Soluzioni per l’ottimizzazione

WorkForce Planner

Workforce Planner (WFP) Che cosa è? Workforce Planner è il motore per l'elaborazione automatica degli orari di lavoro e per l'assegnazione dei servizi del personale aziendale. Dove viene utilizzato? Workforce Planner può essere utilizzato in tutte quelle realtà che devono garantire un servizio continuativo al cliente finale (fabbisogno richiesto) soddisfacendo le regole contrattuali dei dipendenti, equilibrando il lavoro tra le persone e garantendo che il personale svolga sempre mansioni per cui risulta abile. Perché viene utilizzato? Workforce Planner è utilizzato per aiutare i capi area nella realizzazione finale dei tabelloni dei turni di lavoro e calcolare velocemente il costo del lavoro di un reparto/commessa considerando il personale a disposizione ed eventuali nuovi assunti.

WFP - Organizzazione P1 P2 P3 P4 POSTAZIONI A1 A2 A3 A4 A5 ATTIVITA’ Il capo-postazione (capo reparto, capo turno, ecc...) ha la responsabilità del piano dei turni del suo reparto. Fra postazioni è possibile il prestito di dipendenti su orizzonti temporali definiti. Ingegneria dei turni di lavoro Ogni postazione può prevedere: Diversi orizzonti temporali di pianificazione dei turni di lavoro. Diverse elaborazioni dello stesso orizzonte temporale con eventuali modifiche delle condizioni iniziali. P1 P2 P3 P4 POSTAZIONI L’attività è il ruolo che ogni dipendente può ricoprire durante il suo turno di lavoro; un dipendente può ricoprire anche più ruoli con livelli di abilità diversa. A1 A2 A3 A4 A5 ATTIVITA’ Abilità: MEDIA ANAGRAFICA DIPENDENTE Abilità: ALTA

WFP - Variabili Accordi aziendali Risorse umane Attività da svolgere Orari di lavoro Umane Risorse Accordi aziendali Legislazione e normative sul lavoro Attività da svolgere Infermieri con loro fabbisogno OSS con loro fabbisogno 11 ore di riposo Giorni consecutivi Monte ore mensile Notti consecutive Etc… Legislazione e normative sul lavoro Orari di lavoro Fasce orarie all’interno dei macro orari di lavoro Accordi aziendali Risorse umane Sequenze di turni Indisponibilità Incompatibilità dipendenti Viaggia insieme g1 g2 g3 g4 g5 M P N R

WFP - Variabili Identificazione delle necessità Revisione del piano degli orari di lavoro Attività da svolgere Orari di lavoro Risorse Umane Accordi aziendali Legislazione e normative sul lavoro Output Input Realizzazione bozza del piano dei turni REGOLE DEL CALCOLO

Workforce Planner – Basic Engine Workforce Planner – TDA Engine WFP – Casi reali Auto Roster I casi reali di Auto-Roster prevedono che le fasce orarie da utilizzare per la composizione del tabellone finale siano informazioni conosciute e a cui è necessario attenersi. Caratteristiche: contratti poco flessibili dei dipendenti Casi reali: cliniche ospedaliere, case di cura, case di riposo, aziende di produzione Workforce Planner – Basic Engine Shift Solve I casi reali di Shift-Solve prevedono che le fasce orarie da utilizzare per la composizione del tabellone finale derivino da regole flessibili che ne determinano la durata, l’orario di inizio e la continuità della prestazione (orari continuati o spezzati). Caratteristiche: contratti molto flessibili dei dipendenti Casi reali: call-center e supermercati Task Daily Assignment I casi reali di Task Daily Assignment prevedono che l’assegnazione degli orari di lavoro vengano «guidati» dal fabbisogno delle singole attività. Caratteristiche: molte attività svolte da un operatore in un giorno. Casi reali: facility management (manutenzioni, pulizie, etc…). Workforce Planner – TDA Engine

WFP – Auto Roster M / P / N / G 1 / 2 / 3 / G Fabbisogno M = 6 P = 5 N = 4 TURNAZIONE CLASSICA: le mansioni sono organizzate secondo i turni di lavoro classici M / P / N / G 1 / 2 / 3 / G CICLICITA’ DEI TURNI DI LAVORO: la turnazione del personale avviene secondo dei “pattern” di riferimento; la ciclicità dei turni di lavoro varia nel tempo solamente in caso di stretta necessità Esempio di ciclo di turno: g1 g2 g3 g4 g5 M P N R Rispetta le regole contrattuali degli operatori GESTIONE DELLE ASSENZE DEL PERSONALE E SOSTITUZIONI MIRATE: è indispensabile poter impostare le assenze del personale per Ferie/Malattia/Congedo/Infortunio e pianificare quali sono le persone più adatte a sostituire le figure professionali mancanti. OBIETTIVO FINALE: evolvere il piano dei turni di lavoro secondo la ciclicità definita dall’amministratore del piano dei turni, considerando le indisponibilità degli operatori e compensando il servizio al cliente finale con il lavoro degli operatori jolly o aggiungendo lavoro straordinario al personale ordinario.

WFP – Shift-Solve CONTRATTI FLESSIBILI: i contratti di lavoro dei dipendenti prevedono l’assegnazione a orari di lavoro diversi da giornata a giornata. I contratti possono avere durata anche molto breve a seconda della commessa da soddisfare. Maggiore è la flessibilità dei contratti aziendali e migliore risulta complessivamente l’organizzazione del lavoro e il livello di servizio al cliente finale. Giorno: 23-08-2013 Attività: Chiamata – I livello Solitamente in questi casi le fasce orarie da utilizzare nel piano non sono informazioni conosciute ma devono essere calcolate dal sistema CURVA DI FABBISOGNO: la direzione generale conosce quale deve essere in ogni momento della giornata il livello di servizio offerto al Cliente per ogni attività proposta. OBIETTIVO FINALE: La turnazione deve garantire oltre alla copertura migliore della curva di traffico, il soddisfacimento delle regole contrattuali classiche del personale (almeno 11 ore tra un turno e il successivo, non più di 5 giorni consecutivi, la scadenza dei contratti) e le richieste specifiche dei dipendenti.

WFP Basic Engine – Regole del calcolo Regole del contratto dei dipendenti Date di inizio e di fine del contratto di lavoro dei dipendenti Orari di lavoro assegnabili permessi dal contratto Minimo numero di ore di riposo tra un turno e il successivo Numero minimo e massimo di giorni lavorati consecutivamente Numero massimo di notti di lavoro assegnate consecutivamente Monte orario di lavoro settimanale/mensile Numero di giorni di lavoro settimanale/mensile Regole dettate dall’organizzazione aziendale Sequenze cicliche sull’assegnazione orari Sequenze cicliche sui compiti da svolgere

WFP Basic Engine – Regole del calcolo Regole sull’assegnazione dei compiti Assegnazione dei compiti sulla base delle abilità Rispetto del fabbisogno del servizio minimo/massimo Preferenze dei dipendenti Indisponibilità del personale (ferie, malattie, ecc…) Preferenze sulle fasce orarie da svolgere Due o più lavoratori sullo stessa fascia oraria di lavoro Incompatibilità tra personale Regole sull’equità di trattamento Distribuzione equa delle ore lavorate nel mese Distribuzione equa delle ore lavorate nel turno di notte Assegnazione equa delle domeniche e dei festivi

GESTISCE ANCHE IL PUNTO DI PARTENZA DEL DIPENDENTE WFP – Task Daily Assignment ASSEGNAZIONE DELLE ATTIVITA’: i dipendenti possono essere assegnati giornalmente a diverse attività a seconda degli «interventi» da eseguire. Gli orari di lavoro dei dipendenti nella giornata possono essere anche molto diversi da giornata a giornata e sono «guidati» dal fabbisogno delle attività da coprire. CARATTERISTICHE DELL’ ATTIVITA’ Durata della prestazione – esempio 45 minuti Intervallo temporale ammissibile di svolgimento – Dalle 07:00 alle 09:00 Giorni della settimana ammissibili di svolgimento – giornate fisse, giornate variabili (una o più occorrenze) Data limite per lo svolgimento – entro il 27-09-2014 Numero di operatori necessari (fabbisogno) – 2 operatori necessari Priorità di assegnazione – Alta, Media, Bassa Possibilità di associare l’attività a utenti/uffici/etc… per aggiungere vincoli ulteriori tra attività Collegamento al punto geografico – Via della Filanda Bologna GESTISCE ANCHE IL PUNTO DI PARTENZA DEL DIPENDENTE ③ OTTIMIZZAZIONE DEI PERCORSI ② ① ⑤ ④

WFP TDA – Regole del calcolo A - Regole temporali di svolgimento delle attività A1 - Finestre temporali di svolgimento delle attività A2 - Attività ripetute nel periodo A3 - Data limite per la pianificazione dell’attività A4 - Relazione di precedenza tra le attività (distanza minima) A5 - Relazione di precedenza tra le attività (distanza massima) A6 - Non contemporaneità tra le attività A7 - Contemporaneità tra le attività

WFP TDA – Regole del calcolo B – Regole di associazione tra le attività e gli operatori B1 - Attività associata al dipendente B2 - Attività non sovrapposte nello stesso periodo B3 - Priorità delle attività B4 - Abilità dell'operatore nello svolgimento dell'attività B5 - Livelli di abilità dei dipendenti nello svolgimento delle attività B6 - Preferenza di associazione tra l’attività e il dipendente B7 - Copertura del fabbisogno atteso C – Regole che riguardano gli spostamenti C1 - Verifica dei tempi di percorrenza C2 - Ottimizzazione dei percorsi

WFP TDA – Regole del calcolo D – Regole legati agli operatori D1 - Indisponibilità D2 - Preferenze temporali D3 - Monte ore giornaliero (min-max) D4 - Monte ore settimanale (min-max) D5 - Monte ore straordinario giornaliero (max) D6 - Monte ore straordinario settimanale (max) D7 - Giorni consecutivi (max) D8 - Minimo ore interturno D9 - Incompatibilità tra dipendenti (vincolo hard) E – Preassegnamenti E1 - Attività-dipendente E2 - Attività-giorno-slot E3 - Attività-dipendente-giorno-slot

WFP e Zscheduling Workforce Planner rappresenta l’elemento strategico e più importante del modulo ZScheduling della suite HR Infinity di Zucchetti - www.zscheduling.it WorkForce Planner