PresenzeWeb: breve guida Breve guida delle funzionalità dell’applicazione

PresenzeWeb: argomenti Descrizione del servizio Flusso delle richieste e benefici Ferie Riposo compensativo Storico richieste Gestione richieste (solo per i responsabili) Timbrature e cartellino Pannello di controllo

Descrizione del servizio Il sito, riservato ai dipendenti dell'Ateneo di Bologna permette di gestire via web le presenze e le assenze del personale tecnico amministrativo. In particolare l'applicazione PresenzeWeb permette di richiedere giorni di ferie, riposi compensativi, visualizzare l'elenco delle timbrature e conoscere quanti giorni di ferie (od ore di riposo compensativo) si hanno a disposizione. Per accedere a tale servizio basta essere dotato di PC collegato a Internet ed essere in possesso delle credenziali istituzionali (username e password) nella forma nome.cognome@unibo.it Le credenziali richieste sono le stesse utilizzate per accedere alla posta elettronica d’Ateneo, ai servizi accessibili dal Portale di Ateneo (www.unibo.it) e ad altri servizi on-line come la posta eletronica, il protocollo informatico (TITULUS), etc. Le credenziali da utilizzare sono state inviate in busta chiusa al momento della formalizzazione del rapporto di lavoro con l’Ateneo e sono composte da un nome utente (ad esempio nome.cognome) e da una password iniziale (PUK) che l’utente ha sostituito con una nuova password personale al momento del primo accesso ai servizi on-line. Per problemi su aspetti informatici, in particolare autenticazione tramite credenziali personali, contattare il servizio Contact Center del CeSIA inviando una mail all’indirizzo assistenza.cesia@unibo.it oppure telefonando al numero 051 20.95.900 dal Lunedì al Giovedì dalle ore 8.00 alle ore 17.30 e il Venerdì dalle ore 8.00 alle ore 15.30. Per informazioni sul contenuto del servizio (timbrature, cartellino, ferie, riposi compensativi ...) potete fare riferimento all'Ufficio Presenze della Sede Centrale o delle Strutture Decentrate in base alla struttura di appartenenza.

Flusso delle richieste e benefici Il diagramma di flusso a destra rappresenta il flusso delle richieste. L’utente, tramite un form web, richiede una giornata di ferie. Il responsabile riceve una mail di notifica, tramite web decide se approvare o meno la richiesta, il dipendente riceve una mail sulla decisione presa, l’informazione viene scritta direttamente nell’archivio (Tempus) Lo schema sottostante illustra i benefici della nuova procedura PresenzeWeb paragonandola all’attuale gestione delle richieste (As is) Attività As is PresenzeWeb Comunicazioni manuali, via fax elettronica Flusso manuale automatico (workflow) Firma del responsabile su carta elettronica (leggera) Scrittura in Tempus automatica

Ferie Modulo richiesta -> Ferie Permette di visualizzare il numero di giorni di ferie che si hanno a disposizione e di richiederne dei nuovi. Per una nuova richiesta bisogna indicare il periodo (dal .. al…), selezionare il responsabile che approverà elettronicamente la richiesta ed inserire una nota per il responsabile (facoltativo).

Riposo compensativo Modulo richiesta -> Riposo compensativo Permette di visualizzare le ore di riposo compensativo che si hanno a disposizione e di richiedere dei giorni di riposo compensativo. Per una nuova richiesta bisogna indicare il periodo (dal .. al…), selezionare il responsabile che approverà elettronicamente la richiesta ed inserire una nota per il responsabile (facoltativo).

Storico richieste Storico richieste -> Richieste in attesa e concluse Permette di visualizzare tutte le richieste (ferie, riposi compensativi, …) fatte. Le richieste in attesa sono quelle che non sono ancora state approvate dal responsabile (richieste alla firma), quelle concluse sono quelle che il responsabile ha approvato. E’ possibile anche modificare o annullare una richiesta (maggiori dettagli nelle FAQ).

Gestione richieste (solo per i responsabili) Gestione richieste -> Richieste da autorizzare e autorizzate Permette di visualizzare tutte le richieste (ferie, riposi compensativi, …) inoltrate ad un responsabile. Le richieste da autorizzare sono quelle in attesa di approvazione (firma) del responsabile, le richieste autorizzate rappresentano lo storico delle richieste gestite dal responsabile.

Timbrature e cartellino Visualizzazione -> Timbrature Permette di visualizzare l’elenco delle timbrature di un dato mese, come registrate dal passaggio del badge personale nel marcatempo Visualizzazione -> Cartellino Permette di visualizzare i cartellini dei mesi per cui sono già state effettuate le operazioni di “chiusura”. Il Cartellino contiene le informazioni dettagliate sui totalizzatori (straordinario, ore di permesso, ferie …)

Pannello di controllo (solo per i responsabili) Gestione -> Presenze del Personale permette di avere maggiori informazioni sui propri collaboratori, in dettaglio: conoscere le timbrature, visualizzare le richieste di ferie e di riposo compensativo, gli orari di entrata ed uscita …