Project Management La programmazione della produzione Ing Project Management La programmazione della produzione Ing. Marco Falagario m.falagario@poliba.it

MICROSOFT PROJECT

Esempio: cantiere edile File - Nuovo File - Proprietà 3

Strumenti – Modifica orario di lavoro 4

Individuo tutte le attività che compongono il progetto e le loro durate (esperienza, progetti analoghi,…) Nota: non vengono immesse date relative ad Inizio e Fine; verranno calcolate in base alle relazioni tra le attività specificate. 5

Inserisci - Attività periodica Individuo tutte le attività che compongono il progetto e le loro durate (esperienza, progetti analoghi,…) Inserisci - Attività periodica 6

Supponiamo di voler verificare le fasi relative agli impianti a metà svolgimento. In pratica oltre a dividere l’attività a metà, sto introducendo una nuova fase (la verifica) che è in realtà una microfase dell’attività “impianto X” e che è ad esso vincolata (inizia alla fine della metà della fase “impianto X” e, nota la durata della verifica, so quando riprende la seconda metà della fase di impianto). 1. interrompo le attività con la funzione: “dividi attività” e stabilendo la data di interruzione e la durata 2. Creo le nuove fasi di verifica inserendole come sottofasi della fase “impianto X” 3. Le verifiche avranno il vincolo inizio-fine con l’interruzione della fase “impianto X” 7

Inserisci – Colonna - WBS Il completamento di ciascuna delle fasi principali può essere rappresentato da “attività cardine” (o dummy). E’ equivalente all’inserimento di attività con durata nulla e aventi vincolo inizio-fine con l’ultima tra le attività che costituiscono ciascuna fase. NB: avendo durata nulla il vincolo è anche fine-fine E’ possibile anche aggiungere un sistema di numerazione personalizzato modificando i numeri di struttura predefiniti in codici WBS. Inserisci – Colonna - WBS 8

Inserire vincoli di sequenza: 1. Inizio-Fine (predefinito); 2. Inizio-Inizio; 3. Fine-Fine; 4. Fine-Inizio. Inserire vincoli di sequenza: 9

Imposto i vincoli di fine progetto: e quelli di inizio progetto: 10

Seleziono le attività da collegare – Modifica – Collega attività mantenendo un margine temporale di flessibilità: o anticipando alcune fasi 11

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A ciascuna attività corrisponde un lavoro da eseguire, e da gestire assegnandone delle risorse. Ciò consente di gestire i costi e il lavoro in modo più dettagliato. Elenco risorse: consente di inserire le risorse (o i gruppi) disponibili 13

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Selezionare l'attività – Assegna risorse L'assegnazione delle risorse alle attività può essere fondamentale per una gestione più completa del progetto, quando si vuole: · Tenere traccia dei costi e della quantità di lavoro svolta da persone e attrezzature assegnate alle attività. · Garantire una buona suddivisione delle responsabilità. · Disporre della maggiore flessibilità possibile rispetto alla durata prevista per le attività. Selezionare l'attività – Assegna risorse NB: Per assegnare una risorsa a tempo parziale, digitare una percentuale inferiore a 100 nel campo Unità. Per assegnare più unità della stessa risorsa, digitare una percentuale maggiore di 100 nel campo Unità, ad esempio 200% per due carpentieri. Quando vengono assegnate risorse aggiuntive a un'attività, la relativa durata verrà ridotta in modo da riflettere l'aggiunta delle risorse. Se si desidera che la durata dell'attività rimanga invariata indipendentemente dalle risorse assegnate, selezionare l'attività, fare clic su Informazioni attività e quindi sulla scheda Avanzate. Deselezionare la casella di controllo “Basata sulle risorse”. 16

Occorre a questo punto verificare il numero di ore di lavoro programmate per ciascuna risorsa su attività specifiche e controllare che le risorse non siano sovrassegnate. 17

Consente anche di determinare la disponibilità di tempo di ogni risorsa per eventuali assegnazioni di lavoro aggiuntive. 18

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- Gantt - Visualizza – Tabella - Costo Se si conosce il costo esatto dei materiali (ad esempio attrezzature e forniture) necessari per un'attività è possibile immettere un costo fisso per tale attività. - Gantt - Visualizza – Tabella - Costo 20

- Elenco risorse - Visualizza – Tabella - Costo 21

- Progetto – Riepilogo informazioni – Statistiche oppure File – Proprietà - Contenuto 22

A questo punto è possibile formattare il Gantt nel modo desiderato. Ad esempio, evidenziare il percorso critico. [CPM = Critical Path Method] - Creazione guidata diagramma Gantt Se una sola delle attività del percorso critico è in ritardo, la data di fine progetto andrà spostata. E’ bene verificare che durata, tempi e costi siano stati stimati bene. 23

- Visualizza - Diagramma PERT [Program Evaluation and Review Technique] 24

Fanno eccezione le attività critiche. La maggior parte delle attività dei progetti prevedono un margine di flessibilità e possono quindi essere leggermente ritardate senza spostare la data di fine del progetto. Fanno eccezione le attività critiche. È possibile adattare la quantità di tempo di cui può slittare un'attività prima che lo slittamento influenzi la data di fine di un'altra attività oppure dell'intero progetto e diventi quindi un'attività critica. - Strumenti – Opzioni - Calcolo 25

- Altre visualizzazioni – Gantt dettaglio - Applica Le attività possono essere modificate per rispettare le scadenze! Modificando quelle critiche può slittare la data di fine progetto (a seconda del margine di flessibilità utilizzato). Può anche capitare di poter iniziare in anticipo un’attività, o di avere risorse temporaneamente libere da ridistribuire. Occorre verificare periodicamente l’avanzamento dei lavori, i tipi di vincoli tra attività, il livello di utilizzo delle risorse ed eventualmente intervenire per modificare qualcosa. È importante sapere dove è presente un margine di flessibilità all'interno del progetto, poiché in questo modo è possibile spostare le attività in caso di necessità. - Altre visualizzazioni – Gantt dettaglio - Applica Nota: I valori del margine di flessibilità possono inoltre indicare incoerenze nella programmazione. Ad es. un margine è negativo se un'attività ha una relazione Fine-Inizio con una seconda attività, ma la seconda attività ha un vincolo “Deve iniziare il” che è precedente alla data di fine della prima attività. 26

- Visualizza – Tabella – Altre tabelle – Date vincolo Per ciascuna attività con un vincolo diverso da quello predefinito (“Il più presto possibile”) controllare i predecessori e i successori nel diagramma di Gantt per stabilire se il vincolo è realmente necessario. 27

Dopo aver assegnato le risorse a un'attività, la durata dell'attività verrà ricalcolata ogni volta che vengono aggiunte o rimosse delle risorse. Ad es. se si aggiunge una risorsa a un'attività con una durata di 4 giorni e a cui è stata assegnata già una risorsa, la relativa durata verrà ridotta a 2 giorni. Se la flessibilità relativa alle assegnazioni delle risorse è maggiore rispetto a quella delle scadenze della programmazione, sarà possibile ridurre in modo efficiente la programmazione. Nota: se non voglio che ciò accada posso visualizzare le informazioni attività e deselezionare l’opzione “basata sulle risorse”, così facendo la durata non varierà al variare delle risorse assegnate. 28

E’ possibile confrontare il piano di previsione con l'avanzamento effettivo del progetto. Le variazioni indicano le aree del progetto che non stanno procedendo nel modo previsto. Per mantenere il progetto entro i tempi previsti, è necessario che l'inizio e la fine delle attività rispettino il più possibile la programmazione. In tutti i progetti possono verificarsi variazioni, ma è importante che le attività che si discostano dalla previsione vengano identificate al più presto, in modo da poter adattare le relazioni tra le attività, riassegnare le risorse o eliminare alcune attività al fine di rispettare le scadenze. - Gantt verifica 29

- Visualizza – Tabella - Variazione 30