Gestione dei Progetti Introduzione Evoluzione dell’organizzazione aziendale L’area del “Fare” in azienda: le Operations Il progetto: definizioni e caratteristiche Il Project Management Condizioni

Definizione di Progetto “…I progetti intendono produrre determinati risultati entro un dato istante di tempo ed un dato budget. Essi tagliano le linee (funzionali) dell’organizzazione. Sono compiti unici e mai completamente uguali a progetti precedenti…Un progetto può essere visto come l’intero processo di creazione di un nuovo prodotto, una nuova industria o altri risultati specifici. Il risultato da ottenere, spesso, riceve molta più attenzione del processo con il quale è ottenuto. Di fatto entrambi, prodotto e processo, devono essere oggetto di una gestione efficace… ” da R.D. Archibald, “Managing High-Technology Programs and Projects”, New York,Wiley, 1976.

Definizione di Progetto Qualsiasi iniziativa non di routine Finalizzata al raggiungimento di precisi risultati operativi Con determinati limiti: Di tempo Di costo Di qualità Che coinvolge più unità o ruoli organizzativi di funzioni diverse aggregate temporaneamente in un team interfunzionale

Definizione di Progetto Processo INPUT OUTPUT OBIETTIVI/CLIENTE OWNER Indice perf. 1 Insieme organizzato di attività e decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente domandato da un cliente al quale attribuisce un valore ben definito Indice perf. 2 KPI Indice perf. 3

Definizione di Progetto Progetto come processo a impulso Progetto Processo Unicità dell’output Obiettivi espliciti Tempo definito Interdipendenze parallele Ripetitivo standardizzato Obiettivi impliciti Permanenza Interdipendenze sequenziali Processo a impulso Processo a flusso

Definizione di Progetto Progetti e processi Processo a impulso Innovazione gestionale Innovazione organizzativa Sviluppo prodotto Ricerca Iniziative di marketing Cliente interno Cliente esterno Produzione interna Vendita Manutenzione Assistenza cliente Pianificazione Amministrazione e controllo Processo a flusso

Definizione di Progetto Progetti e processi Processi a impulso Processi a flusso Filosofia di controllo Feed-fwd (previsioni) Feed-back (report) Attenzione su Efficacia (le coe succedono) Efficienza impiego risorse Standardizzaz. report Bassa Alta Periodicità Basata sugli eventi Ad intervalli definiti Informazioni Tempestività Accuratezza

Definizione di Progetto Processi e progetti INPUT OUTPUT OBIETTIVI OWNER PROCESSO MIGLIORAMENTO EFFICENZA MIGLIORAMENTO EFFICACIA Indice perf. 1 Indice perf. 2 Indice perf. 3 KPI PROGETTO OBIETTIVI RISORSE PIANO TEMPI

Definizione di Progetto Tipici progetti aziendali sono: Introduzione di una nuova procedura organizzativa; Implementazione di un diverso sistema di raccolta e analisi dei costi; Realizzazione di un nuovo sito produttivo; Trasferimento della produzione da un sito ad un altro; Penetrazione di un nuovo mercato; Lancio di un nuovo prodotto; Riorganizzazione di una data area o settore o servizio;

Definizione di Progetto Quindi un progetto: Ha un obiettivo definito Ha un inizio e una fine Viene realizzato da una specifica organizzazione Ha un Project Manager responsabile del suo sviluppo E’ definito identificando il punto di partenza, le attività intermedie e il punto di arrivo E’ un impegno unico per realizzare un obiettivo esplicito in un tempo determinato E’ unico anche se possono esistere progetti simili

Definizione di Progetto Progetto = obiettivo / tempo / modalità di raggiungimento / risorse / controllo / aggiustamento Risorse: Uomini Strumenti e mezzi Risorse economiche Tempo

Definizione di Progetto Le persone: la risorsa più preziosa Il progetto è un luogo in cui le persone lavorano insieme Lo spirito con il quale le persone operano insieme con efficacia è la collaborazione Lo “Spirito del progetto”: prendere parte all’impresa, dare aiuto, raggiungere insieme e con uguale dignità il risultato.

Definizione di Progetto Tipologie di progetto: Interni – esterni (commessa) Monodisciplinari – Pluridisciplinari Monoaziendali – Pluriaziendali Progetti prodotti – Progetti processi

Definizione di Progetto Tipologie di progetto Richieste note a priori (cliente committente) Richieste non note a priori (cliente target) Cliente esterno Progetti su commessa Sviluppo nuovi prodotti Cliente interno Progetti di servizi interni Innovazioni diffuse (org)

Gestione dei Progetti Introduzione Evoluzione dell’organizzazione aziendale L’area del “Fare” in azienda: le Operations Il progetto: definizioni e caratteristiche Il Project Management Condizioni

Il Project Management Evoluzione storica “Chi di voi volendo costruire una torre, non si siede prima a calcolarne la spesa, e se ha i mezzi per portarla a compimento? Per evitare che, se getta le fondamenta e non può finire il lavoro, tutti quelli che vedono comincino a deriderlo dicendo: costui ha iniziato a costruire ma non è stato capace di finire il lavoro. Oppure quale re, partendo in guerra con un altro re, non siede prima a esaminare se può affrontare con diecimila uomini chi gli viene incontro con ventimila? Se no, mentre l’altro è ancora lontano, gli manda un’ambasceria di pace.” (Lc 14, 28-32)

Il Project Management Evoluzione storica Il problema della gestione dei progetti si sviluppa fin dall’antichità in diversi ambiti (militare, costruzioni, ingegneria, ecc…) Assume valore di disciplina informale di studio a cominciare dalla fine dell’800 (Gantt) Subisce un notevole impulso durante la Seconda Guerra Mondiale sull’onda dello sviluppo dell’industria militare americana (Es: progetto Liberty) Verso la metà degli anni ’50 si sviluppano le prime tecniche formalizzate (Pert/CPM) per la gestione di progetti militari e aerospaziali A partire dagli anni ’60 entra come sistema di gestione nelle aziende più evolute (DuPont, Remington Rand, ecc…) Negli anni ’80 si diffonde a diverse tipologie di aziende Negli anni ’90 si afferma come metodologia largamente diffusa e definita non solo in ambito aziendale

Il Project Management scopo, tempo, costo e qualità E’ un approccio organizzativo/metodologico che considera un “Progetto” come un obiettivo aziendale da raggiungere nel rispetto di tempi, costi e qualità prefissati. E’ l’applicazione sistematica di conoscenza, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di conciliare i bisogni e le aspettative aziendali”. Questo richiede il bilanciamento tra: scopo, tempo, costo e qualità bisogni diversi dei vari attori coinvolti fabbisogni definiti e quelli non definiti (aspettative).

Il Project Management Elementi di base: Definire gli obiettivi (Goal Setting) Definire i criteri di valutazione dei risultati Pianificare le attività per raggiungere i risultati Definire le risorse necessarie Controllare periodicamente l’avanzamento delle attività, correggendo gli eventuali scostamenti Valutare i risultati raggiunti

Definizione di Progetto L’obiettivo del progetto: Non è sempre facilmente definibile Non è sempre facilmente comunicabile Quanto meglio è definito e condiviso, tante maggiori sono le probabilità di raggiungerlo (importanza della chiarezza di obiettivo – goal setting) Una volta definito è difficilmente modificabile Accanto all’obiettivo primario esistono obiettivi secondari che determinano altrettanti filoni di progetto (da analizzare e sviluppare) Bilanciamento obiettivo-tempo Obiettivi sfidanti, ma realistici e raggiungibili - Concordati - Eventuale assegnazione di prioprità - Misurabili secondo criteri specifici definiti a priori - Chiarezza delle condizioni operative necessarie per il conseguimento degli obiettivi - Gli obiettivi complessi: i progetti intersettoriali Clip Coach Carter 103-104-105 – Goal setting

Definizione di Progetto L’obiettivo del progetto: S.M.A.R.T. Specific – l’obiettivo deve essere specifico e non generico Measurable – l’obiettivo deve essere quantificabile e misurabile Achievable – l’obiettivo deve essere raggiungibile enon impossibile Relevant – l’obiettivo deve essere significativo Timed – l’obiettivo deve essere riferito ad un limite di tempo

Il Project Management Valutazione dei risultati in termini di: Qualità dell’obiettivo raggiunto Rispetto dei tempi previsti Adeguato utilizzo delle risorse disponibili Soddisfazione dei partecipanti

Il Project Management La pianificazione: È la tecnica di base del PM Ha lo scopo di prevedere e anticipare gli eventi del progetto, in modo da prepararsi ad affrontarli al meglio E’ lo strumento che permette, di fronte agli imprevisti, di capirne gli impatti e di scegliere le opportune azioni correttive Lungi dall’essere portatore di rigidità, è invece un alleato per l’esercizio della flessibilità…

Gestione dei Progetti Introduzione Evoluzione dell’organizzazione aziendale L’area del “Fare” in azienda: le Operations Il progetto: definizioni e caratteristiche Il Project Management Condizioni

Condizioni di realizzazione dei progetti Spesso i progetti aziendali falliscono. Perché? Perché muoiono per strada? Perché non rispettano i tempi? Perché costano più del previsto? Perché i risultati finali sono deludenti / inattuabili? Cosa c’è di difficile nella gestione dei progetti???

Condizioni di realizzazione dei progetti Se alcune condizioni di base vengono presidiate, si riducono notevolmente i rischi di fallimento. Queste condizioni di base possono essere di tipo: RAZIONALE – attengono alle regole e metodologie della gestione per progetti e riguardano il presidio delle variabili fondamentali degli obiettivi, delle risorse, delle competenze, delle metodologie… RELAZIONALE – il PM è una filosofia aziendale che esalta la dinamica relazionale (lavorare con…), quindi gli aspetti legati al gruppo, le relazioni tra i membri del gruppo e con attori esterni, nonché le dinamiche di contesto ed organizzative dell’ambiente ove il gruppo opera

Condizioni di realizzazione dei progetti Ambiente Organizzativo Persone Attività Strumenti Efficienza Struttura organizzativa

Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = definire: Obiettivi - Cosa si deve realizzare? Tempo - Quando si deve realizzare? Risorse finanziarie - Quanto verrà a costare? Risorse umane – Chi si occuperà delle diverse attività? Controllo – Come si misurerà l’avanzamento del progetto? Azioni correttive – Quali meccanismi per far fronte alle eccezioni? Prodotto finale – Quali prodotti/servizi devono nascere dal progetto? Fine – Quando si può considerare finito il progetto? Valutazione risultato – Chi valuterà i risultati del progetto?

Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Mappa delle attività Il piano consente di elencare in forma organizzata le singole attività che sono necessarie alla realizzazione del progetto. E’ un presidio del processo che permette il controllo delle scadenze, delle responsabilità e del grado di completamento (ritardi/anticipi). E’ la base per le decisioni di progetto.

Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Strumento di identificazione e soluzione dei problemi Il piano è lo strumento più efficace di identificazione delle criticità di progetto e del loro impatto sul risultato finale. Si presta benissimo ad analisi what-if per la scelta delle azioni correttive o alternative.

Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Strumento di comunicazione Il piano è un efficacissimo strumento di comunicazione sia per i partecipanti al team di progetto (che attraverso esso saranno sempre aggiornati sullo stato di avanzamento, sulle criticità, sulle responsabilità, sui costi), sia per il management, ma anche per il resto dell’organizzazione che spesso è coinvolto marginalmente in sporadiche attività, ma per il quale la conoscenza del “disegno” complessivo può essere determinante nella qualità e nei tempi di risposta. Caso Africa 1942

Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano La pianificazione come cultura Spesso il piano è solo un pezzo di carta. Un bellissimo quadro colorato. Fatto una volta e poi dimenticato. Non serve a nulla. Il piano deve essere uno strumento vivo, continuamente aggiornato. E’ l’ambiente organizzativo del progetto, racchiude il cosa, il come, il quando, il chi del progetto! Per la riuscita dei progetti è essenziale che la cultura di pianificazione permei l’azienda a partire dal top management (che deve garantire il commitment). La conoscenza delle tecniche di pianificazione è quindi un requisito di base di tutti i livelli del management.

Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Le trappole della pianificazione Pianificatore innamorato (del piano!) – rischio che il piano sia l’obiettivo del progetto e ad esso si pieghino tutte le conseguenti attività. Dio piano – il piano è intoccabile, dal top management al team tutti considerano un fallimento ogni variazione o discussione del piano. Accanimento – il piano deve rappresentare sinteticamente una successione di attività ed eventi… non deve avere la pretesa di simulare l’intera realtà. Quadro dimenticato – se il piano è troppo complesso, non sarà uno strumento di lavoro, ma finirà attaccato ad un muro come un bel quadro… d’avanguardia!