A.A. 2006/2007 Risultati delle attività di controllo Clara Italiano Agenzia Nazionale LLP Italia- Ufficio Finanziario

TIPOLOGIA DEI CONTROLLI CONTROLLO FINANZIARIO AUDIT IN SITU (CONTROLLO FINANZIARIO E MONITORAGGIO) MONITORAGGIO

Controllo Finanziario ISTITUTI CONTROLLATI: n° 23, PER COMPLESSIVI € 2.247.631,75  N° 18 Istititi per la Mobilità Studenti e la Mobilità Docenti  N° 2 Istituti per la sola Mobilità Studenti  N° 3 Istituti per la sola Mobilità Docenti

Controllo Finanziario – Istituti controllati CONSERVATORIO DI MUSICA - ADRIA CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA “DOMENICO CIMAROSA” - AVELLINO UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DEL MOLISE CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA "AGOSTINO STEFFANI" - TREVISO CONSERVATORIO "G.F.GHEDINI" - CUNEO CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA LUIGI CHERUBINI - FIRENZE ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FOGGIA ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FROSINONE UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI GENOVA CONSERVATORIO DI MUSICA "ALFREDO CASELLA“ – L’AQUILA CONSERVATORIO DI MUSICA 'NINO ROTA‘ – MONOPOLI SECONDA UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI NAPOLI 13. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PERUGIA 14. FONDAZIONE ACCADEMIA DI BELLE ARTI “PIETRO VANNUCCI” - PERUGIA 15. SCUOLA NORMALE SUPERIORE DI PISA 16. ISTITUTO SUPERIORE DI STUDI MUSICALI "ACHILLE PERI“ – REGGIO EMILIA 17. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI ROMA TRE 18. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – TRENTO 19. CONSERVATORIO DI MUSICA - TRIESTE 20. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI UDINE 21. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – UDINE 22. CONSERVATORIO DI MUSICA DI VENEZIA 23. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI VERONA

Controllo Finanziario  MOBILITA’ IN USCITA  Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale  STUDENTI - SM Accordo Istituto/studente Documenti inerenti eventuali prolungamenti Emendamento bonus 135 € Attestato di partecipazione Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso Rapporto Narrativo studente Piano di studio (learning agreement) degli studenti Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti Accordo Istituto/studente per l’erogazione del contributo EILC (se del caso)

Prova del versamento del contributo EILC (se del caso) Attestato di partecipazione al corso EILC (se del caso) DOCENTI - TS Accordo Istituto/docente Attestato di partecipazione Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso Rapporto Narrativo docente Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti

Controllo Finanziario Rimborsi a seguito del Controllo (dati provvisori) Mobilità Studenti ► 7.980 € (54 mensilità) ► 945 € (Bonus Revocati) ► 6.500 € (13 borse Eilc Revocate) ► 7 Istituti  Mobilità Docenti ► 2.710,60 € (costi non ammissibili) ► 9 Istituti  Organizzazione della Mobilità 350,00 € ► 1 Istituto

RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO 2000/01 2001/02 AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05; 2005/06;2006/07 2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05 2005/06 2006/07 dato provvisorio N° Istituti controllati 4 7 8 20 26 23 Rimborsi SM richiesti € 5.330,00 1.130,00 5.580,00 10.800,00 1.640,00 25.230,00+ (3.470 € OM) 15.425,00 + (350,00 € OM) Rimborsi TS richiesti € 2.850,10 379,05 960,28 828,20 837,40 666,53 2.710,60

Istituti visitati: n. 5, per complessivi € 1.340.419,26 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Istituti visitati: n. 5, per complessivi € 1.340.419,26 L’AN ha effettuato un controllo - a campione - delle pratiche relative agli studenti ed ai docenti in mobilità ERASMUS nell’a.a. 2006/2007 Conservatorio di Musica G. Verdi di Como Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia Università degli Studi di Padova Scuola Superiore per Mediatori Linguistici - Roma Libera Università degli Studi "S. Pio V“ - Roma

Fasi principali: Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Gestione delle attività ERASMUS Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Gestione delle attività ERASMUS Politica Internazionale dell’Istituto per la mobilità e prospettive per il futuro; Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS; Accordo ed eventuali Emendamenti stipulati tra l’Agenzia Nazionale e l’Istituto per l’erogazione dei fondi relativi all’a.a. 2006/2007; Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto (conto corrente separato o conto corrente unico); Prova che i fondi ERASMUS confluiscano univocamente su tale conto; Eventuali Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS;

Modalità di registrazione delle transazioni nei confronti degli studenti/docenti ERASMUS; Tempi e procedure di pagamento agli studenti/docenti ERASMUS; Modalità di verifica della procedura ai fini di evitare il doppio finanziamento per una stessa voce di spesa; Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto; Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS in entrata.

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS Procedure selezione disabili Accordi Bilaterali Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS Preparazione linguistica Materiale informativo eventualmente prodotto

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM (richieste, autorizzazioni e emendamento di prolungamento delle mensilità studenti). Emendamento erogazione bonus pari a 135 Euro (ove previsto). Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti Piano di studio (learning agreement) dello studente stipulato prima della partenza. Attestato di partecipazione al termine del periodo di studi/docenza all'estero Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente Rapporto Narrativo dello studente/docente Documenti (accordo/attestato) e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti Documenti (Emendamento) e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti e modalità di rimborso adottate (regime forfetario e il regime piè di lista )  

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

Rimborsi a seguito di Audit Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Rimborsi a seguito di Audit Mobilità Studenti ► 2.320 € (14 mensilità) ► 4 Istituti   Mobilità Docenti ► 451,56 € (Costi non ammissibili) ► 2 Istituti

Rimborsi SM richiesti € Rimborsi TS richiesti € RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06 2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05 2005/06 2006/07 N° Istituti visitati 3 5 6 7 Rimborsi SM richiesti € 1.060,00 5.020,00 2.760,00 1.220,00 3.220,00 90,00 OM 2.320,00 Rimborsi TS richiesti € 650,00 115,71 201,02 1.221,03 807,35 SEV 2.001,18 630,00 270,14 451,56

MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1 MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e massima di dodici mesi) e Mensilità (Contributo mensile accordato) Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2 Ritardo nell’erogazione dei contributi alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi Eventuali posizioni ancora aperte dopo la Rendicontazione Finale, devono essere comunicate all’Agenzia Nazionale i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3 Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione Documenti necessari:  Richiesta scritta dello studente  Autorizzazione dell’Istituto ospitante Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità senza contributo Accordi con gli studenti/docenti, stipulati prima del periodo di Validità. Corsi EILC effettuati durante il periodo di attività Erasmus

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4 Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro) Mancanza/Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare emendamento per l’a.a. 2007/2008) SM: attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 5 Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente; Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie

Grazie per l’attenzione!