Presentazione KMS Enel

Il Knowledge System: le componenti Identificare e attivare communities of practices Progettare sistemi professionali integrati Competenze Community Knowledge Progettare strutture e ruoli per la diffusione del knowledge (Knowledge project, knowledge roles, Learning Histories, …) Mgmnt Piattaforme tecnologiche flessibili, non ICT driven, di facile manutenibilità Canali Cooperazione

I contenuti del Knowledge Management System I servizi ai dipendenti/clienti Sistema Professionale Componente Organizzativa Base Specialistica In sviluppo Matura Riferimento professionale Area Professionale xyz Diversi fabbisogni di competenza Livello di approfondimento Specialistico Avanzato Quadro normativo di riferimento Modello di servizio ai dipendenti/clienti Front end Servizi ai dipendenti/clienti Modello Organizzativo (Processi, strutture, etc…) Servizi e processi organizzativi Knowledge Management System Il Knowledge Management System supporta da un lato la diffusione/sviluppo delle competenze delle singole famiglie professionali e dall’altro l’accesso alle informazioni, documentazione, etc… necessarie per la corretta gestione dei processi di servizio verso i dipendenti.

Gli obiettivi del progetto 1 Definizione delle logiche di profilazione degli utilizzatori della intranet in relazione al modello di gestione della stessa e alla necessità di collegamento/integrazione con le intranet delle società del Gruppo. 2 Definizione del modello di Knowledge management della Funzione Risorse Umane del Gruppo come strumento per favorire efficienza e integrazione ai diversi livelli.

Sottoprogetto 1 Profilazione

Gli obiettivi della Intranet di Gruppo Supportare i processi di Knowledge Management all’interno del Gruppo Recuperare Efficienza Migliorare la Comunicazione all’interno del Gruppo Rendere accessibili a tutti Informazioni utili e Servizi accessori Supportare la gestione di Progetti Profilazione

Il sistema di profilazione Per Sistema di Profilazione si intende l’insieme delle logiche e delle regole operative che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione dei potenziali utilizzatori. Profilazione

Le dimensioni Profilazione COMUNITÀ DI PRATICHE PROCESSI INQUADRAMENTO Aggregazioni di profili professionali che condividono luoghi di utilizzo e produzione di competenze e rappresentano i destinatari dell’insieme dei servizi forniti dal KMS Processi trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc. PROCESSI INQUADRAMENTO Inquadramento dei dipendenti, in termini di livello contrattuale o di macro categorie (es: Dirigenti, Quadri, Impiegati) TERRITORIO Collocazione geografica del dipendente sul territorio Profilazione AREA DI BUSINESS Insiemi di società del Gruppo accomunate dalle caratteristiche del business gestito SOCIETÀ Azienda d’appartenenza del singolo dipendente Progetti trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc. PROGETTI E’ una dimensione che consente di creare un’offerta di servizi dedicata a particolari categorie oggetto di specifiche politiche di gestione (talenti, neo assunti ecc.) POLICY

Un’altra possibile dimensione Comunità di Pratiche Macroprocesso 1 Macroprocesso 2 Profilazione Macroprocesso n Le comunità di pratiche potrebbero avere al loro interno delle sottocomunità dedicate al presidio di specifici MACROPROCESSI ai quali possono essere associate specifiche esigenze di knowledge In tal caso, il portale di comunità sarà articolato in specifiche sottosezioni il cui accesso potrà essere riservato solo ai membri delle sottocomunità (es: nel portale della Community PO, potrebbero essere presenti sezioni dedicate a Training, HR Planning, Relazioni Industriali ecc.)

La tipologia di servizi offerti sui portali La tipologia di servizi offerti sui portali è articolata in modo da “coprire” tutte le principali esigenze di knowledge. SERVIZI INFORMATIVI SERVIZI DI COMUNICAZIONE Profilazione TOOLS SERVIZI ACCESSORI SERVIZI DI FORMAZIONE E SVILUPPO

Le logiche di utilizzo della profilazione Comunità 1 Comunità 2 Comunità 3 A ciascuna dimensione è associato un insieme di servizi definito sulla base delle specificità delle stesse Area di business 1 Area di business 2 Area di business 3 Profilazione Inquadramento 1 Inquadramento 2 Inquadramento 3 Territorio 1 Territorio 2 Territorio 3 Ogni dipendente va connotato attraverso le dimensioni di classificazione e, sulla base di questa connotazione, accede al proprio “Portafoglio Servizi”

Le logiche di utilizzo della profilazione (segue) Portafoglio PROFILO servizi Comunità Area di business 1 Comunità Aree di di Pratiche Business Oggetto 1 Oggetto 2 Società Territorio Comunità di pratiche x Inquadramento Inquadramento Oggetto 1 Oggetto 2 Profilazione Società Progetti Processi Oggetto 1 Oggetto 2 Policy Il Portafoglio Servizi è dinamico perché, da un lato, gli insiemi di servizi legati alle diverse dimensioni variano nel tempo e, dall’altro, il profilo del dipendente può variare nel tempo (es: modifiche inquadramentali, mobilità fra società del Gruppo ecc.)

Le logiche di utilizzo della profilazione (segue) Per ogni dipendente viene creata una “scheda profilo” composta di “campi” che consentono di connotarlo in relazione alle dimensioni di segmentazione I campi sono compilati in sede di assunzione e aggiornati automaticamente nel tempo sulla base delle informazioni contenute nei sistemi informativi del personale Profilazione Questa logica di associazione utente-portafoglio ha due pregi: l’aggiornamento del portafoglio avviene in maniera automatica parallelamente all’aggiornamento dell’insieme dei servizi legati a ciascuna delle dimensioni della segmentazione il sistema di profilazione può essere collegato all’HRMS (SAP HR) per tenere costantemente allineato il portafoglio servizi con la collocazione organizzativa occupata dalla persona nel Gruppo

Knowledge Management PO Sottoprogetto 2 Knowledge Management PO

Il processo operativo seguito Individuazione dei macroprocessi / sottocomunità Censimento delle fonti di knowledge con i process owner Knowledge Management Razionalizzazione / Standardizzazione delle fonti Creazione delle procedure di gestione

I macroprocessi Knowledge Management Il gruppo di progetto ha individuato, all’interno della Community, 8 “ambiti professionali” da indagare per individuarne le specifiche necessità di knowledge in relazione alle ATTIVITA’ SVOLTE e alle COMPETENZE necessarie per svolgerle Strutture, Organizzazione e Processi di Cambiamento HR Planning Sviluppo Organizzativo Gestione Dirigenti Gestione delle Relazioni col Personale e Rapporto di Lavoro Politiche Retributive e Compensation Training Relazioni Industriali Knowledge Management

Il censimento delle fonti Per rilevare le diverse fonti di conoscenza impiegate dai membri delle sottocomunità di PO, si sono coinvolti nel lavoro esperti/process owner di tutti i macroprocessi individuati nella comunità Gli strumenti utilizzati sono Knowledge Management MATRICE PROCESSI COMPETENZE Associa alle diverse attività di processo le competenze necessarie a svolgerle 8 SCHEDE ANALITICHE DI PROCESSO Per ogni processo, associano alle diverse attività le fonti di conoscenza necessarie, in termini di tools e di servizi informativi e di comunicazione interni/esterni

Il censimento delle fonti (segue) Nella fase di rilevazione delle fonti si sono rilevate Fonti AS-IS Fonti TO-BE Knowledge Management E’ il portfolio di “oggetti” di conoscenza utilizzati oggi nello svolgimento delle attività E’ l’insieme di fonti nuove che il sistema deve mettere a disposizione delle persone sulla base delle loro necessità operative e di sviluppo professionale

Razionalizzazione/standardizzazione delle fonti di knowledge Per ogni oggetto conoscitivo si sono definite le “Schede-Oggetto” necessarie a caratterizzarlo in modo standard Knowledge Management

Razionalizzazione/standardizzazione delle fonti di knowledge (segue) Sono state anche individuate, per ogni oggetto di comunicazione, le strutture organizzative che attualmente ne producono i contenuti (owner), nell’ottica di “guidare” la definizione delle rispettive procedure di alimentazione OGGETTO OWNER Contratti di lavoro Altri accordi Benchmark Banche dati Codice Etico Lettere Vertice Documenti con Linee Guida Documenti con policy Studi Manualistica SAP HR Manualistica HRA Manualistica MIPAS Atti di seminari e congressi Presentazioni Link d’interesse esterni Sezioni Intranet Case Study ………………. RI Holding/RI Società RI Holding/Società Strutt. Emittente Holding Svil. Org. Holding Vertice Svil Org Holding APE Tutti Holding/PO Soc. Sedi Centr ……………………………. Knowledge Management

Creazione delle procedure di gestione- I ruoli 1° LIVELLO Valida i contenuti di sua competenza; Fornisce le linee guida per la validazione dei contenuti la cui gestione è delegata ai livelli inferiori VPA 2° LIVELLO Pubblica i contenuti a lui delegati in base alle linee guida fornite dal VPA; Effettua la supervisione e quando necessario autorizza e pubblica contenuti di competenza degli OFP di società OFP in CPO Knowledge Management 3° LIVELLO Pubblica i contenuti a lui delegati in base alle linee guida fornite dal VPA; Inoltra al 2° livello i contenuti la cui pubblicazione è vincolata ad una autorizzazione superiore OFP in PO di Società

Creazione delle procedure di gestione Ipotesi di processo “tipo” VPA OFP I LIV Rispetta le Linee guida Fornisce le linee guida Riceve l’informazione SI NO OFP II LIV STOP Pubblicazione del contenuto Inoltra all’OFP di Livello superiore Knowledge Management NO NO Struttura XZ OFP II LIV È di sua competenza Rispetta le Linee guida Produce un nuovo contenuto Riceve l’informazione SI SI