Master P.A Cod. W4 Realizzare soluzioni di modulistica elettronica con gestione integrata di Workflow e Document Management Ing. Marco Caprio Solution Specialist Microsoft Italia Divisione Enterprise Forum P.A. – Roma, 9 Maggio 2006

Agenda Introduzione Evoluzione dellOffice Automation e-Form con Microsoft Office System Qualche esempio Conclusioni

e-Form: perchè sono importanti? La modulistica è ovunque I moduli dilagano in qualsiasi organizzazione, pubblica e privata Nota spese, richiesta ferie, dichiarazioni, autorizzazioni, ecc. La modulistica maschera la complessità dei processi di back-office La raccolta di informazioni in formato elettronico semplifica la successiva manipolazione dei dati La modulistica guida i processi Limmissione di informazioni errate o imprecise produce effetti negativi sui sistemi informativi

Limiti dei moduli cartacei La proliferazione di carta è onerosa Costi di archiviazione e gestione Scarsa praticità e ingombro elevato Lelaborazione è manuale Costi di re-inserimento dei dati in sistemi differenti Errori di battitura Ripetitività delle operazioni Frustrazione del dipendente/operatore I processi sono lenti Difficoltà di accesso alle informazioni Nessuna visibilità sullo stato di avanzamento delle pratiche Lunghi tempi di attesa Frustrazione del cittadino/cliente

Limiti delle applicazioni tradizionali Lo sviluppo di applicazioni informatiche ad-hoc è costoso Necessità di allocare più risorse e sviluppatori Difficoltà di integrazione con i sistemi pre-esistenti Le applicazioni custom raramente si adattano al mutare delle esigenze dellorganizzazione Difficoltà di gestione e distribuzione Costi di manutenzione Ogni nuova applicazione presenta una nuova interfaccia Proliferazione di strumenti Client e relative credenziali daccesso Necessità di formazione del personale

La proposta di Microsoft Applicazioni tradizionali a silosSistema integrato MS Office CRM ERP APP Re-ingegnerizzare i processi valorizzando il capitale umano Le persone sono il principale asset dellorganizzazione La tecnologia è lo strumento abilitante il cambiamento

La User Experience fa la differenza! Come esaltare il ruolo centrale delle persone nella catena di creazione del valore? Vincere la resistenza al cambiamento con un approccio tecnologico morbido Fornire agli utenti degli strumenti innovativi che migliorino la qualità del loro lavoro Smart Client Il nuovo Microsoft Office System Una famiglia di prodotti perfettamente integrati Applicazioni Server Servizi Online Strumenti già noti (Word, Excel, …), semplici ed efficaci Una piattaforma omogenea, facile da usare Maggiore propensione delle persone ad utilizzarla

Levoluzione dellOffice Automation Dalla produttività individuale allintegrazione dei processi Nuovi strumenti Nuovi servizi Stessa semplicità Collaborazione Content management Ottimizzazione dei processi Portali Business intelligence Business intelligence Motori di ricerca Elaborazione di testi Creazione di modelli Presentazioni Gestione dei dati aziendali Gestione dei dati personali

MS Office XML SQL ERP Legacy CRM MS Office come Front-end applicativo Middle-tier Back-end Front-end Generico sistema informativo

XML: perché è importante? E un linguaggio di descrizione dei dati Associa ai dati un significato, oltre a presentazione e formattazione Separa i contenuti dalla loro rappresentazione grafica Consente di trasformare informazioni destrutturate (documenti, , pagine web) in dati strutturati Inserimento in Database e pubblicazione Favorisce lo scambio di dati tra sistemi differenti o incompatibili E indipendente dalla piattaforma E indipendente dal linguaggio di sviluppo dellapplicazione Riduce tempi ed errori nello scambio di informazioni E uno standard del World Wide Web Consortium (W3C) Garantisce la piena interoperabilità dei sistemi Cooperazione applicativa Semplifica lo sviluppo applicativo Consente lutilizzo di Schemi dati personalizzati (XSD) Permette di avere viste differenti sugli stessi dati Abilita la multicanalità Unica fonte dati, molteplici modalità di fruizione

XML in Microsoft Office Con MS Office è nativamente possibile: Creare Smart Document Un documento MS Office con una struttura dati XML associata Può contenere della logica applicativa Fornisce al documento una intelligenza intrinseca Sulla base dello Schema può essere creato un servizio Web Interoperabilità via XML Web Services Interagire direttamente con i sistemi nel Back-end Interrogare le banche dati Recuperare i dati aggiornati quando servono Reportistica Condividere velocemente le informazioni Gestire i processi direttamente in Word o Excel Workflow Pubblicare in sistemi di Content & Document Management Analizzare linformazione destrutturata Associare un significato al dato, direttamente dallinterfaccia degli applicativi MS Office Definire schemi personalizzati per ciascuna tipologia di documento Es. Pratiche Amministrative, Curriculum, Budget… Aggregare più documenti XML in un unico modello Modulistica

MS Office XML Reference Schema Sono orientati alla rappresentazione grafica Grassetto, Corsivo, Stile, … Sono disponibili pubblicamente Abilitano linterscambio tra applicazioni che supportano formati di File differenti Schemi definiti dallutente Sono orientati al valore dei dati Nominativo, Telefono, Ufficio, … Rappresentano le informazioni significative allinterno del documento Abilitano lintegrazione tra sistemi Schemi Personalizzati vs. Predefiniti

NW Boeing 100, NW Starbucks 50, …. Esempio di Smart Document: Excel

Esempio di importazione dati in Excel

Interoperabilità via Smart Document Word Document Documento MS Office Ciascuna porzione di documento può essere descritta da uno specifico Schema XML e riempita con dati provenienti da fonti diverse

e-Form a volontà con InfoPath Cosè InfoPath? Una nuova applicazione di MS Office System Nata per disegnare rich form in modo semplice e rapido Altamente programmabile Pienamente integrata con la piattaforma Server di Microsoft Cosa offre in più rispetto a MS Word? Costruzione visuale dei moduli via drag&drop, senza scrivere codice Funzionalità di validazione e formattazione condizionale Gestione di viste multiple nello stesso modulo Compilazione in modalità Offline e possibilità di sottomissione via Modalità di inserimento dati user-friendly Compilazione a mano mediante Tablet PC

InfoPath: esempio di utilizzo

Accesso a sistemi Legacy con InfoPath

Uno sguardo al prossimo futuro Principali novità attese in Office System 2007: Forms Services per la pubblicazione dei moduli su Web Server e Intranet (SharePoint) Gestione documentale e Workflow migliorati Esecuzione delle attività e modifica dei Metadati direttamente dalle applicazioni MS Office Lifecycle Management Auditing

Esempio – Creazione di un modulo

Step 2 - Definizione di viste multiple

Step 3 - Definizione del Workflow

Step 4 – Compilazione del modulo

Step 5 – Esecuzione del Workflow

Editing dei Metadati dallapplicazione Office

Lifecycle Management e Auditing

Controllo dellaccesso alle informazioni

Conclusioni Microsoft Office System consente una gestione del ciclo di vita dei documenti e delle informazioni che copre nativamente la gran parte delle esigenze di clienti e utenti finali Creazione Condivisione Pubblicazione Classificazione e smistamento Workflow documentale Archiviazione automatica Controllo degli accessi Record Management per Compliance normativa Con Microsoft Office System la creazione di modulistica e la gestione documentale sono alla portata di tutti gli utenti Microsoft Office System rappresenta la piattaforma ideale sulla quale sviluppare soluzioni innovative con tempi e costi relativamente contenuti

Grazie per lattenzione!