SAP World Tour 2011 Milano – 23 Giugno 2011 ACI sceglie SAP per adottare la contabilità economico-patrimoniale: un esempio della PA del futuro SAP World Tour 2011 Milano – 23 Giugno 2011

Agenda ACI – Automobile Club d’Italia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

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ACI – Automobile Club d’Italia (1/3) L‘ACI è un ente pubblico non economico senza scopo di lucro, che istituzionalmente rappresenta e tutela gli interessi generali dell'automobilismo italiano, del quale promuove e favorisce lo sviluppo. La sua azione si svolge in queste direzioni: promozione dell'automobilismo, attraverso studi, indagini, ricerche sulle tematiche legate alla mobilità, formulazione di proposte finalizzate all’adozione di atti normativi, rilascio di pareri in materia di mobilità tutela degli interessi generali dell'automobilismo, attraverso l’insieme delle attività volte all’erogazione di servizi per la mobilità assistenza, tecnica, stradale, economica, legale, tributaria, assicurativa, diretta a facilitare l'uso degli autoveicoli  assetto del territorio, collaborando all'analisi, allo studio ed alla soluzione dei problemi relativi allo sviluppo ed alla organizzazione della mobilità delle persone e delle merci, nonché allo sviluppo ed al miglioramento della rete stradale, dell'attrezzatura segnaletica ed assistenziale, ai fini della regolarità e della sicurezza della circolazione istruzione ed educazione automobilistica, attraverso la promozione dell'istruzione automobilistica e l'educazione dei conducenti di autoveicoli gestione, per incarico dello Stato, del Pubblico Registro Automobilistico ed erogazione di servizi di riscossione e controllo delle tasse automobilistiche per conto di molte Regioni promozione dello sport automobilistico, esercitando i poteri sportivi che gli provengono dalla Fédération Internationale de l'Automobile (FIA)

ACI – Automobile Club d’Italia (2/3) Attività associativa e istituzionale Attività relative al Pubblico Registro Automobilistico 1.000.000 soci 106 Automobile Club provinciali circa 12 milioni di formalità all’anno 480 agenzie assicurative 106 Uffici Provinciali 112mila chiamate per informazioni automobilistiche circa 5mila agenzie collegate in rete per lo Sportello Telematico dell’Automobilista 560mila interventi di soccorso ogni anno riscossione dell’IPT per conto di tutte le province italiane 48mila interventi medico-sanitari 771 centri di soccorso 3.686 operatori di soccorso con 2.667 mezzi 1.500 punti vendita Attività relative alle Tasse Automobilistiche 16 milioni di operazioni di riscossione annue effettuate dalla rete ACI Gestione di attività in materia tasse automobilistiche per 9 regioni italiane e per le province autonome di Trento e Bolzano

ACI – Automobile Club d’Italia (3/3) L’organizzazione dell’ACI vede a Roma la Sede Centrale e 106 Uffici Provinciali, con l’impiego di 3.200 dipendenti sul territorio nazionale Per lo sviluppo delle proprie attività, l’ACI ha creato un complesso di società operative, controllate e collegate, che assicurano la presenza ed il presidio dell'Associazione sul mercato

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ACI Informatica (1/2) ACI Informatica è il braccio operativo dell’ACI. La sua mission è “mettere in campo” le tecnologie dell'innovazione per incrementare l'efficienza dell'ACI e creare maggiori economie seguendo un percorso di cooperazione anche con le altre realtà pubbliche L'attività di ACI Informatica affronta due forti necessità dell’amministrazione pubblica: i problemi legati alla mobilità e alla gestione delle infrastrutture ICT Oggi ACI Informatica si esprime attraverso questi numeri: Oltre 500 professionisti informatici dedicati allo sviluppo, all’application management e alla gestione delle infrastrutture ICT Più di 1.600 mq di data center, 500 server e 3 mainframe ospitati in 4 sale con impianti ad alta affidabilità, in grado di erogare servizi in fault tolerance e con recovery a caldo in caso di disastro (business continuity) 15.000 computer quotidianamente connessi attraverso una rete di circa 8.000 linee di trasmissione dati attestate sul centro stella di ACI Informatica 4 sedi operative tra Roma e Torino

ACI Informatica (2/2) ACI Informatica propone soluzioni per la mobilità e servizi di full outsourcing delle infrastrutture ICT per la Pubblica Amministrazione e per il mondo delle imprese che operano nel comparto amministrativo dell’automobile L’offerta comprende: Servizi di Facility Management e delle infrastrutture ICT Servizi di connettività, voip, video collaborazione Servizi per la gestione delle transazioni economiche (monetica) Realizzazione e gestione sistemi SAP Realizzazione e gestione di portali e siti web Realizzazione ed erogazione di servizi per la gestione digitale dei documenti (dematerializzazione, firma digitale, PEC e archiviazione sostitutiva) Servizi di Fleet Management; Soluzioni di Mobile Workforce Management Location Based Services per dispositivi mobili Realizzazione piattaforme di Infomobilità ed erogazione di servizi Gestione dei servizi di sosta e di rispetto del Codice della Strada Erogazione multimediale di contenuti turistici/culturali/informativi

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Il “peso” della contabilità finanziaria Nel 2000 l’ACI ha elaborato un regolamento di contabilità che, sotto diversi aspetti, ha anticipato talune successive evoluzioni normative (D.P.R. 97/2003) in materia di amministrazione e contabilità degli enti pubblici (es. separazione tra indirizzo politico e gestione amministrativa, sistema di contabilità finanziaria integrata con la contabilità economico-patrimoniale) L’Ente ha articolato la propria struttura in centri di responsabilità amministrativa autonomi nella gestione delle risorse umane, strumentali ed economico-finanziarie nei limiti delle linee strategiche del Vertice dell’Ente e delle relative dotazioni di budget assegnate Il modello contabile previsto nel precedente regolamento di amministrazione e contabilità, pur considerando la dimensione economico-patrimoniale dei fatti gestionali, era fortemente influenzato da logiche di tipo finanziario e caratterizzato da onerosi processi amministrativi sia sul fronte del ciclo attivo che sul fronte del ciclo passivo La coesistenza delle rilevazioni di tipo finanziario con le rilevazioni di tipo economico determinava una complessa ed onerosa attività di riconciliazione ed allineamento dei dati contabili

Caratteristiche del sistema amministrativo contabile dell’ACI (1/2) Alti volumi di fatturato annuo I volumi di fatturato annuo sono molto significativi e sono difficilmente compatibili con i sistemi di contabilità finanziaria (oltre 60 mila fatture annue) Complessità nella gestione dell’IVA Le attività di natura commerciale dell’Ente richiedono una gestione dell’IVA a credito sulle fatture emesse che mal si concilia con le logiche della contabilità finanziaria (es. gestione delle partite di giro) Alto volume di incassi Le attività di attribuzione degli incassi ai relativi crediti sono particolarmente onerose se gestite con le procedure di contabilità finanziaria (circa 27.000 documenti di reversali di incasso ogni anno) Esigenza di forte presidio nella gestione del credito Strumenti non adeguati per le esigenze di gestione strutturata del credito (reporting periodico circa l’anzianità dei crediti, procedure di sollecito automatiche, gestione dei feedback dai clienti, etc.)

Caratteristiche del sistema amministrativo contabile dell’ACI (2/2) Forte decentramento delle funzioni di ciclo passivo Il budget dell’Ente è ripartito tra circa 150 Centri di Responsabilità, di cui 30 presenti presso la Sede Centrale e 120 distribuiti su tutto il territorio nazionale Rafforzamento delle funzioni di controllo accentrato Per tutte le attività di ciclo attivo e di ciclo passivo dei Centri di Responsabilità, sono richieste funzioni di controllo preventivo e validazione da parte della Direzione Amministrazione e Finanza Inadeguatezza del sistema di contabilità analitica Tale sistema risentiva comunque degli influssi generati dal sistema di contabilità finanziaria. La trasformazione dei dati di contabilità finanziaria in dati economico-patrimoniali comportava a volte onerosi processi di rettifica e integrazione manuali Onerosità dei processi di tesoreria La gestione dei rapporti con l’istituto cassiere si è rivelata complessa sia per la coesistenza di circa 150 conti correnti bancari che operavano in netting giornaliero con il conto di tesoreria, sia per la gestione degli ordinativi bancari da regolarizzare attraverso l’emissione di mandati

Limiti dei sistemi informativi pre-esistenti Limiti funzionali Scarsa integrazione delle informazioni tra i diversi applicativi, mancanza di storicizzazione dei dati, criticità nella gestione delle transazioni aventi rilevanza solo economica, difficoltà nella produzione del reporting amministrativo contabile, etc. Struttura tecnologica fortemente “stratificata” Numerosi interventi di manutenzione evolutiva effettuati nel corso degli ultimi 15 anni, conseguenti a cambiamenti di norme e regolamenti, passaggio all’euro, adeguamento all’anno 2000, etc. Tecnologia obsoleta Linguaggi di programmazione ormai superati, database non relazionali, etc.

Le spinte al cambiamento del modello contabile Il precedente modello contabile di derivazione finanziaria evidenzia importanti limiti in relazione alla realtà operativa dell’Ente finalizzata al perseguimento di obiettivi di efficienza ed efficacia Contesto nazionale I recenti orientamenti del M.E.F. indicano il modello economico-patrimoniale quale strumento più idoneo a rappresentare i fatti di gestione degli Enti del Settore Pubblico, tenuto conto anche della introduzione della contabilità analitica nella Pubblica Amministrazione Approvato un decreto legislativo che armonizza i sistemi contabili della Pubblica Amministrazione in modo da integrare le rilevazioni di natura finanziaria con quelle di natura economica Definizione di uno schema di decreto per la redazione di Bilanci Consolidati tra gli Enti Pubblici e le loro società controllate Contesto internazionale: profonda azione di rinnovamento dei principi contabili per il settore pubblico intrapresa dallo IPSASB (International Public Sector Accounting Standards Board) mediante l’emanazione di nuovi standard contabili integralmente basati su di un modello contabile di tipo economico-patrimoniale (accrual accounting method)

Obiettivi del nuovo modello contabile Potenziamento degli strumenti dedicati alla reportistica Maggiore intelligibilità dei budget previsionali e dei bilanci Miglioramento del sistema di Contabilità Analitica in termini di tempestività delle informazioni ed integrazione con la Contabilità Generale Ottimizzazione della gestione della tesoreria, soprattutto a riguardo delle movimentazioni finanziare delle unità organizzative decentrate sul territorio Piena integrazione tra il sistema di rappresentazione contabile economico-patrimoniale e l’iter autorizzativo dei processi di ciclo passivo tipico degli Enti Pubblici

Principali benifici attesi Migliori informazioni a supporto dei processi decisionali del management in termini di qualità e tempestività delle stesse Miglioramento dell’efficienza operativa: riduzione dei flussi cartacei, razionalizzazione delle procedure Valorizzazione delle professionalità delle risorse in termini di competenze funzionali e attitudine al cambiamento Gestione integrata delle informazioni lungo l’intero flusso dei processi aziendali Maggiore orientamento dei comportamenti secondo le linee guida strategiche aziendali Riduzione dei costi Aumento della produttività

Un progetto nel progetto In parallelo rispetto alle attività a) di definizione dei nuovi processi contabili e amministrativi e b) di progettazione del nuovo sistema informativo, la Direzione Amministrazione e Finanza di ACI ha curato la complessa attività di trasformazione contabile, ovvero la traduzione dei dati di contabilità finanziaria relativi al bilancio dell’esercizio 2010 nei valori di partenza patrimoniali al 01/01/2011 Tale attività ha riguardato soprattutto la complessiva revisione dei residui attivi e passivi in modo da determinare i crediti e i debiti oggetto di migrazione; nel complesso sono stati trattati circa 10 mila partite contabili Contemporaneamente, si è provveduto alla complessiva revisione dell’inventario delle immobilizzazioni materiali dell’Ente e alla sua completa integrazione rispetto al sistema dei beni ammortizzabili (più di 65 mila beni sono stati fisicamente censiti e migrati in SAP)

Il percorso verso il cambiamento START FINISH Nuovo Regolamento di Amministrazione e Contabilità Change Management Disegno dei nuovi Processi Amministrativo – Contabili Predisposizione dei Manuali delle Procedure Implementazione del nuovo sistema informativo di tipo ERP Piena Applicazione delle nuove logiche economico-patrimoniali con il Budget 2011 Avvio di un sistema virtuoso di miglioramento continuo dei processi

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Organizzazione e governance di progetto A fine 2008, in vista dell’approvazione del Nuovo Regolamento Contabile da parte degli organi competenti (Consiglio dei Ministri e Ministero Economia e Finanza), sono partite le attività propedeutiche alla realizzazione del sistema SAP. La prima azione è stata la definizione dell’organizzazione di progetto: Creazione dei Cantieri di lavoro, ovvero gruppi di lavoro misti dedicati alla definizione di processi e procedure, alla revisione delle specifiche funzionali e all’individuazione degli impatti sull’organizzazione Costituzione di un Comitato Guida di progetto, avente come membri i Direttori Centrali ACI e il Direttore Operazioni di ACI Informatica, con il compito di “definire le linee guida strategiche, indirizzare e verificare le attività dei cantieri evidenziando eventuali aree di approfondimento e varando interventi per gestire rischi e criticità” Comitato Guida: coinvolti 6 Direttori Centrali ACI, riunioni almeno bimestrali Cantieri di Lavoro: coinvolte più di 30 risorse ACI, più di 50 risorse ACI Informatica, svolti oltre 100 incontri

La copertura funzionale di SAP (1/2) FI Contabilità Generale Contabilità Cespiti Contabilità Clienti/Fornitori TR Estratti conto elettronici Previsione di liquidità Stato attuale delle finanze CO-PS-FM Contabilità Analitica Previsioni di budget Gestione del budget Pianificazione dei costi/ricavi MM Contratti Movimenti materiali Richieste d’Acquisto Fatturazione Ordini d’Acquisto Gestione dei magazzini logistici SD Ordini di vendita Uscite Merce Consegne Fatturazione

La copertura funzionale di SAP (2/2) Particolarità dell’implementazione: Attivazione del modulo PSM per la gestione del budget: Processi di autorizzazione alla spesa Gestione integrata dell’IVA indetraibile per aumento del budget d’acquisto Controllo sull’impiego di budget compatibilmente alle disponibilità autorizzate Ripartizione dinamica dell’IVA su più registri sezionali in base alla finalità degli acquisti/vendite Due tipologie di processi d’acquisto: Processo Logistico (per la sede centrale) Processo Contabile con validazione (per la periferia) Supporto alla Tracciabilità Finanziaria (Lg. 136/2010) Gestione dei beni numerati (es. Certificati di Proprietà)

Peculiarità e complessità del progetto (pag. 1/2) Coinvolgimento di tutte le strutture di ACI, sia quelle di Sede Centrale sia gli Uffici Periferici, con caratteristiche funzionali differenti tra centro e periferia Change Management - Piano di comunicazione e di formazione sfidante: personale delle Direzioni Centrali e degli Uffici Periferici da addestrare contestualmente su nuovi processi, nuove procedure e nuovo sistema Avvio di SAP legato alla entrata in vigore del nuovo regolamento di contabilità, che ha dettato tempi, modalità e perimetro del sistema da rilasciare: avvio “big bang” di tutte le funzionalità a tutti gli utenti Fase realizzativa condizionata dalla presenza di due fronti aperti contemporaneamente (nuovo regolamento e progetto informatico): necessità di revisioni continue delle specifiche in funzione degli affinamenti successivi nel disegno dei processi di stato futuro Più di 500 dipendenti ACI coinvolti per la formazione su nuovi processi e procedure

Peculiarità e complessità del progetto (pag. 2/2) Aree di re-ingegnerizzazione vaste e critiche per il core business di ACI Scenario di integrazione complesso e articolato SAP Sistema di gestione dei CoCoCo Sistema di gestione del personale Sistema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Banking Servizio di postalizzazione Servizi ACI Servizi esterni ad ACI

Assistenza alla Sede Centrale Assistenza alla Periferia L’avvio di SAP Assistenza alla Sede Centrale Fase 1 Fase 2 Assistenza alla Periferia

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Prossimi passi Realizzazione di una soluzione di Business Intelligence per il l’analisi dei processi di business gestiti da SAP: Monitoraggio dei processi Reporting strategico Misurazione e valutazione delle performance di processo (Dlgs. 150/2009, cd. “Riforma Brunetta”) Evoluzione del livello di integrazione di SAP con i sistemi di gestione documentale di ACI per la completa dematerializzazione dei processi di business Realizzazione di soluzioni di asset management per la gestione completa dei beni inventariali dell’ACI, a valle del lavoro di ricostruzione dell’inventario svolto in fase di progetto

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Riferimenti http://www.informatica.aci.it http://www.aci.it Carlo Conti Direzione Amministrazione e Finanza Direttore E-mail: c.conti@aci.it Antonio Di Marzio Direzione Amministrazione e Finanza Ufficio Ragioneria e Bilancio Capo Progetto “Nuovo Sistema di Contabilità” E-mail: a.dimarzio@aci.it Letizia Mustè Soluzioni Gestionali E-mail: l.muste@informatica.aci.it Pasquale Capuano SAP Competence Center E-mail: p.capuano@informatica.aci.it