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Introduzione docService è un servizio di archiviazione elettronica di documenti e di consultazione degli stessi integrato con il gestionale. E’ una componente software che si interfaccia a sua volta con i servizi offerti da Alfresco, un’applicazione di Content Management System, che consente fra le altre cose di gestire l’archiviazione elettronica di documenti. 2

Spazi di archiviazione Access Point Spazio Azienda/Ambiente 1 Azienda/Ambiente 2 Azienda/Ambiente n FC Fatture Clienti FF Fatture Fornitore OC Ordini Cliente CP Certificati di Pagamento .. ……………. 3

Tipi documento gestiti Gli spazi a più basso livello contengono i documenti raggruppati in modo omogeneo per Tipo Documento, e allo stato attuale quelli che docService può gestire sono quelli appartenenti alle seguenti categorie: BE – Bolla fornitore FC – Fattura cliente FF – Fattura fornitore O3 – Offerta cliente O4 – Ordine aperto cliente OA – Ordine aperto fornitore OC – Ordine cliente OR – Ordine fornitore RA – Richiesta di acquisto XA – Bolla cliente 4

Visualizzazione documenti archiviati La modalità più semplice per accedere ai documenti archiviati è attraverso la definizione di una query, e il campo che contiene il riferimento al documento è quello con nome HASH della tabella TPJALFI I documenti archiviati sono accessibili anche attraverso tooltip, oppure dall’esterno di RDS, usando il servizio web di docService http://aspweb.rds-software.com/rdsv5i/ws/DocServiceWS?WSDL 5

Archiviazione di documenti cartacei L’utente riceve il documento cartaceo Attraverso una funzione stampa il QrCode del documento, che in questo caso conterrà esclusivamente un identificatore progressivo a rottura di anno e un identificativo utente. Applica l’etichetta sulla prima pagina del documento cartaceo, oppure la colloca su una pagina bianca che sarà messa in testa al documento cartaceo che può essere composto da più pagine. Avvia la scansione, ed attraverso una funzione di caricamento in Java che gira sul client dell’utente trasferisce il documento nel documentale 6

Archiviazione di documenti cartacei Il documento in questa fase risulta solamente archiviato nel documentale, ma non ancora registrato nel gestionale e arricchito per eseguire questa operazione l’utente dovrà: Accedere alla query che ritorna l’elenco dei documenti non ancora archiviati Selezionare il documento, e cliccare sulla funzione applicativa che dovrà essere usata per registrarlo Al termine della registrazione, la funzione applicativa renderà il documento consultabile anche all’interno delle funzioni di visualizzazione dei documenti elettronici archiviati, query e tooltip 7

Arichiviazione elettronica di stampe L’utente stampa il documento Al termine della creazione del PDF, quest’ultimo viene caricato sul documentale PDF e gli attributi che lo caratterizzano, estrapolati dall’XML della stampa, nel documentale Le transazioni supportate ad oggi sono le seguenti XMBF (Bolla Fattura) PYFA33XM (Fatturazione batch) XMOC (Ordine cliente) XMFS (Fattura semplificata) XMOA (Ordine aperto) XMBO (Bolla cliente) XMOF (Ordine fornitore) XMFA (Fattura) XMRA (RDA) XMBB (Bolla Banco) 8

Archiviazione elettronica di stampe Per abilitare l’archiviazione di una stampa sarà sufficiente editare un file che si trova nella params chiamato ARCHIVE_SPOOL_LIST.XML aggiungendo l’identificato della stampa che deve essere archiviata automaticamente <Spool id="XMRA" templateId="default" arcProfileId="000"/> 9

Aggiornamento documento elettronico Qualora ci fosse la necessità di aggiornare il documento archiviato, e preciso, il solo documento e non gli attributi di quest’ultimo, si potrà procedere secondo una di queste modalità Ristampa il QrCode del documento Caricamento manuale del documento 10

Amministrazione documenti Nome campo Descrizione SIGLA Sigla societaria ANNO_DOC Anno del documento NUMR_DOC Numeratore documento – Parametro FA per fatture, NM per altri documenti PROG_DOC Progressivo/Numero documento RIF_INTERN Numero di riferimento interno RIF_ORDCLI Riferimento ordine cliente NUM_PROT Numero protocollo DATA_REG Data registrazione DATA_DOC Data documento COD_CLI Codice cliente COD_CLI_SP Codice cliente di spedizione COD_FOR Codice fornitore COD_FOR_SP Codice fornitore di spedizione ENTE Ente MAGA Magazzino UBIC Ubicazione COGNOME Cognome del cliente/fornitore, di default coincide con la ragione sociale NOME Nome del cliente/fornitore, di default coincide con la ragione sociale RAGSOC Ragione sociale CODFISC Codice fiscale PIVA Partita iva VAR_STR_NN (0<= NN <=15) Sono quindici campi generici di tipo testo che consentono di associare al documento archiviato informazioni che saranno decise in fase di definizione dei metadati dello specifico documento. Metadati che devono poter essere personalizzabili in funzione delle esigenze del cliente VAR_NUM_NN (0<= NN <=10) Sono 10 campi generici di tipo testo che consentono di associare al documento archiviato informazioni che saranno decise in fase di definizione dei metadati dello specifico documento. Metadati che devono poter essere personalizzabili in funzione delle esigenze del cliente Amministrazione documenti Una scheda è quell’insieme di informazioni che caratterizzano il documento stesso, queste informazioni sono contestuali al tipo documento e virtualmente possono essere associate a tutti i seguenti campi definiti nella TPJALFI Gli altri campi di TPJALFI che non sono riportati nell’elenco sono stati intenzionalmente omessi in quanto di sistema, e quindi non possono e non devono essere modificati dall’utente durante l’aggiornamento dei dati della scheda. La funzione di amministrazione visualizzerà per ogni tipo documento, esclusivamente quei campi che colui che ha parametrizzato la scheda ha deciso possano essere modificati dall’utente. 11

Funzione di amministrazione Creare nuove schede documento Associare un nuovo documento elettronico alla scheda Aggiornare o eliminare schede documento preesistenti 12

Attivazione di docService Configurazione interfaccia con Alfresco Stampa QrCode managerClassName -com.rds_software.release.projects.alfresco.qrcodeprinter.generic.GenericStampaQrCode waId - release/alfresco/qrcodegeneric 13

Attivazione di docService Ristampa QrCode (solamente agganciabile da query) La definizione dell’SD è analoga al precedente, a meno dei primi due caratteri del campo MASK che dovranno essere valorizzati ad ** e della WEB APPLICATION che sarà la XWebApp Generica – Apertura su frame xxxx1 Agganciando l’SD alla query su TPJALFI, K1 dovrà essere collegato al Tipo Documento mentre K2 all’Hash del documento Caricamento manuale documento (solamente agganciabile da query) Poiché l’SD è agganciabile da query i primi due caratteri del MASK dovranno essere valorizzati a ** managerClassName - com.rds_software.release.projects.alfresco.uploader.GenericDocUploader waId - release/alfresco/uploader Agganciando l’SD alla query su TPJALFI, K1 dovrà essere collegato all’Hash del documento Funzione di amministrazione managerClassName - com.rds_software.release.projects.alfresco.admin.gui.AdminAlfrescoApplication waId - ALFI 14

Documentazione http://asp.rds-software.com/asptest/impl/ALFI/docs/docService.pdf 15