Segretario Generale CCIAA di Lucca L’evoluzione del sistema di controllo di gestione all’interno della CCIAA di Lucca Dott. Roberto Camisi Segretario Generale CCIAA di Lucca Roma, 8 marzo 2005

Le origini 1998 1999 2000 2001 2003 2004 Bilancio pluriennale Monitoraggio spese promozionali Previsione entrate e spese per centro di costo Confronto decisioni di spesa e realizzazioni a consuntivo Costi totali per centro di costo e area funzionale (compresa ripartizione costi comuni) Assegnazione obiettivi “a cascata” fino agli uffici Sistema permanente di valutazione Ufficio controlli interni Scheda rilevazione attività Affinamento indicatori di obiettivo Percorso di formazione e affinamento sistema valutazione Indicatori di monitoraggio, di performance e di benchmarking Gruppo lavoro CCIAA Toscane ed Università di Siena Percorso formazione gestione per obiettivi e indicatori di performance 1999 2000 2001 2003 2004

Alcuni elementi significativi del controllo di gestione Realizzazioni per centro di costo e area Previsioni per centro di costo e area Costi per area funzionale e centro di costo Bilancio pluriennale Controllo di gestione Sistema di valutazione Indicatori Programmazione per obiettivi Rilevazione attività Report periodici

Programmazione per obiettivi Dicembre La Giunta assegna gli obiettivi al Segretario Generale Gennaio Si predispongono, ai diversi livelli della struttura orga- nizzativa, le proposte sugli obiettivi e sugli indicatori attraverso un’azione sinergica Gennaio/ Febbraio Il Segretario Generale assegna gli obiettivi, con i relativi indicatori, ai Dirigenti e questi ai singoli centri di costo Giugno Si rileva il livello di raggiungimento degli obiettivi attraverso l’analisi degli indicatori compilati dai centri di costo, servizi, aree scopo Individuare tempestivamente eventuali problemi che potrebbero impedire le realizzazione degli obiettivi Gennaio seguente monitoraggio del definitivo livello di raggiungimento degli obiettivi

Un esempio di scheda obiettivi AREA UFFICIO PROMOZIONE E SVILUPPO PER LE IMPRESE SVILUPPO IMPRENDITORIALE OBIETTIVO 2004 N. 3 AZIONI PER LA PROMOZIONE DEL CREDITO E DEI FINANZIAMENTI AGEVOLATI Dettagliata descrizione attività (suddivisa per fasi temporali di realizzazione) 1) Organizzazione di seminari sui finanziamenti agevolati in collaborazione con la Provincia Fasi: progettazione attività 1° semestre entro febbraio e realizzazione entro luglio progettazione attività 2° semestre entro luglio e realizzazione entro dicembre 2) Analisi del regolamento UN sull’agricoltura e revisione dei regolamenti sui contributi Fasi: partecipazione a incontri formativi entro marzo revisione entro settembre 3) Compilazione e aggiornamento della banca dati sui finanziamenti. Messa a regime Fasi: aggiornamento dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio decentramento e attribuzione dell’attività di compilazione agli uffici competenti a partire da maggio Dipendenti che partecipano all’obiettivo (specificando le fasi di attività in cui sono coinvolti) Federica Ramacciotti, Ilaria Capocchi, Manuela Giovacchini, Luciana Catelli partecipano a tutte le fasi indicatori 1) organizzazione di 2 seminari sui finanziamenti agevolati, uno nel 1° e uno nel 2° semestre aumento n. partecipanti 10% rispetto a media 2002/2003 2) partecipazione a 2 incontri formativi entro marzo revisione 4 regolamenti entro settembre aumento n. imprese e soggetti coinvolti almeno 10% 3) inserimento 100% dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio inserimento 70% dati 2004 entro dicembre peso 0.26 complessità 1.375 nuovo coefficiente 1.17

Il sistema di valutazione delle prestazioni La valutazione delle prestazioni considera due aspetti I comportamenti organizzativi Il grado di raggiungimento degli obiettivi La valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi diventa un elemento fondamentale Percorso formativo rivolto a tutti Per coinvolgere il personale Gruppo di lavoro “migliorie ed affinamento” Elaborazione e condivisione delle descrizioni dei comportamenti organizzativi Definizione del coefficiente individuale di partecipazione all’obiettivo assegnato al gruppo/ufficio

La valutazione della categoria D Anno 2003 segue

La valutazione della categoria D

Realizzazioni per centro di costo e area funzionale Si confrontano le previsioni, le decisioni di spesa e quanto effettivamente realizzato Si verifica l’effettivo utilizzo, da parte dei dirigenti, delle risorse loro assegnate Si ha un momento di sintesi dei risultati delle due contabilità: finanziaria ed economica

Spesa corrente 2003 Area Sviluppo Economico e Promozione - (Valori assoluti in migliaia di Euro)

Costi totali per centro di costo e area funzionale Comprensivi: dei costi diretti del centro degli ammortamenti dei beni utilizzati degli accantonamenti dell’anno per il TFR di una quota dei costi comuni attribuita sulla base di parametri (superficie, numero degli addetti, numero di unità hardware, numero dei chilometri percorsi, ecc.) AREE FUNZIONALI ANNO 2003 QUOTA % ANNO 2002 Segretario Generale/Organi 21,4 21,1 Amministrazione e Personale 11,2 10,3 Registro Imprese, Albi e Ruoli 28,1 27,0 Sviluppo economico e promozione 39,3 41,6 TOTALE 100,0

Costi attribuiti alle funzioni camerali Anno 2003 - (Valori assoluti in migliaia di Euro)

Rilevazione attività Entro Gennaio Monitoraggio dell’insieme delle attività svolte nell’anno precedente Ogni singolo centro di costo, attraverso una scheda che rende altresì possibile il confronto con i 4 anni precedenti

Monitoraggio andamento attività Ufficio Sviluppo Imprenditoriale Anno 2004

Introduzione della Balanced Scorecard Necessità di integrare aspetti economico finanziari con variabili quali-quantitative Necessità di coordinamento tra le diversi funzioni Visione di insieme Accrescimento della comunicazione interna Progetto “Misurazione delle performance e benchmarking” Unioncamere Toscana Cresco – Università di Siena Telos Consulting

Sviluppo degli indicatori Coinvolgimento dei responsabili di unità organizzativa e di servizio in un processo di messa a punto e prima verifica di indicatori di performance e benchmarking, da inserire nei prospetti di monitoraggio di obiettivi ed attività, alcuni indicatori riferiti ai principali servizi svolti Monitoraggio nel tempo dei risultati conseguiti e confronto con altre Camere toscane Percorso formativo a tutti su “gestione per obiettivi” e “indicatori di performance”, per la condivisione di questi strumenti, indispensabile per un’effettiva ricaduta sul miglioramento continuo del nostro modo di lavorare e della qualità dei nostri servizi

Le fasi del progetto Balanced Scorecard Definizione obiettivi indicatori Integrazione Indicatori benchmarking Rilevazione dati Analisi Report

L’ applicazione della Balanced Scorecard all’interno della CCIAA di Lucca Indicatori di Performance Obiettivi Azioni Misure strategiche (Ente nel suo complesso) Obiettivi Azioni Aziendali Indicatori di Performance Aziendali Scorecard strategica Missione Scorecard di processo o area Obiettivi Missione Misure di processo/funzione (Area) Indicatori di Performance Aziendali Scorecard di processo o servizio Azioni Aziendali Azioni(attività) Obiettivi Obiettivi Missione Obiettivi Scorecard di unità organizzativa Azioni(attività) Misure Missione Azioni Obiettivi Misure di processo/funzione (Servizi) Indicatori di Performance Aziendali Azioni Aziendali Misure Obiettivi Azioni Indicatori Indicatori di Performance Aziendali Indicatori Azioni Aziendali Misure di unità organizzativa (Uffici) Obiettivi Correlazioni Allineamento

Individuazione obiettivi ed indicatori Indicatori di Indicatori di Indicatori di Monitoraggio performance progetto (scheda progetto) Oggetto della rilevazione Attività ordinaria Obiettivi associati a specifici target Obiettivi di miglioramento Obiettivi di innovazione Indicatori Pareto Indicatori Benchmarking Indicatori singola Camera BSC Camerale

Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di Pareto Unità organizzative aventi indicatori di Pareto nelle proprie BSC

Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di benchmarking UCT Unità organizzative aventi indicatori di benchmarking Unioncamere Toscana nelle proprie BSC

Un esempio di report – Ufficio Diritto Annuale

Un esempio di report – Ufficio Sviluppo imprenditoriale

Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale

Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale Gli indicatori di progetto

Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale Gli indicatori di progetto

Alcune criticità Il reale utilizzo degli strumenti da parte dei colleghi e il loro coinvolgimento La percezione che siano “strumenti di controllo” invece che mezzi per dare significato ed evidenza al proprio lavoro e per migliorarlo La difficoltà a spostare l’attenzione dalle singole iniziative da gestire al monitoraggio delle attività