Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 1 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 IL BUDGETING come competenza critica di progettazione e di gestione

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 2 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Il budgeting è un elemento essenziale nella progettazione e gestione di uniniziativa in quanto consente un approccio per obiettivi un corretto dimensionamento delle risorse un controllo dellefficienza dellintervento

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 3 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 I momenti critici per la definizione e la gestione del budget Definizione del bilancio preventivo (presentazione della candidatura) Riformulazione iniziale Rendicontazione intermedia e finale Riformulazione in itinere (modifiche di bilancio)

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 4 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Le voci di costo del piano finanziario (e i relativi massimali) Costi del personale Costi operativi Spese di viaggio e soggiorno Spese relative alle TIC (15% del budget totale) Spese di produzione Spese generali (7% del budget totale) Altre spese Costi di subappalto (30% del budget totale)

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 5 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Costi del personale Qualsiasi remunerazione corrisposta ad una persona legata ad un organismo membro del partenariato o che lavori sistematicamente o periodicamente per il progetto (quale che sia la sua condizione giuridica) ex Manuale amministrativo e finanziario

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 6 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Costi operativi Spese di viaggio e soggiorno Spese relative alle tecnologie dellinformazione e della comunicazione (TIC) Spese di produzione Spese generali Altre spese

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 7 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Spese di viaggio e soggiorno Ø Viaggi direttamente legati al progetto ed effettuati da personale degli organismi partner Ø Soggiorni con costi in linea con i massimali previsti dal Manuale amministrativo e finanziario

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 8 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Spese per le TIC Ø Acquisto, noleggio o leasing di apparecchiature informatiche o audiovisive e spese relative al tempo di connessione Ø Costi sostenuti durante il periodo contrattuale Ø In caso di acquisto, imputazione al progetto del solo tasso annuo di ammortamento

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 9 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Spese per le TIC - Alcuni esempi Ø Hardware Ø Software Ø Collegamenti a Internet Ø Consultazione banche dati Ø Noleggio videoproiettore

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 10 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Spese di produzione Ø coerenti con le attività progettuali Ø connesse con la realizzazione dei prodotti Ø sostenute direttamente da uno degli organismi partner Ø non riconducibili a nessuna delle altre voci

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 11 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Spese di produzione - Alcuni esempi Ø Toner per stampanti / fotocopiatrici Ø CD-Rom vergini Ø Risme di carta per la riproduzione di prodotti e materiale promozionale del progetto (brochure, inviti…) se realizzati da un organismo partner

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 12 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Spese generali Ø spese per comunicazioni (telefono, posta), Ø duplicazione materiali (fotocopie), Ø cancelleria, Ø affitto sale congressuali, Ø carta - CD-Rom - toner per uso ordinario se realizzati da un organismo partner e specificamente riferite al progetto

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 13 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Altre spese Ø non previste nelle altre categorie Ø necessarie per lo svolgimento delle attività progettuali Ø chiaramente identificabili ed adeguatamente motivate

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 14 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Altre spese – Alcuni esempi Ø Acquisto di libri, abbonamento a riviste Ø Quota di partecipazione ad una conferenza Ø Gettone di presenza ad un relatore per seminario di chiusura del progetto

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 15 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Costi di subappalto Qualsiasi somma corrisposta ad un soggetto esterno al partenariato che svolga unattività specifica su commissione ex Manuale amministrativo e finanziario

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 16 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Costi di subappalto – Alcuni esempi Ø Consulenze Ø Stampa pubblicazioni Ø Traduzioni Ø Pacchetto organizzazione seminari/convegni se effettuate da soggetti esterni al partenariato

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 17 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Come imputare correttamente le spese? Es. Per distinguere tra la voce Personale ed il Subappalto, occorre verificare se il partenariato possiede le competenze specifiche per la realizzazione dellattività e in caso negativo… a) Inserire lesperto nello staff di uno degli organismi partner (costo del personale) b) Prevedere il ricorso alloutsourcing (costo di subappalto)

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 18 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Predisposizione di un resoconto delle attività svolte e delle spese sostenute a metà del progetto ed alla sua conclusione La rendicontazione intermedia e finale

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 19 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 La rendicontazione intermedia e finale Voci di bilancio forfetarie Costi del personale Spese generali Voci soggette a rendicontazione di dettaglio Costi operativi (tranne Spese generali) Costi di subappalto

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 20 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Le voci forfetarie Limporto è stabilito allatto dellapprovazione e non può essere modificato (Forfait) Le relative spese non vanno rendicontate con il supporto di documentazione giustificativa Le spese sono riconosciute previa valutazione –del conseguimento degli obiettivi/della realizzazione dei risultati del progetto –della qualità del prodotto finale

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 21 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Le voci soggette a rendicontazione Le spese sono riconosciute previa valutazione –della documentazione giustificativa –dello stato di avanzamento del progetto É dunque necessario produrre i giustificativi delle spese sostenute

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 22 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Come rendicontare? Predisporre un sistema costante di monitoraggio della spesa e di verifica dello stato di avanzamento del progetto Raccogliere sistematicamente la documentazione giustificativa per le voci soggette a rendicontazione di dettaglio

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 23 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno La riformulazione in itinere Introduzione di modifiche al bilancio approvato, che possono riguardare la ripartizione tra le voci di spesa la distribuzione del budget tra partner

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 24 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Condizioni per lammissibilità delle modifiche Il costo complessivo del progetto deve rimanere invariato I cambiamenti di importo delle singole voci o nella ripartizione tra partner devono essere giustificati e non alterare la natura del progetto Le modifiche non possono interessare le voci forfetarie

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 25 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Come introdurre le modifiche? Per cambiamenti inferiori al 10% delle voci ed a euro: il cambiamento va comunicato preventivamente allAgenzia Nazionale Per cambiamenti superiori al 10% delle voci ed a euro: il cambiamento va valutato ed eventualmente autorizzato dallAgenzia Nazionale (emendamento)

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 26 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Lo strumento principale di riferimento per la definizione e gestione del budget di un progetto Leonardo da Vinci è il Manuale Amministrativo e Finanziario

Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 27 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal, 3-4 giugno 2003 Durata 18 mesi: 20/12/2002 – 19/06/2004 Ammissibilità delle spese: 20/12/2002 – 19/06/2004 Scadenze contrattuali AN – PROTOMA Rapporto Finale: 19/08/2004 PROGETTO PROTOMA