Archidoc overview

Concetti Archidoc Sistema di gestione dell’informazione e di Workflow collaborativo che integra funzioni di office automation con la gestione di documenti in formato immagine e di dati. Uso del documento in formato digitale al posto dell’originale cartaceo. Archivio centralizzato per informazioni gestite in modo decentralizzato.

Concetti Archidoc è la soluzione per il trattamento delle informazioni e dei documenti dell’ufficio, che si integra al sistema informativo centrale dell’Azienda e ne arricchisce e completa, tramite i documenti stessi, le informazioni, oltre a gestirne, in modo facilitato, il flusso. I documenti possono essere integrati in modo automatico alle procedure del sistema informativo centrale e ai sistemi di posta o WEB, e, in modalità locale o geografica, essere consultati, riprodotti, manipolati, smistati, spediti, riposti in fascicoli, riconosciuti tramite OCR, trasmessi o ricevuti via fax od E-mail, semplificando le attività e dando maggiore consistenza alle informazioni e alle procedure aziendali. Tutto, senza toccare un foglio di carta !

Concetti L’innovazione più interessante dal punto di vista aziendale è la possibilità di avere più punti di raccolta dell’informazione su una banca dati centralizzata con accesso decentralizzato alle informazioni. Oggi molte informazioni inerenti allo stesso cliente sono sparse nei diversi uffici, a seconda delle loro competenze. Con Archidoc è possibile in qualsiasi istante recuperare tutti i documenti relativi ad un Cliente, o una selezione di questi, da qualsiasi punto operativo in cui ci si trovi.

Se presente, allora attivo Schema Archidoc LAN DB (view+web) layer Web Base Web Client (only active) OCR Client Viewing Users (active OR effective) Scan Users (per speed type) Hostlink Base Hostlink client Spool (COLD) Base (ASCII, AFP, Metacode) Electronic signature Notes – MSMail I/F Barcode Spool client ERP I/F (SAP, JDE) Base Extended Mail ERP client 1 scanner/1 utente: Sempre richiesto 1 utente/1 utente Archidoc: Se presente, allora attivo

Archidoc: gestione del ciclo documenti

Vantaggi Utilizzo di un’interfaccia standard Windows molto semplice. È integrato con gli strumenti di lavoro Windows. Interagisce dinamicamente con sistemi gestionali (es. Richiamo di immagini dall’emulatore terminale collegato ad Host; colloquio con SAP tramite Sap-link; con JdE, con ....). Migliora e garantisce il flusso dei documenti in ogni ufficio. Consente la realizzazione di un Workflow documentale e dei processi aziendali tramite i documenti. Agevola la ricerca dei documenti archiviati e la strutturazione dei fascicoli.

Vantaggi Migliora il servizio ai Clienti e la qualità del lavoro. Mette a disposizione al momento giusto e alle persone giuste i documenti. Permette di mantenere l’azienda al passo con i continui mutamenti informativi imposti. Distribuisce le informazioni in modo esaustivo e dinamico. Integra e sfrutta moduli informativi diversi. Dà sicurezza totale all’archivio dei documenti e al loro accesso.

Funzionalità: inserimento documenti I documenti possono essere inseriti: tramite scanner o fotocopiatrice digitale; importati da un’altra applicazione Windows; importati dai software gestionali in formato immagine e tramite SPOOL; direttamente dal fax; direttamente da applicativi Office (Word, Excel, E-mail, ...).

Funzionalità: ricerca documenti Serie completa di tool di ricerca (operatori logici AND, OR, NOT, wildcard, etc.). Information retrieval dei documenti attraverso chiavi multiple di accesso. Ricerca anche per argomento, con chiavi ipertestuali (ogni parola di un campo descrittivo diventa chiave di ricerca del documento stesso). Full text retrieval, con gestione thesaurus, etc. Possibilità di impostare modelli di ricerca per singolo utente. Estrema velocità e flessibilità nella ricerca.

Funzionalità: posta Smistamento della documentazione verso Uffici ed Utenti. Registrazione e trasmissione di messaggi vocali. Creazione, spedizione, ricezione e stampa di fax. Integrazione con Lotus Notes, Microsoft Exchange, etc. Archiviazione automatica ed in batch di messaggi di posta elettronica e dei loro allegati.

Funzionalità: archiviazione Protocollazione automatica e indicizzazione di documenti creati con le funzioni di word processing integrato (es. Word, Excel etc.). Immissione chiavi di ricerca, immediata o in batch. Scansione batch con gestione del foglio separatore. Import generico: compilazione automatica delle chiavi acquisendo i dati da un file di testo e importando le immagini collegate. Gestione del protocollo e della tenuta dei documenti aderente alle normative AIPA (Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione). Firma elettronica e firma digitale.

Funzionalità: amministrazione del sistema Definizione e gestione di gruppi di lavoro ed uffici, con assegnazione delle varie funzioni e diritti. Accesso ai documenti tramite password differenziate. Creazione di archivi locali di pertinenza con documenti ordinati logicamente (armadi, cassetti, fascicoli, etc.). Programmazione di smistamento documenti e flusso di lavoro. Documentazione del flusso e dell’iter del documento nei vari passaggi tra uffici ed utenti. Stampa on line del protocollo di ciascun documento.

Moduli opzionali Gestione immagini distribuite Mantenendo un unico database centralizzato è possibile acquisire da scanner anche su sedi remote collegate alla rete con linee a bassa velocità. In automatico nei periodi di basso traffico il sistema copia le immagini dalla periferia alla centrale, garantendo così rapidi tempi di accesso sia dalle sedi remote che dalla centrale, grazie al sistema di cache.

Moduli opzionali HostLink Permette di scambiare dati tra Archidoc ed un elaboratore centrale. Il vantaggio è di mantenere un parallelismo fra i dati di un archivio centrale e gli archivi di Archidoc. L’opzione di collegamento tra Archidoc ed un emulatore di terminale tramite HostLink permette di collegare le informazioni contenute nel sistema Host con altre archiviate su PC o sul Server che contiene la base dati di Archidoc, coniugando le caratteristiche dei due ambienti e mantenendo la consistenza dei dati.

Moduli opzionali Spool Permette di archiviare documenti in formato spool provenienti da altri sistemi, come ad esempio l’Host, indicizzandoli automaticamente. La fincatura rimane separata e sovrapposta solo in fase di visualizzazione e di stampa con enorme risparmio di spazio. Il risultato è esteticamente come quello di una fotocopia del documento, anche a colori. La velocità di indicizzazione è di circa 150.000 pagine/ora. Possibilità di compressione dei file di spool.

Moduli opzionali Riconoscimento ottico (OCR) in linea, di parte o tutto il testo del documento archiviato, con la sua trasformazione in file di testo. Full Text: un documento può essere indicizzato in base al contenuto. Barcode: lettura del barcode come foglio separatore e come chiave di ricerca. WEB: inserimento e consultazione tramite browser via Internet o Intranet.

Struttura logica scanner smistamento archivio gestionale (spool) Uffici del personale scanner gestionale (spool) applicativo Windows archivio smistamento

Spedizione su scrivania scanner applicativo Windows archivio smistamento Uffici del personale Un documento può andare direttamente dallo scanner alla scrivania gestionale (spool)

Spedizione su archivio gestionale (spool) scanner applicativo Windows archivio smistamento Uffici del personale Un documento può andare direttamente dallo scanner alla scrivania

Archiviazione scanner smistamento archivio gestionale (spool) in archivio scanner gestionale (spool) applicativo Windows archivio smistamento Uffici del personale

Import dati e spool scanner smistamento archivio gestionale (spool) applicativo Windows smistamento Uffici del personale Altri input vengono gestiti allo stesso modo

Workflow Utente 1 Uffici del personale Utente 2

Principali caratteristiche La versione Client Server, grazie all’utilizzo di moduli nativi per i vari sistemi operativi, garantisce ottime prestazioni, portabilità, sicurezza nell’accesso ai dati ed integrità delle informazioni. Installabile in ambiente Intranet ed Internet. Possibilità di definire utenti remoti a cui estendere le funzionalità di consultazione del database di documenti e di distribuzione delle informazioni in modo efficace ed economico. Ricerca e consultazione dei documenti tramite browser.

Principali caratteristiche Supporto agli scanner più diffusi in commercio, quali SCAMAX, RICOH, CANON, FUJITSU, BELL & HOWELL, KODAK etc., con utilizzo opzionale delle schede di compressione . L’utilizzo degli standard TWAIN permette la gestione di numerosi altri scanner compatibili con questa tecnologia. L’ampio numero di funzionalità presenti nella gestione degli utenti permette di ricostruire l’intero organigramma aziendale. Possibilità di abilitare/disabilitare per ogni utente o per gruppi di utenti tutte le funzionalità presenti nel sistema. In ambiente Windows NT Server è possibile definire il database utenti replicandolo direttamente da quello definito per il “dominio” di appartenenza.

Principali caratteristiche Il controllo tramite password, sia da personal computer sia da unità di acquisizione, garantisce (anche a livello di singolo utente) la riservatezza e l’accesso ai documenti di competenza. Funzioni ad alto livello per la gestione dei volumi e per la preparazione dei CD/DVD. Utilizzo dei più diffusi supporti ottici: CD/DVD-Server, array di CD/DVD, Juke Boxe, WORM, riscrivibili, che consentono di gestire in linea decine di milioni di documenti o più.

Plus di Archidoc Elenco delle caratteristiche che differenziano Archidoc dalla maggior parte dei sistemi GED esistenti worldwide: Gestione degli accessi e della sicurezza Ogni Utente viene inserito all’interno dell’Organigramma, creato in modo molto semplice, con struttura sia gerarchica che per ruoli o gruppi funzionali, ed è dotato di una serie di autorizzazioni (oltre 30) che possono essere concesse o negate, per le operazioni da compiere nel sistema. L’accesso alle informazioni e alle attività è quindi strettamente blindata alle regole concesse dal sistema.

Plus di Archidoc Elenco delle caratteristiche che differenziano Archidoc dalla maggior parte dei sistemi GED esistenti worldwide: Sicurezza: gestione dei file in modalità Client Server Oltre alle funzionalità di gestione dei dati in modalità File Server, che è tipico di quasi tutti i sistemi, Archidoc (assieme a pochissimi altri sistemi), gestisce anche i file e le immagini in modalità Client Server. Ciò inibisce l’accesso ai file tramite il sistema operativo, dando sicurezza all’accesso, oltre che protezione verso accessi pericolosi non altrimenti gestibili (es. verso chi vuole eliminare o modificare file in modo doloso).

Plus di Archidoc FULL TEXT originale integrato e velocissimo Pur mantenendo una struttura SQL, (e quindi accessibilità alle tabelle) il DBMS di Archidoc duplica i dati di classificazione del documento in modalità di thesaurus, consentendo una ricerca full text originale, molto potente, velocissima, semplice da usare, (es. l’ operatore logico AND è espresso con uno spazio, l’OR con una virgola, il NOT con un – (meno), ecc. La ricerca è strutturata tramite un preprocessing delle query (il sistema analizza le richieste e struttura la ricerca secondo la strada sempre più breve. Funzioni di thesaurus accessibile, di limitazione ai tempi di ricerca, agli item cercati ecc.

Plus di Archidoc Workflow collaborativo Archidoc è dotato di un originale sistema di Workflow collaborativo, che consente di strutturare il flusso di documenti all’interno di una azienda in maniera molto semplice e flessibile, senza le rigidità e i costi di impostazione di un Workflow classico (che pure è disponibile con il tool Leonardo). Il sistema consente di costruire velocemente l’organigramma aziendale, le regole di visibilità e di azione sui documenti, le spedizioni predefinite, con una sua posta interna che funziona sia in Intranet che tramite WEB, con regole di autorizzazione semplici e firma elettronica.

Plus di Archidoc LOG di tutte le operazioni compiute Archidoc registra in un file facilmente accessibile e non modificabile tutte le azioni che vengono compiute sui documenti e sui flussi. È pertanto possibile sapere sempre, sia a livello di documento che di Utente, chi ha fatto cosa e quando. Ciò permette di monitorare le attività di ogni singolo flusso od operazione.

Plus di Archidoc COLD integrato Archidoc dispone del migliore COLD esistente sul mercato, sia per l’elevatissimo livello di automazione nella creazione dei modelli, ma anche per la velocità (circa 150.000 pagine/ora) nella creazione dei documenti COLD, ma anche per l’estensione a tutti i tipi di file (è l’unico che gestisce sia i file ASCII che METACODE XEROX che AFP IBM). La visualizzazione dei file COLD è integrata nel viewer standard mentre trasforma il file in TIFF o PDF on fly quando la consultazione è tramite WEB.

Plus di Archidoc Funzione di smistamento È una funzione estremamente utile, che pochissimi sistemi hanno, che consente di parcheggiare temporaneamente i file inseriti, in attesa che o lo stesso inseritore, o altri allo scopo incaricati, provvedano ad indicizzare e ad inoltrare alle persone interessate quanto inserito nel sistema. Ciò consente una estrema flessibilità ed efficienza nell’inserimento dei documenti nel sistema.

Plus di Archidoc Gestione distribuita dei file Archidoc è dotato (caratteristica di pochissimi sistemi) della funzionalità “immagini distribuite”. In sostanza, consente di decentrare l’archiviazione dei file in una Intranet, laddove il database dei dati resta centralizzato. Ciò consente estrema efficienza sia nella scansione decentrata dei documenti, ma anche un accesso velocissimo ai file, in particolare quelli immagine, saltando le lentezze della rete. Un sistema di allineamento notturno programmabile copia o sposta i file nei vari server con politiche a scelta dell’Utente.

Plus di Archidoc Estrema semplicità di installazione e configurazione Archidoc è dotato di un DBMS SQL ANSI standard (RDM) che è embedded nel sistema. L’installazione è semplicissima ed automatica e non necessita di skill sui database tipo Oracle o MS SQL. La configurazione è altrettanto semplice e ad altissimo livello. È unico tra i sistemi di livello elevato che si installa, configura, e si fa mettere in funzione, istruzione operativa inclusa, in 2 o 3 giorni. Ogni altro sistema concorrente, incluso il GALILEO di SIAV, necessita di attività di almeno 1 mese o più per essere messo in esercizio.

Plus di Archidoc Estrema facilità ed intuitività all’uso Archidoc è un prodotto che ha 10 anni di vita, oltre 1.000 installazioni di livello, ed è stato creato dai suggerimenti degli Utenti. Sua caratteristica fondamentale è la semplicità, facilità ed intuitività d’uso. La sua ergonomia è stata curata fin nel minimo dettaglio, ed è adatto ad essere usato sia da personale d’ordine, così come dai manager che poco tempo possono dedicare all’istruzione su sistemi complessi.

Plus di Archidoc Estrema completezza nelle funzioni, già disponibili Archidoc è dotato di una sua interfaccia diretta agli scanner, e da una serie di opzioni già disponibili ed integrate veramente impressionante che solo pochissimi sistemi hanno (alcune sono addirittura esclusive) come Image Preprocessing, Host Link, Cold, Barcode, Scan batch, OCR, Full Text, Workflow collaborativo, WEB, Immagini distribuite, Interfaccia ad Host ed ai sistemi Office, Import automatico Email, Fax, ecc. È tuttavia dotato di capacità di programmazione esterna che può modificare ed aumentare le funzionalità in base alle richieste del Cliente.

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