Comune di Brusnengo

CONOSCERE PER AMMININISTRARE SAPERE PER GOVERNARE CONOSCERE PER AMMININISTRARE RINGRAZIAMENTI la Cisl per aver organizzato questo convegno la Cisl di Biella per aver appoggiato, in questi dieci anni, il progetto del comune tutto digitale tutti i collaboratori del comune per avermi seguito, in questi dieci anni, nella esaltante avventura del cambiamento e del continuo miglioramento un cordiale saluto a tutti i presenti al convegno.

PRESENTAZIONE DEL COMUNE TUTTO DIGITALE Brusnengo ha: 10 kmq di territorio Territorio senza frazioni sparse 2200 abitanti 7,8 (quasi otto) dipendenti, compreso segretario, un vigile e due cantonieri

Uffici: processo documentale Il comune è completamento digitalizzato, tutte le attività degli uffici sono svolte utilizzando programmi computerizzati integrati; lo abbiamo realizzato in 10 anni, step by step, dando obbiettivi concordati con i vari collaboratori, conferendo loro la retribuzione di risultato in funzione dei risultati raggiunti. Ogni dato ha un responsabile solo, viene caricato nel sistema informativo una volta sola ed è utilizzato da tutti, evitando duplicazioni e sfasamenti. Abbiamo raggiunto la digitalizzazione del 100% dei documenti; il nostro sistema documentale integrato “Olimpo” gestisce: i documenti cartacei scannerizzati, i fax (fax server), gli sms (sms server), le e-mail ed i testi. Tutti i vari tipi di documenti sono facilmente rintracciabili con infinite parametrizzazioni; finalmente troviamo tutto velocemente. Il processo del protocollo è automatizzato all’80% e sta scomparendo come attività pratica incentrata in una unica persona, ogni responsabile del servizio si protocolla le e-mail ed i documenti redatti in uscita firmandoli tutti digitalmente.

Uffici: processo documentale Il sistema gestionale documentale è integrato con la rubrica ed utilizza indirizzo, e-mail e numero fax in automatico, preparando e-mail con allegati e spedendo fax ed sms dal server. Tutti hanno una pec e la firma digitale; nel 2012 abbiamo firmato digitalmente il 95% degli atti in uscita Il server fa anche da centralino, sostituendo la segretaria, cliccando su un numero di telefono effettua in automatico la chiamata; ha installato due sim con due numeri di cellulare ed i cittadini possono chiamare il comune da cellulare risparmiando il 25%. Il centralino per le telefonate in uscita utilizza le sim e fa risparmiare il 25% anche al comune. Possiamo ricevere e mandare SMS ai cittadini singoli o suddivisi per gruppi di utenze in automatico, es per le emergenze, per avvisi vari. Abbiamo attivato il progetto “Filo diretto col comune”. I cittadini possono: mandare messaggi al comune per richieste e segnalazioni varie, gestiti dal protocollo accreditarsi al sito con ID e PW personale, per redigere l’autocertificazione scaricando dati dal server del comune e calcolare in automatico IMU e F24

Uffici: processo ufficio tecnico e protezione civile Abbiamo il SIT dei cimiteri e del territorio, abbiamo creato 80 layers (disegni digitalizzati) di tutti i piani, di tutti i vincoli, delle vie e dei numeri civici, fotografato tutti gli edifici e scannerizzato tutte le licenze edilizie fino agli anni cinquanta. Dal Catasto riceviamo in automatico: i docfa, le planimetrie i frazionamenti la cartografia aggiornata Dalla Agenzia delle Entrate riceviamo tutte le varie banche dati Abbiamo un programma “geodetective” per incrociare dati e scoprire eventuali evasioni e errori Il sistema prepara lettere con indirizzi in automatico….dobbiamo solo spedire

Uffici: processo ufficio tecnico e protezione civile Rilasciamo C.D.U. in pochi minuti automaticamente e li utilizziamo come preanalisi delle domande di costruzione. Cliccando sul numero civico vediamo foto casa, abitanti residenti, foto abitanti, eventuali invalidi, idranti pozzi e piscine, tutte le licenze edilizie, le planimetrie catastali e i pagamenti ici, tarsu, tosap. Abbiamo ridisegnato molti flussi di lavoro ed attuiamo la archiviazione sostituiva digitale, evitiamo lavoretti inutili ad esempio: - la pubblicazione viene fatta automaticamente con un clic ed il messo ha la firma digitale per validare le pubblicazioni. Le sezioni di censimento con vie e numeri civici le abbiamo create in cinque minuti, caricando il layer delle LAC nel nostro SIT… generando in automatico la tabella: sezioni, vie numeri, civici

Organizzazione Abbiamo un’applicazione di business intelligence e teniamo sotto controllo in modo automatico il bilancio e la cassa che in 12 anni non è mai andata in negativo…. ma nel 2013 cosa succederà??? Abbiamo attivato il tele-lavoro, che utilizzo per lavorare da casa e dagli alberghi quando sono in missione, così posso leggere e protocollare, distribuire documenti sul quaderno di lavoro digitale ai collaboratori. Usiamo le tecniche giapponesi “Just in Time” (ottimizzazione e lotta agli sprechi), “Kaisen” (miglioramento continuo) e facciamo riunioni di “Brain Storming”, per ricercare ulteriori nuovi miglioramenti. In poche parole ho il cruscotto del sindaco da cui vedo tutto…

Organizzazione Nel 2011 siamo stati premiati allo Forum PA di Roma, allo SMAU di Milano e al concorso “E-gov” di Rimini per il progetto: “Il cruscotto del sindaco nel comune tutto digitale” Nel 2012 siamo stati premiati al Forum PA di Roma per il progetto: “Doppio filo diretto col comune e controllo magico” Nel 2013 abbiamo presentato al Forum PA di Roma il progetto, in corso di valutazione: “Navigatore esperto per Uffici, Professionisti e Cittadini”

SITUAZIONE AL 31 DICEMBRE 2012

SITUAZIONE ALL’8 MAGGIO 2013

Abbiamo applicato i decreti Digit PA Costo: in 10 anni fra HW e SW circa €100.000 Le nostre banche dati sono di circa 300 Giga Gli ambienti sono in SQL, per garantire accessi veloci e sicuri L’ambiente dati e programmi sono stati virtualizzati e migrati in VMWARE per effettuare ripristini in tempi brevi Abbiamo il doppio server per ripristini veloci in caso di rotture Abbiamo sostituito i PC con Thin Clients per risparmio energetico e maggiore sicurezza Abbiamo tre tipi di salvataggio dati, i supporti coi dati sono portati due volta al mese in cassetta di sicurezza Stanza CED isolata dal pubblico IL PATTO DI STABILITA’ ci ha bloccato Il Cloud Computing con salvataggi remoti almeno a 200 km Accessi via WEB per lavorare in caso di disastro (Comune e Banca) SIT installato nel sito del comune per con accesso personalizzato ai cittadini accreditati

BENEFICI COMUNE TUTTO DIGITALE Circa 50% di carta in meno Risparmiamo 6000 ore di lavoro, pari a circa due persone Una persona in meno rispetto al 2001 Evitiamo duplicazione e sfasamento dei dati La memoria storica è nel computer, le persone hanno ed avranno un alto turnover...non potranno sapere ricordare Maggiore certezza dell’azione amministrativa Evitiamo errori banali Il sistema ci guida ed aiuta nella azione amministrativa Con una applicazione di business intelligence teniamo sotto in modo automatico controllo la cassa, in 12 anni che sono in comune non è mai andata in negativo

Limitazioni, regole e imposizioni (2009) Spese per relazioni pubbliche, convegni, mostre pubblicità e di rappresentanza ridotte al 20% Spesa per studi, incarichi di consulenza: riduzione 80% Spesa Revisore del Conto riduzione 10% Non possono essere fatte sponsorizzazioni (contributi) Spese missioni ridotte del 50% Spese per la formazione del personale ridotte del 50%, no rimborso spese auto Limitazioni nelle assunzioni del personale, i dipendenti invecchiano e non c’è ricambio….cosa faremo???

Limitazioni, regole e imposizioni DURC, CUP, CIG e patto stabilità ci stanno creando carichi di lavoro insostenibili sono in contrasto con il pagamento entro 30 gg di ogni fattura Introduzione IMU nel 2012 in corso d’anno, adesso si parla di ICS nel 2013, stanno scherzando?? Tares nel 2013 dovremo aumentare del 30% per coprire al 100% il costo del servizio e approvare regolamento Dobbiamo cambiare i siti dei comuni ed adeguarli a trasparenza ed anticorruzione e pubblicare un mare infinito di informazioni, di dati, mantenendoli nei siti web per anni Piccolo problema gli spazi web, la modifica dei programmi per estrarre e caricare in automatico i dati costano cosa facciamo col patto di stabilità…

AUMENTO INCONTROLLATO DEI CARICHI DI LAVORO Ho fatto un censimento delle banche dati che dobbiamo alimentare (vi risparmio gli acronimi delle sigle) e tutte hanno: una metodologia diversa di caricamento dati… si accede tramite internet: un codice ed una pw diversa per l’accesso Uff Tecnico 10 accessi Segreteria 2 accessi Servizi finanziari 22 accessi Polizia municipale 2 accessi Tributi 11 accessi Anagrafe 11 accessi TOTALE 58 CONSIP MEPA STAZIONE UNICA APPALTANTE

Limitazioni, regole e imposizioni “Ultimi nati 2013” Sito MEF per spazi patto stabilità Sito MEF certificazione dei crediti nei confronti delle PA Regione per spazi patto stabilità GEDAP ministero funzione pubblica curriculum e tassi assenza e presenza personale MEF relazioni varie su concessioni, partecipazioni….beni immobili TOTALE 66 Per tutti CIG, DURC E CUP

Limitazioni Patto di Stabilita’ x Brusnengo Ipotizzando di non fare lavori pubblici (problema..) dovremo “risparmiare” 53.000 € sulla spesa corrente……più eventuali tagli ai trasferimenti Abbiamo fatture per 80.000 € da pagare per lavori fatti nel 2012…aspettiamo gli spazi dal MEF.. Stiamo aspettando circa 50.000 € da Regione per lavori fatti e pagati..nel 2012 Dovremo aumentare le tasse….!?? Oppure limare tutto: ho celebrato il 25 aprile senza corone manifesti e fiori, per risparmiare € 600, le corone le hanno fatte le scuole elementari e i manifesti li ho fatti io….. P il 2013 non chiederò il rimborso spese, benzina e autostrada al comune….

Miglioramenti Uffici bloccati dal Patto di stabilità Foto da satellite georeferenziate Sistemi esperti di intelligenza artificiale per interpretare semanticamenti i documenti e protocollarli in automatico, per analizzare in automatico i permessi di costruzione Marca da bollo temporale e timbro digitale Carta di identità elettronica

Situazione attuale Abbiamo quattro convenzioni con quattro comuni diversi e una comunità montana, per ottimizzare i costi del personale. Abbiamo raggiunto il 67% di raccolta differenziata con il porta a porta di tutto, il territorio è più pulito ed ordinato, l’igiene è migliorata non dobbiamo più lavare campane e cassonetti…... stiamo lavorando ad un progetto per raggiungere il 90% entro il 2014 Nel 2012 i responsabile dei servizi ci hanno regalato circa 700 ore di straordinari… In questi ultimi 12 anni non abbiamo mai avuto un negativo di cassa… Nel 2007, visto il gioco delle tre carte inerente i trasferimenti, abbiamo aumentato quasi al massimo possibile ICI e IRPEF, abbiamo salvato i bilanci futuri

Associazionismo obbligatorio TUTTI QUESTI RISULTATI DEL COMUNE DI BRUSNENGO SONO A RISCHIO Convenzione o unione (per adesso unione per due servizi) Per il 2014 stiamo discutendo animatamente

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Grazie alla Regione è stato abbassato da 10.000 a 3.000 il limite per l’associazionismo Non si può forzare un simile cambiamento per decreto, occorre un testo unico, mancano regole chiare, ognuno interpreta e applica secondo il proprio criterio… Mancano gli studi di fattibilità, con la comparazione di costi e benefici e la valutazione dei risparmi che il Paese Italia otterrebbe da questa legge… che ci impone di eliminare convenzioni e unioni in atto per creare nuove unioni e/o convenzioni… che garanzia avremo che funzioneranno meglio delle attuali??? Dobbiamo cambiare forzatamente, in tempi brevi (mancano i tempi tecnici), senza maggiori costi (impossibile) Gli studi inerenti ai fabbisogni standard non sono ancora ultimati e non conosciamo i risultati malgrado tutto hanno comunque deciso…...salviamo l’Italia con l’associazionismo

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Le Comunità montane, ormai commissariate, e le attuali unioni collinari e di pianura hanno avuto anni di tempo e consistenti sovvenzioni da Stato e da Regione, noi avremo pochi contributi da Regione e poco tempo Dovremo nel 2014 sciogliere tutte le convenzioni in atto inerenti il personale, il comune di Brusnengo avrà seri problemi di personale…esuberi per bassi skill e carenza per UT e Servizi Finanziari Si mescolano comuni con patto di stabilità con gli altri senza, poco propensi alle nostre problematiche (lavori pubblici) I comuni capo convenzioni potrebbero avere problemi di patto di stabilità

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Nasceranno problemi per le sedi, le attrezzature HW (un server unico per tutti i comuni), SW nuovi per gestioni associate (chi cambia fornitore e programmi?…..e chi impara i nuovi programmi?….) Ambiente dati diversi: avanzati SQL e VM WARE e alla vecchia maniera “granulari” Nasceranno problemi per sedi, per cambiamenti di ruolo del personale: spostamenti mansioni responsabilità esuberi eventuali per bassi skill Dovremo pagare il Segretario dell’Unione e comprare i programmi, i server per unire i comuni almeno digitalmente, Noi cosa faremo col patto di stabilità? Aumento tasse? Non ci associamo? Non rispettiamo patto di stabilità??…

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Tutto questo enorme cambiamento, dovuto ad una legiferazione continua, a volte contrastante, fatta per decreti, imposta con tempi ristretti, dovrà essere recepito dai collaboratori senza aumenti di stipendio….. STIAMO CAMBIANDO TUTTI I MOTORI DI UN AEREO IN VOLO, cosa notoriamente impossibile, rischiamo il disastro e la destabilizzazione dei piccoli comuni

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Siamo preoccupati perché non capiamo il motivo di questo cambiamento; i comuni come Brusnengo ce ne sono tanti e sono piccoli e virtuosi. Siamo sconsolati perché è da anni che passa il messaggio, sia da destra e da sinistra, che la rovina dell’Italia sono i piccoli comuni (quasi tutti al nord), perché siamo tanti e costiamo. Il costo dei piccoli comuni è legato ai territori ed alle infrastrutture e non certo dal costo della politica locale e dei dipendenti. E’ molto problematico amministrare un comune in questo momento di massimo cambiamento e di restrizione di ogni tipo, personalmente mi sento: “Sindaco Commissariato” e Sindaco di serie “B”

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Realizziamo un bel testo unico concordato con i vari attori e le associazioni dei comuni (anci, anpci); ci metteremo due anni, ma faremmo sicuramente qualcosa di valido e non solo fumo negli occhi, fatto da destra e da sinistra, per calmierare i mercati. E’ ora di crescere ed avere un minimo di pensiero laterale nel prendere le decisioni, per evitare che Fondo Monetario e Unione europea ci mandino gli ispettori, in modo da creare lavoro, ricchezza, benessere e non solo tasse burocrazia e tagli, come è successo in questi ultimi 10 anni. Poi decidiamo cosa fare dei piccoli comuni…io ho una idea…. Scriviamo leggi chiare ed inattaccabili e coordinate, che non entrino in contrasto fra di loro e che non siano di difficilissima interpretazione. Mettiamo più rappresentanti dei piccoli comuni nella conferenza stato e città..

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Lasciamo che sia il territorio a decidere e diamo sovvenzioni per chi si aggrega come era in passato, vorrei ricordare che già oggi quasi tutti i comuni hanno unioni e convenzioni frutto di un decennale lavoro di interscambi… Ridiamo autonomia ai comuni, eliminiamo l’eccessivo centralismo burocratico statale, es: estrazione revisori dei conti, CIG, DURC e CUP, creano lavoro eccessivo nei piccoli comuni. Riduciamo numero Parlamentari e i loro appannaggi, diamo la possibilità al cittadino di sceglierli. Introduciamo il terzo mandato per tutti le varie cariche….

ASSOCIAZIONISMO FINO A 3000 ABITANTI Il governo dovrebbe rimandare Tares Anti corruzione Trasparenza nel 2014 Associazionismo nel 2016….perchè non si risparmia ...e per i primi anni avremo costi disservizi, problemi e conflitti con il personale

GRAZIE PER L’ATTENZIONE