European project management and consultancy European Business Associates European project management and consultancy FINANZIAMENTI EUROPEI PER LA RICERCA E L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA La rendicontazione dei costi in un progetto del 7PQ GSE, 3 ottobre 2011, Roma

European project management and consultancy European Business Associates European project management and consultancy Breve presentazione della Società

La European Business Associates Srl (EBA) è un' Agenzia di project financing di project management, presente a livello di CE, specializzata nell’acquisizione e nella gestione di grandi progetti europei nei settori dell' ICT, eGovernment, eInclusion, Energia ed Ambiente, Salute e Sicurezza, e più globalmente nel mondo dei servizi innovativi soprattutto per le PMI. EBA ha il ruolo di "think-tank" per l‘industria, l‘amministrazione ed il mondo dell‘innovazione, promuovendo lo sviluppo di strategie, progettazione, management e monitoraggio di progetti: definizione della strategia d'innovazione e di internazionalizzazione; identificazione dei programmi di finanziamenti a livello di europeo definizione delle linee progettuali e del project financing; assistenza nella strategia progettuale manageriale, finanziaria e tecnica.

MEURNSEER ASSOCIATES GMBH EUROPEAN BUSINESS ASSOCIATES SRL La EBA opera dal 1995 nel mercato italiano ed europeo; gli uffici della EBA sono principalmente a Roma, con partner a Bruxelles, Monaco di Baviera e Bucharest, in networking con altre aziende a livello europeo. Rome Brussels Munchen Bucharest MEURNSEER ASSOCIATES GMBH EUROPEAN BUSINESS ASSOCIATES SRL INCLUSION ALLIANCE EUROPE

SERVIZI OFFERTI I servizi offerti sono gestiti secondo due business lines: SERVIZI STANDARDIZZATI SU PORTALE SERVIZI CUSTOMIZZATI PER CLIENTE

European Civil Registry Network PIST Health e Inclusion ECRN European Civil Registry Network 2011 , ICT PSP ECRN Rete dello Stato Civile in Europa 2006, FP6 EPISTEP, partecipazione delle PME alle piattaforme tecnologiche europee. 2006, FP6 OPERA, I e II reti di energia e connettività in Europa 2008, FP7, SENIOR, consiste in una roadmap sugli aspetti etici e della privacy nell’ICT 2010, FP7, HIDE analisi dello sviluppo delle tecnologie biometriche nel campo della sicurezza 2009, MARE, studi di prospettiva strategica sullo sviluppo delle Tecnologie Assistive 2007, FP6 EPIST supporto agli attori del mercato dell’inclusione sociale; 2005 FP6 FINANCE-NMS-IST supporto per I partecipanti al 7PQ per gli aspetti finanziari 2004, TEN-Telecom EURODONOR, EUROCET, reti europea nel settore della donazione e dei trapianti di organi

FINANZIAMENTI EUROPEI PER LA RICERCA E L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA La rendicontazione dei costi in un progetto del 7PQ 3 ottobre 2011 Temi presentati: Requisiti per una buona progettazione e management di progetti europei Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE Il sistema dei controlli della CE - Audit finanziari Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE Contatti : Dr Antonio D’Amico antonio.damico@ebanet.eu 329 4273000

Requisiti per una buona progettazione e management di progetti europei

1. Posizionamento: monitoraggio dei bandi 1. Requisiti per una buona progettazione e management di progetti europei. 1. Posizionamento: monitoraggio dei bandi 2. Identificazione opportunità: selezione dei bandi più in linea con le competenze 8. Valorizzazione dei risultati: attivare cooperazioni ed investire su nuove opportunità Project Life cycle 3. Elaborazione progetti: consorzio di alto livello e qualità del progetto 4. Presentazione / Approvazione 7. Conclusione del progetto: massima cura della gestione finanziaria e della comunicazione dei risultati 5. Fine tuning: negoziazione del contratto 6. Messa in opera dei progetti: dotarsi del management adeguato

2. Strategia e costi-benefici della partecipazione ai programmi della CE – concetti generali Per le Università, i Centri di ricerca e le Imprese e PMI, la partecipazione ai programmi CE è fondamentale: per sviluppare una strategia innovativa per internazionalizzarsi per ottenere risorse economiche indispensabili per far fronte ai costi dell’innovazione Entrare a far parte delle reti di cooperazione di Enti e Centri di Ricerca è l’investimento indispensabile per sviluppare una strategia sostenibile di partecipazione ai Programmi Europei. Una struttura di project management interna o esterna all’organizzazione è inoltre indispensabile per svolgere le attività di project management e finance management richiesto dai programmi della CE

3. Strategia e costi-benefici della partecipazione ai programmi del 7PQ della CE – principi di preparazione di una proposta La preparazione di un progetto, a prescindere dalla natura, è un processo complesso che richiede una serie di azioni preliminari: inserire l’iniziativa progettuale all’interno del proprio piano di attività; analizzare il contesto di riferimento del bando in rapporto alla propria idea progetto; verificare che la stessa idea progetto non sia stata finanziata recentemente. verificare l’interesse della CE a tale riguardo Se la verifica è positiva: Pianificare la fase di preparazione della proposta; Fare una analisi SWOT(strengths-weaknesses-opportunities-threats) del progetto Identificare il coordinatore ed i partner del consorzio; Accertarsi che vi sia una tempistica adeguata prima della scadenza del bando; Allocare le risorse professionali necessarie alla preparazione della proposta. Iniziare la scrittura del progetto e la predisposizione dei moduli amministrativi e finanziari. Si tenga presente che un progetto a livello transnazionale o interregionale presenta specifiche problematiche per : i) differenze culturali, ii) differenze linguistiche; iii) differenze nei processi organizzativi ed aziendali.

4. Strategia e costi-benefici della partecipazione ai programmi del 7PQ della CE – principi di management Per una buona gestione di un progetto di ricerca e di innovazione, proprio in relazione al suo carattere di specificità di rischio, è importante tener conto quanto segue: identificare un percorso progettuale ambizioso ma attuabile disporre di risorse professionali multidisciplinari e provenienti da diversi paesi creare dei meccanismi che incoraggino lo spirito di condivisione e di consenso sulle attività del progetto visualizzare e pianificare le diverse attività relative al progetto ed i risultati attesi individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni che ne determinano il completamento • programmare logicamente le attività, utilizzando grafici Gannt o PERT, così da definire il metodo migliore per la loro implementazione • distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner avere un costante monitoraggio delle dinamiche finanziarie del progetto prevedere la gestione di rischi e deviazioni dai piano iniziali prevedere il massimo della comunicazione sui risultati raggiunti

Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE

5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – i concetti 1. Principi generali 2. Quadro giuridico 4. Gestione Informativa 4. Controllo 3. Principi contabili

Final Financial Report Final Financial consolidation 5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi generali Project preparation Proposal Submission Contract Negotiation GA signature Project execution kick-off Advance payment Financial Reports conclusion Final Financial Report Final Financial consolidation Dal punto di vista finanziario, il modello di gestione e rendicontazione del progetto deve essere pianificato sin dalla proposta all’interno di un modello che consideri il ciclo completo del progetto.

5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi generali La definizione del quadro finanziario rappresenta una fase cruciale nel processo di sviluppo di un progetto; un budget sbagliato, che non rifletta la realtà della situazione, può portare al fallimento del progetto stesso o a seri problemi durante la fase di implementazione. Nella definizione del budget può essere utile seguire i principi seguenti: le risorse finanziarie previste sono calcolate con precisione, quindi realistiche e non sotto o sopra stimate; i budget attribuiti ai vari partner sono motivati in termini di necessità finanziarie ed impegno nel progetto; la distribuzione finanziaria tra i partner è equilibrata e rispecchia i rispettivi ruoli; il budget è stato definito in base alle attività e non il contrario; ci sia un budget per coprire le attività di implementazione e divulgazione; le spese aggiuntive relative ai viaggi e soggiorni siano sufficienti; siano stati considerati i costi aggiuntivi associati all’aspetto gestionale e amministrativo; sia previsto e garantito il cofinanziamento (se richiesto) per la durata del progetto; sia stato previsto un budget per consulenze esterne

5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – quadro giuridico La base giuridica del contratto (Grant Agreement) tra Beneficiari e la CE Il Bando di gara Il Grant Agreement, che è il contratto tra la CE ed il Consorzio, Gli allegati al Grant Agreement e le Financial Guide (raccomandazioni) Il Documento di lavoro (DoW), che risulta dopo la fase di negoziazione e che dettaglia le attività da svolgere, gli attori, i tempi, i costi ed i risultati da raggiungere Il Consortium Agreement che è tra il Consorzio, ma la CE lo richiede in cado di Audit

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili Le tre categorie principali : Costi diretti: sono i costo di tutto il personale, interno ed esterno Costi indiretti: sono i costi generali collegati alla realizzazione del progetto Altri costi: viaggi, soggiorni, apparecchiature, ecc… La CE finanzia in generale il 50% dei costi sostenuti dai partecipanti al progetto chiamati Beneficiari. Per essere riconosciuti, i costi devono rispondere ai requisiti seguenti: Reali, economici e necessari per il progetto Effettuati sulla base delle procedure di rendicontazione e della contabilità del Beneficiario e riscontrabili nel bilancio Sostenuti durante il periodo di realizzazione del progetto Non portatori di profitti. Essere in linea con I principi contabili nazionali

GESTIONE COSTI DI PROGETTO 6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili La complessità della gestione dei costi di progetto Esistono diverse procedure per la gestione e la rendicontazione dei costi di progetto Richiedere ed effettuare il processo di certificazione come definito dalla CE Sottoporre alla rendicontazione i costi reali Utilizzare l’approccio dei costi standard (per alcune voci di costo) GESTIONE COSTI DI PROGETTO COSTI REALI COSTI ANALITICI COSTI STANDARD CERTIFICAZIONE

La scelta del sistema di rendicontazione 6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili GESTIONE COSTI DI PROGETTO COSTI REALI COSTI ANALITICI COSTI STANDARD CERTIFICAZIONE La scelta del sistema di rendicontazione Vantaggi ? Svantaggi ?

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili : procedura per la certificazione dei costi Approccio La certificazione copre le metodologie utilizzate dai beneficiari per il calcolo dei costi diretti ed indiretti Si effettua sui costi del personale e sui costi indiretti Si effettua sui “costi medi” del personale (se il Beneficiario applica un sistema di tassi orari medi) - Vedasi l’Allegato VII Form E del G.A Obiettivi: Permette di prevenire la maggior parte degli errori che si trovano nei costo del personale e ei costi indiretti Promuove l’uso delle metodologie corrette del GA Può applicarsi ai Beneficiari che usano il Flat rate per i Costi indiretti Vantaggi. Una volta accettato il certificato è valido per tutte le dichiarazione finanziarie in PQ 7 Riduce lo scopo degli audit per i costi del personale ed i costi indiretti Alleggerisce il peso amministrativo delle procedure

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili : procedura dei costi reali COSTI REALI (analitici) La presentazione dei costi reali si basa : Per i costi diretti, sulla rendicontazione dei costi reali del personale che ha lavorato sul progetto considerando i costi lordi per l’azienda (costo del personale netto + oneri fiscali e previdenziali a carico del personale + oneri fiscali e previdenziali a carico del Beneficiario). Il sistema dei costi del personale in fase di controllo vengono calcolati sulla base degli elementi seguenti: contratto di lavoro o collaborazione (con indicazione della tariffa oraria e numero di ore ) timesheet (debitamente firmati) busta paga o fattura attestante l’avvenuto pagamento (nei tempi del progetto) estratto bancario riconciliazione con le registrazioni contabili

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili : procedura dei costi reali COSTI REALI (analitici) La presentazione dei costi reali si basa : Per i costi diretti, sulla rendicontazione dei costi di viaggio, soggiorni, attrezzature per il laboratorio, da utilizzare per il progetto; per questi costi si consideri il calcolo degli ammortamenti del materiale, ed il non riconoscimento dell’IVA Per i costi indiretti, diversi sistemi sono possibili anche in funzione se il beneficiario è una impresa o una PMI oppure un ente Pubblico.

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili : procedura dei costi reali COSTI REALI (standard) La presentazione di costi reali standard è prevista per i costi diretti del personale, nei casi degli amministratori delle PMI che lavorano sui progetti (ma non percepiscono un vero e proprio stipendio mensile); in questo caso la CE ha definito un modello di costi orari di riferimento (secondo una matrice per paese, anni di esperienza, ecc…) che vanno utilizzate sulla base del reporting (time sheet) delle ore lavorate sul progetto. Per i costi diretti dei viaggi e soggiorni, la CE ha definito dei rimborsi standard per alberghi e viaria. Per i costi indiretti, la CE ha definito delle percentuali fisse di rimborso sia il settore privato come le PMI sei per il settore pubblico soprattutto nei casi di contabilità semplificata.

Il sistema dei controlli della CE Audit finanziari

7. I controlli della CE audit finanziari La CE realizza dei controlli a campione sulle dichiarazione dei costi presentati dai Beneficiari, controlli che vengono realizzati sia durante l’esecuzione dei progetti ma molto spesso dopo alcuni anni dalla conclusione degli stessi progetti I controlli finanziari si possono essere di tre tipi: Controlli ex–ante Controllo durante la realizzazione del Grant Audit finanziari entro i 5 anni dalla fine del progetto Obiettivi : valutare la regolarità e la legalità delle transazioni che originano i pagamenti, per la dichiarazione annuale del Direttore Generale misurare il tasso di errore statisticamente accettabile correggere una parte significativa del bilancio dagli errori sistematici, (estrapolazione + follow-up audits, liquidated damages) aumentare la consapevolezza generale tra i Beneficiari riguardo ai controlli, contribuendo alla protezione degli interessi finanziari dell’Unione prevenire la lotta alle irregolarità e frodi.

7. I controlli della CE audit finanziari Nel PQ5 la CE richiedeva alla fine di ogni progetto tutta la documentazione afferente ai costi sostenuti nel progetto; ma l’efficacia di questa pratica non fu soddisfacente; Nel PQ6 si inaugurò la procedura di richiedere ad ogni Beneficiario non più la documentazione dei costi, ma un Certificato di Audit “indipendente” che ne attestasse la veridicità; ma anche questa pratica non fu considerata adeguata. Nel PQ7, come sappiano, i Certificati di Audit non sono più richiesti, ma la CE ha rinforzato, in una politica di semplificazione, la realizzazione diretta di controlli a campione presso i Beneficiari oppure a Bruxelles. Perché questa strategia di controlli rinforzata? I controlli ex-ante hanno limiti nel fornire un livello sufficiente di assicurazione che le transazioni sono realizzate in conformità e nel rispetto delle regole; • Il livello di errore riportato dalla Corte dei Conti è percepito come elevato • la copertura statistica limitata e la scarsa rappresentatività del tasso di errore.

7. I controlli della CE audit finanziari I documenti da sottoporre a controllo contabile - finanziario : Costi diretti: sono i costo di tutto il personale (interno ed esterno) Curriculum vitae, contratto per progetto con indicazione della tariffa oraria ed il numero delle ore da lavorare, timesheet per ogni collaboratore debitamente firmati, fatture, bonifici bancari, registrazione dei costi in bilancio per progetto o se possibile contabilità per progetto, estratti bancari, riconciliazione tra costi di progetto e costi in contabilità Costi indiretti: sono i costi collegati alla realizzazione del progetto Spese di viaggio, spese di conferenze, ecc.., il motivo della partecipazione nel DoW, gli inviti per la partecipazione agli eventi, le agende o i programmi, i documenti progettuali presentati, copie del biglietto aereo o treno, ecc.. sono richiesti in fase di controllo Altri costi: apparecchiature, informatica; il ricorso a sottocontraenti deve essere chiaramente giustificato, limitato, e deve essere precisata la procedura di procurement

Effetti degli “errori sistematici ” e della “estrapolazione: 7. I controlli della CE audit finanziari Effetti degli “errori sistematici ” e della “estrapolazione: (figura 1) 1: elaborazione doc. CE DG Research DG A4 Vi.MORELLI M. DAL TOSO

7. I controlli della CE audit finanziari LE POSSIBILE CONSEGUENZE NEGATIVE UN AUDIT FINANZIARIO La CE può trarre le conclusioni di richiedere la restituzione parziale e/o totale dei fondi erogati al Beneficiario anche dopo 4 o 5 anni dalla conclusione del progetto. Le tipologie possono essere: In caso in cui la CE ipotizzi un mancato riscontro di alcuni costi effettuati con i costi richiesti: rimborso parziale In caso la CE ipotizzi che la contabilità di inattendibile perché basata su errori ricorrenti: rimborso totale l’Intervento dell’ufficio dell’OLAF in caso di frode

Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE

8. Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE Come sostenere le Imprese ed le PMI di CORRENTE per una migliore partecipazione ai progetti CE?

8. Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE La gestione finanziaria ed il management di un progetto Europeo vanno gestiti all’interno di un processo di qualità che ci permetta di assicurarci i migliori risultati Oltre alla diffusione tempestiva delle Informazioni relative ai bandi – realizzata in modo eccellente da APRE su tutto il territorio nazionale - i futuri Beneficiari di un finanziamento CE devono potersi assicurare: essere messi in contatto con i Consorzi europei più qualificati pianificare il progetto dal punto di vista tecnico e finanziario sin dall’inizio avere a disposizione le competenze necessarie definirsi un ruolo nel progetto in linea con le loro strategia aziendali curare in modo adeguato il processo di comunicazione delle attività svolte ottenere i migliori ritorni possibili in termini di strategia aziendale

8. Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE Sul piano tecnico, a valle del bando di gara pubblicato della CE ed al valle delle attività di informazione e comunicazione sulle opportunità, le aziende si aspettano: Semplificazione delle norme di partecipazione e consulenza legale per il GA e CA Riferimenti a progetto simili finanziati dalla CE negli stessi settori Supporto nella definizione del loro ruolo più idoneo nel consorzio Consulenza negli aspetti gestionali e finanziari Valorizzazione dei risultati in una logica di assets e di internazionalizzazione L’approccio sistematico e innovativo è di prevenire gli errori che purtroppo si trovano in questo processo, soprattutto nel caso nel quale i Beneficiari siano le PMI.

8. Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE L’approccio sviluppato dalla EBA offre una modello di gestione manageriale e finanziaria di interfaccia tra i requisiti del “Participant Portal” della CE sino al Sistema Gestionale aziendale. Solo un tale approccio di gestione può infatti assicurare la piena e positiva gestione di una progetto medio o grande che sia. dd

8. Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE

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8. Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE

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