Le applicazioni di Office automation opportunità o necessità ? 16 luglio 2010 Ing. Solieri Matteo

La situazione Tutti ormai usiamo strumenti di office automation (Word,Excel, Power Point, Outlook, Open Office, ecc.) nelle attività professionali Spesso rappresenta una necessità Poche volte ne cogliamo le reali potenzialità di miglioramento lavorativo

L’informatica Ormai è presente in tutti gli ambiti lavorativi Difficilmente si riesce a farne a meno Cambiamenti della tecnologia e dei programmi frequenti Rappresenta una vera agevolazione o un inevitabile “palla al piede” che rallenta e complica le attività Da qui l’esigenza di formazione e/o documentazione per tenersi al passo con i continui cambiamenti superando “un uso elementare” degli applicativi software

L’obiettivo Diffondere metodologie di utilizzo efficienti dei software a larga diffusione Mostrare funzionalità per far lavorare insieme tali programmi Presentare alcuni esempi pratici realizzati passo-passo Presentare alcuni software “open source”

Creare un indice analitico Corredare i documenti Word di un indice analitico completo e di immediata consultazione ATTENZIONE ALLA TERMINOLOGIA WORD: Per Indice analitico WORD usa semplicemente il termine INDICE Per l’indice che contiene l’elenco dei titoli e dei paragrafi) WORD usa il termine SOMMARIO

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Sinergia tra gli applicativi office Realizziamo un piano strategico aziendale per piccole medie imprese: scrivere documento di word accompagnarlo con grafici excel presentarlo tramite slide power point

Il piano strategico Esso deve formalizzare e quantificare le risposte alle domande riguardanti temi quali dove competere, come competere e con quale intensità di investimento . Il documento riassume le analisi svolte e le concretizza in una serie di implicazioni competitive, programmi aziendali ed obiettivi economico-finanziari di medio-lungo periodo. Documento con sezioni e sottosezioni riferite agli specifici temi Obiettivi quantitativi e qualitativi, tabelle e grafici Word e la sua funzionalità di visualizzazione a struttura è lo strumento perfetto

Il piano strategico Quando si tratta di discutere una strategia lo strumento di comunicazione ideale è tramite delle slide elettroniche E’ possibile utilizzare un documento Word esistente per creare una presentazione di Power-Point Per la parte di grafici e tabelle non si può fare a meno di Excel Word e la sua funzionalità di visualizzazione a struttura è lo strumento perfetto

Struttura di un documento 1/3 Usiamo due funzionalità di Word: Lo strumento che consente di impostare il documento Word partendo dalla sua struttura, per mezzo di speciali stili di paragrafo La visualizzazione struttura

Struttura di un documento 2/3 Scopo della struttura: Definire i punti essenziali di una relazione e quelli di livello inferiore secondo una suddivisione multilivello Inserire o aggiungere nuovo testo popolando la struttura Agevolare le modifiche di tipo logico rivedendo i punti essenziali

Struttura di un documento 3/3 Permette di creare la SCALETTA di un documento definire le varie parti di cui si parla, creando le varie parti di una relazione passare da una parte all’altra velocemente comprimere ed esplodere i vari livelli riorganizzare i vari livelli Titoli  stili titolo predefiniti Paragrafi  stili struttura predefiniti

Visualizziamo la struttura Aperto un nuovo documento Word per accedere alla visualizzazione struttura occorre dapprima entrare nella scheda Visualizza. Successivamente passare al gruppo Visualizzazioni documento e di seguito fare clic sul pulsante Struttura.

Scheda Struttura Passando alla visualizzazione struttura Word aggiunge alla barra multifunzione la scheda Struttura. In tale scheda sono disponibili le varie funzioni per espandere o comprimere il testo, cambiare livello, alzandolo o abbassandolo e decidere quanti livelli mostrare.

Scegliere i titoli Partendo da un documento vuoto,Word propone come stile TITOLO 1. Infatti nel gruppo a sinistra si legge Livello 1. E’ lo stile da utilizzare per scrivere i capitoli principali del testo. Digitare il titolo del primo capitolo poi premere <invio>. Stessa cosa per gli altri capitoli costituenti il piano

Capitoli secondari Per passare ad un capitolo secondario posizionare il cursore su un titolo di livello 1, premere <invio> quindi <Tab> o selezionare Abbassa di livello. Digitare il titolo poi premere <invio>. Per inserire nuovamente un titolo di Livello 1, premere <Maiusc>+<tab> o fare clic sul pulsante Alza di livello.

Digitare il testo In visualizzazione struttura si può cominciare a digitare il testo del documento, anche se ne viene visualizzata una piccola parte. Per passare al livello corpo del testo premere sulla tastiera <Maiusc>+<Ctrl>+<N>, oppure fare clic sul pulsante Abbassa a livello di corpo del testo nel gruppo Strumenti di struttura.

Spostare un paragrafo Per spostare un paragrafo in una posizione diversa, selezionarne il titolo e usare i pulsanti Sposta Su e Sposta Giù. Il testo associato al titolo è spostato automaticamente. Per selezionare un titolo con eventuali sottotitoli e tutto il testo associato fare un singolo clic sul segno + alla sua sinistra.

Espandere o comprimere Per avere idea della struttura del documento redatto e agevolarne una visione generale si può espandere o comprimere il contenuto associato a un titolo. Facendo clic su una porzione del documento in visualizzazione struttura, passando poi in visualizzazione bozza o layout di stampa il sistema mi propone il testo che ho selezionato. Analogamente se stampo dalla visualizzazione struttura il sistema manda in stampa solo ciò che è visibile in quel momento.

Livelli e stampa Per visualizzare solo i titoli fino ad un determinato livello basta aprire il menù Mostra livello e scegliere il livello fino al quale si vuole arrivare. In tal modo è possibile vedere solo l’ossatura del documento e spostare facilmente i contenuti. Fare doppio clic sul segno + posto alla sua sinistra. Se accanto al titolo c’è un meno, significa che al di sotto di quel titolo non c’è nulla.

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Ora tocca ai grafici I grafici riescono a trasmettere in modo semplice, chiaro e veloce quello che spesso le relazioni scritte o le tabelle numeriche non riescono ad esprimere in modo altrettanto diretto e trasparente Hanno il pregio di comunicare con altrettanta chiarezza anche a chi non è certo un esperto di numeri e avrebbe maggiore difficoltà ad interpretare tabulati o dati scritti Se a questo si aggiunge anche un’estetica elegante e professionale si capisce perché risultano un’eccellente strumento di sintesi specialmente per riassumere un piano strategico

Inserire i dati Per prima cosa occorre inserire nel foglio di calcolo i dati che si vogliono illustrare. Per esempio le quote di mercato delle aziende concorrenti e i relativi fatturati: in una colonna mettiamo le prime e nella colonna a fianco i secondi. Per vendere un prodotto occorre analizzare la concorrenza.

Creare il grafico Innanzitutto selezionare le colonne dei dati inseriti, quindi spostarsi nella scheda inserisci e nel gruppo grafici fare clic sul pulsante grafici a torta. Sono presenti diversi tipi di grafico, sia a due che a tre dimensioni: selezionare quello preferito. Successivamente è possibile cambiarne layout e stili.

Definire i dettagli Creato il grafico si possono definire a proprio gusto vari dettagli. Per esempio selezionando la scheda Layout grafici si può decidere cosa visualizzare sul grafico tra nomi, percentuali, legenda e loro combinazioni, mentre in Progettazione si trovano numerosi colori tra cui scegliere.

Cambiare il grafico Se il grafico così realizzato non ci soddisfa possiamo cambiarlo facilmente. Dalla scheda Progettazione nel gruppo Tipo fare clic su Cambia tipo di grafico. Si apre una finestra dalla quale si può selezionare il nuovo tipo di grafico: basta sceglierne uno tra i tanti disponibili e selezionare OK per terminare.

Altro grafico In un piano strategico può essere utile inserire un grafico relativo all’andamento negli ultimi 5 anni per esempio, delle vendite del prodotto che si vuole commercializzare. Inserire in un nuovo foglio i dati relativi, quindi realizzare un nuovo grafico utilizzando un istogramma adatto a mostrare un trend.

Personalizziamo i grafici Gli elementi di un grafico, quali l’area, la serie dei dati, gli assi e i titoli possono essere formattati singolarmente. Nella scheda Strumenti grafico, nel gruppo selezione corrente della scheda formato fare clic sulla freccia accanto alla casella elementi grafico scegliendo quello da modificare.

pptPlex Section Divider Far lavorare insieme gli applicativi office Power Point pptPlex Section Divider The slides after this divider will be grouped into a section and given the label you type above. Feel free to move this slide to any position in the deck.

Importiamo il lavoro in Power Point Dopo aver realizzato il documento in Word e i relativi grafici in Excel è giunto il momento di riassumere tutto in una presentazione da esporre alle persone interessate. E’ possibile utilizzare un documento esistente Word per creare una presentazione. Per impostare le diapositive in una presentazione in Power Point si utilizzano gli stili di titolo di Word Deve necessariamente essere applicato un formato di titolo al testo che si desidera includere in una diapositiva. Se ad esempio si applica lo stile normale a un blocco di testo, Word non invierà tale testo a Power Point

Aprire la presentazione Aprire la presentazione Power Point in cui importare la struttura di Word. Quindi fare clic sul pulsante di Office e successivamente selezionare Apri. Nella casella Tipo File scegliere Tutti i file. Nella casella Nome file immettere il nome e il percorso del file del documento di Word.

Presentazione pronta Selezionato il file di Word interessato cliccare su Apri. In automatico si apre un nuovo file Power Point con le diapositive già formate. Ogni titolo della struttura di Word diventa un titolo di una slide differente e i sottotitoli un elenco di punti relativi all’argomento.

Inseriamo il grafico Avviare Excel e aprire il file contenente il grafico da importare. Posizionarsi nel foglio di lavoro dove questo si trova e selezionarlo facendo clic sul relativo bordo. Selezionare Copia nel gruppo Appunti della scheda Home.

Copiarlo nelle slide Aprire la presentazione in cui importare il grafico. Inserire una nuova diapositiva nel punto desiderato facendo clic sulla freccia Nuova diapositiva nel gruppo Diapositive e selezionando Titolo e contenuto. A seguire selezionare il segnaposto della slide quindi fare clic col tasto destro e scegliere incolla.

Collegamento Copiare un grafico da Excel e successivamente incollarlo nella presentazione di Power Point è un’operazione più potente di quanto possa sembrare. Tale procedura infatti crea un collegamento ai dati nel foglio di lavoro esterno. Aggiornando i dati in Excel, si aggiorna anche il grafico in Power Point.

pptPlex Section Divider Anche l’occhio vuole la sua parte pptPlex Section Divider The slides after this divider will be grouped into a section and given the label you type above. Feel free to move this slide to any position in the deck.

Definiamo la struttura Al numero di diapositive ottenute con Word occorre aggiungerne un altro paio. Una per il titolo principale, un’altra introduttiva contenente l’elenco dei punti più importanti, una riepilogativa finale in cui riepilogare i punti salienti. Useremo tema e layout delle diapositive Inseriremo personalizzazioni attraverso intestazioni e piè pagina

Scelta di un tema Aprire la presentazione e spostarsi nella scheda Progettazione e nel gruppo Temi selezionare un tema da applicare a tutte le diapositive. Nel gruppo Sfondo invece, selezionando Stili sfondo è possibile scegliere una particolare sfumatura per lo sfondo delle slide.

Altre personalizzazioni I temi predefiniti sono comodi perché hanno già tutto preimpostato. Ciò non toglie però che questi possano essere personalizzati a piacere. Sempre nel gruppo Temi attraverso i pulsanti Colori, tipi di caratteri ed effetti è possibile cambiare tutte le impostazioni secondo i propri gusti

Layout A parte la diapositiva titolo, per quelle seguenti occorre scegliere una struttura base per inserire solo testo, testo e immagini o solo immagini. Per applicare un layout nel gruppo Diapositive della scheda Home fare clic su Layout e e selezionare quello desiderato.

Note personali Per aggiungere informazioni quali i numeri delle diapositive, la data e l’ora, il titolo o il nome file della presentazioni e il nome del relatore per ogni diapositiva, utilizzare intestazioni e piè di pagina. Per aggiungerle fare clic su intestazioni e piè di pagina nel gruppo Testo della scheda Inserisci.

Inserire un piè di pagina Nella scheda Diapositiva della finestra di dialogo Intestazione e piè di pagina selezionare la casella di controllo Piè di pagina e quindi digitare il testo che si desidera visualizzare nella parte centrale inferiore della diapositiva. Selezionare le opzioni desiderate e fare clic su Applica a tutte per terminare.

pptPlex Section Divider Come gestire in automatico i messaggi in arrivo pptPlex Section Divider The slides after this divider will be grouped into a section and given the label you type above. Feel free to move this slide to any position in the deck.

Le regole di outlook Mettere in evidenza le mail in arrivo da particolari mittenti Gestire in automatico i messaggi indesiderati Catalogazione della corrispondenza e ridistribuzione in cartelle predefinite Lo si può fare attraverso un insieme di regole integrate che ci permettono di tenere ordinata la nostra casella di posta ed individuare immediatamente ogni messaggio. Con la possibilità di esportare tali regole per essere utilizzate in altri PC

Una nuova regola Dal menù strumenti selezioniamo la voce Regole e avvisi. Clicchiamo sul pulsante Nuova Regola. Immaginiamo di volere spostare tutti i messaggi provenienti da un utente particolarmente importantein una cartella dedicata. Clicchiamo quindi sulla voce relativa.

Contatti importanti Clicchiamo ora sul collegamento ipertestuale relativo alla voce Utenti o liste di distribuzione. Nel pop-up il sistema visualizza il nostro elenco di contatti. Scegliamo gli indirizzi che ci interessano e clicchiamo su Da. Naturalmente si può anche inserire l’indirizzo direttamente nella stringa.

Ordinati dall’arrivo Da specificata potremo selezionare la cartella in cui vogliamo che i messaggi confluiscano. Clicchiamo sulla cartella che ci interessa (o creiamone una nuova). Scegliamo il nome e selezioniamo anche il suo posizionamento (di default Posta in arrivo).

Condizioni e categorie Cliccando ora Avanti il sistema visualizza le condizioni che devono verificarsi perché si applichi la regola. Premiamo nuovamente avanti per accedere alla sezione azioni. Qui selezioniamo la voce relativa all’assegnazione di un messaggio, ad una determinata categoria. Per crearne una dedicata clicchiamo su Nuova …

Avvisi sonori Per inserire un suono che ci avvisi dell’arrivo di un nuovo messaggio premiamo su Riproduci un suono e selezioniamo il collegamento ipertestuale. Scegliamo poi un file sonoro. Se clicchiamo nel menù contestuale e sulla voce Play possiamo ascoltarne l’effetto in anteprima.

Eccetto Clicchiamo su Avanti per passare alla sezione dedicata alle eccezioni. Selezioniamo la voce Tranne i messaggi in cui il mio nome è inserito in CC. Questo eviterà che anche i messaggi non direttamente indirizzati a noi rientrino nella cartella e nella categoria precedentemente selezionate

Ecco il nome Clicchiamo su Avanti e inseriamo il nome che vogliamo dare alla regola appena creata. Selezionando la prima voce Applica subito la regola … potremmo ordinare anche i messaggi già presenti nella nostra posta (tempo variabile dalla quantità di messaggi da processare !)

Applichiamo la regola Per essere sicuri che le regole vengano applicate a tutti i messaggi presenti nella casella selezioniamo dal menù Strumenti/regole e avvisi, la voce Applica regole … Qui selezioniamo la regola appena creata e spuntiamo la voce Includi sottocartelle. Il sistema riavvia il processo di archiviazione, categorizzando anche i messaggi prima ignorati

Modifiche senza problemi Se in un secondo momento desiderassimo modificare la regola non sarà necessario ripetere l’intero processo descritto nei passi precedenti. Sarà sufficiente selezionare la voce Cambia Regola e cliccare su Copia nella cartella per scegliere così dove inviare una copia del messaggio e modificarlo a piacimento.

La categorizzazione Il sistema di categorie che abbiamo realizzato potrebbe andare in conflitto con quelle definite da altri utenti. Onde evitare che si crei confusione Outlook imposta di default una regola dedicata che interrompe le categorizzazioni provenienti dall’esterno. Lasciarla selezionata.

Pronti ad esportare Una volta impostato il sistema di regole che più ci aggrada potremmo volerlo esportare. Ad esempio per utilizzarlo su un secondo computer. Dal menù Strumenti/regole e avvisi selezionare la voce Opzioni e poi clicchiamo sul pulsante Esporta per creare un file con l’estensione <.rwz>.

Regole via mail Per caricare le regole sul secondo computer basterà inviare via mail il file appena creato e scaricarlo sul proprio PC. Seguendo il percorso Strumenti/regole e avvisi/opzioni o in altro modo Dal menù Strumenti/regole e avvisi clicchiamo questa volta sul pulsante Importa, selezioniamo il file inviato precedentemente ed il gioco è fatto.

Tranquilli ci pensa Outlook pptPlex Section Divider The slides after this divider will be grouped into a section and given the label you type above. Feel free to move this slide to any position in the deck.

Risposte automatiche Avvisare tutti che non si risponde perché si è assenti, per non far passare la propria indisponibilità temporanea come disinteresse Creare modelli per gestire messaggi ripetuti Per l’invio automatico di risposte occorre che Outlook sia in esecuzione e sia stato configurato per controllare periodicamente la posta. La regola Rispondi utilizzando un modello specifico consente invece di inviare la risposta automatica solo una volta ad ogni mittente durante una singola sessione, evitando così l’invio di risposte ripetute ad una singola persona da cui si ricevono più messaggi.

Creazione di un modello Per creare un modello di messaggio scegliere Nuovo dal menù File quindi selezionare Messaggio. Nel gruppo Formato della scheda Opzioni fare clic su Testo normale. Nel corpo del messaggio digitare il messaggio che si desidera inviare come risposta automatica per avvisare della propria assenza.

Salvare il modello Nella finestra del messaggio, fare clic sul pulsante di Microsoft Office e quindi su Salva con nome. Nella finestra di dialogo Salva con nome selezionare Modello Outlook nell’elenco Tipo File. Nella casella Nome file digitare quindi un nome per il modello di messaggio e selezionare Salva.

Creare una regola Per creare una regola di risposta automatica per i nuovi messaggi in arrivo scegliere Regole e avvisi dal menù Strumenti. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola. All’interno di Crea nuova regola scegliere Controlla messaggi in arrivo e quindi proseguire con Avanti.

Condizioni In condizioni da verificare selezionare inviato solo a me e altri criteri desiderati e scegliere Avanti. Nella finestra di dialogo che informa che la regola è applicata a ogni messaggio ricevuto scegliere Si. In Azioni da eseguire sui messaggi selezionare rispondi utilizzando un modello specifico.

Creare una regola Per creare una regola di risposta automatica per i nuovi messaggi in arrivo scegliere Regole e avvisi dal menù Strumenti. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola. All’interno di Crea nuova regola scegliere Controlla messaggi in arrivo e quindi proseguire con Avanti.

Scelta del modello In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, fare clic sul testo sottolineato e selezionare un modello specifico. Nella casella Cerca in scegliere Modelli utente nel file system. Selezionare il modello creato precedentemente, quindi fare clic su Apri e successivamente su Avanti.

Terminare Volendo è possibile selezionare le caselle di controllo relative a eventuali eccezioni alla regola di risposta automatica. Fatto ciò selezionare Avanti. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola digitare un nome per la regola di risposta automatica e quindi fare clic su Fine.

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Uno per tutti e tutti per uno Far lavorare insieme gli applicativi office WORD Far lavorare insieme gli applicativi office Excel Far lavorare insieme gli applicativi office Power Point Slides before 1st Section Divider Anche l’occhio vuole la sua parte Metti in ordine la tua posta Come gestire in automatico i messaggi in arrivo Tranquilli ci pensa Outlook Unused Section Space 1 Unused Section Space 3 Unused Section Space 2