendenza emiliana utilizzando la declinazione geografica e tematica del SIUSA centrale è ArchiviaMO ArchiviaMO

Lazio Un’altra Soprintendenza piuttosto attiva su questo versante è quella del Lazio, che si muove sia in direzione di collaborazioni istituzionali, come con la Regione Lazio nel caso del progetto Rinasco, sia sviluppando una propria progettualità e dandole le relativa visibilità sul web. A questa seconda categoria appartengono ad esempio gli inventari pubblicati on line nell’ambito del progetto “Archivi privati di architettura nel Lazio”. Sempre sul sito della Soprintendenza laziale vanno poi segnalate la Guida agli archivi economici di Roma e del Lazio e la Guida all’archivio cartaceo e fotografico del CAI di Roma, cui si aggiungono infine gli elenchi degli inventari archivi privati disponibili presso la sede dell’ufficio

Piemonte Un caso su cui ci siamo già soffermati per altri motivi è quello del Piemonte che, per quanto riguarda gli inventari, ha di recente varato il “Progetto inventari on line” di cui si ha traccia nella sezione omonima del sito attraverso la quale al momento si risale ad un elenco di strumenti che non sono però direttamente consultabili on line.Progetto inventari on line

I progetti “locali” Esaurita sia pure in maniera piuttosto sommaria l’analisi dei principali punti di accesso messi a disposizione dall’Amministrazione archivistica, converrà passare all’esame di alcuni dei principali progetti che si sviluppano su base territoriale, di solito regionale

RINASCO RINASCO si è posto l’obiettivo di pubblicare in linea gli inventari degli archivi comunali del Lazio, resi disponibili all’interno di un portale decisamente ben realizzato e ricco di risorse che contestualizzano la restituzione dei singoli strumenti anche dal punto di vista tecnologico, supportando il tutto con adeguate funzionalità di ricerca. Rinasco consente di accedere a un numero molto considerevole di inventari dei comuni delle cinque province laziali: le assenze sembrano davvero molto contenute.

.DOC Altro progetto dedicato esclusivamente alla pubblicazione di inventari è.DOC della regione Umbria Attraverso.DOC ad oggi è possibile consultare gli inventari di oltre 200 fondi archivistici, conservati in massima parte presso gli archivi comunali ma anche in altre istituzioni culturali umbre. Il progetto umbro in termini di restituzione si presenta per certi versi meno raffinato di quello laziale ed è in parte penalizzato da funzionalità di ricerca non particolarmente efficaci e da perfomance non particolarmente brillanti nei tempi di restituzione che sembrerebbero suggerire adeguati aggiustamenti delle soluzioni tecnologiche adottate, in modo da renderle adeguate alla quantità e alla qualità dei dati. Interessante in.DOC, a conferma di quanto dicevamo nelle pagine introduttive, il processo archivistico di revisione e messa in sicurezza di un cospicuo numero di banche dati precedentemente realizzate in Sesamo

IBC Archivi Altro progetto importante, sia pure con caratteristiche abbastanza diverse dai precedenti, è IBC Archivi della Regione Emilia Romagna In questo caso ci troviamo di fronte ad un portale che rende disponibili una molteplicità di risorse e che, per quanto riguarda i modelli di descrizione archivistica, è impostato secondo logiche molto vicine a quelle di un vero e proprio sistema informativo. Per quanto ci riguarda però va segnalata la sezione “inventari on line”, dove è possibile consultare un cospicuo numero di inventari di fondi archivistici conservati presso gli archivi vigilati della regione.

Lombardia Beni Culturali Un progetto “di lungo corso” che prevede una sezione Archivi storici (erede di PLAIN). Il portale lombardo è un ambiente di più ampio respiro, costruito anche in obbedienza a logiche di integrazione delle descrizioni archivistiche nel quadro del sistema complessivo dei beni culturali regionali. Il portale è ricco di informazioni e di “suggestioni” e, per così dire, non pone al centro della sua attenzione gli inventari in senso stretto ma restituisce e rielabora sistemi di descrizioni archivistiche integrandoli in percorsi tematici e geografici. Gli orizzonti si allargano alla “metabolizzazione” delle descrizioni in un contesto decisamente più ampio di quello strettamente archivistico. In sostanza insomma questo tipo di risorsa punta molto sui contesti e sulla loro integrazione nel quadro complessivo dei beni culturali caratterizzandosi per un forte rigore “filologico”.

Trentino Nel portale Trentino cultura trova posto la sezione dedicata agli archivi, che pone in forte evidenza il tema degli strumenti di ricerca, a partire dalla disponibilità di un elenco degli inventari da cui è possibile accedere agli strumenti on line. Sono disponibili circa 270 “inventari” che tendono a identificarsi con i soggetti conservatori e/o aggregatori dei fondi al cui interno si “annidano” però descrizioni di un numero ben più cospicuo di fondi archivistici Si tratta in massima parte di archivi comunali e parrocchiali. Anche nel caso trentino sono poi disponibili riproduzioni di fondi pergamenacei piuttosto consistenti (quasi unità), come per esempio quelle che provengono dagli archivi di enti pubblici.

Toscana Altro progetto da segnalare è indubbiamente quello denominato “Recupero e diffusione degli inventari degli archivi storici comunali toscani” che fin dal nome tradisce la sua vocazione, molto vicina al fulcro del nostro interesse. Il progetto dopo aver conosciuto qualche battuta d’arresto è ripartito recentemente e propone, oltre agli inventari, molteplici chiavi di accesso all’insieme delle descrizioni archivistiche. Al momento si pubblicano 9 inventari ma, al di là dei numeri del caso toscano sembra interessante l’approccio che, pur nel rispetto del prodotto culturale originale, sfrutta la logica del sistema informativo per descrivere come entità autonome i singoli fondi archivistici Nello specifico per il momento il progetto toscano si rivela probabilmente più interessante per il modello che propone che per il dato quantitativo ancora decisamente contenuto, soprattutto pensando alla realtà toscana, tradizionalmente molto ricca di inventari di questa tipologia.

Sistemi tematici Non bisogna dimenticare che una significativa quantità di strumenti di ricerca di analiticità piuttosto differenziata è distribuita anche in sistemi informativi che potremmo definire “tematici”, per molti versi più difficili da tenere sotto controllo. A questo livello i rischi di omissione sono proporzionali all’articolazione delle risorse e alla dinamicità con cui esse evolvono.

Alcuni esempi Da questo livello in poi diventa oggettivamente molto complicato dar conto della disseminazione di risorse descrittive sul web: ci sono quelle rese disponibili da soggetti economici come la Guida agli archivi storici della Camera di commercio o i siti dedicati ad importanti archivi di impresa da istituzioni culturali come l’Istituto per la storia del movimento di liberazione in Italia (INSMLI) e ancora da istituzioni culturali, come l’Istituto Vieusseux o l’Accademia dei Georgofili, la Fondazione Feltrinelli

Fuori dai sistemi Resta allora da fare solo una ulteriore precisazione, sottolineando come al di là del velleitario tentativo di sistematizzazione sviluppato qui esista una notevole mole di risorse descrittive analitiche “sparse sul web”, cioè nella maggior parte dei casi rintracciabili solo nei siti dei soggetti produttori o conservatori ma non inseriti in alcuna rete strutturata In questi casi l’unica possibilità è quella di augurare buona fortuna al ricercatore che si immerge nelle acque abbastanza agitate (ma forse neppure troppo) dei motori di ricerca.