IFTS Rendicontazione delle spese Milano, 26 luglio 2011

Quadro generale dell’ammissibilità della spesa

Quadro normativo di riferimento Regolamento generale (Reg. 1083/06 - art. 78): le spese devono essere sostenute dai beneficiari (comprovate da fatture quietanzate o documenti di equivalente valore probatorio, salvo quanto diversamente previsto da regolamenti specifici) Regolamento di esecuzione (D.P.R. 196/2008): recepisce a livello nazionale le disposizioni previste dalla normativa comunitaria Il Manuale di rendicontazione a costi reali, di cui al d.d.u.o. n. 6500 del 30 giugno 2010, è il documento di riferimento per la gestione dei progetti finanziati con risorse FSE e rendicontati a costi reali, quali sono i progetti finanziati dal presente Avviso. L’Avviso prevede delle regole specifiche per la presente iniziativa, talvolta in deroga allo stesso Manuale.

Condizioni di ammissibilità della spesa [1/2] La spesa è ammissibile se rispetta le seguenti condizioni generali: non è oggetto di altri finanziamenti pubblici; si riferisce ad un’operazione ammessa a finanziamento cofinanziata dal Fondo Sociale Europeo e approvata con atto dell’amministrazione regionale; è pertinente all’operazione approvata; è coerente con il progetto ed il preventivo approvato; è correttamente registrata in contabilità conformemente alle disposizioni di legge e ai principi contabili; è contabilizzata con un sistema di contabilità separata; è registrata in un conto corrente dedicato, intestato al beneficiario del finanziamento e a firma unica del legale rappresentante; è sostenuta in conformità alla disciplina comunitaria, nazionale e regionale e rispetta i criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità; è sostenuta nel periodo di vigenza del POR.

Condizioni di ammissibilità della spesa [2/2] In particolare, i beneficiari sono tenuti ad assicurare che la spesa: sia stata effettivamente sostenuta, ossia che abbia dato luogo ad un pagamento da parte dei beneficiari (ad eccezione degli ammortamenti); sia comprovata da fatture quietanzate o documenti contabili aventi forza probatoria equivalente, da timbrare in originale. I pagamenti devono essere effettuati mediante: bonifici bancari assegni bancari datati o circolari bollettini postali mandati di pagamento quietanziati MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico

Gestione dei progetti IFTS

Regole di gestione dei progetti Interlocutore unico nei confronti di Regione è il Soggetto capofila dell’ATS, che utilizzerà per la gestione, monitoraggio, rendicontazione e richiesta di erogazione dei contributi il Sistema Informativo “Finanziamenti on-line”. Scadenze: avvio entro il 31 ottobre di ogni anno formativo (salvo classi apprendisti) conclusione entro il 31 luglio di ogni anno formativo rendicontazione: per le attività formative: entro 90 giorni dalla conclusione di ogni anno formativo per l’inserimento lavorativo: entro 180 giorni dalla conclusione di ogni anno formativo

Gestione Variazioni di progetto: Rinuncia di un allievo: sono possibili prima della Comunicazione di Avvio, a partire dalla seconda annualità e con riferimento a contenuti del progetto e piano dei conti ogni modifica al percorso formativo originale e ogni variazione di spesa uguale o superiore al 20% a livello di categoria di spesa devono essere approvate dalla Struttura regionale responsabile dell’Avviso la richiesta di variazione del preventivo, sottoscritta dal legale rappresentante, deve comprendere: motivi della variazione e dettaglio delle voci variate. Rinuncia di un allievo: Il capofila deve darne comunicazione entro 5 giorni Riduzione del numero allievi al di sotto dei valori minimi (12 allievi): il beneficiario deve tempestivamente chiedere a Regione l’autorizzazione a continuare l’attività e al riconoscimento del costo del percorso, dietro presentazione della idonea documentazione Regione valuta e comunica la decisione (prosecuzione o revoca)

Conservazione della documentazione [1/5] L’onere della conservazione della documentazione amministrativa originale spetta al Capofila. Per la documentazione fiscale ogni componente l’ATS deve conservare gli originali, il Capofila una copia conforme all’originale. Si riporta di seguito un dettaglio della documentazione da conservare. Documentazione inerente la presentazione e l’approvazione del progetto: domanda di finanziamento firmata proposta progettuale firmata atto di adesione firmato atto di costituzione dell’ATS Documenti attestanti il possesso dei requisiti dei destinatari del progetto: copia documento di identità attestazione del titolo di studio ed eventuale dichiarazione di equipollenza altri documenti (es. selezione)

Conservazione della documentazione [2/5] Documenti attestanti il possesso dei requisiti del beneficiario: CV delle risorse umane impiegate contratto/lettera di incarico/ordine di servizio delle risorse umane impiegate eventuale autorizzazione alla prestazione (es. nel caso di risorse umane esterne dipendenti pubblici, di interni assunti con contratto di inserimento) per i titolari di cariche sociali incaricate: atto di nomina dei rappresentanti gli organi statutari, incarico deliberato dal CdA in caso di acquisto di servizi: contratto e documenti che dimostrano il rispetto della procedura di selezione del fornitore in caso di attività delegate: contratto stipulato e documento di presentazione del delegato

Conservazione della documentazione [3/5] Giustificativi di spesa: Risorse umane interne: es. cedolini quietanzati, documenti di versamento degli oneri fiscali e previdenziali, prospetto analitico della determinazione del costo orario, ordine di servizio; Risorse umane esterne: es. fattura/notula quietanzata, contratto/lettera di incarico, ricevute di versamento degli oneri fiscali, previdenziali e assistenziali; Titolari di cariche sociali: es. documento contabile rilasciato dal prestatore, dichiarazioni di ricevuta di spesa, delibera del CdA sulla regolamentazione dei viaggi, giustificativi di spesa dei viaggi Beni: es. fattura quietanzata, contratto, piano di ammortamento, registrazioni contabili degli immobili e attrezzature soggette ad ammortamento, strumento di rilevazione dell’utilizzo degli immobili con l’indicazione dei singoli progetti, prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo Servizi: es. fattura quietanzata, contratto, prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo

Conservazione della documentazione [4/5] Giustificativi di pagamento: mandati di pagamento quietanziati completo di timbro dell’istituto bancario e data del pagamento bonifici, accompagnati da estratto conto bancario e contabili/ricevute bancarie assegni, a condizione che si evinca l’avvenuto addebito nel periodo di rendicontazione nell’estratto conto bancario del beneficiario MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico Dichiarazioni di spesa/domande di liquidazione: dichiarazione di spesa e relativi allegati Documenti relativi alle variazioni al progetto: proposta progettuale modificata firmata documentazione comprovante motivazioni di proroghe e rinunce

Conservazione della documentazione [5/5] Documentazione attestante lo svolgimento delle attività: timesheet registro formativo e delle presenze scheda stage e convenzione stage certificazione delle competenze relazioni delle attività svolte prodotti delle attività di progetto (es. prove d’esame, verbali, etc.) Documentazione relativa ai controlli comunicazione di preavviso di visita in loco copia del verbale di controllo eventuali controdeduzioni verbale finale

Monitoraggio Ai fini del monitoraggio devono essere inviate a Regione: Relazioni semestrali di avanzamento Relazione finale conclusiva Eventuali ulteriori allegati La definizione dei contenuti del monitoraggio verrà successivamente comunicata anche alla luce degli accordi intercorsi tra Regione e INDIRE. L’avanzamento fisico, finanziario e procedurale del progetto deve essere obbligatoriamente tracciato nel sistema informativo Gefo.

Rendicontazione dei progetti IFTS

Macrocategoria di spesa Piano dei Conti [1/2] Il Piano dei conti riporta le spese sostenute nell’esecuzione del progetto ed è suddiviso su tre livelli: macrocategorie di spesa, categorie di spesa, voci di spesa. Per i percorsi IFTS sono ammissibili le spese relative alle seguenti macrocategorie. Macrocategoria di spesa Importo Preparazione Massimo 8% del totale del progetto Realizzazione Massimo 82% del totale del progetto Direzione e Amministrazione Massimo 5% del totale del progetto Costi indiretti

Servizi strumentali accessori Piano dei Conti [2/2] Risorse umane interne Risorse umane esterne Beni Servizi in delega Servizi strumentali accessori B1 Preparazione Indagine preliminare di mercato Ideazione e progettazione … B2 Realizzazione Docenza/Orientamento/Tutoraggio Attività di sostegno all’utenza svantaggiata: docenza di supporto, ecc B4 Direzione e controllo interno Direzione e valutazione finale dell'operazione o del progetto C Costi indiretti Contabilità generale (civilistico, fiscale) D Servizi aggiuntivi Azioni di sostegno agli utenti del servizio Primo livello: Macro-categoria di spesa Secondo livello: Categoria di spesa Terzo livello: Voce di spesa

Rendicontazione La rendicontazione: deve essere effettuata dal Capofila annualmente deve riguardare l’insieme dei costi complessivi sostenuti con il finanziamento pubblico e con il cofinanziamento privato Deve essere corredata dalla documentazione prevista dal Manuale di rendicontazione: dichiarazione delle spese piano dei conti elenco riepilogativo dei giustificativi di spesa e di pagamento per la rendicontazione finale: relazione finale copia dell’eventuale bonifico di restituzione della quota di acconto non giustificata

Giustificativi [1/2] Ai fini della rendicontazione l’operatore è tenuto a caricare nel Sistema Informativo i giustificativi di spesa e di pagamento indicando per ciascuno: estremi dei giustificativi; macrocategoria, categoria, voce di costo cui si riferiscono; importo della fattura, importo quietanzato e importo imputabile al progetto (comprensivo di IVA, ove ammissibile). Qualora un giustificativo si riferisca a più voci/categorie di spesa, l’operatore deve: associare il giustificativo a tutte le voci/categoria di spesa cui si riferisce; indicare per ciascuna voce/categoria di spesa la quota imputabile. Una volta caricati tutti i giustificativi, l’operatore potrà confermare la rendicontazione.

Giustificativi [2/2] Devono essere caricati a sistema i seguenti giustificativi di spesa, opportunamente timbrati: per le risorse umane interne: cedolino, prospetto analitico della determinazione del costo orario per le risorse umane esterne: fattura quietanzata o documento contabile equivalente per i beni: fattura quietanzata o documento contabile equivalente, prospetto di calcolo di utilizzo del bene per i servizi: fattura quietanzata. Insieme a ciascun giustificativo di spesa, nello stesso file, l’operatore deve inviare il relativo giustificativo di pagamento. La restante documentazione prevista dall’Avviso deve essere conservata nel fascicolo di progetto.

Attività formative Condizioni per il riconoscimento delle attività formative: tutti gli allievi devono avere frequentato il 75% delle ore n caso contrario (il numero degli allievi che hanno frequentato almeno il 75% è inferiore al valore atteso allievi, ma superiore al valore minimo: riparametrazione Finanziamento riparametrato ore totali costo base orario frequentanti ≥ 75% + X X numero atteso allievi 0,5 ore totali costo base orario frequentanti ≥ 50 - < 75% + X X X numero atteso allievi 0,25 ore totali costo base orario frequentanti < 50% + X X X numero atteso allievi

Attività formative: esempio Ore totali: 1.000 Costo base orario: 160 Numero atteso allievi: 20 Frequentanti ≥ 75%: 15 Frequentanti ≥ 50 - < 75%: 3 Frequentanti < 50%: 2 Finanziamento riparametrato: € 136.000 1.000 160 15 > 12 + X X 20 0,5 1.000 160 3 + X X X 20 0,25 1.000 160 2 + X X X 20

Inserimento lavorativo Condizioni per il riconoscimento dei servizi di inserimento lavorativo: effettivo inserimento lavorativo degli allievi (contratto di almeno 12 mesi entro 6 mesi dalla conclusione del percorso) spese sostenute per l’inserimento fino a max 1.000 euro * allievo inserito, salvo buon fine almeno 10%: il riconoscimento delle spese relativo all’annualità successiva resta subordinato al raggiungimento di questo obiettivo

Modalità di erogazione del contributo Tranche di erogazione Documentazione richiesta Tempistica Anticipazione fino al 60% dell’importo approvato per l’annualità Richiesta di erogazione dell’anticipazione Fidejussione in copia digitale Fidejussione in copia originale All’atto della comunicazione di avvio Entro 10 gg dalla richiesta di erogazione dell’anticipazione all’USR Rendicontazione intermedia Rendicontazione intermedia relativa alle attività formative Entro 90 gg dalla conclusione delle attività per ogni annualità Saldo Rendicontazione finale Entro 180 gg dalla conclusione delle attività per ogni annualità

Focus: la delega [1/2] L’affidamento a terzi (persone giuridiche) di parte dell’attività è consentito solo per le attività di docenza e nei limiti del 30%. Sono ammesse le spese relative ad attività delegata se: la delega è stata preventivamente approvata da Regione Lombardia; le attività delegate sono descritte nel progetto esecutivo con stima del loro costo; il soggetto terzo non si è rivolto ad altri soggetti nell'esecuzione dell'attività; il soggetto terzo è stato scelto secondo i criteri previsti per l’acquisizione di beni e servizi, tranne per i casi di fornitore unico. Non sono ammissibili le spese relative ad attività: che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione del progetto, senza alcun valore aggiunto proporzionato; il cui costo non sia commisurato all’effettivo valore del servizio prestato. Non sono ammissibili contratti in base ai quali gli importi da pagare siano espressi in percentuale dell’importo del finanziamento.

Focus: la delega [2/2] Le spese per attività delegate rappresentano costi diretti che devono essere giustificati dai seguenti documenti da produrre per le opportune verifiche: il contratto stipulato tra il beneficiario e il soggetto terzo contenente la descrizione dettagliata dell’oggetto, dei contenuti, delle modalità di esecuzione delle prestazioni e i relativi costi; fattura quietanzata con la descrizione dell’attività oggetto di delega; documento di presentazione del soggetto terzo attestante requisiti e competenze idonee alla prestazione. Il membro dell’ATS non è da considerarsi soggetto terzo.