Modulo n. 3 Elaboratori di testo (word processing) Prof. Silvio Vassallo

Primi Passi Per scrivere un qualunque documento, risulta molo più comodo utilizzare al posto del foglio di carta e della solita penna, il computer e le sue periferiche. I software che consentono di raggiungere lo scopo suddetto sono detti appunto word processor o elaboratori di testo. Questi programmi permettono di usare il p.c. come una macchina da scrivere, ed in più offrono una serie di funzionalità aggiuntive grazie alle quali è possibile impaginare il documento o aggiungere allo stesso immagini, correggere automaticamente o evidenziare errori di grammaticali etc… Il word processor oggi più diffuso è Microsoft Word. Nel seguito si farà riferimento alla versione 2000 del suddetto software.

Attivazione Per attivare Word è sufficiente fare click su l’icona che lo rappresenta se questa è presente nel desktop, oppure cercandola a partire dal menu Start. Una volta avviato il programma verrà visualizzata una finestra come quella a destra. Nella quale è possibile apprezzare diversi controlli e pulsanti descritti nel seguito della presentazione

Primi passi con un elaboratore testi aprire un documento esistente creare un nuovo documento Salvare un documento Mentre è aperto un documento possono essere creati nuovi documenti semplicemente scegliendo File/Nuovo dal menu, oppure premendo i tasti CTRL+N, oppure cliccando sul pulsante nuovo della barra degli strumenti.

Finestra principale Barra del titolo Barra dei Menu Barra degli strumenti Standard Nome programma in esecuzione Nome documento attivo Pulsanti di controllo dcumento attivo Pulsante di controllo del programma Pulsante di dimensionamento- finestra principale Voci di menu che contengono gruppi di funzioni Crea nuovo documento Apri documento esistente Salva Stampa documento Anteprima Stampa Controllo ortografico Clipboard Copia formato Undo- Redo Crea Link Mostra strumenti tabelle Inserisci tabella Inserisci foglio excel Numero colonne Mostra Strumenti Disegno Struttura Titoli Mostra simboli Zoom

finestra principale... Status Bar Pulsanti di modalità di visualizzazione Barra degli strumenti Formattazione StileTipo di carattere Dimensione GrassettoCorsivoSottolineato All. a sx, Centro, dx, just El numerato e puntato Riduci-Aumenta rientro BordiEvidenzia Colore carttere Pagina Corrente Sezione Corrente Pagina su tot. pagine Posizione nel documento Revisioni Estendere Selezione Inserimento Sovrascrittura Lingua Utilizzata Stile Layout di visualizzazione Normale Layout di visualizzazione WebLayout di visualizzazione di stampa Layout di visualizzazione Struttura

Layout Normale: Viene visualizzato solo il testo del documento con i caratteri utilizzati, la formattazione, l’allineamento dei paragrafi e le interruzioni. Non vengono mostrati né l’impaginazione né gli oggetti grafici e/o disegni. Layout Web: Questa modalità di visualizzazione permette di vedere il documento come se fosse visualizzato da un browser Web: mostra come apparirà il testo "tradotto" nel linguaggio HTML, il formato tipico dei documenti del Web Layout di Stampa: Viene mostrato il documento così come verrà stampato. Layout Struttura: Permette di organizzare e visualizzare la struttura di un documento in termini di Capitoli e paragrafi basandosi sugli stili

Esistono poi altri due tipi di visualizzazione non selezionabili attraverso pulsanti ma attraverso il menu file che sono: Anteprima di stampa: Vengono visualizzate una o più pagine del documento attivo. Questa visualizzazione permette attraverso ingrandimenti e riduzioni, facilmente selezionabili, di controllare l’impaginazione del documento. Anteprima pagina web: Il documento attivo viene aperto utilizzando il browser predefinito del p.c. in modo da apprezzare le caratteristiche e l’aspetto che il documento produrrebbe una volta pubblicato in Internet.

Muoversi nel documento Una volta avviato, WORD, viene aperto con un nuovo documento se non si specifica un file da aprire. In entrambi i casi si può scrivere e/o ci si può muovere all’interno del documento, e cambiare la formattazione i caratteri il testo etc.. Per spostarsi all’interno del documento si possono usare: -i tasti per il movimento del cursore -il mouse posizionando il cursore in un punto del foglio -le barre di scorrimento Per chi utilizza la tastiera esistono delle combinazioni che permettono di muoversi più agevolmente all’interno del documento. Es. utilizzando il tasto CTRL in combinazione con le frecce dx e sx ci si sposta di una parola a dx o sx rispettivamente

Modifica delle impostazioni dell’ambiente Talvolta è necessario compiere delle azioni che non possono essere selezionate da alcuna barra degli strumenti visibile. Word permette all’utente di decidere quali barre degli strumenti utilizzare e di personalizzarle inserendo e/o eliminando pulsanti di comando. E’ addirittura possibile preparare nuove barre di strumenti disegnare icone e creare “comandi”. Per scegliere quali barre degli strumenti utilizzare selezionare dal menu Visualizza la voce Barre degli strumenti quindi “chekkare/spuntare” per visualizzare, “unchekkare/togliere la spunta” per nascondere la barra a cui si è interessati. Per personalizzare una barra scegliere dallo stesso menu la voce Personalizza ed utilizzare il programma che viene attivato

Le altre barre

Modificare la barra degli strumenti I menu a discesa sono intelligenti nel senso che si adattano all'uso che ne fa l'utente; se alcune voci di menu non vengono usate di frequente non vengono mostrate, ma compare in fondo una doppia freccia, che indica che alcune voci sono nascoste. Anche le barre degli strumenti, se contengono molti pulsanti, presentano sulla destra un pulsante con una freccia rivolta in basso che apre i pulsanti rimanenti.

I documenti word Anche con WORD se al termine della scrittura di un documento questo non viene salvato tutto il lavoro fatto andrà perduto. Se non specificato diversamente il file generato da word verrà memorizzato con estensione.doc che identifica appunto il tipo di file denominato “Documenti word”. Word permette anche di effettuare la conversione di file e la memorizzazione nei formati: - Documento Word (doc)- Modello di documento - Solo testo (txt)- Testo MS-DOS - Rich Text Format (rtf)- Testo Unicode - Documento HTML(htm)- Precedenti versioni Word - WordPerfect (varie ver.)- Works (varie ver.) - Lotus e Notes (varie ver.)

…documenti Solo testo: Il file word verrà scritto sulla memoria di massa senza formattazione e con estensione.txt. Ogni carattere del documento verrà sostituito dal codice ASCII corrispondente; le informazioni del documento word che riguardano la struttura vengono talvolta tradotti in simboli strani che dovranno essere eliminati dal file.txt. Rich Text Format: La formattazione del documento viene mantenuta e convertita in istruzioni che sono comprensibili da altre applicazioni Altra caratteristica di Word è quella di essere in grado di aprire e di gestire più documenti contemporaneamente. Questa features è particolarmente interessante quando per scrivere un documento è necessario leggerne altri.

Operazioni Base - Salvare un documento Salvare un documento con un altro formato (file TXT, file RTF, tipo di software o numero di versione ecc.): Salvare un documento in un formato appropriato per invio a un web site. Passo 1): File / Salva con nome Passo 2): Dove salvarlo Passo 3): Dare un NOME al file Passo 4): Se di Formato diverso da DOC, scegliere il TIPO di file Passo 5): Clicca sul tasto Salva

Esercitazioni Aprire Word, creare un nuovo documento. Salvare lo stesso documento sull’hard disk e su floppy Chiudere il documento Riaprire il documento modificarlo e salvarlo con altro nome Aprire più documenti contemporaneamente Utilizzare l’help Cambiare le modalità di visualizzazione di un documento Utilizzare le funzionalità di Zoom Mostrare e nascondere e modificare le barre degli strumenti Salvare un documento con altro formato file e verificarne le differenze

Chiudere il documento Per far ciò scegliere Chiudi dal menu File. Per chiudere tutti i documenti aperti senza uscire dal programma, tenere premuto MAIUSC, quindi scegliere Chiudi tutto dal menu File.

Lavorare con word In un documento word oltre a scrivere testo, utilizzando la tastiera e i caratteri presenti in essa è possibile inserire altri caratteri e simboli (es. simboli matematici, lettere greche) selezionando dal menu Inserisci la voce Simbolo. Si può cancellare testo attraverso i tasti Backspace e Canc. Si possono utilizzare modalità di scrittura diversi: - Inserimento (insert) - Sovrascrittura (overwrite) Si possono inserire interruzioni di pagina o salti di pagina: utilizzabili per passare alla pagina successiva mentre la corrente non è ancora finita. Se si compiono delle azioni errate durante il lavoro con word è possibile rimediare attraverso i tasti Undo/Redo.

Scrivere con Word: i tasti Per default, i caratteri digitati da tastiera appaiono sullo schermo come caratteri minuscoli. Alcuni tasti particolari sono: SHIFT: premuto mentre si digita un carattere permette di ottenere le maiuscole e i caratteri superiori dei tasti che ne riportano due o tre. CAPS LOCK: determina il blocco dei caratteri in modalità maiuscolo cioè rende fissa la funzione del tasto Shift. Alt Gr: per ottenere i # [ ] Tab: sposta il cursore di un tabulatore INVIO: sposta il cursore all’inizio della riga successiva. BARRA SPAZIATRICE: inserisce uno spazio tra i caratteri del documento.

Definizioni Un carattere è un simbolo digitato da tastiera o inserito come simbolo. Una parola è una sequenza di caratteri delimitata da spazi bianchi. Un paragrafo è un insieme di parole delimitato da invio a capo che ha simbolo ¶ e può essere nascosto. Una pagina è una sequenza di paragrafi.

Selezione dati, copiare, spostare, cancellare Con Word per lavorare con i dati è necessario selezionarli. Per selezionare un elemento di testo si può utilizzare: il mouse: ci si posiziona con il cursore accanto il testo da selezionare, si tiene premuto il tasto Sx e si trascina su tutta la parte di testo che ci interessa la tastiera:ci si posiziona accanto al testo da selezionare, si tiene premuto il tasto SHIFT e ci si sposta sul testo da selezionare con l’ausilio delle frecce. Su di un testo selezionato si possono compiere diverse operazioni fra cui copia, spostamento, cancellazione e le normali operazioni di formattazione.

Tasti di Editing Per cancellare le parole lettera per lettera bisogna posizionarsi o alla fine della parola e premere BACKSPACE oppure davanti alla parola e utilizzare il tasto CANC. Con la combinazione di tasti CTRL + CANC è possibile cancellare il testo procedendo di parola in parola. Il tasto HOME sposta il cursore all'inizio della riga corrente, il tasto FINE alla fine della riga.

Inserire caratteri speciali o simboli un carattere speciale o un simbolo può essere inserito dal menu Inserisci/Simbolo. In questo modo appare l'elenco dei simboli disponibili:

Selezione parole/paragrafi Posizionandosi prima di una parola un doppio click la seleziona Posizionandosi in un paragrafo un triplo click lo seleziona Se si scrive in maiuscolo invece che in minuscolo o viceversa, basta selezionare il testo interessato e premere SHIFT – F3Se si scrive in maiuscolo invece che in minuscolo o viceversa, basta selezionare il testo interessato e premere SHIFT – F3

Formattazione Formattare un testo significa applicare ad esso un formato che ne modifica l’aspetto, cambiando ad esempio il tipo di carattere, l’allineamento, il colore del testo del documento o di parte di esso…. La formattazione rende più leggibile un testo Per poter fomattare un testo è necessario selezionarlo Il modo più semplice per formattare un testo è quello di utilizzare la barra degli strumenti di formattazione. Attraverso i comandi in essa contenuti è possibile modificare, il tipo di carattere, l’allineamento delle frasi, la dimensione del carattere.

IMPAGINAZIONE MARGINI (superiore, inferiore, interno, esterno, rilegatura) DIMENSIONI del foglio (A4, lettera, orientamento) LAYOUT (ulteriori attributi di impaginazione) Selezionare imposta pagina dal menu File

DIGITAZIONE ATTRIBUTI DEL CARATTERE: - font o tipo di carattere (ad es. Arial) - stile del carattere (grassetto, corsivo, sottolineato e la loro combinazione) - altezza in Punti (ad es. 12) - evidenziatura (giallo, verde, ecc...) - colore del carattere (rosso, blu, ecc..)

Esempio: ATTRIBUTI DEL CARATTERE Fare clic sui bottoni nella barra di Formattazione oppure selezionare Carattere dal Menu Formato

DIGITAZIONE ATTRIBUTI DEL PARAGRAFO: - allineamento (sx, centrato, dx e giustificato) - spaziatura (interlinea) - rientro (sinistro e destro)

Esempio: ATTRIBUTI DEL PARAGRAFO

Finestra di dialogo

STILI L'insieme delle caratteristiche di formattazione di un paragrafo si chiama stile del paragrafo. Word offre già molti stili preconfezionati, ma l'utente può crearne di propri. Per attribuire uno stile a un paragrafo o a un insieme di paragrafi è sufficiente selezionarli. Facendo click sulla freccia della casella Stili, si apre la lista degli stili principali disponibili. Per vedere lo stile applicato a un paragrafo si può aprire il menu ?/Guida rapida e cliccare col cursore col punto interrogativo sul paragrafo.

MODIFICHE DI PARTI DEL DOCUMENTO Cancellare una sequenza di singoli caratteri (tasti BackSpace o Canc) Cancellare una parte del testo Spostare parti del testo Copiare una parte del testo in altre parti del documento COPIA /TAGLIA INCOLLA

NOTE: 1. Se i tasti BackSpace o Canc vengono utilizzati quando una parte di testo è evidenziata, si cancella tutta la parte selezionata, e non solo un singolo carattere. 2. Durante la composizione del testo è possibile commettere degli errori e di accorgersi di tali errore dopo successive azioni. Si può riparare l’errore utilizzando i pulsanti di ANNULLA ( UNDO) e RIPRISTINA (REDO).

RICERCA E/O SOSTITUZIONE 1. Attivare la voce TROVA dal menu MODIFICA 2. Gestire la finestra di dialogo Trova e Sostituisci RICERCA: di default = tutti i selettori disattivati (nessuna distinzione tra maiuscolo e minuscolo) attivando il selettore Maiuscolo/minuscolo ( ad es. Pippo e pippo sono due parole diverse) solo parole intere (vengono ritrovate solo le parole uguali a quella digitata nella casella Trova)

SOSTITUZIONE DEL TESTO: attivare la scheda Trova e Sostituisci porre nel riquadro Trova il testo da sostituire (es. Pippo) porre nel riquadro Sostituisci il nuovo testo (es. Pluto) premere il pulsante Sostituisci o Sostituisci Tutto

CORREZIONE ORTOGRAFICA E GRAMMATICALE Correttore ortografico e grammaticale Controllo ortografico durante la digitazione Correzione automatica degli errori più frequenti Sostituzione di termini – thesaurus-

CORREZIONE ORTOGRAFICA E GRAMMATICALE Per attivare o disattivare gli strumenti di correzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni. Word apre la finestra

Rientri rientri della prima riga: usati più volte ad inizio paragrafo rientri negativi: usati per mettere in evidenza la prima riga di paragrafi il cui margine sia spostato a destra. rientri sporgenti: usati per scrivere, termini di glossario o elenchi puntati e numerati. La formattazione del testo prevede a volte l’utilizzo di rientri che possono essere di tre tipi:

Tabulazioni Le tabulazioni sono dei caratteri speciali che consentono di incolonnare il testo in maniera opportuna. La gestione attraverso le tabulazioni evita l’inserimento di numero variabili di spazi bianchi. Esistono 5 stili di tabulazione: a sinistra, a destra, centrato, decimale, barra

.. Tabulazioni Le distanze di tabulazione possono essere modificate trascinando il simbolo della tabulazione lungo il bordo inferiore del righello. Sempre dal righello è possibile scegliere il tipo di tabulazione desiderata. Se si volessero specificare valori di tabulazione più precisi è possibile utilizzare la finestra che si ottiene attraverso il menu formato -> tabulazioni

Bordi Per mettere in evidenza parti di testo possiamo usare un effetto grafico denominato BORDI. Per inserire i bordi si hanno diverse possibilità: la barra di formattazione, il pulsante tabelle e bordi,

PROCEDURA DI STAMPA Verifica della corretta impaginazione con l’anteprima di stampa Apportare eventuali modifiche mediante la barra degli strumenti modifica dell’impaginazione (carattere di salto pagina = CTRL + INVIO) stampa del documento (stampante, pagine da stampare, numero di copie, ecc.) Selezionare Stampa dal Menu File

GLOSSARIO

SOMMARIO

Funzioni avanzate – Tabelle (0) Creare tabelle standard. 3 Modi: 2) sul menù Tabella/Inserisci/Tabella (verrà aperta un finestra in cui inseriremo il numero di righe e di colonne) 1) sulla barra degli strumenti standard 3) Menù Tabella/Disegna Tabella Verrà cosi visualizzata la barra Tabelle e Bordi che permette di lavorare con le tabelle.Cliccare sulla matita

Ordinamento Crescente e Decrescente Funzioni avanzate – Tabelle (1) Nessuna cella selezionata Intera tabella selezionata Gruppo di celle selezionate Modificare gli attributi delle celle (formato, dimensione, colore ecc…): - - cliccare col tasto destro del mouse (Oss. A seconda se seleziono una cella, l’intera tabella o nessuna cella, posso avere tre diverse finestre degli strumenti, vedi le 3 figure sotto). - Direttamente col Mouse facendo cambiare forma al puntatore Colore Sfondo: Permette di dare un colore alle celle selezionate

Funzioni avanzate – Tabelle (2) - Selezionare tutta la tabella - Tasto destro del Mouse e selezionare “disegna tabella” clicca su “Inserisci celle” Inserire le righe e le colonne dove più piace Inserire ed eliminare righe e colonne: Menù Tabella / Inserisci e scegliere cosa inserire, oppure: Esercizio: Fate qualche tabella e smanettateci

Funzioni avanzate – Tabelle (3) Aggiungere i bordi a una tabella: Due modi: 1) Sempre da “disegna tabella” (Menù Tabella/Disegna Tabella). Dopo aver dato le caratteristiche desiderate ai bordi, cliccare sulla matita e col cursore “a matita” cliccare sui bordi della tabella che si desidera cambiare 2) - posizionare il cursore in una cella - tasto destro del mouse - “Bordi e sfondo” Usare la formattazione automatica - selezionare tutta la tabella - clicca su “Formattazione Automatica Tabella” - Scegliere quella che piace Esercizio: Fate alcuni bordi alle tabelle fatte. Poi create una tabella con la Formattazione Automatica

Disegni e immagini (1) Aggiungere un'immagine o un grafico a un documento. Gli strumenti per le immagini sono nella Barra del Disegno Esercizio: Aggiungere una ClipArt e disegnare frecce, rettangoli ed ellissi. Cambiare il colore agli oggetti. Dare ombreggiatura e 3D algi ellissi Bottoni per Linee, frecce, rettangoli e eillissi WorArt ClipArt (libreria di Disegni) Sfondi Colore per Bordi e linee Per Testo Ombreggiatura e 3D Oss. Col tasto destro sull’oggetto, cliccando su Formato Forme si possono cambiare le caratteristiche dell’oggetto (Dimensione, Colore, ecc…) Esercizio: Modificare le proprietà di un quadrato da Formato Forme

Disegni e immagini (2) Spostare disegni o immagini all'interno di un documento. Modificare le dimensioni di un grafico Occorre SMANETTARE !!! Applicare al documento uno sfondo colorato Dal Menù Formato / Sfondo scegliere il colore che volete Esercizio: Colorare lo sfondo del documento precedente

Importare Foglio di Lavoro Importare un foglio elettronico in un documento: - Cliccare su “Inserisci foglio di Lavoro Excel” - oppure menù Inserisci / Oggetto, Scheda “Crea Nuovo Oggetto” selezionare “foglio di Lavoro Excel” Grafico: Dopo aver inserito un foglio di lavoro posso inserire un grafico Menù Inserisci /Grafico o icona sulla barra Standard

Importare Immagini Importare file di immagini, tabelle o grafici in un documento. - Dal manù Inserisci / Immagine / da file, oppure - Dal menù Inserisci / Oggetto scheda Crea da File, oppure - Dal menù Inserisci / file e scegliere il file che si vuole (formato XLS se di Excel, JPG se immagine, ecc…)

Stampa Unione (1) A cosa Serve? Supponiamo di avere un file che contiene un elenco di persone (nome, cognome, indirizzo, telefono, ecc…). Se a tutti vogliamo inviare una lettera (ad esempio una iniziativa pubblicitaria o una convocazione) => ci aiuta la stampa unione: Unirle ELENCO Lettera Pubblicitaria

Stampa Unione (2) Passo 1) Creare la lettera (Parte Fissa) Questa è lettera che sarà uguale per tutti Passo 2) Menù STRUMENTI / Stampa Unione

Stampa Unione (3) Passo 3) cliccare Crea comparirà Cliccare su Lettere Tipo… comparirà allora la finestra Clicchiamo su Finestra Attiva

Stampa Unione (4) Passo 4) Cliccare su DATI in Origine Dati Notare il PATH della lettera principale comparirà Cliccare su Crea Origine Dati Scegliere i campi che ci servono ed Rimuovere quelli che non servono

Stampa Unione (5) Scegliamo i campi: Titolo, nome, Cognome, Indirizzo1, Città, Provincia e Telefono E SALVARE dando un nome al file che sarà la nostra Origine Dati. Poi comparirà la seguente finestra …cliccare su Modifica Origine Dati cosi da aggiungere Record all’Origine dei Dati (ancora vuota)

Stampa Unione (6) …Iniziare a scrivere i record Per ogni nuovo record Cliccare sul tasto Nuovo Quando finiamo di inserire record cliccare su OK Ora abbiamo pronti sia la lettera che l’Origine dei Dati

Stampa Unione (7) …e comparirà la finestra Passo 4) posizionare il cursore nella lettera e cliccare su Inserire Campo Unione …potremo così inserire i campi nella lettera

Stampa Unione (8) Record numero 1 Per vedere i campi uniti cliccare E per vedere gli altri record, cliccare Passo 5) Cliccare su Unione …scegliere tra Nuovo documento (risultato in un nuovo documento), Stampante (se stamparlo direttamente) o Posta Elettronica …e infine cliccare su Unisci

Stampa Unione (9) Il risultato sarà un Documento con Tante Pagine quanti i record che erano nell’Origine dei dati In ogni pagina i campi saranno quelli di ogni record OSS. 1) Come Documento Principale Anziché Lettere Tipo potrei volere Etichette Indirizzi o Buste… OSS. 2) Anziché creare l’Origine avrei potuto usarne una esistente creata in Excel, Access o Word

Stampa Unione (10) Utilizzare un Indirizzario creato in Word Basta creare una tabella in word e salvare il documento. Questo sarà la nostra Origine Dati nella Stampa Unione NomeCognomeIndirizzoCitta FabioCantaroGori 171Niscemi TanoVeddaAldisio 23Gela Intestazione I Record Fare i 10 Test. Pagina 269 del libro