I contratti in formato elettronico L’invio online all’Agenzia delle Entrate

Struttura del corso Parte I - dedicata all’esame della normativa ed alle recenti interpretazioni Parte II – operativa e dedicata all’attivazione del programma UniMod Client 4.3, alla compilazione ed alla trasmissione online del contratto all’Agenzia delle Entrate, con la piattaforma SISTER.

1 - Introduzione alla normativa Parte I 1 - Introduzione alla normativa

Il nuovo comma 13 Art. 11 comma 13 del Codice dei Contratti rinnovato dall’articolo 6, comma 3, del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179 (cd. decreto sviluppo bis) (convertito con modificazioni dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221).

Il nuovo comma 13 dal 1° gennaio 2013 «il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'Ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata».

L’art. 11 prevedeva quattro forme di stipula del contratto: Prima del DL 179/2012 L’art. 11 prevedeva quattro forme di stipula del contratto: l’atto pubblico notarile; la forma pubblica amministrativa a cura dell’ufficiale rogante dell’amministrazione; la scrittura privata; la forma elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante.

Le forme ammesse sono tre: Oggi, dopo il DL 179/2012 Le forme ammesse sono tre: atto pubblico notarile informatico, forma pubblica amministrativa, con modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante a cura dell’ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice; scrittura privata.

L’altra lettura del nuovo comma 13: il contratto è stipulato a pena di nullità: con atto pubblico notarile informatico; ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante; in forma pubblica amministrativa a cura dell‘ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice; mediante scrittura privata.

La Corte dei conti Lombardia La Corte dei conti, Sezione regionale di controllo per la Lombardia, sostiene che si possano ancora rogare in forma pubblica amministrativa tradizionale (cartacea) i contratti d’appalto (per tutti 121/2013/PAR depositato il 28.3.2013)

L’Autorità di Vigilanza dei Contratti Pubblici Ha interpretato la norma con la determinazione numero 1 del 13 febbraio 2013

L’AVCP ha specificato che: la ratio della norma: estendere al settore dei contratti pubblici l’utilizzo delle modalità elettroniche di stipulazione in linea con le misure di informatizzazione pubblica e progressiva dematerializzazione dei procedimenti amministrativi adottate nel più ampio quadro dell’Agenda Digitale

Cosa fare? Da una parte l’Autorità di Vigilanza dei contratti pubblici che sostiene la forma pubblica amministrativa con modalità elettronica. Forma certamente conforme al comma 13 dell’articolo 11, Con questa forma il contratto è certamente valido, non è nullo.

Cosa fare? Dall’altra la Corte dei Conti Lombardia che, rimanendo nel solco della tradizione, sostiene che sia ancora possibile utilizzare “la carta”.

ATTENZIONE! In caso di contenzioso con un appaltatore, questo si rivolgerà al TAR: il contratto in modalità elettronica sarà certamente OK! il contratto di carta lo sarà altrettanto? Le probabilità sono del 50%! conviene rischiare?

Conviene seguire l’AVCP a regime la forma elettronica e l’invio con unimod/sister fanno risparmiare molto (MOLTO) tempo; dobbiamo (TUTTI) sforzarci di progredire verso la dematerializzazione e l’informatizzazione; non ostacoliamo il cambiamento.

2 - Le forme contrattuali

Le forme del contratto d’appalto Il comma 13 dell’articolo 11 del decreto legislativo 163/2006 è vincolante per i soli contratti per l’acquisto di: lavori servizi forniture

Le forme del contratto Quindi, il comma 13 non si applica agli altri contratti della PA: convenzioni urbanistiche, acquisto gratuito di standard, acquisto/vendita immobili, locazioni, concessioni-contratto (loculi), contratti di lavoro, (ecc.)

Le forme del contratto Per le altre tipologie di contratto continuano ad applicarsi gli articoli 16, 17 e 18 della legge generale di contabilità dello Stato (RD 18 novembre 1923 numero 2440)

Le forme del contratto In ogni caso è consigliabile estendere a tutti i contratti la modalità elettronica

Le forme del contratto d’appalto: 1. La scrittura privata 2. L’atto pubblico 2.1 atto pubblico notarile informatico; 2.2 atto pubblico amministrativo con modalità elettronica.

La scrittura privata Documento predisposto e sottoscritto da privati. Non interviene alcun pubblico ufficiale abilitato a dare pubblica fede agli atti ed ai documenti formati in sua presenza. Il codice civile si limita a stabilirne l’efficacia (artt. 2702 e ss.). Gli attori sono due: ente/controparte.

La scrittura privata Art. 334, comma 2, del DPR 207/2010: «il contratto affidato mediante cottimo fiduciario è stipulato attraverso scrittura privata, che può anche consistere in apposito scambio di lettere con cui la stazione appaltante dispone l'ordinazione dei beni o dei servizi, che riporta i medesimi contenuti previsti dalla lettera di invito»

La scrittura privata È “di carta”. Ma le parti possono sottoscrivere il contratto con firma digitale; lo scambio delle lettere ex art. 334 del DPR 207/2010 può avvenire con “modalità elettronica” = invio tramite PEC.

L’atto pubblico è definito dal codice civile (art. 2699): «documento redatto con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l’atto è formato».

L’atto pubblico Secondo l’articolo 2700 del codice civile: «fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti»

L’atto pubblico Modalità d’esecuzione e contenuti sono normati dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili Legge 16 febbraio 1913 numero 89 e s.m.i. Gli attori sono tre: ente/appaltatore/pubblico ufficiale

Atto pubblico notarile informatico è disciplinato dalla legge 89/1913 come modificata dal decreto legislativo 2 luglio 2010 n. 110 “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69”

Atto pubblico amministrativo L’atto pubblico amministrativo si differenzia dall’atto pubblico notarile per il solo fatto che, anziché intervenire un notaio, l’atto è “ricevuto” dal pubblico ufficiale della PA

Atto pubblico amministrativo Ai sensi dell’articolo 47 co. 2 della legge 89/1913 «il notaio indaga la volontà delle parti e sotto la propria direzione e responsabilità cura la compilazione integrale dell'atto»

Atto pubblico amministrativo Il segretario comunale è il pubblico ufficiale al quale è demandato il compito di rogare i contratti ed autenticare le scritture private nell’interesse del comune o della provincia (art. 97 comma 2 lettera c) del TUEL)

Atto pubblico amministrativo l’articolo 96 del RD 827/1924 estende l’applicabilità della legge 89/1913 all’atto pubblico amministrativo

L’atto pubblico amministrativo La modalità di compilazione degli atti pubblici sono dettate dagli articolo 47-60 della legge 89/1913

L’atto pubblico amministrativo reca l’intestazione: REPUBBLICA ITALIANA deve contenere l'indicazione in lettere dell'anno del mese, del giorno, del comune e del luogo in cui è ricevuto (il municipio); il nome, il cognome e l'indicazione della residenza del notaro e del Collegio notarile presso cui e iscritto; il nome, il cognome, il luogo di nascita, il domicilio o la residenza delle parti (dei testimoni e dei fidefacenti);

L’atto pubblico amministrativo Le generalità dei procuratori e/o rappresentanti. La procura deve rimanere allegata all'atto, in originale o in copia; la dichiarazione della certezza dell'identità personale delle parti (o la dichiarazione dell'accertamento per mezzo dei fidefacienti);

L’atto pubblico amministrativo l'indicazione, almeno per la prima volta, in lettere per disteso, delle date, delle somme e della quantità delle cose che formano oggetto dell'atto; la designazione precisa delle cose che formano oggetto dell'atto, in modo da non potersi scambiare con altre; quando l'atto riguarda beni immobili, questi saranno designati con l'indicazione della loro natura, del comune in cui si trovano, dei numeri catastali, delle mappe censuarie e dei loro confini;

L’atto pubblico amministrativo l'indicazione «dei titoli e delle scritture» che s'inseriscono nell'atto: gli allegati; la menzione che l'atto è stato letto alle parti; la lettura degli allegati può essere omessa per espressa volontà delle parti, purché sappiano leggere e scrivere. Di tale volontà si farà menzione nell'atto;

L’atto pubblico amministrativo la menzione che l'atto è stato scritto dal notaio o da persona di sua fiducia, «con l'indicazione dei fogli di cui consta e delle pagine scritte»; la sottoscrizione con nome e cognome delle parti (dei fidefacienti, dell'interprete, dei testimoni) e del notaro. negli atti di più fogli, la sottoscrizione a margine di ciascun foglio anche col solo cognome.

Cause di nullità dell’atto pubblico amministrativo Articolo 58 della Legge 89/1913: violazione della competenza territoriale; assenza di testimoni o mancanza della menzione della rinuncia ai testimoni; violazione dei requisiti di testimoni e fidefacienti; carenza delle sottoscrizioni;

Cause di nullità dell’atto pubblico amministrativo Articolo 58 della Legge 89/1913: violazione delle norme a tutela delle persone parzialmente o totalmente prive dell’udito; carenza della data di stipulazione; carenza dell’indicazione del comune in cui è stipulato; omissione della lettura alle parti.

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” Il comma 13 dell’articolo 11 non richiama il documento informatico o una più generica modalità informatica, ma semplicemente una non meglio specificata “modalità elettronica”

Documento informatico Secondo il decreto legislativo 82/2005 (articolo 21 comma 2-bis) il documento informatico è sottoscritto, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale.

Il comma 13 non impone la forma del “documento informatico” il comma 13 richiede che il contratto d’appalto sia rogato in “modalità elettronica”

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” firma elettronica avanzata (articolo 1, comma 1, lettera q-bis), del CAD); firma elettronica qualificata (articolo 1 comma 1 lettera r) del CAD).

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” firma digitale, con attestazione da parte dell’ufficiale rogante della validità dei certificati di firma e dell’apposizione della firma in sua presenza (articolo 1 comma 1 lettera s) del CAD)

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” l’art. 21 comma 3 del CAD: l’apposizione della firma con “certificato elettronico” revocato, scaduto e sospeso equivale a mancata sottoscrizione dello stesso. Verificare la validità del certificato di firma

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” firma elettronica mediante l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa. E’ ammessa sia dall’articolo 25 del CAD, che dall’articolo 52-bis della legge 89/1913.

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” firma digitale: il segretario redige il contratto e lo legge alle parti (direttamente dal video); lo converte in .PDF; le parti firmano digitalmente il contratto alla presenza del segretario; il segretario verifica la validità dei certificati di firma; il segretario appone la sua firma digitale a chiusura del file del contratto.

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” firma elettronica: il segretario redige il solito contratto di carta e lo legge alle parti; le parti firmano il contratto alla presenza del segretario; il segretario converte in formato .PDF il cartaceo («scannerizza» il contratto); il segretario appone la sua firma digitale a chiusura del file del contratto.

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” Abbiamo la necessità di allegare al contratto elettronico un documento cartaceo del quale non abbiamo il file? L’articolo 22 del CAD ci viene in soccorso: disciplina le copie digitali di documenti analogici

L’articolo 22 del CAD (comma 3) Le copie digitali di documenti analogici (nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD) hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non viene espressamente disconosciuta.

L’articolo 22 del CAD (comma 2) Le copie digitali di documenti analogici hanno la stessa efficacia probatoria degli originali, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell‘articolo 71 del CAD.

Atto pubblico amministrativo “in modalità elettronica” Vogliamo una copia di carta per noi o per l’appaltatore? L’articolo 23 del CAD ci viene in soccorso: disciplina le copie analogiche (cartacee) di documenti informatici

L’articolo 23 del CAD (comma 2) Le copie analogiche del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.

L’articolo 23 del CAD (comma 1) Le copie analogiche di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato

Certificato di copia conforme di un file Il nove marzo duemilatredici, in comune di Roma presso il Municipio, io Dottor Paolo Rossi segretario del comune stesso iscritto all’Albo della regione Lazio, numero ID 0001, ai sensi dell’art. 23 del decreto legislativo 82/2005 e s.m.i., attesto che la presente copia cartacea composta da tre facciate scritte e sin qui della presente, oltre agli allegati A e B, è perfettamente conforme nei contenuti all’originale informatico: file denominato «contratto», di estensione (.pdf.p7m), di n. 21.151 byte. L’originale è conservato presso gli archivi informatici della segreteria comunale. Il segretario generale (Dottor Paolo Rossi)

Le imposte Imposta di registro: per il contratto d’appalto, essendo le prestazioni assoggettate ad IVA (art. 40 DPR 131/1986), l’imposta è in misura fissa 168,00 euro

Le imposte Imposta di bollo: ai sensi del D.M. 22 febbraio 2007, trattandosi di contratto elettronico, l’imposta di bollo è fissata in euro 45,00.

Le imposte Modalità di versamento: il pagamento viene effettuato dal comune automaticamente con addebito sul conto presso la tesoreria centrale Banca d’Italia (ABI 01000). Il sistema informatico genera automaticamente un adempimento F24.

Le formule contrattuali «Ai sensi dell’articolo 139 del DPR 207/2010, tutte le spese del presente contratto, di rogito, bollo, registro e copia sono a carico dell'Appaltatore. Ai fini fiscali Stazione Appaltante e Appaltatore dichiarano che servizi e forniture oggetto del presente sono soggetti all'Imposta sul Valore Aggiunto - IVA, per cui si richiede la registrazione in misura fissa ai sensi dell'articolo 40 del DPR 26 aprile 1986 numero 131.»

Le formule contrattuali «Ai sensi del D.M. 22 febbraio 2007, trattandosi di contratto elettronico, l’imposta di bollo è fissata in euro 45. Le imposte di registro e di bollo saranno versate con modalità telematica, mediante il Modello Unico Informatico utilizzando il software UniMod 4.3. Il contratto sarà prodotto all’Agenzia delle Entrate mediante piattaforma Sister.»

Le formule contrattuali «E richiesto da Stazione Appaltante ed Appaltatore, io Segretario comunale ho ricevuto quest’atto, che io stesso ho predisposto in modalità elettronica mediante personal computer e software di videoscrittura (art. 11 co. 13 del Codice dei Contratti). L’ho letto alle Parti le quali lo hanno ritenuto conforme alle loro volontà, approvandolo e confermandolo in ogni paragrafo e articolo, ivi compresi gli allegati, dei quali ho omesso la lettura essendo loro ben noti».

Le formule contrattuali «I comparenti sottoscrivono con firma elettronica. Questa consiste “nell’acquisizione digitale della firma autografa” (ai sensi dell’articolo 52-bis della legge 89/1913 modificata dal decreto legislativo 110/2010). Il sottoscritto segretario comunale, dopo la conversione del cartaceo firmato dalle parti in file formato “portable documennt format” (.PDF), chiuderà il file del contratto con l’apposizione della propria firma digitale».

Le formule contrattuali Dopo la firma della parti: «Le parti hanno apposto la loro firma autografa, poi trasformata in elettronica ai sensi dell’articolo 52-bis della legge 89/1913 (inserito dal decreto legislativo 110/2010. Il file del contratto, formato “portable documennt format” (.PDF), viene chiuso del Segretario comunale con l’apposizione della sua firma digitale»

Le formule contrattuali: l’intestazione Numero 100 del repertorio dei contratti Contratto d’appalto in modalità elettronica: servizi vari Repubblica Italiana Il ventitre aprile duemilatredici, in Milano (MI) presso il Municipio in Piazza Scala 1, avanti a me Dottor Paolo Rossi, Segretario del comune stesso, iscritto all’Albo dei Segretari Comunali e Provinciali, Sezione Regionale Lombardia (Ministero dell’Interno), ID numero 12, ufficiale rogante ai sensi dell’articolo 97, comma 4, lettera c) del decreto legislativo 18 agosto 2000 numero 267 (TUEL),

Le formule contrattuali: identità e testimoni «Stazione Appaltante ed Appaltatore nelle persone di cui sopra, della cui identità e poteri io Segretario comunale sono certo, rinunciano di comune accordo all’assistenza di testimoni avendone i requisiti di legge e con il mio consenso. Stazione Appaltante ed Appaltatore come sopra costituiti e rappresentati convengono e stipulano quanto segue: (ecc.)»

Fine della Parte I