«G IUSTIZIA IN R ETE – F SE E SERVIZI AI CITTADINI, UN CASO DI SUCCESSO : Diffusione delle Best Practices negli Uffici Giudiziari di Regione Lombardia» A LESSANDRA V ERRI Dirigente Amministrativo dell’Ufficio del Giudice di Pace di Milano «L'informazione al servizio dell'utenza: minor entropia e maggior efficienza con l'istituzione dell'URP e la telematizzazione delle comunicazioni» Milano, 18 dicembre 2015

11 II.Le esigenze dell’Ufficio del Giudice di Pace di Milano Agenda I.Le best practices dell’Ufficio del Giudice di Pace di Milano III.URP: il percorso realizzativo IV.URP: i risultati ottenuti e i benefici attesi V.Notifiche telematiche: il percorso realizzativo VI.Notifiche telematiche: i risultati e i benefici attesi

22 Le best practices dell’Ufficio del Giudice di Pace di Milano Comunicazione Sito web, guida e carta dei servizi, cartellonistica, URP Innovazione tecnologica Comunicazioni e notifiche telematiche Organizzazione Razionalizzazione delle risorse e semplificazione delle procedure di lavoro

33 Le esigenze dell’Ufficio del Giudice di Pace di Milano Il Giudice di Pace è un “Giudice di Prossimità”, per questo motivo è necessario avvicinarsi al cittadino e all’utente potenziando la comunicazione Informazioni frammentate Difficoltà di accessibilità e orientamento Notifiche cartacee Miglioramento della comunicazione esterna Miglioramento della comunicazione interna Comunicazioni telematiche Definire gli ostacoli al raggiungimento dell’obiettivo Proporre strumenti e azioni per la rimozione degli ostacoli Goal

44 URP: il percorso realizzativo Volumi di utenza Gruppo di Lavoro Funzioni dell’URP Collocazione Personale Supporti informativi e informatici Formazione contatti settimanali. Il 30% degli utenti accede per informazioni generiche Gruppo misto: personale giudicante e amministrativo Informazioni ai privati su: logistica, udienze, «come fare per» All’ingresso, adeguatamente segnalato, con divisorio, spazio per la coda e tavolo utenza Personale interno, ruolo fisso e conoscenza dei servizi Guida e carta dei servizi, modulistica, PC con schede dei servizi Studio del materiale, affiancamento, formazione frontale

55 URP: risultati ottenuti e benefici attesi Benefici attesi Miglioramento del servizio all’utenza (accessibilità, orientamento, trasparenza) - Riduzione del numero di utenti non qualificati negli uffici e cancellerie, con conseguente miglioramento del servizio verso gli utenti qualificati - Riduzione del pubblico nelle cancellerie e negli uffici, con conseguente miglioramento delle attività di “back-office” URP aperto dal 1° dicembre 2 sportelli, 3 ore al giorno Previsti 50 contatti al giorno

66 Notifiche da SIGP: il percorso realizzativo Volumi e modalità di notifica Gruppo di Lavoro Comunicazione Circa notifiche civili l’anno, il 50% telematizzabili Giudici e amministrativi delle cancellerie sperimentatrici Definizione delle modalità di sperimentazione e delle prassi operative Richiesta alla DGSIA di configurazione trasmissione e conferimento di valore legale TOJ per funzionalità «Processo Telematico» su SIGP Primi invii concordati con avvocati sperimentatori, monitoraggio Comunicazione agli avvocati Richiesta di valore legale (anticipata) Formazione Sperimentazione Tavolo di Lavoro OdA

77 Notifiche da SIGP: benefici attesi Scansioni già effettuat e da OdA Notifiche immediat e da SIGP Registro notifiche incluso in SIGP Benefici attesi Velocità della notifica - Certezza della notifica - Valore legale - Recupero di tempo per altre attività