Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva MODELLI e STRUMENTI Loris Scanferla Direttore Commerciale SIAV SpA

"La tecnologia di Document Management a disposizione delle imprese"

L’organizzazione delle informazioni I processi dell’area “Business” Le attività di un’azienda fanno riferimento ad un insieme di processi, spesso tra loro interconnessi, tramite i quali si realizza il business d’impresa Oltre ai processi dell’area produzione sono presenti i processi dell’area “business”, che a differenza della prima sono caratterizzati da: maggior contributo intellettivo dei partecipanti minor ripetitività nelle attività maggior variabilità del lavoro maggiore difficoltà nella loro definizione Le risorse tipicamente interessate sono i ruoli impiegatizi e direzionali: segreterie amministrativi responsabili funzionali area vendite quadri e dirigenti

L’organizzazione delle informazioni La gestione documentale Il ruolo dei documenti I documenti, all’interno dell’organizzazione aziendale, nelle varie forme (cartaceo, fax, elettronico, e-mail, …) rappresentano spesso: L’unica fonte di informazione accessibile Lo strumento a supporto delle decisioni aziendali Il mezzo per la memorizzazione, la distribuzione e la condivisione della conoscenza aziendale Spesso si assiste alla prevalenza del supporto cartaceo per consentire la condivisione delle informazioni contenute nei documenti, anche nei casi di documenti originariamente in formato elettronico  

L’organizzazione delle informazioni La gestione documentale I presupposti per una gestione elettronica documentale : 1. L’acquisizione / generazione del documento Tramite SW EDITOR locali (MS Office, editor immagini, CAD, …..) tramite SCANNER (se cartaceo) Singole immagini di documenti Eventuale acquisizione massiva di diversi documenti anche multipagina Eventuale appostazione di BARCODE (etichette adesive) tramite POSTA ELETTRONICA o altro mezzo di trasmissione elettronica tramite SPOOL DI STAMPA Creazione “immagine” con abbinamento “fincatura” aziendale Eventuale inserimento di BARCODE (inserito nella fincatura)

L’organizzazione delle informazioni La gestione documentale I presupposti per una gestione elettronica documentale : 2. L’archiviazione / gestione del documento elettronico tramite SW DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALI Inserimento documenti Da scanner Archiviazione manuale doc.ti elettronici Archiviazione integrata sistemi e-mail, fax,…. Catalogazione documenti Manuale Integrata automaticamente da informazioni presenti nel sistema gestionale aziendale Condivisione e Gestione dei documenti Profilazione utenti e diritti di accesso e gestione documenti Gestione annotazioni e integrazioni Controlli documentali

L’organizzazione delle informazioni La gestione documentale I Vantaggi della gestione elettronica documentale L’automazione dei processi relativi all’area di Business trova supporto nella GED con immediati vantaggi in termini di: risparmio di tempo nella gestione della carta annullamento dei tempi di accesso ai documenti abbattimento dei costi copia recupero degli spazi fisici migliore distribuzione delle informazioni sicurezza e riservatezza delle informazioni in azienda

L’organizzazione delle informazioni La gestione documentale Workflow Ogni flusso di lavoro presente in azienda è spesso accompagnato da un documento e ogni documento che entra in azienda quasi sempre genera un flusso di lavoro Gli strumenti di Workflow consentono di gestire e automatizzare i flussi di lavoro aziendali: Smistamento dei documenti Supporto al percorso di approvazione Registrazione dei tempi relativi al flusso di lavoro

L’organizzazione delle informazioni Quali documenti possono essere gestiti in formato elettronico? (esempi) Vendite Offerte Ordine di vendita ……… Acquisti Preventivi e Richieste d’ordine Ordine di acquisto ……… Amministrazione Fatture Attive e Passive Documenti di trasporto Estratti conto Ordini d’incasso e pagamento …..

L’organizzazione delle informazioni L’integrazione delle Aree Amministrativo-Contabile e Finanziaria Ciclo Attivo Ciclo Passivo Area Amministrativo Contabile GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE Fatture attive Ordini Documenti di trasporto Fatture passive Ordini di acuisto Ordini di carico magazzino Area Finanziaria Richieste di incasso Estratto conto Rendicontazione Disposizioni di pagamento Estratto conto Rendicontazione

L’organizzazione delle informazioni La gestione Amministrativo-Contabile è sollecitata da attori interni ed esterni PIANIFICAZIONE E CONTROLLO AUDIT ESTERNO GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE Richiesta dati su Crediti / Debiti commerciali Verifica tenuta contabilità e procedure di gestione Emissione / Ricezione ordini e fatture Richiesta di documenti amministrativo contabili CLIENTI E FORNITORI CONTROLLO FISCALE

L’organizzazione delle informazioni La gestione Amministrativo-Contabile è sollecitata da attori interni ed esterni (segue) PIANIFICAZIONE E CONTROLLO AUDIT ESTERNO Velocità di recupero documenti e dati richiesti Procedure standardizzate Riconciliazione automatica tra dati contabili e dati finanziari Verifica puntuale tra valori di cassa e crediti/debiti commerciali in essere GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE Velocità di evasione della richiesta Accuratezza dei dati amministrativi riferiti e conseguente accuratezza delle previsioni di cash flow Riduzione del personale addetto a tali mansioni Velocità di elaborazione fatture in uscita Eliminazione dei costi di spedizione Gestione automatica degli scostamenti Accoglimento fatture in entrata con verifica automatica dati ordine merce Riduzione dei tempi di espletamento delle verifiche fiscali in essere Eliminazione dell’archivio cartaceo Eventuale invio documentazione in formato digitale preventivamente alle verifiche in oggetto CLIENTI E FORNITORI CONTROLLO FISCALE

L’organizzazione delle informazioni Ritorno di Investimento delle soluzioni di gestione documentale (ROI)

L’organizzazione delle informazioni Da Archiviazione elettronica A Conservazione Sostitutiva “ Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, ………… ……, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, ………………… del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo……… oltre alla sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, ……………………………………………………….. da parte del responsabile della conservazione …”

La normativa vigente Decreto 23/01/2004 del Ministero Economia e Finanze.  modalità di gestione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali. Delibera CNIPA 19/02/2004, n.11.  nuove regole per la conservazione dei documenti informatici. MEF Circolare 45/E del 19/10/2005  Precisazioni sulla conservazione sostitutiva Decreto Legislativo 82 del 07 marzo 2005 – Codice Amminist. Digitale  Definizione delle regole per la conservazione si documenti unici e non unici MEF Circolare 36/E del 06/12/2006  Precisazioni sulla conservazione sostitutiva

Conseguenze per le Aziende Eliminazione della stampa cartacea di cui vi è obbligo di conservazione per le fatture emesse Eliminazione della stampa cartacea dei registri fiscali di cui vi è obbligo di conservazione Differente modalità di pagamento dell’imposta di bollo per alcuni registri fiscali (Libro Giornale, Registro Inventari) Eliminazione della stampa cartacea con differimento di stampa al destinatario (Invio elettronico di una fattura cartacea) Fatturazione elettronica

Esempio procedura di conservazione sostitutiva delle Fatture/DDT emessi e dei registri obbligatori La procedura per la dematerializzazione della documentazione attiva rilevante ai fini fiscali si può riassumere brevemente nelle seguenti fasi : FASE 1 : Preparazione dei documenti al processo di conservazione FASE 2 : Gestione Amministrativa e archiviazione FASE 3 : Conservazione Sostitutiva

FASE 1 – Preparazione documenti Gestionale Cliente Attore/i Coinvolti SISTEMI INFORMATIVI Riferimenti Normativi MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/a – “hanno la forma di documenti statici non modificabili.” MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/d – “ ….. devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.” Note Tutte le attività vengono svolte in automatico Creazione file Spool Estrazione indici obbligatori Conversione in formato statico non modificabile

FASE 2 – Gestione Amministrativa Verifica documenti in firma Attore/i Coinvolti Responsabile Amministrativo o suoi delegati Riferimenti Normativi MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/b – “sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticita' e l'integrita', con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica” MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/d – “sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilita' nel tempo, purche' sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuita' per ciascun periodo d'imposta;….” Note Le fatture vanno firmate digitalmente documento per documento Firma Digitale Apposizione Riferimento Temporale

FASE 3 – Conservazione Sostitutiva Avvio processo di certificazione Attore/i Coinvolti Responsabile Conservazione o suoi delegati Riferimenti Normativi MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 2 – “e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti” MEF 23/01/2004 Art.6 Comma 1 – “Il documento di cui all'art. 3 e' reso leggibile e, a richiesta,disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni.” MEF 23/01/2004 Art.6 Comma 2 – “Il documento conservato puo' essere esibito anche per via telematica secondo le modalita' stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.” Note Non è obbligatoria la masterizzazione immediata dei supporti ma va garantita la possibilità di eseguire tale operazione in qualunque momento su richiesta dell’Agenzia delle Entrate. I supporti possono essere conservati anche su sistemi di memorizzazione non ottici (CNIPA 11/04 Art. 8 e Note Esplicative). La procedura di gestione della sicurezza dei dati deve essere garantita e documentata. HASH 10010101 Firma digitale del Responsabile della Conservazione FASE 3 – Conservazione Sostitutiva Apposizione della marca temporale al “file di chiusura” Masterizzazione Supporto Custodia del supporto