Sintesi delle esperienze e dei contributi regionali Barbara De Mei Per il Gruppo Tecnico del CNESPS

Aspetti evidenziati dall’esperienza Comunicazione Formazione Questionario Campionamento Anagrafe Sanitaria Interviste Intervistatori Finanziamento Telefonia Privacy Iniziative sperimentali

Comunicazione Livello regionale Mezzi di comunicazione utilizzati Lettere Note per i Direttori Generali della Aziende Sanitarie per annunciare l’avvio di PASSI Organizzazione di incontri (riunioni) Coinvolgimento dell’Ufficio Stampa Conferenze stampa regionali e provinciali (dati studi 2005 – 2006 e presentazione della sorveglianza 2007) Articoli su quotidiani a diffusione regionale su riviste destinate a tecnici (operatori del Dipartimento di prevenzione, MMG, PLS), Sindaci della regione Web (regione Veneto web regionale per pubblicazione dell’approvazione del DGR per gruppo di lavoro PASSI e finanziamento delle AULSS aderenti)

Comunicazione Livello locale Mezzi di comunicazione utilizzati Lettere Comunicazione con i MMG Conferenze stampa Articoli su Bollettini di informazione della Azienda sanitaria (Regione Veneto rivolti ai dipendenti e diffusi nelle sale d’aspetto degli ambulatori specialistici e nelle farmacie dell’AULSS) Video su PASSI da proiettare nelle televisioni a circuito interno presenti nei punti CUP dell’AULSS Locandine da affiggere in farmacie convenzionate e ambulatori dei distretti e dei MMG. Convegni per operatori Reti di collaborazioni

Esempio di piano di comunicazione Regione Toscana

obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione Livello regionale target obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione tempi Coordinatori aziendali/intervistatori Facilitare l’elaborazione di proposte per l’organizzazione del sistema da condividere ai vari livelli Incontri, e-mail Già fatto Ordini dei Farmacisti delle Provincie, Collegi Provinciali IPASVI Sviluppare la consapevolezza dell’importanza del sistema di sorveglianza lettera Direttori Dipartimentali informare sull'avvio del sistema di sorveglianza comunicazione tramite lettera In corso FIMMG/SIMG/SIMET lettera/comunicato stampa

obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione Livello regionale target obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione tempi tutti i medici della Regione Toscana Sviluppare la consapevolezza dell’avvio del sistema di sorveglianza Passi articolo su rivista "Toscana Medica“, lettera ai Presidenti degli Ordini Provinciali. Pubblicato Maggio 2007 cittadini soci Coop della Regione Toscana Sviluppare la formazione di reti interne alla Regione per agevolare la diffusione e lo scambio di esperienze. articolo su periodico mensile “L’informatore” distribuito gratuitamente ai soci Coop (tiratura oltre 500.000 copie) In corso di stampa cittadini informare sul sistema di sorveglianza Passi per favorire lo sviluppo di reti di diffusione/scambio di esperienze articoli, comunicati stampa su testate giornalistiche (es La Nazione, La Repubblica); pagine web sul sito apposito della Regione In corso medici, operatori sanitari informare sull'avvio del sistema di sorveglianza articolo su rivista "Il sole 24 ore sanità" Direttori Generali Aziende Sanitarie comunicazione tramite lettera

obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione Livello ASL esterno target obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione tempi M.M.G. informare sull'avvio del sistema di sorveglianza; stimolarne la partecipazione attiva incontro con gruppi, associazioni In corso medici iscritti ai vari Ordini provinciali informare sull'avvio del sistema di sorveglianza articolo sul bollettino dell'Ordine locale S.d.S. ; Sindaci ; M.M.G Lettera cittadini informare sul sistema di sorveglianza Passi locandine/depliant presso studi medici, distretti ASL, farmacie, eventi stampa, media locali popolazione generale comunicati sul sito internet aziendale

obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione Livello ASL interno target obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione tempi medici ed operatori sanitari aziendali informare sull'avvio del sistema di sorveglianza articolo su periodico aziendale (tipo"INFORMASF") In corso comunicati sul sito intranet aziendale Direzione sanitaria di Presidio, Dipartimento Cure Primarie, Dipartimento Dipendenze informare sull'avvio del sistema di sorveglianza; favorire la condivisione degli obiettivi Lettera, incontro Responsabili U.O. professionali ASV e infermieri lettera Responsabili Sistema informativo Sviluppare la collaborazione necessaria all’avvio del sistema di sorveglianza Incontri vari Già fatto

Obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione Livello Regione/ASL Target Obiettivi comunicativi Messaggi leva mezzi di comunicazione tempi

Svolti tutti i moduli previsti Particolarità della formazione Effettuata la formazione dei coordinatori aziendali e degli intervistatori Prevista l’organizzazione di corsi sulla sorveglianza a livello locale Svolti tutti i moduli previsti Particolarità della formazione Modulo sul software e inserimento dei dati Workshop finale: alto numero di partecipanti soluzione

Modulo sul software e inserimento dei dati La formazione degli intervistatori sul software è prevista in una seconda fase Approfondimento sul campo a livello aziendale (tirocinio strutturato) Workshop Considerato il numero di intervistatori e coordinatori aziendali i partecipanti sono divisi in due gruppi Gli intervistatori sono divisi in modo tale che a ciascun incontro partecipino rappresentanti di tutte le Aziende Intervistatori e coordinatori aziendali partecipano tutti insieme al workshop

Questionario Uso della versione cartacea necessità di familiarizzare con il sistema e il questionario prima di passare alla versione elettronica Soluzione dei problemi logistici (postazioni, cellulari, ecc.) per consentire il passaggio Necessità di collaudare il software di inserimento dati

Questionario Uso della versione cartacea Commenti positivi riguardo la robustezza del sistema da parte di chi sta collaudando Mancanza di adeguata competenza, confidenza con computer non elevata Mancanza di adeguata dotazione informatica Al momento si lascia ai coordinatori aziendali il compito di inserire e inviare i dati (la formazione degli intervistatori sul software è stata prevista in una seconda fase)

Campionamento Campionamento effettuato da: Operatori della Struttura epidemiologica regionale/ aziendale CED in collaborazione con i coordinatori aziendali In alcuni casi la collaborazione con il CED per il campionamento è stata scarsa o discontinua (problemi per il rispetto dei tempi di spedizione delle lettere, elenchi dei titolari e sostituti con molti campi incompleti)

Anagrafe sanitaria Difficoltà di estrapolazione delle fasce di popolazione interessate con conseguente ritardo per elaborazione del campione A causa di problemi legati alla qualità e al mancato aggiornamento dell’anagrafe sanitaria Molte lettere sono tornate al mittente Diverse lettere sono state consegnate brevi manu sia agli utenti che ai medici curanti 

Poche persone hanno rifiutato di essere intervistate Interviste Poche persone hanno rifiutato di essere intervistate Rifiuti Alcune persone titolari hanno rifiutato l'intervista perché hanno considerato troppo lungo il tempo necessario per la compilazione del questionario

Intervistatori Intervistatori non riescono a condurre tutte le interviste nell'orario di lavoro Possibili problemi per le sostituzioni degli intervistatori dopo i pensionamenti o i trasferimenti E’ necessario prevedere modalità per favorire l’effettuazione delle interviste (motivazione degli intervistatori, soluzioni per le telefonate extra-orario di servizio) E’ necessario prevedere un sistema incentivante per una tenuta nella qualità del lavoro Possibile soluzione

Possibili soluzioni Riconoscimento dell'orario certificato dal responsabile aziendale Verifica sulla possibilità di sostenere progetti di produttività aggiuntiva e/o ore di straordinario Messa a disposizione degli intervistatori di schede prepagate e/o cellulari aziendali Acquisto di memorie portatili, cuffie e altro materiale utile

Finanziamento del sistema La realizzazione della sorveglianza è sostenuta materialmente da: risorse provenienti dal CNESPS (ISS) Risorse provenienti dall’attività di interfaccia con il CCM Fondi propri stanziati dalle Regioni per finanziare le ASL

Telefonia Possibile soluzione Mancanza di attivazione di linee telefoniche abilitate per tutto il territorio provinciale e per tutta la telefonia mobile Alcune interviste possono essere effettuate solo chiamando cellulari Vi sono anche i casi in cui gli intervistandi chiedano di essere chiamati in orari o giorni di chiusura degli uffici Difficoltà nel reperire alcuni recapiti telefonici Presenza di omonimi Diffuso utilizzo di telefoni cellulari i cui numeri non sono sempre reperibili Necessità di disporre di una stanza da cui effettuare le chiamate, che garantisca la necessaria riservatezza Possibile soluzione

Possibili soluzioni Per le telefonate extra orario sembra percorribile la strada delle carte telefoniche pre-pagate o la fornitura di telefoni cellulari aziendali Ricorso all'anagrafe comunale Altro………..  

Campagna Genitori Più (Regione Veneto) Sperimentazione aggiuntiva Campagna Genitori Più (Regione Veneto) Utilizzo del contatto telefonico per una valutazione di impatto della campagna nella popolazione Obiettivo della rilevazione Valutare se la popolazione ha sentito parlare della Campagna e attraverso quale mezzo mediatico A tale scopo è stato predisposto un foglio da aggiungere al questionario, con due domande da somministrare al termine dell’intervista prima di salutare e ringraziare l’intervistato

Sperimentazione aggiuntiva Campagna Genitori Più Iniziativa sperimentale Iniziativa concordata con il GT Non si tratta di un modello aggiuntivo Non comporta modifiche al questionario PASSI Le domande sono inserite alla fine dell’intervista Viene utilizzato un foglio aggiuntivo separato dal questionario Viene proposta dall’intervistatore in modo adeguato e omogeneo Ha una durata limitata nel tempo

Privacy Aspetti rilevanti comunicazione al medico curante dei nominativi dei propri assistiti estratti in qualità di titolari/sostituti assenza di individuazione delle modalità di manifestazione dell’eventuale rifiuto prima della telefonata da parte dell’intervistatore

Grazie per l’ascolto e buon lavoro!