Tecnologie per la gestione di Processi e Documenti nella P.A. Pierpaolo Manzini Direttore Commerciale, it Consult Le Tecnologie informatiche per lImpresa Situazione e Prospettive

I Dati Destrutturati Negli ultimi anni è aumentata notevolmente lesigenza di gestire una grande mole di Informazioni Destrutturate (documenti, e- mail, multimedia, …) nonché la Complessità dei Processi che le governano Esemplificativo è il proliferare di problematiche di Compliance (ISO, Basilea II, Sarbanes Oxley, Protocollo Informatico, Archiviazione Sostitutiva, ….) che richiedono la formalizzazione e lorganizzazione di procedure, processi, documenti …

Il Knowledge Management E necessario quindi gestire lasset più importante delle moderne organizzazioni, la Conoscenza, ovvero fare Knowledge Management (KM) Per fare ciò è necessario: –un approccio integrato; –una metodologia rigorosa; –delle tecnologie standard. it Consult, software house di Urbino, Microsoft Gold Certified Partner, è punto di riferimento e leader di mercato sui temi Knowledge, Workflow e Document Management

I motivi di una leadership: –Approccio innovativo e metodologia integrate –Ha sviluppato la piattaforma software che integra Gestione Documentale, Gestione dei Processi (WFMS), Mappatura delle Competenze –Articoli scientifici, white paper, sito –Interventi sui media specialistici ICT –Corsi presso università (Urbino, UNICAL,...) e Master (STOA, ALMAWEB, …) –Eventi: Knowledge Box (dal 2002) –josh Certified Partner –Clienti: Sviluppo Italia, Sogei, Brembo, Tods, RAS, Scavolini, Confindustria, IT Holding, Beni Stabili, UBAE, Banca Intesa, Microsoft Europe, … The KM software company

Knowledge Management Definizione –La Gestione della Conoscenza è l'insieme delle metodologie e degli strumenti informatici che consentono di raccogliere e capitalizzare la conoscenza delle persone che formano una organizzazione attraverso la formale creazione, la modifica e la distribuzione (o condivisione)

Altre definizioni di KM Davenport e Prusak: linsieme delle azioni che catturano, distribuiscono e favoriscono il riutilizzo della conoscenza Maglitta: la capacità di mappare la distribuzione della Conoscenza di un sistema organizzativo e trasformarla in valore per limpresa, attraverso la creazione di soluzioni che ne facilitino la mobilizzazione Myers: i processi di identificazione e gestione della Conoscenza catturata dellorganizzazione

Perché il KM? La Conoscenza è fonte di vantaggio competitivo –Per questo va misurata, coltivata, registrata, resa accessibile Il Capitale Intellettuale è stato anche in passato un elemento rilevante, ma oggi... –Nellimpresa la esasperazione della concorrenza ha reso meno importanti altri fattori competitivi capitali monetari, rendite di posizione derivate dallessere entrati prima sul mercato, etc. –Nella PA, che ha sempre manipolato beni immateriali e conoscenza, è ora richiesto di esercitare le proprie funzioni con più qualità, efficacia ed efficienza rispondere con rapidità e flessibilità alle sollecitazioni di cittadini e imprese

Le Knowledge Practice TECNOLOGIE INFORMATICHE E INFRASTRUTTURE DI RETE TECNOLOGIE INFORMATICHE E INFRASTRUTTURE DI RETE LOGICHE DI VALUTAZIONE DELLA CONOSCENZA LOGICHE DI VALUTAZIONE DELLA CONOSCENZA DINAMICHE DI SPONSORSHIP E COMUNICAZIONE DINAMICHE DI SPONSORSHIP E COMUNICAZIONE GESTIONE DELLE RISORSE UMANE PER IL KM GESTIONE DELLE RISORSE UMANE PER IL KM SENSIBILIZZAZIONE CULTURALE E DINAMICHE SOCIALI SENSIBILIZZAZIONE CULTURALE E DINAMICHE SOCIALI STRUTTURE E RUOLI ORGANIZZATIVI PER IL KM STRUTTURE E RUOLI ORGANIZZATIVI PER IL KM KPractices [fonte: Ruta – Turati]

Organizzazione o Tecnologia? La tecnologia da sola non basta Centralità dellapproccio culturale e organizzativo Ma senza tecnologia (o con la tecnologia sbagliata) non si va molto lontano vs

Tipi di Conoscenza conoscenza esplicita –Formalizzata, codificata (posta in libri, doc, etc.) –Facilmente riproducibile e trasmissibile conoscenza tacita –Implicita, contenuta nella testa delle persone –Non sempre codificabile, ma fondamentale conoscenza incorporata –Lo specifico modo di fare le cose tipico di ciascuna organizzazione: le procedure operative, i processi,... conoscenza creabile –Una sorta di conoscenza potenziale, ad es. nascosta nei dati, ottenibile attraverso elaborazioni statistiche

Quale tecnologia per il KM Un sistema di Knowledge Management deve gestire tutti i tipi di Conoscenza –conoscenza Esplicita sistema documentale Documenti, file multimediali, , etc. –conoscenza Tacita modellazione dellorganizz. Tassonomia delle competenze –conoscenza Incorporata descrizione processi Esplicitazione delle routine organizzative –conoscenza Creabile interazione fra i moduli SW capace di trarre nuova conoscenza dallanalisi delle istanze degli altri tipi di conoscenza

Gestione Documentale Descrizione dei Processi (workflow) Le 3 aree tecnologiche Mappa delle Competenze Infrastruttura: messaggistica + intranet

josh.Doc josh.KMap josh.Flow Le 3 aree = i 3 moduli di josh

Intranet, documenti, processi, competenze Ecco allora gli ingredienti Intranet cioè Enterprise Portal Gestione dei Documenti Descrizione dei Processi Mappatura delle Competenze Ora li esamineremo con maggior dettaglio 1 punto davvero importante –1 solo ingrediente non basta, serve una soluzione complessiva, integrata –KM workflow management KM document management KM …

Intranet, documenti, processi, competenze Intranet Gli utenti accedono al sistema via web, attraverso un portale aziendale Il portale (Enterprise Portal) diviene laccentratore delle diverse applicazioni aziendali

Gestione Documentale Repository centralizzato web-based Indicizzazione full-text Supporto ai diversi formati –Documenti Cartacei attraverso scansione e auto-OCR Categorizzazione e Metadati –La categorizzazione è almeno l'assegnazione del doc. ad una o più cartelle in una gerarchia estendibile –Può avvenire anche in automatico con varie tecniche Gestirne le revisioni (versioni) Fornire funzionalità avanzate di ricerca Notifica automatica della modifica di documenti di interesse Intranet, documenti, processi, competenze

Meta-informazioni Il sistema di gestione documentale, oltre alle fz. di amministrazione e gestione della sicurezza (chi può fare cosa), può fornire meta-dati sugli accessi fatti ai documenti del repository Ma si tratta di (meta)informazioni di valore relativamente scarso… –Poco contestuali …occorrerebbero informazioni su cosa sta facendo un utente quando legge (o produce) un certo documento

Intranet, documenti, processi, competenze Mappa delle Competenze Contiene le informazioni su –competenze dell'individuo –attività svolte dall'individuo –una serie di attributi ulteriori info anagrafiche, costi, … Consultabile dallutente via web Costituisce anche un modello dellorganizzazione Serve al modulo di workflow per assegnare i singoli task allesecutore più idoneo

Gestione dei Processi Un workflow è la descrizione formale di un processo di business –Attraverso un linguaggio grafico, intuitivo ma rigoroso Un WFMS è un sistema in grado di generare workflow, interpretarli e controllarne la esecuzione Processi e istanze, ad esempio –processo = procedura di richiesta corso di formazione –istanza = erogazione corso su SharePoint Portal Server in data 10/05/06 –Naturalmente ogni istanza è eseguita da uno o più specifici attori (tipicamente persone) Intranet, documenti, processi, competenze

Gestione dei Processi Un workflow è la descrizione formale di un processo di business –Attraverso un linguaggio grafico, intuitivo ma rigoroso Un WFMS è un sistema in grado di generare workflow, interpretarli e controllarne la esecuzione Processi e istanze, ad esempio –processo = procedura di richiesta corso di formazione –istanza = erogazione corso su SharePoint Portal Server in data 10/05/06 –Naturalmente ogni istanza è eseguita da uno o più specifici attori (tipicamente persone) Intranet, documenti, processi, competenze

Il valore aggiunto: la sinergia La sinergia fra Document e Process Management consente di rilevare Quali Documenti vengono (più) consultati e quali redatti nelle diverse fasi di un processo –Il software può proporre agli utenti i documenti più utili in quel contesto –Il software può classificare automaticamente i documenti in base al loro utilizzo

Il valore aggiunto: la sinergia (2) La definizione di quali competenze occorrono per eseguire ciascun task, consente di derivare quali competenze acquisisce Chi esegue il singolo task un certo numero di volte –Grazie alla sinergia fra gestione dei Processi e delle Competenze –Si possono definire regole più sofisticate: per quali competenze lesperienza non basta dopo quanto tempo di non-applicazione decadono i limiti massimi e minimi che dipendono dalla esperienza

josh - Modello fisico RDBMS - SQLServer -... ServerClient AppServer - josh Mail Server - Exchange - … Sist. Documentale - SPS SPS2001 Web Server - IIS josh Client josh Designer josh Monitor josh Mapper

josh - Modello logico josh.Doc josh.KMap josh.Flow josh Designer josh Mapper Internet Explorer josh Client josh Monitor

Ad esempio… (task activity)

Quali ambiti Alcuni pratici ambiti di applicazione, da cui partire, ad esempio –Enterprise Collaboration Portal –Supporto al Sistema Qualità –Gestione ed automazione dei flussi documentali –Gestione documentazione di progetto –Automazione help desk e call center –Protocollo Informatico –Delibere, determine, … O qualunque importante processo della PA

In sintesi Occorre gestire tutti i tipi di conoscenza –trascurarne alcuni è molto riduttivo Indicazione di quale tecnologia utilizzare –KM WF, KM groupware, KM DM, KM … Sono solo parti di una soluzione complessiva –Occorrono tre componenti fondamentali Gestione Documentale basata sul web Mappa delle Competenze, CSC/CFC Descrizione dei processi mediante WFMS –Integrate fra loro e in un portale aziendale

Altre fonti sul KM Sul sitowww.itconsult.itwww.itconsult.it –articoli –white paper –recensioni –faq