Formazione Associazioni Consumatori Comunicazione e sistemi di relazioni

Comunicati stampa e gestione dei media Rivoluzione social Come gestire un’intervista Di cosa parliamo

Scenario della comunicazione Maggiore trasparenza – Il pubblico esterno ha a disposizione molte più fonti di informazione – Per scoprire, ma soprattutto per verificare le informazioni Maggiore proattività – Le tante “fonti” ci fanno vivere in una casa di vetro Maggiore propensione al dialogo – Ci sono molti più interlocutori di un tempo: la società civile si è consolidata Migliore gestione delle relazioni – Gestione di un sistema di relazioni continuo per costruire e rafforzare la “reputazione”

Ci sono infinite “fonti” che competono tra di loro per farsi ascoltare Poche fonti Ieri Oggi Organizzate Codice e linguaggio strutturato e conosciuto Fonti infinite Non organizzate Codice e linguaggio Destrutturato Competenza e tecniche di comunicazione Internet Elettronica

Rivoluzione social Parliamone assieme Disintermediazione Conoscere per gestire Trasparenza, trasparenza, trasparenza Attenzione alle crisi (viralità, smentite, etc.)

Il destinatario Ha interessi e valori diversi da quelli della fonte Usa un proprio linguaggio e una propria cultura, diversa, ma non per questo di minore valore Apprezzano le regole della buona comunicazione perché le conoscono e vi sono abituati

La nostra attenzione è limitata Per proteggersi, il cervello utilizza filtri Possono anche modificare il senso/significato del messaggio Difficilmente una persona è consapevolmente attenta per più di 5 minuti

Efficacia della fonte Autorevolezza non autorità – Accountability dell’organizzazione – Coerenza, credibilità, prevedibilità, sobrietà Che deriva anche da: – Competenza specifica e specialistica riconosciuta – Ruolo (enfatizzato) – Capacità di comunicare e di convincere

La fonte della comunicazione È importante scegliere la fonte, cioè colui che esprime la comunicazione Deve essere individuata sulla base dell’obiettivo di comunicazione che ci siamo prefissi Ma anche sulla base del contesto in cui avviene la comunicazione E dei nostri interl Ruolo del massimo rappresentante, colui che comunica strategia.

Alcuni principi base Attenzione al contesto – Verificare quali sono gli aspetti dell’attività che destano il maggiore interesse nell’opinione pubblica Essere i primi ad informare – Dobbiamo essere noi a scegliere il terreno del dialogo Informare in modo completo – Tralasciare particolari può vanificare la credibilità di tutta l’informazione Operare in chiave preventiva – Informando gli interlocutori – Mantenendo un sistema di relazioni aperto ed efficace

La nostra attenzione è limitata Per proteggersi, il cervello utilizza filtri Possono anche modificare il senso/significato del messaggio Difficilmente una persona è consapevolmente attenta per più di 5 minuti

Come devo affrontare la comunicazione Definire l’obiettivo da raggiungere Analizzare il contesto della comunicazione Raccogliere le informazioni necessarie, non importa se abbondanti o ridondanti Sintetizzare i messaggi chiave Decidere la fonte (chi comunica) Prepararsi al peggio

Strumenti comunicato stampa / cartella stampa / video release conferenza stampa dichiarazione ufficiale silenzio stampa press brief press meeting intervista visite in redazione newsletter gestione dei social

Dare piena dignità e legittimità Completezza e rigore sono sinonimo di rispetto per i nostri interlocutori Usare un linguaggio semplice e comprensibile Tutto si può insegnare con parole semplici – Se i nostri interlocutori non conoscono l’argomento ci ringrazieranno per aver loro evitato la figura degli impreparati – Se lo conoscono perfettamente ci ringrazieranno per averli fatti sentire preparati ed intelligenti

I supporti visivi e la memorizzazione del messaggio Ricordo dei messaggi Dopo 3 ore Dopo 3 giorni 70% Messaggi ascoltati 10% 85% Messaggi ascoltati con supporti visivi 45%

il buon predicatore pregare prima di un omelia studiare le sacre scritture prima di commentarle evitare frasi fatte o formule precostituite usare parole semplici presentare uno schema ordinato di appunti evitare le approssimazioni leggere con voce calma usare tono umile evitare il linguaggio curiale, clericale e moralistico ricordarsi che Gesù parlava a tutti L’Avvenire, 22 /02/1998

UNA PREMESSA C’è chi crede che per fare un buon ufficio stampa basti avere tanti amici giornalisti. L’importante è contattare le persone giuste ed essere un punto di riferimento.

Le Relazioni con i Media Ci consentono di essere informati e di informare l’opinione pubblica. Conferiscono credibilità all’informazione contribuendo all’orientamento dell’opinione dei decisori Garantiscono una comunicazione coerente e puntuale Ma solo quando si costruisce nel tempo un rapporto “produttivo” ed efficace con i giornalisti

Rapporto “produttivo” con i giornalisti con puntualità e completezza d’informazioni per creare una comunicazione “a due vie” per diventare un interlocutore credibile Chiedere MA ANCHE Rispondere L’importante è contattare le persone giuste ed essere un punto di riferimento (la “fonte”)

Le basi di un rapporto produttivo con il giornalista Organizzazione e media hanno interessi diversi, quindi capire il “loro” punto di vista Nei giornali lavorano persone che si occupano di argomenti diversi. Dobbiamo essere noi a spiegare e non loro a capire Rispettare i tempi dei giornali: sono imposti dalla chiusura Informare in modo chiaro e sintetico: dobbiamo creare interesse Essere sempre reperibili Essere trasparenti e completi: non lasciare la curiosità di cercare presso altre fonti, non sempre amiche. Ricordatevi che un giornalista riceve in media 2-3 informazioni al minuto

Il giornalista scrive per soddisfare 1.il suo capo 2. il capo del suo capo 3.il marketing 4.la sua fonte 5.il suo ego 6.il suo narcisismo professione 7.la sua ansia di “esclusiva” 8.i suoi colleghi omologhi 9.il lettore

conoscere il “prodotto” del giornalista” studiare e valutare il giornale, il tipo di articolo o la trasmissione in cui si comparirà documentarsi sull’intervistatore: chi è cosa fa, cosa scrive, cultura… parlare con altre persone già intervistate analizzare lo stile di scrittura/verbalizzazione analizzare la struttura delle domande

I media: cautele Stampa – Ricapitolare e verificare i dati alla fine dell’intervista – Ribadire i concetti rilevanti Radio e TV – Creano stress – Occorre una preparazione più accurata (postura e look) – I pubblici sono raramente informati: Risposte brevi e positive Telefono – Da evitare: la situazione non è mai controllabile

I GIORNALISTI È curioso e ha un’alta considerazione di sé Sa di appartenere a una categoria privilegiata È un po’ narcisista Manifesta simpatie e antipatie Vive a un ritmo accelerato Ha fretta Ha un archivio personale Sente di svolgere un servizio pubblico Scrive sperando di essere letto dai colleghi Ha interessi particolari Cambia redazione E’ totalmente informato Segue un solo argomento Accetta di fornire l’elenco delle domande di un intervista e il testo dell’articolo prima della pubblicazione Quasi mai resiste a chi lascia capire di aver letto i suoi articoli! Quasi sempreA volte Quasi mai

IL PRESS BRIEF SI RIVOLGE AD UN TARGET SELEZIONATO DI MEDIA NON E’ FATTO PER OTTENERE UN RISULTATO IMMEDIATO PUO’ NON AVERE PER OGGETTO UNA SINGOLA NOTIZIA MA UNA TEMATIZZAZIONE

LE VISITE IN REDAZIONE Può essere opportuno visitare il giornalista in redazione quando: * ragioni di urgenza / delicatezza consigliano un rapporto diretto e personale *si vuole dare la notizia a quell’unico giornalista E’ uno strumento abituale di press cultivation, per creare e mantenere rapporti efficaci e duraturi con i media a livello corporate e prodotto

LA SMENTITA Va fatta solo se è indispensabile (una smentita è una notizia data due volte!) E’ mirata e circostanziata E’ per la pubblicazione Può essere firmata dal responsabile dell’ufficio stampa

L’INTERVISTA SI RIVOLGE A UNO O AD UN RISTRETTO GRUPPO DI GIORNALISTI INTERESSATI E’ PER LA PUBBLICAZIONE PUO’ ESSERE PROVOCATA DALL’UFFICIO STAMPA O RICHIESTA DAL GIORNALISTA

L’intervista Due tipi di intervista A NOI richiesta DA NOI richiesta L’intervista comporta spesso l’esclusiva. In ogni caso una negoziazione con il giornalista

I diritti dell’intervistato Sapere chi è l’intervistatore Capire se altri verranno intervistati con noi Conoscere l’argomento, la durata, le modalità dell’intervista Diritto a non essere registrato clandestinamente (pericolo al telefono)

Eventuali garanzie Revisione dell’intervista prima della pubblicazione Tempi di uscita. Eventuale embargo Collocazione Esclusione di argomenti particolari se in radio o TV, possibilità di cancellazione dell’intervista

Presupposti per condurre incontri efficaci Accettazione dell’interlocutore Interesse (motivazione all’ascolto) Governo dell’ansia Padronanza delle tecniche di comunicazione Competenza nei contenuti Conoscenza delle dinamiche interattive

Come preparare l’intervista L’intervistatore può essere influenzato informandolo – Quindi invio di materiali informativi Conoscenza dell’argomento – Eventuale richiesta scaletta domande Previsione domande critiche Conoscere il/gli intervistatori Scegliere il luogo “adatto” – Attenzione al telefono Modo di vestirsi e comportamento

Alcune raccomandazioni Affrontare il punto più importante per primo e ripeterlo, ripeterlo... Non fate mai dichiarazioni confidenziali Non lasciatevi mettere in bocca le parole Ascoltate le domande con attenzione Se non siete sicuri del significato della domanda chiedete spiegazioni

Ancora con le raccomandazioni Le domande rappresentano un’opportunità per trasmettere il vostro messaggio. Non per fornire semplicemente una risposta. – Girate le domande negative in risposte affermative – Agganciatevi ai vostri messaggi chiave Ditelo in modo più semplice Supportate sempre i vostri messaggi con esempi e vivaci aneddoti Non parlate in gergo Siate discorsivi

l’intervistatore ostile analizzare le domande, sfrondarle dagli aspetti di aggressività e di polemica, ridurle al punto essenziale e rispondere in modo da mettere in rilievo i propri punti fermarsi e fare una pausa di silenzio subito dopo un attacco: mette in rilievo l’aggressività dell’intervistatore e, in TV, coalizza il pubblico rispondere poi pacatamente non ripetere mai le critiche dell’aggressore per contrastarle se l’aggressione però arriva riportando idee altrui, queste vanno rifocalizzate registrare la critica e l’aggressione riformularla e rispondere