DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCESSI _________ SERVIZI APPLICATIVI 1

DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSI Il tema della dematerializzazione dei processi è centrale nell’attività dell'Ufficio Reti e Sistemi Informativi, inoltre la progressiva eliminazione del cartaceo, attraverso l’informatizzazione dei processi, consente di semplificare i rapporti tra le varie Strutture del CNR e i suoi dipendenti. 2

DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSI Ultimamente alcuni di questi processi sono stati dematerializzati all'interno delle applicazioni già esistenti nel Sistema Informativo dell'ente. SIPER Polizza Sanitaria Formazione Benefici Assistenziali Telelavoro Legge 104/92 Diritto Allo Studio Conto Terzi SIGLA Fatturazione Elettronica Variazioni al PdG Contratti Incarichi di collaborazione Contabili della BNL 3

DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSI NUOVE APPLICAZIONI ATTESTATI DI PRESENZA in produzione presso alcuni uffici della SAC MISSIONI in test presso alcuni uffici della SAC SCRIVANIA DIGITALE in produzione ACE – ANAGRAFICA CENTRALIZZATA in fase di analisi e progettazione 4

L'applicativo Attestati di presenza già esistente da diversi anni nel SI dell'Ente, ma sviluppato con tecnologie oramai obsolete non permetteva una facile integrazione con il sistema dei flussi documentali, per cui è stato scelto di reimplementare l'applicativo con nuove tecnologie che permettessero una facile integrazione. Inoltre sono stati introdotti servizi e controlli sul singolo attestato di presenza che permettono a chi gestisce l'applicativo un controllo maggiore. 5

Informatizzare il processo della missione; Gli obiettivi della soluzione proposta rientrano in un processo di dematerializzazione complessiva che il CNR ha intrapreso. Nel caso specifico con la Gestione Missioni si intende: Informatizzare il processo della missione; Dematerializzare il processo di missione, dalla proposta di ordine di missione fino alla sua liquidazione; Introdurre un processo autorizzativo automatico attraverso BPM; Facilitare il compito di inserimento dati e controllo contabile della modulistica indicata in tutto il processo relativo alle Missioni 6

MISSIONI Ad oggi la proposta di missione, l’eventuale richiesta di anticipo e la richiesta di rimborso delle spese di missione, avvengono in modalità cartacea. Le autorizzazioni sono rappresentate da firme autografe (in alcuni casi direttamente da parte di Direttori/Dirigenti delle strutture interessate e in altri casi prima dal responsabile del Modulo scientifico e poi dalDirettore/Dirigente dell’istituto o della UOS). Gli utenti amministrativi, per gli ordini autorizzati e la rendicontazione autorizzata, inseriscono i dati in Sigla per il controllo e la liquidazione delle spese. Eventuali anomalie per spese non rimborsate o per errati scontrini vengono comunicate direttamente in fase di pagamento (Mandato emesso da Sigla). I giustificativi vengono fotocopiati e allegati in originale alla richiesta di rimborso (sempre in modalità cartacea) da parte di coloro che hanno sostenuto le spese. Tale rendicontazione viene controllata dagli amministrativi che liquidano la missione. 7

FLUSSO MISSIONI 8

L’Applicazione “Scrivania Digitale”, come suggerisce la parola stessa, ha l’obiettivo di sostituire la scrivania fisica, intesa come l’insieme dei documenti da controllare, validare, firmare ecc., con una scrivania digitale, appunto, virtualizzandone i contenuti (i documenti oggetto di attività e gli aspetti operativi). La “scrivania”, quindi, è in sintesi l’insieme dei processi lavorativi, solitamente svolti attraverso l’utilizzo di supporti cartacei e da risorse interne all’Ente con ruoli diversi. Immaginando così la scrivania di un dirigente o di un impiegato, su cui transitano documenti da validare, firmare o semplicemente integrare, ci ritroviamo all’interno della scrivania digitale, ad essere guidati da procedure automatiche che, classificando le tipologie di attività, ci sottopongono i documenti giusti, ci ricordano le scadenze per le attività programmate e ci danno la possibilità di consultare le attività in corso o ciò che già stato fatto. La “Scrivania Digitale” gestisce anche processi operativi non legati a nessun documento e quindi sottoporrà all’attenzione dell’utente eventuali decisioni da prendere, autorizzazioni da accordare e altro ancora. 9

Caratteristiche dell’Applicazione ‘Scrivania Digitale’ Le principali caratteristiche della modalità operativa descritta, oggetto delle funzionalità della ‘Scrivania Digitale’, possono essere riassunte in: Controllo più accurato del processo; Accesso unico per la validazione di documenti e/o autorizzazioni; Integrazione con la «firma elettronica»; Esecuzione della «firma leggera»; Gestione delle priorità, delle tempistiche di esecuzione e delle notifiche; 10

FLUSSO APPROVVIGIONAMENTO-IT 12

FLUSSO VALIDAZIONE DOCUENTALE 13

ACE Anagrafica CNR Banca dati unificata per la gestione dell'anagrafica delle STRUTTURE e delle PERSONE del CNR Il presente progetto si prefigge di affrontare l’esigenza, emersa negli ultimi anni, di riorganizzazione delle modalità di gestione delle informazioni anagrafiche nell’ambito del sistema informativo dell’Amministrazione dell’Ente. Tale esigenza si fonda sul fatto che, a causa della stratificazione di soluzioni e tecnologie informatiche verificatasi nel tempo, la gestione dei tali dati allo stato attuale è fortemente frammentata e presenta quindi serie difficoltà di accesso, organizzazione e manutenzione. Lo scopo del presente progetto è giungere alla realizzazione di un applicativo che contenga tutti i dati inerenti l’anagrafica delle STRUTTURE (sia permanenti che non), delle PERSONE e dei RUOLI al loro interno di tutto il CNR. Il completamento di tale progetto risulta essere centrale per l'utilizzo a pieno della Scrivania Digitale.

SERVIZI APPLICATIVI Con l'aumentare degli applicativi presenti all'interno del Sistema Informativo del CNR è nata la necessità di esporre dei servizi REST che interrogati possano fornire informazioni utili, senza la duplicazione delle stesse. Sulla piattaforma SIPER attualmente sono presenti servizi REST sia pubblici che soggetti ad autenticazione: https://siper.cnr.it/siper/json/sedi (ritorna la lista di tutte le sedi archiviate) https://siper.cnr.it/siper/json/sedi?attive=true (ritorna solo le sedi attive) https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?sedeId={codice} (ritorna la sede con la sedeId indicata nella query) https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?titCa={codice} (ritorna la sede con la titCa indicata nella query) https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?sedeId={codice}&userinfo=true (ritorna gli utenti associati alla sedeId indicata) https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?titCa={codice}&userinfo=true (ritorna gli utenti associati alla titCa indicata) Gli ultimi due metodi posso essere richiesti solo da un utente SIPER con ruolo “userinfo”.

SERVIZI APPLICATIVI SERVIZI APPLICATIVI Sull'applicativo SIGLA sono stati implementati dei servizi web applicativi che rendono disponibili i dati che attualmente gli utenti ricavano in formato excel dalle consultazioni presenti in SIGLA. La visibilità dei dati è controllata sulla base delle abilitazioni che ha l’utente in procedura, analogamente al funzionamento delle consultazioni.

SERVIZI APPLICATIVI La lista dei servizi presenti attualmente in SIGLA può essere recuperata dalla seguente URL: https://contab.cnr.it/SIGLA/info.json Inoltre tutte le consultazioni successivamente introdotte saranno automaticamenti visibili come servizi REST.