Migliorare l'organizzazione per migliorare i servizi. Come mantenere vivo nel tempo il progetto di continuità assistenziale e di coordinamento tra le equipe. Prof. Antonello Zangrandi

La Differenziazione è il processo mediante il quale unorganizzazione alloca persone e risorse ai diversi compiti e definisce le relazioni operative e di autorità che le consentono di raggiungere i suoi obiettivi. La divisione del lavoro è il processo di determinazione e controllo del grado di specializzazione allinterno dellorganizzazione Un primo elemento da valutare

Il coordinamento Il Coordinamento è il processo mediante il quale si integrano i ruoli specialistici. Specializzazione e coordinamento sono le due grandi variabili che una organizzazione deve governare

ORIZZONTALE Il modo in cui lorganizzazione raggruppa i compiti in ruoli, e i ruoli in sotto-unità Differenziazione in base alle responsabilità operative Crea la divisione del lavoro che consente di aumentare la specializzazione VERTICALE Il modo in cui lorganizzazione progetta la propria gerarchia e crea relazioni per collegare ruoli e sotto- unità Stabilisce la distribuzione dellautorità tra i diversi livelli Gerarchia: classificazione delle persone in base alla posizione e allautorità relativa

La necessità dellintegrazione La specializzazione tende a sviluppare orientamenti sub-unitari: tendenza a vedere il proprio ruolo solo in base ai vincoli della propria sub-unità Possono insorgere problemi di comunicazione e il coordinamento diviene difficile Le organizzazioni cercano modalità per integrare le funzioni Integrazione: promuovere cooperazione, il coordinamento e la comunicazione tra diverse sotto-unità

MeccanismoDescrizione Gerarchia di autoritàStabilisce chi riporta a chi. Contatto direttoI manager delle diverse sotto-unità si riuniscono per coordinare le attività Ruolo di collegamentoManager di diverse sotto-unità si assumono la responsabilità di coordinare le attività inter-funzionali Task forceComitato temporaneo di manager di diverse sotto-unità, costituito per affrontare obiettivi specifici TeamComitato permanente di manager di diverse sotto-unità, costituito per obiettivi specifici Ruoli di integrazioneSi crea un ruolo per coordinare le attività diverse sotto-unità Reparto di integrazione Si crea un reparto per coordinare le attività diverse sotto-unità Integrazione e meccanismi integrativi

Secondo problema fondamentale di progettazione organizzativa: Stabilire un livello di integrazione adeguato al livello di differenziazione Unorganizzazione complessa e necessita un alto livello di integrazione, con meccanismi complessi Unorganizzazione ha una struttura più semplice solitamente usa meccanismi di integrazione più semplici COMPITI DEI MANAGER Guidare il processo di differenziazione per costruire le competenze distintive Integrare lorganizzazione scegliendo meccanismi adeguati

Accentramento e decentramento dellautorità Quanta autorità delegare a ciascun livello verticale? Organizzazione decentrata: contesto organizzativo in cui il potere di prendere decisioni importanti viene delegato ai manager di tutti i livelli della gerarchia Organizzazione accentrata: contesto organizzativo in cui il potere di prendere decisioni importanti è appannaggio esclusivo dei manager al vertice della gerarchia

Standardizzazione e aggiustamente reciproco Come orientare i processi decisionali? Come risolvere i problemi Aggiustamento reciproco: risoluzione dei problemi senza schemi predefiniti. Vi è una maggiore creatività nella risoluzione dei problemi Standardizzazione: conformità a modelli o esempi specifici definiti. Le azioni sono routinarie e prevedibili

Formalizzazione uso di regole e procedure scritte per standardizzare le operazioni Le procedure specificano: come le persone devono esercitare i propri ruoli Definiscono i comportamenti in presenza di specifiche situazioni I decisori sono esecutori Sistema tipico nelle organizzazioni accentrate

Norma: standard o stile di comportamento accettabili o tipici per un gruppo di soggetti Nelle organizzazioni molte norme nascono informalmente con la consuetudine o con la prassi Alcune norme nascono dalla interiorizzazione di regole Socializzazione: processo mediante cui i membri di unorganizzazione apprendono e interiorizzando le norme non scritte di comportamento Alcune norme lavorative promuovono efficacia e efficienza, altre non lo fanno Difficili e lente a modificarsi Socializzazione

Trovare il modo di usare regole e norme per standardizzare il comportamento lasciando spazio allaggiustamento reciproco. Solitamente chi opera a livelli elevati nella gerarchia e affronta problemi complessi si affida maggiormente allaggiustamento reciproco COMPITI DEI MANAGER I meccanismi integrativi possono accrescere laggiustamento reciproco Lequilibrio tra queste variabili è quello che promuove il comportamento creativo e reattivo dei dipendenti, insieme allefficacia organizzative

Il coordinamento - problemi a cui rispondere quando si intende promuovere una integrazione delle prestazioni sanitarie erogate da specialisti diversi o da diverse unità organizzative aziendali; quando si intende realizzare programmi di intervento integrati delegando ai professionisti la programmazione e il controllo con un orientamento non solo alla produzione di prestazioni, ma di risposta alla domanda complessiva degli utenti; in questo caso si ricerca un consenso duraturo sullo sviluppo di livelli di servizi integrati; quando si ritiene necessario predisporre adeguati strumenti per mettere a disposizione dei professionisti servizi efficienti e innovativi, che selezionino la domanda e che la indirizzino in modo opportuno presso le unità operative specialistiche. quando si programma di modificare i sistemi dallocazione delle risorse, per indirizzare il sistema verso specifici obiettivi e in particolare si progetta di spostare risorse dalle unità specialistiche che operano in modo tradizionale a nuove modalità integrate di trattamento dei bisogni.

La leadership professionale - orientamenti manageriali la promozione e condivisione di criteri di verifica della qualità delle prestazioni; la standardizzazione di processi, es: percorsi specifici per pazienti affetti per esempio da malattie croniche; la proposta e la condivisione di sistemi di valutazione del rischio clinico e in generale di sistemi di monitoraggio del patient safety; laumento delleffettiva comunicazione tra professionisti; la promozione dellautovalutazioni sulle performance e sullo sviluppo professionale; la promozione delle valutazioni di efficienza sulle modalità di allocazione delle risorse; il monitoraggio degli elementi circa la soddisfazione del paziente, lequità degli accessi, il rispetto dei diritti dei pazienti.

In sintesi tre temi: 1.Progettare lorganizzazione, in particolare le procedure; 2.Sviluppare le forme di mutuo aggiustamento 3.valutare

Grazie per lattenzione Prof. Antonello Zangrandi